Eine Richtlinie für Flottenkarten legt für Fahrer fest, was sie kaufen dürfen, wer Ausnahmen genehmigen kann und was die Finanzabteilung anschließend benötigt. Sie regelt auch, wer im Unternehmen für die Karteneinstellungen und die Bereitstellung von Guthaben verantwortlich ist. Halten Sie diese Zuständigkeiten und Abläufe schriftlich fest, bevor Sie Karten ausgeben. So ist klar, was bei einer abgelehnten Zahlung oder einem fehlenden Beleg zu tun ist.
Nutzen Sie diese Gliederung für den fuhrparkspezifischen Abschnitt Ihrer Richtlinie für Geschäftsausgaben. Passen Sie die Beispiele an Ihren Betrieb und die Regeln des Kartenherausgebers an; sie sind Vorschläge für die betriebliche Praxis, keine gesetzlichen oder steuerlichen Vorgaben.
1. Halten Sie fest, wer für welche Karte verantwortlich ist
Führen Sie Karteninhaber, Fahrzeug und Rechtsträger als separate Felder. Ein Fahrer kann das Fahrzeug wechseln, und ein gemeinsam genutztes Fahrzeug kann mehrere berechtigte Fahrer haben. Erfassen Sie Änderungen, sobald sie eintreten, statt sich auf die Tabelle vom letzten Monat zu verlassen.
Das Register sollte eine sichere Kartenreferenz oder die letzten vier Ziffern der Kartennummer enthalten. Speichern Sie darin keine vollständigen Kartennummern, Sicherheitscodes oder PINs. Erlauben Sie die gemeinsame Nutzung von Karten nur, wenn die Regeln des Kartenausstellers und Ihre Kontrollmaßnahmen dies zulassen.
| Registerfeld | Zu erfassende Angaben |
|---|
| Kartenreferenz | Interne Referenz oder letzte vier Ziffern |
| Verantwortliche Person | Autorisierter Karteninhaber und Vorgesetzter |
| Fahrzeug oder Einsatz | Fahrzeugkennung, Team oder Auftrag, falls zutreffend |
| Juristische Person | Unternehmen ist für die Ausgaben verantwortlich |
| Zulässige Nutzung | Zugelassene Ausgabenkategorien und etwaige geografische Einschränkungen |
| Limits | Limit pro Kauf und separates Tages-, Wochen- oder Monatsbudget |
| Verwaltung | Wer Limits ändern, die Karte sperren und für ausreichend Guthaben sorgen kann |
| Lebenszyklus | Ausstellungsdatum, Bestätigung, Änderungen und Abschlussdatum |
2. Genau festlegen, was Fahrer kaufen dürfen
Führen Sie Kraftstoff, Laden an öffentlichen Ladestationen, Parkgebühren, Maut und alle weiteren zulässigen Ausgaben einzeln auf. Wenn Reparaturen eine gesonderte Genehmigung erfordern, geben Sie dies an. Legen Sie fest, wie die Richtlinie mit privaten Artikeln, Käufen für ein anderes Fahrzeug und Kraftstoff für private Fahrten umgeht.
Formulierungsbeispiel zum Anpassen:
Verwenden Sie die zugewiesene Karte nur für genehmigte betriebliche Ausgaben. Tank- und Ladevorgänge müssen sich auf das freigegebene Fahrzeug oder den genehmigten Auftrag beziehen. Holen Sie vor einer ungeplanten Reparatur die Genehmigung Ihrer Führungskraft ein. Dokumentieren Sie den geschäftlichen Zweck und reichen Sie den Beleg des Anbieters mit einzeln aufgeführten Positionen ein. Wenden Sie sich an die benannte diensthabende Führungskraft, wenn der reguläre Genehmigungsweg nicht verfügbar ist.
Händlerbeschränkungen und Ausgabenlimits können diese Richtlinie unterstützen. Eine freigegebene Transaktion belegt jedoch nicht, dass jeder Artikel im Warenkorb zulässig war. Prüfen Sie bei Bedarf den Beleg und den Kontext. Beachten Sie bei Firmenfahrzeugen im Vereinigten Königreich die gesonderten Regelungen zu Kraftstoff als geldwertem Vorteil und zur Umsatzsteuer.
3. Limits festlegen und eine verantwortliche Person für die Finanzierung benennen
Unterscheiden Sie zwischen dem Höchstbetrag für einen einzelnen Kauf und dem Budget für einen bestimmten Zeitraum. Ein Transaktionslimit von 150 £ legt kein Wochenbudget von 150 £ fest, und ein Wochenbudget garantiert nicht, dass jeder einzelne Kauf akzeptiert wird.
Legen Sie für Prepaid-Karten eine Person fest, die vor Reisen das verfügbare Guthaben prüft und Aufladungen veranlasst. Berücksichtigen Sie bei dieser Prüfung auch vorübergehend reservierte Beträge: Ein Automat kann einen höheren Betrag als den endgültigen Rechnungsbetrag reservieren. Das Beispiel einer ausstehenden Transaktion zeigt, wie sich das auf das verfügbare Guthaben auswirkt.
