Nick Telecki ist CEO von Rally und schreibt über AI-gestütztes Ausgabenmanagement, Firmenkarten, Tankausgaben und grenzüberschreitende Geschäftsabläufe.
Beim Tanken mit Firmenfahrzeugen im Vereinigten Königreich können drei getrennte Fragen entstehen: Erhält ein Mitarbeiter Kraftstoff für Privatfahrten, den er versteuern muss? Wie behandelt das Unternehmen die Umsatzsteuer? Welcher Satz gilt für die Erstattung oder Rückzahlung der Kraftstoffkosten? Behandle diese Fragen getrennt, auch wenn sie dieselbe Zahlung und denselben Beleg betreffen.
Dieser Leitfaden behandelt Firmenwagen und betriebliche Transporter. Wenn Mitarbeitende ihr eigenes Fahrzeug nutzen, verwende stattdessen den Leitfaden zu den von HMRC anerkannten Kilometerpauschalen. Die folgenden Angaben wurden am 7. Oktober 2026 mit den Angaben von HMRC abgeglichen.
| Frage | Relevante Vorschriften | Aufzubewahrende Nachweise |
|---|---|---|
| Hat der Arbeitgeber Kraftstoff für Privatfahrten mit einem Firmenwagen bereitgestellt? | Geldwerter Vorteil durch Kraftstoff für den Firmenwagen und etwaige Befreiungen oder Ermäßigungen | Fahrzeugdaten, Verfügbarkeit, Privatnutzung und etwaige Rückzahlungen |
| Wie viel Vorsteuer auf Kraftstoff kann das Unternehmen abziehen? | Vorsteuer, betriebliche Nutzung und etwaige Umsatzsteuerpauschale für Kraftstoff | Umsatzsteuernachweise des Lieferanten und Unterlagen, die die gewählte Methode belegen |
| Wie sollen betriebliche Kraftstoffkosten erstattet oder private Kraftstoffkosten zurückgezahlt werden? | Empfohlene Erstattungssätze für Kraftstoff oder Strom und gegebenenfalls Nachweise der tatsächlichen Kosten | Datum der Fahrten, Kilometerleistung, Fahrzeug und geltender Satz |
Kraftstoff mit einer Firmenkarte zu bezahlen, klärt allein noch keine dieser Fragen.
Der Multiplikator für den geldwerten Vorteil aus Kraftstoff der HMRC für 2026/27 beträgt 29.200 £. Für ein volles Jahr vor etwaigen Kürzungen:
Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für Kraftstoff = 29.200 £ × maßgeblicher Prozentsatz für das Fahrzeug.
Verwende den für das konkrete Fahrzeug geltenden Prozentsatz einschließlich der relevanten Zuschläge. Bei emissionsarmen Hybridfahrzeugen reicht CO₂ allein möglicherweise nicht aus: Auch die elektrische Reichweite spielt eine Rolle. Prüfe die HMRC-Prozentsatztabelle für das betreffende Steuerjahr, statt ein altes Beispiel zu übernehmen.
Angenommen, der maßgebliche Prozentsatz für 2026/27 beträgt 32 %, der geldwerte Vorteil für Kraftstoff wird für das gesamte Jahr angesetzt und es gibt keine Ermäßigung oder Befreiung.
| Berechnung | Betrag |
|---|---|
| Steuerpflichtiger geldwerter Vorteil für Kraftstoff: 29.200 £ × 32 % | 9.344 GBP |
| Einkommensteuer des Mitarbeiters bei angenommenen 40 %: 9.344 GBP × 40 % | 3737,60 GBP |
Der Arbeitgeber zahlt außerdem nach den geltenden Vorschriften britische National-Insurance-Beiträge der Klasse 1A. Die tatsächliche steuerliche Situation des Arbeitnehmers kann davon abweichen. Der geldwerte Vorteil wird nach gesetzlichen Vorgaben berechnet und entspricht nicht einfach dem Betrag, der für privat genutzten Kraftstoff ausgegeben wurde.
