Ein deutsches Unternehmen, das eine Firmenkarte ohne persönliche Bonitätsprüfung bei der SCHUFA sucht, sollte zuerst prüfen, wie die Karte finanziert wird. Mit den Prepaid-Karten von Visa, die Rally anbietet, wird das Guthaben ausgegeben, das das Unternehmen vorab auflädt. Es gibt keine persönliche Bonitätsprüfung und keine rückerstattbare Kaution. Das Unternehmen und die vertretungsberechtigte Person werden dennoch überprüft.
Das kann zu einem Unternehmen passen, das bereits Geld für Mitarbeiter-, Reise- oder Fuhrparkausgaben hat und kontrollieren möchte, wie es verwendet wird. Einen Kredit zur Überbrückung der Wartezeit auf Kundenzahlungen bietet es nicht.
Was bedeutet „Firmenkreditkarte ohne SCHUFA“?
Der Suchbegriff bezieht sich auf die Frage, wer eine Karte bekommen kann, nicht auf einen einheitlichen Kartentyp. Unterscheide zwischen dem Zahlungsnetzwerk der Karte und der Art, wie Geld für Zahlungen bereitgestellt wird:
| Finanzierungsmodell | Wenn das Unternehmen das Geld bereitstellt | Was du zu Prüfungen fragen solltest |
|---|
| Prepaid-Visa-Firmenkarte | Vor dem Kauf durch Aufladen von Guthaben | Ob eine persönliche Bonitätsprüfung stattfindet und welche Unternehmensprüfung nötig ist |
| Firmenkarte auf Debitbasis | Käufe werden vom verknüpften Konto abgebucht | Voraussetzungen für das Konto und nötige Prüfungen zur Eröffnung oder Nutzung |
| Charge- oder Kreditkarte | Einkäufe werden gemäß Vereinbarung später bezahlt | Bonitätsprüfung, Zahlungstermin, Limit, Garantien und etwaige Sicherheiten |
Auch bei einer Karte mit späterer Abrechnung kann eine Bonitätsprüfung anfallen, selbst wenn sie keinen Kredit mit Teilzahlung bietet. Ein als „ohne SCHUFA“ beworbenes Produkt kann trotzdem eine Identitäts- und Unternehmensprüfung voraussetzen. Lass dir vom Anbieter das genaue Angebot bestätigen, statt diese Bezeichnungen als austauschbar zu betrachten.
Das hier beschriebene Angebot von Rally funktioniert auf Guthabenbasis. Es ist eine Alternative für kontrollierte Ausgaben mit Firmenkarten und bietet keinen Kreditrahmen.
Eignet sich Prepaid für dein Unternehmen in Deutschland?
Das kommt infrage, wenn du Geld zur Verfügung hast, aber separate Karten für deine Mitarbeitenden brauchst. Mit einem gemeinsam genutzten, aufgeladenen Guthaben und Limits pro Karte können Mitarbeitende Einkäufe bezahlen, ohne ihr eigenes Geld vorstrecken zu müssen.
Zieh es in Betracht, wenn die persönliche Kredithistorie eines Geschäftsführers Anlass zur Sorge gibt. Für den Antrag auf eine Prepaid-Karte von Rally ist keine persönliche Bonitätsprüfung nötig. Eine kurze Kredithistorie in Deutschland oder ein negativer Eintrag lässt für sich genommen keinen Schluss darauf zu, ob das Unternehmen die Verifizierung besteht.
Vor der Einführung in einem neuen Unternehmen prüfen, ob es die Voraussetzungen erfüllt. Frage nach, ob die Rechtsform und der aktuelle Eintragungsstatus die Voraussetzungen erfüllen, auch bei einer neu gegründeten GmbH oder UG. Gehe nicht davon aus, dass eine Gesellschaft in Gründung unter denselben Bedingungen ein Konto eröffnen kann wie eine eingetragene Gesellschaft.