Legen Sie Limits anhand typischer Einkäufe und Strecken fest. Dokumentieren Sie, wer eine vorübergehende Erhöhung genehmigen darf, warum sie erfolgt und wann sie ausläuft. Erhöhen Sie nicht die Limits aller Fahrer, nur um eine einzelne außergewöhnliche Fahrt zu ermöglichen.
4. Legen Sie eine Frist für die Belegeinreichung und ein Verfahren für Ausnahmen fest
Legen Sie eine realistische Einreichungsfrist fest, etwa bis zum Ende des nächsten Arbeitstags, und bestimmen Sie, wer die Belege prüft. Erklären Sie, wo Fahrer ihre Belege einreichen und welche Angaben sie ergänzen müssen: geschäftlicher Zweck, Fahrzeug oder Projekt sowie ein etwaiger Privatanteil.
Bewahren Sie den Beleg oder die Rechnung des Lieferanten auf. Eine Kartenabrechnung belegt eine Zahlung, enthält aber möglicherweise nicht die Angaben zu einzelnen Positionen und Steuern, die die Finanzabteilung benötigt. Nutzen Sie bei unleserlichen oder unvollständigen Bildern die Checkliste zur Belegerfassung.
Wenn ein Beleg verloren geht, fordern Sie eine Kopie an und dokumentieren Sie den Versuch. Lässt sich der Beleg nicht wiederbeschaffen, nutzen Sie das unternehmensinterne Verfahren für fehlende Belege. Ein fehlender Beleg sollte als Ausnahme mit klarer Zuständigkeit sichtbar sein, statt den Steuerbetrag zu schätzen oder die Ausgabe ein zweites Mal zu erfassen.
5. Treffen Sie Vorkehrungen für abgelehnte Zahlungen und Notfälle
Bieten Sie Fahrern einen Kontaktweg, über den sie während ihrer tatsächlichen Arbeitszeiten Unterstützung erhalten. Die zuständige Person sollte das verfügbare Guthaben, Limits, Einschränkungen und den Transaktionsstatus prüfen, bevor sie eine andere Zahlungsmethode vorschlägt.
Wenn das Unternehmen einem Mitarbeitenden erlaubt, die Zahlung privat vorzustrecken, dokumentieren Sie die Genehmigung und den Erstattungsprozess. Ordnen Sie den Erstattungsantrag dem Vorfall zu und prüfen Sie, ob der Kauf nicht auch über die Firmenkarte abgewickelt wurde. Prüfen Sie die vor Ort geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften, bevor Sie eine Regelung zu Lohnabzügen oder Rückforderungen einführen; eine Richtlinie sollte kein automatisches Recht auf Lohnabzüge voraussetzen.
6. Karten kündigen und Ausnahmen prüfen
Melden Sie den Verlust einer Karte umgehend über das vom Kartenaussteller vorgesehene Verfahren und sperren Sie die Karte gegebenenfalls vorübergehend. Wenn Mitarbeitende ausscheiden oder ihre Rolle wechseln, entziehen Sie die Zugriffsrechte und sperren oder kündigen Sie die Karte. Aktualisieren Sie das Kartenverzeichnis und veranlassen Sie bei Bedarf die Rückgabe oder sichere Vernichtung. Prüfen Sie nach der Kündigung ausstehende Zahlungen, Erstattungen und noch fehlende Belege.
Prüfen Sie jeden Monat wiederholte Zahlungsablehnungen, fehlende Belege, unerwartete Einkaufskategorien und vorübergehende Limiterhöhungen. Unterscheiden Sie dabei zwischen Schulungsbedarf, fehlender Deckung und Missbrauchsverdacht. Halten Sie die Fakten und die im Rahmen der Prüfung getroffene Entscheidung in den zugehörigen Unterlagen fest.
Die Richtlinie in einem konkreten Pilotprojekt anwenden
Testen Sie einen normalen Tankstopp, gegebenenfalls einen Ladevorgang an einer öffentlichen Ladestation, einen fehlenden Beleg, eine abgelehnte Zahlung und einen Fahrerwechsel. Halten Sie fest, wer bei jedem Schritt handelt und ob die Finanzabteilung verwertbare Nachweise erhält.
Rally Tankkarten verbinden Zahlungen auf Visa-Guthabenbasis mit Ausgabenlimits und einem Prozess zur Ausgabenverwaltung über WhatsApp und die Plattform. Fahrer reichen Belege ein, AutoMatch ordnet die Dokumente den Zahlungen zu und die Finanzabteilung prüft die Unterlagen. Prüfen Sie vor der Einführung, welche Kontrollmöglichkeiten verfügbar sind und ob die Karten auf Ihren Routen akzeptiert werden. Der Ratgeber zu Prepaid-Tankkarten erläutert die Aufladung und die Nutzungsvoraussetzungen; Ihre Richtlinie legt fest, wie das Team diese Funktionen nutzt.