Eine teilweise Rückzahlung verringert die Steuerbelastung nicht automatisch Pfund für Pfund. Damit die Steuerbelastung durch eine Rückzahlung entfällt, kläre mit der Lohnbuchhaltung, welche Bedingungen und Fristen für die Kostenerstattung gelten. HMRC sieht außerdem Ermäßigungen unter bestimmten Voraussetzungen vor: bei Nichtverfügbarkeit, bei dauerhafter Einstellung der kostenlosen Kraftstoffbereitstellung und bei gemeinsamer Nutzung. Es wäre daher falsch anzunehmen, dass privat verbrauchter Kraftstoff in jedem Fall zu einer ungekürzten Steuerbelastung für das ganze Jahr führt.
Strom gilt bei der Besteuerung des geldwerten Vorteils für Firmenwagenkraftstoff nicht als Kraftstoff. Der geldwerte Vorteil für den Firmenwagen selbst entfällt dadurch nicht. Auch die steuerliche Behandlung einzelner Ladekosten ist damit nicht abschließend geklärt.
Für Transporter setzt HMRC für 2026/27 einen pauschalen geldwerten Vorteil von 4.170 £ und einen geldwerten Vorteil für Kraftstoff von 798 £ an, sofern diese zu versteuern sind. Die Regeln für Firmentransporter sehen eine eingeschränkte Privatnutzung und weitere Bedingungen vor; für emissionsfreie Transporter gelten gesonderte Regeln. Wende den für Pkw geltenden Multiplikator CO₂ nicht auf Transporter an.
HMRC-Richtwerte für Kraftstoffkosten gelten für Firmenwagen in folgenden Fällen: bei der Erstattung von Kraftstoffkosten für Geschäftsfahrten an Mitarbeitende und bei der Berechnung der Rückzahlung für privat verbrauchten Kraftstoff. Die Sätze für Benzin, Diesel und Autogas (LPG) hängen vom Hubraum ab. Für diese Sätze werden Hybridfahrzeuge wie Benzin- oder Dieselfahrzeuge behandelt.
Ab dem 1. September 2026 gelten für vollelektrische Firmenwagen folgende empfohlene Stromkostensätze:
| Ladeort | Empfohlener Satz |
|---|---|
| Zuhause | 7 Pence pro Meile |
| Öffentlich | 15 Pence pro Meile |
Wenn sowohl zu Hause als auch öffentlich geladen wird, erlaubt HMRC eine sachgerechte und angemessene Aufteilung anhand der Ladevorgänge am jeweiligen Standort. Bewahre die Berechnung und die Nachweise auf. Höhere tatsächliche Kosten pro Meile müssen belegt werden. Wende den Satz für öffentliches Laden nicht automatisch auf jede Fahrt an.
Die Sätze werden vierteljährlich überprüft. Änderungen gelten ab dem 1. März, 1. Juni, 1. September und 1. Dezember. Die bisherigen Sätze können noch bis zu einen Monat nach Inkrafttreten der neuen Sätze verwendet werden. Halte für jede Berechnung den verwendeten Satz und dessen Gültigkeitszeitraum fest. Diese Sätze sind nicht die anerkannten Kilometerpauschalen für Fahrten mit dem eigenen Auto eines Mitarbeiters.
Ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen muss sowohl seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug als auch eine mögliche private Nutzung prüfen. Die Hinweise von HMRC zu Fahrzeug- und Kraftstoffkosten beschreiben die Optionen: Vorsteuerabzug nur für die geschäftliche Nutzung, Vorsteuerabzug mit pauschaler Umsatzsteuer auf den privaten Kraftstoffverbrauch bei gemischter Nutzung oder Verzicht auf den Vorsteuerabzug für Kraftstoff.
Vorsteuerabzug bei geschäftlicher Nutzung: Fahrten und Käufe ausreichend detailliert dokumentieren, um den geschäftlichen Anteil zu belegen. Eine Händlerkategorie oder ein genehmigtes Kartenlimit belegt nicht die Aufteilung zwischen geschäftlicher und privater Nutzung.