Kläre die Finanzierung separat, wenn du Einkäufe nicht vorfinanzieren kannst. Auch die Suche nach einer Karte ohne SCHUFA-Prüfung ändert nichts daran, dass eine Prepaid-Karte verfügbares Guthaben braucht. Stimme zuerst die Finanzierung und die Zahlungstermine auf den Liquiditätsbedarf deines Unternehmens ab.
Wenn es dir speziell um den Tankkartenantrag geht, lies den Leitfaden zu den Voraussetzungen für Tankkarten. Für Mitarbeiterausgaben abseits des Tankens sieh dir Prepaid-Firmenkarten an.
Einen überprüfbaren Antrag vorbereiten
Halte den offiziellen Firmennamen, die Registrierungsdaten, die Adresse und die Angaben zur vertretungsberechtigten Person bereit. Achte darauf, dass die Angaben mit deinen Nachweisen übereinstimmen. Bereite dich darauf vor, bei der Verifizierung angeforderte Angaben zu Eigentumsverhältnissen und Identität bereitzustellen.
Kläre vor der Kartenausgabe:
- Ob das Land, die Rechtsform und die Tätigkeit des Unternehmens unterstützt werden.
- Was die vertretungsberechtigte Person vorlegen muss und ob zusätzliche Unterlagen zu den Eigentumsverhältnissen nötig sind.
- Von welchem Konto das Guthaben aufgeladen wird und wann überwiesene Beträge verfügbar sind.
- Wer Karten ausgeben, Ausgabenlimits festlegen und Karten sperren darf.
- Welche Mitarbeitenden physische Karten brauchen und welche die verfügbare virtuelle Kartenoption nutzen können.
Diese Schritte dienen der Vorbereitung, garantieren aber keine Genehmigung. Die Kontoeröffnung und der Kartenversand hängen von der erfolgreichen Verifizierung und den für dein Konto bestätigten Vereinbarungen ab.
Gesamtkosten für deine tatsächliche Kartenanzahl vergleichen
Rally berechnet eine feste Monatsgebühr je nach Anzahl der Karten, zuzüglich Umsatzsteuer. Die Gebühr ist unabhängig vom Guthaben, das du für Einkäufe auflädst. Sieh dir die aktuellen Kartentarife an, auch den Tarif, den du brauchst, wenn du einen weiteren Mitarbeiter hinzufügst.
Vergleiche bei jedem Angebot die monatliche Servicegebühr, die enthaltenen Karten, Gebühren für Ersatzkarten oder zusätzliche Leistungen, Währungskosten und die für deine Nutzung relevanten Bedingungen zum Aufladen von Guthaben. Lass dir die geltenden Bedingungen schriftlich geben.
Plane dann das benötigte Guthaben. Zum Beispiel: Für Einkäufe deines Teams im Wert von 2.000 € bis zum nächsten Aufladen und einen selbst gewählten Puffer von 300 € brauchst du 2.300 € Guthaben, zuzüglich etwaiger separat von Händlern reservierter Beträge oder Gebühren. Die 300 € sind ein beispielhafter, frei gewählter Puffer für den laufenden Betrieb, kein Mindestbetrag von Rally. Ein Hotel oder ein Tankautomat kann vorübergehend Beträge reservieren. Kläre deshalb vor einer Reise die jeweiligen Zahlungsbedingungen.
Der Leitfaden zur Liquidität ohne Kaution erklärt, warum eine rückzahlbare Kaution, ein Prepaid-Guthaben und eine Servicegebühr in dieser Berechnung getrennt betrachtet werden müssen.
Übergabe an die Buchhaltung mit deinem Steuerberater prüfen
Frag nach, welches Exportformat du für dein Buchhaltungssystem herunterladen kannst. Wenn dein Team DATEV nutzt, prüfe die Buchhaltungsoptionen mit deinem Steuerberater und teste das tatsächliche Exportergebnis, bevor du dich für die Einführung entscheidest. Der Name eines Formats allein sagt noch nicht, ob sich dein benötigter Ablauf für Belege und Buchungen damit umsetzen lässt.
