Een beleid voor wagenparkpassen maakt chauffeurs duidelijk wat ze mogen kopen, wie een uitzondering mag goedkeuren en wat de financiële afdeling achteraf nodig heeft. Het legt ook vast wie binnen het bedrijf verantwoordelijk is voor de pasinstellingen en het saldo. Leg deze afspraken schriftelijk vast voordat je passen uitgeeft, zodat duidelijk is wat er moet gebeuren als een betaling wordt geweigerd of een bon ontbreekt.
Gebruik deze opzet voor het wagenparkspecifieke onderdeel van je beleid voor zakelijke uitgaven. Pas de voorbeelden aan je bedrijfsvoering en de regels van de kaartuitgever aan; het zijn suggesties voor operationele keuzes, geen wettelijke of fiscale vereisten.
1. Leg vast wie verantwoordelijk is voor elke pas
Houd aparte velden aan voor de kaarthouder, het voertuig en de rechtspersoon. Een bestuurder kan van voertuig wisselen en een gedeeld voertuig kan meerdere bevoegde bestuurders hebben. Leg wijzigingen vast zodra ze plaatsvinden, in plaats van te vertrouwen op de spreadsheet van vorige maand.
Het register moet een veilige kaartreferentie of de laatste vier cijfers van de kaart bevatten. Sla er geen volledige kaartnummers, beveiligingscodes of pincodes in op. Sta het delen van kaarten alleen toe als de regels van de kaartuitgever en je interne controles dit toelaten.
| Registerveld | Vast te leggen gegevens |
|---|
| Kaartreferentie | Interne referentie of laatste vier cijfers |
| Verantwoordelijke | Bevoegde kaarthouder en manager |
| Voertuig of toewijzing | Voertuigreferentie, team of opdracht waar relevant |
| Rechtspersoon | Bedrijf verantwoordelijk voor de uitgaven |
| Toegestaan gebruik | Toegestane aankoopcategorieën en eventuele geografische beperkingen |
| Limieten | Limiet per aankoop en een apart dag-, week- of maandbudget |
| Administratie | Wie limieten kan wijzigen, de kaart kan blokkeren en het saldo op peil kan houden |
| Levenscyclus | Uitgiftedatum, bevestiging, wijzigingen en sluitingsdatum |
2. Geef precies aan wat chauffeurs mogen kopen
Vermeld brandstof, laden bij openbare laadpunten, parkeren, tol en alle andere toegestane aankopen afzonderlijk. Geef aan of reparaties apart moeten worden goedgekeurd. Leg vast hoe het beleid omgaat met persoonlijke aankopen, aankopen voor een ander voertuig en brandstof voor privégebruik.
Voorbeeldtekst om aan te passen:
Gebruik de toegewezen kaart alleen voor goedgekeurde zakelijke aankopen. Tanken en laden moeten betrekking hebben op het voertuig of de opdracht waarvoor toestemming is verleend. Vraag vóór een ongeplande reparatie goedkeuring aan je leidinggevende. Leg het zakelijke doel vast en dien de gespecificeerde bon van de leverancier in. Neem contact op met de aangewezen dienstdoende leidinggevende als de gebruikelijke goedkeuringsprocedure niet beschikbaar is.
Beperkingen op verkooppunten en bestedingslimieten kunnen dit beleid ondersteunen, maar een toegestane transactie bewijst niet dat elk artikel in het winkelmandje was toegestaan. Controleer zo nodig het document en de context. Houd voor bedrijfsauto’s in het VK rekening met de afzonderlijke regels voor brandstofbijtelling en btw.
3. Stel limieten in en wijs een verantwoordelijke voor de financiering aan
Maak onderscheid tussen het maximumbedrag per aankoop en het budget voor een bepaalde periode. Een transactielimiet van £ 150 is niet hetzelfde als een weekbudget van £ 150, en een weekbudget garandeert niet dat elke afzonderlijke aankoop wordt geaccepteerd.
