Sõidukipargi kaartide kasutamise kord selgitab juhtidele, mille eest nad võivad kaardiga maksta, kes saab erandeid lubada ja mida finantstiim hiljem vajab. Samuti selgitab see ettevõttele, kes vastutab kaartide kasutuspiirangute ja rahastamise eest. Pange need otsused kirja enne kaartide väljastamist, et oleks selge, mida teha, kui makse lükatakse tagasi või ostutšekk puudub.
Kasutage seda kava oma ettevõtte kulupoliitika sõidukiparki käsitleva jaotisena. Kohandage näiteid oma töökorralduse ja kaardi väljastaja reeglitega; need on soovituslikud töökorralduslikud valikud, mitte õiguslikud ega maksualased nõuded.
1. Pange kirja, kes iga kaardi eest vastutab
Hoidke kaardiomaniku, sõiduki ja juriidilise isiku andmed eraldi väljadel. Juht võib sõidukit vahetada ning ühiskasutuses sõidukil võib olla mitu volitatud juhti. Registreerige muudatused kohe, kui need toimuvad, selle asemel et tugineda eelmise kuu arvutustabelile.
Register peaks sisaldama turvalist kaardiviidet või kaardinumbri nelja viimast numbrit. Ärge talletage selles täielikke kaardinumbreid, turvakoode ega PIN-koode. Ärge lubage kaardi ühiskasutust, välja arvatud juhul, kui kaardi väljastaja reeglid ja teie kontrollimeetmed sellist korraldust võimaldavad.
| Registri väli | Mida kirja panna |
|---|
| Kaardi viide | Sisemine viide või neli viimast numbrit |
| Vastutav isik | Volitatud kaardiomanik ja juht |
| Sõiduk või tööülesanne | Sõiduki tunnus, meeskond või töö, kui see on asjakohane |
| Juriidiline isik | Ettevõte vastutab kulutuste eest |
| Lubatud kasutus | Lubatud ostukategooriad ja võimalikud geograafilised piirangud |
| Limiidid | Ostupõhine limiit ja eraldi päeva-, nädala- või kuueelarve |
| Haldus | Kes saab muuta limiite, külmutada kaardi ja hoolitseda raha olemasolu eest |
| Elutsükkel | Väljastamise kuupäev, kinnitus, muudatused ja sulgemise kuupäev |
2. Määra täpselt, mida juhid võivad osta
Loetlege eraldi kütuse, avaliku laadimise, parkimise, teemaksude ja kõigi muude lubatud ostude kulud. Kui remont nõuab eraldi heakskiitu, märkige see ära. Määrake kindlaks, kuidas käsitleb kulupoliitika isiklikke oste, teise sõiduki jaoks tehtud oste ja erakasutuseks ostetud kütust.
Näidissõnastus kohandamiseks:
Kasuta sulle määratud kaarti ainult heakskiidetud tööalasteks ostudeks. Kütuse- ja laadimiskulud peavad olema seotud lubatud sõiduki või tööülesandega. Enne plaanivälist remonti küsi juhi heakskiitu. Märgi kulu tööalane eesmärk ja esita tarnija üksikasjalik ostutšekk. Kui tavapärasel viisil ei ole võimalik heakskiitu saada, võta ühendust määratud valvejuhiga.
Kaupmehepõhised piirangud ja kululimiidid võivad aidata seda korda järgida, kuid lubatud tehing ei tõenda, et kõik ostukorvis olnud kaubad olid lubatud. Vajaduse korral vaadake dokument ja tehingu asjaolud üle. Ühendkuningriigi ettevõtete sõidukite puhul arvestage eraldi kehtivate kütuse erisoodustuse ja käibemaksu reeglitega.
3. Sea limiidid ja määra rahastamise eest vastutaja
Eristage ühe ostu maksimumsummat kindla perioodi eelarvest. Tehingulimiit 150 £ ei tähenda nädalaeelarvet 150 £ ning nädalaeelarve ei taga, et iga üksik ost kinnitatakse.
Määrake ettemaksekaartide jaoks vastutaja, kes kontrollib enne reisi vaba jääki ja korraldab raha lisamise. Arvestage kontrollimisel ka broneeritud summadega: automaatterminal võib broneerida lõplikust arvesummast suurema summa. Ootel tehingu näide selgitab, kuidas see mõjutab vaba jääki.
