Nick Telecki on Rallyn toimitusjohtaja, ja hän kirjoittaa tekoälypohjaisesta kulujen hallinnasta, yrityskorteista, polttoainekuluista ja rajat ylittävästä liiketoiminnasta.
Kalustokorttien käyttösäännöt kertovat kuljettajille, mitä he voivat ostaa, kuka voi hyväksyä poikkeuksen ja mitä taloushallinto tarvitsee jälkikäteen. Niissä määritellään myös, kuka yrityksessä vastaa korttien käyttörajoituksista ja rahoituksesta. Kirjaa nämä päätökset ennen korttien myöntämistä, jotta on selvää, miten toimitaan, jos maksu hylätään tai kuitti puuttuu.
Käytä tätä runkoa yrityksesi kulukäytännön ajoneuvokalustoa koskevana osiona. Mukauta esimerkit yrityksesi toimintaan ja kortinmyöntäjän sääntöihin sopiviksi. Ne ovat ehdotuksia toimintatavoiksi, eivät lainsäädännön tai verotuksen vaatimuksia.
Pidä kortinhaltija, ajoneuvo ja oikeushenkilö erillisinä kenttinä. Kuljettaja voi vaihtaa ajoneuvoa, ja yhteiskäytössä olevalla ajoneuvolla voi olla useita valtuutettuja kuljettajia. Kirjaa muutokset heti, kun ne tapahtuvat, äläkä luota viime kuun laskentataulukkoon.
Rekisteriin tulee tallentaa turvallinen korttitunniste tai korttinumeron neljä viimeistä numeroa. Älä tallenna siihen kokonaisia korttinumeroita, turvakoodeja tai PIN-koodeja. Älä salli korttien yhteiskäyttöä, elleivät kortinmyöntäjän säännöt ja yrityksesi valvontakäytännöt mahdollista sitä.
| Rekisterin kenttä | Kirjattavat tiedot |
|---|---|
| Kortin viite | Sisäinen viite tai neljä viimeistä numeroa |
| Vastuuhenkilö | Valtuutettu kortinhaltija ja esihenkilö |
| Ajoneuvo tai toimeksianto | Ajoneuvon tunniste, tiimi tai työ tarvittaessa |
| Oikeushenkilö | Yritys vastaa kuluista |
| Sallittu käyttö | Sallitut ostokategoriat ja mahdolliset maantieteelliset rajoitukset |
| Rajat | Ostokohtainen raja ja erillinen päivä-, viikko- tai kuukausibudjetti |
| Hallinnointi | Kuka voi muuttaa käyttörajoja, jäädyttää kortin ja huolehtia saldon riittävyydestä |
| Elinkaari | Myöntämispäivä, kuittaus, muutokset ja sulkemispäivä |
Luettele polttoaine, julkinen lataus, pysäköinti, tietullit ja muut sallitut ostot erikseen. Jos korjaukset edellyttävät erillistä hyväksyntää, mainitse se. Määrittele, miten ohjeessa käsitellään henkilökohtaisia ostoksia, toista ajoneuvoa varten tehtyjä hankintoja ja yksityisajojen polttoainetta.
Muokattava esimerkkiteksti:
Käytä sinulle osoitettua korttia vain hyväksyttyihin yrityksen hankintoihin. Tankkauksen ja latauksen on liityttävä hyväksyttyyn ajoneuvoon tai työtehtävään. Hanki esihenkilön hyväksyntä ennen ennalta suunnittelematonta korjausta. Kirjaa hankinnan liiketoiminnallinen tarkoitus ja toimita myyjän eritelty kuitti. Ota yhteyttä nimettyyn päivystävään esihenkilöön, jos tavanomainen hyväksymismenettely ei ole käytettävissä.
Kauppiasrajoitukset ja käyttörajat voivat tukea tätä käytäntöä, mutta hyväksytty maksutapahtuma ei todista, että kaikki ostoskorin tuotteet olivat sallittuja. Tarkista tarvittaessa asiakirja ja tapahtuman taustatiedot. Jos kyse on yritysajoneuvoista Yhdistyneessä kuningaskunnassa, huomioi erilliset polttoaine-etua ja arvonlisäveroa koskevat säännöt.
Erota yksittäisen ostoksen enimmäissumma tietyn ajanjakson budjetista. Tapahtumakohtainen 150 £:n raja ei luo 150 £:n viikkobudjettia, eikä viikkobudjetti takaa, että jokainen yksittäinen ostos hyväksytään.
Nimeä prepaid-korteille vastuuhenkilö, joka tarkistaa käytettävissä olevat varat ennen matkaa ja huolehtii lisälatauksista. Huomioi tarkistuksessa myös katevaraukset: maksuautomaatti voi varata lopullista laskua suuremman summan. Esimerkki odottavasta tapahtumasta havainnollistaa, miten tämä vaikuttaa käytettävissä oleviin varoihin.