Wijs voor prepaidkaarten iemand aan die vóór vertrek het beschikbare saldo controleert en zorgt dat het wordt aangevuld. Neem ook autorisatiereserveringen mee in die controle: een onbemande betaalautomaat kan een hoger bedrag reserveren dan het uiteindelijke afrekenbedrag. Het voorbeeld van een transactie in behandeling laat zien hoe dat het beschikbare saldo beïnvloedt.
Bepaal limieten op basis van representatieve aankopen en routes. Leg vast wie een tijdelijke verhoging mag goedkeuren, wat de reden is en wanneer deze vervalt. Verhoog niet de limieten van alle chauffeurs om één uitzonderlijke rit mogelijk te maken.
4. Stel voor bonnen een inlevertermijn en een uitzonderingsprocedure vast
Stel een haalbare indieningstermijn vast, bijvoorbeeld het einde van de volgende werkdag, en bepaal wie de documenten controleert. Leg uit waar bestuurders documenten indienen en welke gegevens zij moeten toevoegen: het zakelijke doel, het voertuig of project en een eventueel privédeel.
Bewaar de bon of factuur van de leverancier. Een kaartafschrift toont een betaling, maar bevat mogelijk niet de artikel- en belastinggegevens die de financiële afdeling nodig heeft. Gebruik de checklist voor het vastleggen van bonnen bij onleesbare of onvolledige afbeeldingen.
Vraag bij verlies van een document een duplicaat aan en leg die poging vast. Volg de bedrijfsprocedure voor ontbrekende documenten als dat niet lukt. Registreer een ontbrekende bon als een zichtbare uitzondering en wijs een verantwoordelijke aan, in plaats van het belastingbedrag te schatten of de uitgave nogmaals te registreren.
5. Maak een plan voor geweigerde betalingen en noodgevallen
Geef chauffeurs één contactkanaal dat ze tijdens hun daadwerkelijke werktijden kunnen gebruiken. Degene die reageert, moet het beschikbare saldo, de limieten, beperkingen en transactiestatus controleren voordat die een andere betaalmethode voorstelt.
Als het bedrijf een medewerker toestemming geeft om een aankoop zelf voor te schieten, leg dan de goedkeuring en de procedure voor terugbetaling vast. Houd die declaratie gekoppeld aan het incident en controleer of de aankoop niet ook met de bedrijfskaart is betaald. Controleer de lokale arbeidswetgeving voordat je een regeling voor inhouding of terugvordering invoert; een beleid mag niet uitgaan van een automatisch recht om bedragen op het loon in te houden.
6. Hef kaarten op en beoordeel uitzonderingen
Meld een verloren kaart direct volgens de procedure van de kaartuitgever en blokkeer de kaart tijdelijk als dat nodig is. Trek bij uitdiensttreding of een functiewijziging de toegang in en blokkeer of beëindig de kaart, werk het register bij en regel zo nodig de teruggave of veilige vernietiging. Controleer na beëindiging welke betalingen en terugbetalingen nog in behandeling zijn en welke bonnen nog ontbreken.
Controleer elke maand herhaalde betalingsweigeringen, ontbrekende documenten, onverwachte aankoopcategorieën en tijdelijke limietverhogingen. Maak onderscheid tussen een trainingsprobleem, een saldotekort en vermoedelijk misbruik. Bewaar de feiten en het besluit na de beoordeling bij de bijbehorende administratie.
Pas het beleid toe in een echte pilot
Test een gewone tankbeurt, een betaling bij een openbaar laadpunt indien relevant, een ontbrekende bon, een geweigerde betaling en een chauffeurswissel. Leg vast wie bij elke stap actie onderneemt en of de financiële afdeling bruikbare bewijsstukken ontvangt.
Rally-tankpassen combineren betalingen met prepaid Visa met limieten en een declaratieproces via WhatsApp en het platform. Chauffeurs dienen bonnen in, AutoMatch koppelt documenten aan betalingen en de financiële afdeling controleert de gegevens. Controleer vóór de uitrol welke beheermogelijkheden beschikbaar zijn en waar de passen op je routes worden geaccepteerd. De gids voor prepaid tankpassen legt uit hoe je saldo toevoegt en wie in aanmerking komt; je beleid bepaalt hoe het team deze mogelijkheden gebruikt.
