Una policy sulle carte per flotte indica ai conducenti cosa possono acquistare, chi può autorizzare un'eccezione e cosa serve poi all'amministrazione. Chiarisce inoltre chi, in azienda, è responsabile dei controlli sulle carte e della disponibilità dei fondi. Metti per iscritto queste decisioni prima di emettere le carte, così sarà chiaro come procedere in caso di pagamento rifiutato o ricevuta mancante.
Usa questo schema come sezione dedicata alla flotta della tua policy sulle spese aziendali. Adatta gli esempi alla tua attività e alle regole dell'emittente della carta: si tratta di scelte operative consigliate, non di obblighi legali o fiscali.
1. Registra chi è responsabile di ciascuna carta
Mantieni separati i campi relativi a titolare della carta, veicolo ed entità giuridica. Un conducente può cambiare veicolo e un veicolo condiviso può avere più conducenti autorizzati. Registra le modifiche quando avvengono, anziché affidarti al foglio di calcolo del mese precedente.
Il registro deve contenere un riferimento sicuro alla carta o le ultime quattro cifre. Non memorizzarvi numeri di carta completi, codici di sicurezza o PIN. Non consentire la condivisione delle carte, a meno che le regole dell'emittente e i controlli aziendali non lo permettano.
| Campo del registro | Cosa registrare |
|---|
| Riferimento della carta | Riferimento interno o ultime quattro cifre |
| Responsabile | Titolare autorizzato della carta e responsabile |
| Veicolo o incarico | Riferimento al veicolo, al team o alla commessa, se pertinente |
| Entità giuridica | Azienda responsabile delle spese |
| Uso consentito | Categorie di acquisto autorizzate ed eventuali restrizioni geografiche |
| Limiti | Limite per acquisto e budget separato giornaliero, settimanale o mensile |
| Gestione amministrativa | Chi può modificare i limiti, bloccare temporaneamente la carta e garantire la disponibilità di fondi |
| Ciclo di vita | Data di apertura, conferma di ricezione, modifiche e data di chiusura |
2. Specifica esattamente cosa possono acquistare i conducenti
Elenca separatamente carburante, ricariche presso colonnine pubbliche, parcheggi, pedaggi e qualsiasi altro acquisto consentito. Se le riparazioni richiedono un'autorizzazione separata, specificalo. Definisci come la policy disciplina gli articoli personali, gli acquisti per un altro veicolo e il carburante per uso privato.
Esempio di testo da adattare:
Usa la carta assegnata solo per acquisti aziendali approvati. I rifornimenti e le ricariche devono riguardare il veicolo o l'incarico autorizzato. Ottieni l'approvazione del responsabile prima di una riparazione non programmata. Registra la finalità aziendale della spesa e invia la ricevuta dettagliata del fornitore. Contatta il responsabile di turno designato quando non è possibile seguire la normale procedura di approvazione.
Le restrizioni sugli esercenti e i limiti di spesa possono aiutare ad applicare questa policy, ma una transazione autorizzata non dimostra che tutti gli articoli acquistati fossero consentiti. Verifica il documento e il contesto quando necessario. Per i veicoli aziendali nel Regno Unito, considera le distinte norme sui benefit per il carburante e sull’IVA.
3. Imposta i limiti e nomina un responsabile delle ricariche
Distingui il limite massimo per singolo acquisto dal budget per un determinato periodo. Un limite di 150 £ per transazione non equivale a un budget settimanale di 150 £, e un budget settimanale non garantisce che ogni singolo acquisto venga autorizzato.
Per le carte prepagate, individua una persona incaricata di verificare i fondi disponibili prima delle trasferte e di predisporre le ricariche. Includi nella verifica gli importi bloccati per le preautorizzazioni: un terminale automatico può riservare un importo superiore al conto finale. L'esempio di transazione in sospeso mostra come questo incide sui fondi disponibili.
Definisci i limiti in base ad acquisti e percorsi rappresentativi. Registra chi può approvare un aumento temporaneo, il motivo e la scadenza. Evita di aumentare il limite di tutti i conducenti per gestire un singolo viaggio eccezionale.
4. Stabilisci una scadenza per le ricevute e una procedura per le eccezioni
Stabilisci una scadenza realistica per l'invio, ad esempio entro la fine del giorno lavorativo successivo, e individua chi si occuperà della verifica. Spiega dove i conducenti devono inviare i documenti e quali dettagli devono aggiungere: finalità aziendale, veicolo o progetto ed eventuale componente di spesa personale.
Conserva la ricevuta o la fattura del fornitore. L'estratto conto della carta attesta il pagamento, ma potrebbe non riportare i dettagli delle voci di spesa e delle imposte necessari all'amministrazione. Usa la checklist per l'acquisizione delle ricevute in caso di immagini illeggibili o incomplete.
Se un documento viene smarrito, richiedi un duplicato e registra il tentativo. Se non riesci a recuperarlo, segui la procedura aziendale per i documenti mancanti. Una ricevuta mancante va segnalata come eccezione e assegnata a un responsabile, senza stimare l'importo dell'imposta né registrare la spesa una seconda volta.
5. Prepara un piano per i pagamenti rifiutati e le emergenze
Fornisci ai conducenti un unico canale di contatto, disponibile durante i loro effettivi orari di lavoro. Chi risponde dovrebbe verificare i fondi disponibili, i limiti, le restrizioni e lo stato della transazione prima di proporre un altro metodo di pagamento.
Se l’azienda autorizza un dipendente a pagare di tasca propria, documenta l’autorizzazione e la procedura di rimborso. Mantieni la richiesta di rimborso collegata all’incidente e verifica che l’acquisto non sia stato completato anche con la carta aziendale. Verifica la normativa locale sul lavoro prima di introdurre qualsiasi accordo di trattenuta o recupero delle somme; una policy non dovrebbe presumere un diritto automatico a effettuare trattenute sulla retribuzione.
6. Disattiva le carte e verifica le eccezioni
Segnala tempestivamente lo smarrimento di una carta seguendo la procedura dell'emittente e bloccala se opportuno. Se un dipendente lascia l'azienda o cambia ruolo, revoca l'accesso e sospendi o chiudi la carta, aggiorna il registro e organizzane la restituzione o la distruzione sicura, secondo quanto previsto. Dopo la chiusura, verifica i pagamenti in sospeso, i rimborsi e le ricevute ancora da presentare.
Ogni mese, esamina i pagamenti ripetutamente rifiutati, i documenti mancanti, le categorie di acquisto inattese e gli aumenti temporanei dei limiti. Distingui i problemi di formazione da quelli dovuti a fondi insufficienti o a un sospetto uso improprio. Conserva i fatti riscontrati e la decisione presa al termine della verifica insieme alla relativa documentazione.
Applica la policy a un progetto pilota reale
Testa un normale rifornimento, un pagamento presso una stazione di ricarica pubblica se pertinente, una ricevuta mancante, un pagamento rifiutato e un cambio di conducente. Registra chi interviene in ogni fase e se l'ufficio amministrativo riceve documentazione utilizzabile.
Le carte carburante Rally combinano pagamenti con carta prepagata Visa, limiti di spesa e un flusso di gestione delle spese tramite WhatsApp e la piattaforma. I conducenti inviano le ricevute, AutoMatch collega i documenti ai pagamenti e il team amministrativo verifica le registrazioni. Prima dell’adozione, verifica i controlli disponibili e l’accettazione delle carte lungo i tuoi percorsi. La guida alle carte carburante prepagate illustra le modalità di ricarica e i requisiti di accesso; la tua policy stabilisce come il team utilizza queste funzionalità.