Vorsteuerabzug mit pauschaler Versteuerung der privaten Kraftstoffnutzung: Soweit anwendbar, kannst du die abzugsfähige Vorsteuer auf Kraftstoff geltend machen und die Privatnutzung mit der entsprechenden Pauschale versteuern. Wähle die richtige Fahrzeugklasse, die gültige Tabelle und den passenden Abrechnungszeitraum für die Umsatzsteuer. Das vereinfacht die Berechnung der Umsatzsteuer auf die Privatnutzung. Lieferantenbelege, Aufzeichnungen zur verwendeten Methode und Kilometeraufzeichnungen für andere steuerliche Fragen brauchst du weiterhin.
Kein Vorsteuerabzug für Kraftstoff: Kläre die Tragweite dieser Entscheidung mit deiner Steuerberatung. Die HMRC erläutert in ihren Leitlinien, dass der Verzicht auf den Vorsteuerabzug für Kraftstoff für alle Fahrzeuge gilt und ein selektiver Abzug nicht zulässig ist, nur um eine ungünstige pauschale Umsatzsteuer auf die private Kraftstoffnutzung zu vermeiden.
Bewahre die Rechnung des Lieferanten mit Umsatzsteuerausweis oder einen Beleg auf, der die steuerlichen Anforderungen erfüllt. Eine Tankkartenabrechnung allein ersetzt den erforderlichen steuerlichen Nachweis nicht. Auch wenn eine Rechnung vorliegt, lässt sich nicht jeder darin ausgewiesene Betrag steuerlich geltend machen.
Ordne jedem Fahrzeug den Fahrer oder die verantwortliche Person, die Lieferantenbelege, die Kartenzahlungen und die Fahrtennachweise zu. Halte fest, ob die Nutzung als geschäftlich oder privat eingestuft wurde, ob eine Rückzahlung erfolgt ist, welcher Satz angewendet wurde und wer die Angaben geprüft hat. Kläre Lücken bei den Nachweisen vor Ablauf der Frist für die Lohnabrechnung oder die Umsatzsteuermeldung.
Mit einer Richtlinie für Flottenkarten legst du erlaubte Käufe, Fristen für Belege und Ausnahmen fest. Ausgabenkontrollen unterstützen diese Richtlinie, bestimmen aber nicht die steuerliche Behandlung. Bei gemeinsam genutzten Fahrzeugen, Änderungen im laufenden Jahr oder Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung lässt du den konkreten Fall von deiner Lohnbuchhaltung oder deinem Steuerberater prüfen.
Rally verbindet Visa-Zahlungen auf Guthabenbasis mit der Belegsammlung per WhatsApp. AutoMatch hilft dabei, Dokumente und Zahlungen zuzuordnen. Das Finanzteam prüft offene Punkte, bevor es die Buchhaltungsexporte herunterlädt. Bewahre die Originalbelege und die Kilometerberechnungen zusammen mit den übergebenen Unterlagen auf. Rally stellt keine Tankrechnung mit Umsatzsteuerausweis für den Lieferanten aus und legt auch nicht den geldwerten Vorteil fest, der Mitarbeitenden durch die Übernahme von Kraftstoffkosten entsteht.
Informationen zur Kartenauswahl und den aktuellen Kartenkosten findest du im Tankkarten-Ratgeber für Großbritannien. Um den Ablauf von der Zahlung bis zur Buchhaltung mit deinen eigenen Unterlagen zu testen, buche eine Demo.
UK-Meilensätze für Mitarbeiterfahrzeuge 2026/27: Hier findest du ein Beispiel für 10.000 Meilen, E-Auto-Regeln und eine Checkliste für Fahrtenaufzeichnungen.
Tankkarten für kleine Unternehmen: Preise in Großbritannien für 1 bis 10 Karten, Voraussetzungen für Solo-Selbstständige und ein Cashflow-Beispiel.
Tankkartenkosten und Routenprüfungen in Großbritannien. Rally-Preise für 1 bis 25 Karten, Angebotsrechner und CSV-Download.