Määritä käyttörajat tyypillisten ostosten ja reittien perusteella. Kirjaa, kuka saa hyväksyä tilapäisen korotuksen, mikä on sen syy ja milloin se päättyy. Älä nosta kaikkien kuljettajien käyttörajoja yhden poikkeuksellisen ajomatkan vuoksi.
Aseta asiakirjojen toimittamiselle realistinen määräaika, esimerkiksi seuraavan työpäivän loppu, ja nimeä tarkastaja. Kerro, mihin kuljettajat toimittavat asiakirjat ja mitä tietoja heidän on lisättävä: kulun liiketoiminnallinen tarkoitus, ajoneuvo tai projekti sekä mahdollinen yksityiskäytön osuus.
Säilytä toimittajan kuitti tai lasku. Korttitiliotteesta näkyy maksu, mutta se ei välttämättä sisällä taloushallinnon tarvitsemia ostoerittelyjä ja verotietoja. Jos kuvat ovat epäselviä tai puutteellisia, käytä kuittien kuvaamisen tarkistuslistaa.
Jos asiakirja katoaa, pyydä siitä jäljennös ja kirjaa pyyntö. Jos jäljennöstä ei saada, noudata yrityksen puuttuvia asiakirjoja koskevaa menettelyä. Puuttuva kuitti on merkittävä näkyväksi poikkeamaksi, jolla on nimetty vastuuhenkilö. Veron määrää ei pidä arvata eikä samasta kulusta tehdä toista kirjausta.
Tarjoa kuljettajille yksi yhteydenottokanava, joka on käytettävissä heidän todellisina työaikoinaan. Yhteydenottoon vastaavan henkilön tulee tarkistaa käytettävissä olevat varat, käyttörajat, rajoitukset ja maksutapahtuman tila ennen toisen maksutavan ehdottamista.
Jos yritys antaa työntekijälle luvan maksaa omilla varoillaan, dokumentoi hyväksyntä ja kulujen korvausprosessi. Pidä korvaushakemus yhdistettynä kyseiseen tapahtumaan ja varmista, ettei samaa ostosta ole maksettu myös yrityskortilla. Tarkista paikallinen työlainsäädäntö ennen vähennys- tai takaisinperintäkäytännön käyttöönottoa. Ohjeistuksessa ei pidä olettaa, että työnantajalla on automaattinen oikeus tehdä vähennyksiä palkasta.
Ilmoita kadonneesta kortista viipymättä kortinmyöntäjän ohjeiden mukaisesti ja jäädytä kortti tarvittaessa. Jos työntekijä lähtee yrityksestä tai hänen tehtävänsä muuttuvat, poista käyttöoikeudet ja jäädytä tai sulje kortti, päivitä rekisteri ja järjestä tarvittaessa kortin palautus tai turvallinen hävittäminen. Tarkista sulkemisen jälkeen odottavat maksut, hyvitykset ja puuttuvat kuitit.
Käy kuukausittain läpi toistuvat maksujen hylkäykset, puuttuvat tositteet, odottamattomat ostoluokat ja tilapäiset käyttörajojen korotukset. Erota koulutustarve varojen riittämättömyydestä ja väärinkäyttöepäilystä. Säilytä tosiasiat ja tarkastelussa tehty päätös asiaan liittyvien tietojen yhteydessä.
Testaa tavallinen tankkaus, tarvittaessa latauksen maksu julkisella latauspisteellä, puuttuva kuitti, hylätty maksu ja kuljettajan vaihto. Kirjaa, kuka toimii kussakin vaiheessa ja saako taloushallinto käyttökelpoiset tositteet.
Rallyn polttoainekortit yhdistävät prepaid-Visa-kortilla maksamisen käyttörajoihin ja kulujen käsittelyyn WhatsAppissa ja alustalla. Kuljettajat toimittavat kuitit, AutoMatch yhdistää tositteet maksuihin ja taloushallinto tarkistaa kirjaukset. Varmista ennen käyttöönottoa, mitä hallintatoimintoja on saatavilla ja missä kortit hyväksytään reittiesi varrella. Prepaid-polttoainekorttiopas kertoo saldon lataamisesta ja kortin saamisen ehdoista. Yrityksesi käytännöt määrittävät, miten tiimi hyödyntää näitä ominaisuuksia.
Milloin polttoaine on Saksassa halvinta, miksi moottoritieasemat ovat kalliimpia ja miten kalustot muuttavat hintakuviot litrahintaa laskevaksi käytännöksi.
Vähintään 2 milj. päivittäistä polttoainehintatietoa vertaa avoimen markkinan pumppuhintoja alennettujen ja kiinteähintaisten polttoainekorttien hintoihin.
Ilmainen tulostettava lomake yritysaterioille: osallistujat, tarkoitus, kuitit, maksut ja yrityksen hyväksyntä.