Määrake limiidid tüüpiliste ostude ja marsruutide põhjal. Pange kirja, kes võib ajutise limiiditõusu heaks kiita, mis on tõusu põhjus ja millal see aegub. Ärge tõstke kõigi juhtide limiite ühe erandliku sõidu pärast.
4. Määra kviitungite esitamise tähtaeg ja erandite käsitlemise kord
Määrake dokumentide esitamiseks realistlik tähtaeg, näiteks järgmise tööpäeva lõpp, ja nimetage kontrollija. Selgitage, kuhu autojuhid dokumendid esitavad ja millised andmed tuleb lisada: kulu äriline eesmärk, sõiduk või projekt ning isikliku kulu osa, kui see on olemas.
Hoidke tarnija kviitung või arve alles. Kaardiväljavõte näitab makset, kuid ei pruugi sisaldada finantsosakonnale vajalikke tõendeid ostu sisu ja maksude kohta. Loetamatute või puudulike piltide korral kasutage kviitungi jäädvustamise kontrollnimekirja.
Kui dokument on kadunud, küsige duplikaati ja märkige üles, et olete seda küsinud. Kui dokumenti ei õnnestu taastada, järgige ettevõtte puuduvate dokumentide korda. Puuduv kviitung tuleb märkida nähtava erandina, millel on vastutaja, mitte asendada oletusliku maksusumma või teise kulukandega.
5. Koosta plaan tagasilükatud maksete ja hädaolukordade puhuks
Andke juhtidele üks kontaktkanal, mida nad saavad kasutada oma tegelikul tööajal. Vastaja peaks enne teise makseviisi pakkumist kontrollima saadaolevaid vahendeid, limiite, piiranguid ja tehingu olekut.
Kui ettevõte lubab töötajal tasuda oma rahast, dokumenteerige luba ja kulude hüvitamise protsess. Hoidke hüvitamistaotlus juhtumiga seotuna ja kontrollige, et sama ostu eest ei tasutud ka ettevõtte kaardiga. Enne kinnipidamise või tagasinõudmise korra kehtestamist kontrollige kohalikke tööõigusnorme; ettevõtte sise-eeskirjad ei tohiks eeldada automaatset õigust töötasust summasid kinni pidada.
6. Sulge kaardid ja vaata erandid üle
Teatage kaardi kaotamisest viivitamata kaardi väljastaja kehtestatud korras ja vajaduse korral külmutage kaart. Kui töötaja lahkub või tema roll muutub, eemaldage tema juurdepääsuõigused ja peatage kaardi kasutamine või sulgege kaart, ajakohastage registrit ning korraldage vastavalt nõuetele kaardi tagastamine või turvaline hävitamine. Pärast kaardi sulgemist vaadake üle ootel maksed, tagasimaksed ja veel esitamata kuludokumendid.
Vaadake iga kuu üle maksete korduvad tagasilükkamised, puuduvad dokumendid, ootamatud ostukategooriad ja ajutised limiiditõusud. Eristage koolitusvajadust rahapuudusest või väärkasutuse kahtlusest. Säilitage faktid ja ülevaatuse käigus tehtud otsus koos asjakohaste dokumentidega.
Rakenda korda tegelikus katseprojektis
Testige tavapärast tankimist, vajaduse korral avalikus laadimispunktis maksmist ning puuduva kviitungi, tagasilükatud makse ja juhi vahetumise olukordi. Pange kirja, kes igas etapis tegutseb ja kas finantsmeeskonnani jõuab kasutatav tõendusmaterjal.
Rally kütusekaardid ühendavad ettemakstud Visa kaardiga maksmise, kululimiidid ning WhatsAppi ja platvormi kaudu toimiva kuluhalduse töövoo. Juhid esitavad kviitungid, AutoMatch seob dokumendid maksetega ja finantsmeeskond kontrollib kirjeid. Enne kasutuselevõttu kontrollige, millised kontrollivõimalused on saadaval ja kas kaarte aktsepteeritakse teie marsruutidel. Ettemakstud kütusekaardi juhend selgitab raha lisamist ja kaardi saamise tingimusi; teie kulupoliitika määrab, kuidas meeskond neid võimalusi kasutab.