Starte einen kleinen Testlauf mit tatsächlichen Einkäufen:
- Eine Tankzahlung im Inland mit dem Beleg des Anbieters.
- Eine Reiseausgabe eines Mitarbeiters mit Angabe des Zwecks und zugehörigem Beleg.
- Ein Kauf in Fremdwährung, wenn das Team grenzüberschreitend unterwegs ist.
- Eine Erstattung oder korrigierte Transaktion, falls sie während der Pilotphase vorkommt.
Prüfe jeweils, ob die Buchhaltung Datum, Betrag, Währung, Transaktionsreferenz, zugehörigen Beleg und die zu prüfende steuerliche Behandlung erkennen kann. Kläre, wie Sonderfälle gelöst werden und wer die Belege aufbewahrt.
Mit Rally können Mitarbeitende Belege per WhatsApp einreichen. AI hilft dabei, sie den Kartenzahlungen zuzuordnen. Das Finanzteam prüft das Ergebnis weiterhin. Rally stellt keine Lieferantenrechnungen mit Umsatzsteuerausweis aus. Ein Zahlungsnachweis allein belegt nicht, dass die Vorsteuer abgezogen werden kann.
Mit der Vorlage zur Reisekostenabrechnung lassen sich die Reisedaten erfassen, die zusätzlich zu den Kartenzahlungen benötigt werden. Nutze eine Vorlage für Ausgabenrichtlinien, um festzuhalten, welche Ausgaben erlaubt sind, welche Belege nötig sind und wer für Freigaben zuständig ist.
Prüfen, ob die Karte im Arbeitsalltag deiner Mitarbeitenden akzeptiert wird
Mit Rally kannst du an geeigneten Tankstellen und bei Händlern bezahlen, die Visa akzeptieren, sofern die Ausgabenkontrollen es zulassen. Ob die Karte tatsächlich akzeptiert wird, hängt vom Händler, Terminal, Land und den Einstellungen ab. Kläre bei Händlern, die einen bestimmten Kartentyp verlangen, vorab die Akzeptanz. Das gilt auch für Reisebuchungen und Zahlungen an unbedienten Terminals.
Teste mit deinem Fuhrparkteam das Tanken, Parken, Mautzahlungen und Laden auf den tatsächlich gefahrenen Strecken. Prüfe an einer öffentlichen Ladesäule sowohl den Preis für den Ladevorgang als auch die unterstützte Zahlungs- oder Zugangsmethode. Eine Visa-Karte garantiert nicht, dass sie an jeder Tankstelle, Ladesäule oder Mautspur akzeptiert wird.
Starte die Pilotphase mit ausreichend verfügbarem Guthaben und einem abgestimmten Ablauf für alternative Zahlungen. Halte jede abgelehnte Zahlung, den Grund und die Lösung fest, bevor du bestehende Karten ersetzt.
Pragmatisch über die Einführung entscheiden
Wähle die Prepaid-Lösung, wenn dein Unternehmen die Verifizierung besteht, die Ausgaben für den jeweiligen Zeitraum vorfinanzieren kann und die Zahlungen bei wichtigen Händlern sowie die Übergabe an die Buchhaltung getestet hat. Richte deine Entscheidung an diesen Ergebnissen aus.
Bevor du den Pilotversuch ausweitest, prüfe, ob Zahlungen erfolgreich waren, Mitarbeitende brauchbare Belege eingereicht haben, das Finanzteam Sonderfälle klären und die Buchhaltung die Ergebnisse nutzen konnte. Das sind messbare Gründe für die Wahl einer Kartenplattform.
Entdecke die Prepaid-Firmenkarten von Rally oder sieh dir die aktuellen Preise an. Halte dafür deine Kartenanzahl und deinen Finanzierungsplan bereit.
