Njemačka tvrtka koja traži poslovnu karticu bez osobne provjere kreditne sposobnosti u sustavu SCHUFA trebala bi prvo provjeriti kako se kartica financira. Rallyjeve prepaid Visa kartice koriste sredstva koja tvrtka unaprijed uplati. Nema osobne provjere kreditne sposobnosti ni povratnog sigurnosnog pologa, ali provjera tvrtke i njezina zastupnika i dalje je obvezna.
Ovo može odgovarati tvrtki koja već ima sredstva za troškove zaposlenika, putovanja ili voznog parka i treba kontrolirati kako se ona koriste. Time se ne osigurava kreditiranje dok tvrtka čeka uplate kupaca.
Što znači „Firmenkreditkarte Ohne SCHUFA”
Pojam za pretraživanje upućuje na pitanje uvjeta za dobivanje kartice, a ne na jednu jasno određenu vrstu proizvoda. Razlikujte platnu mrežu kartice od načina njezina financiranja:
| Način financiranja | Kada tvrtka osigura sredstva | Što pitati o provjerama |
|---|
| Prepaid poslovna kartica | Prije kupnje, nadoplatom salda | Provjerava li se osobna kreditna sposobnost i koja je provjera tvrtke potrebna |
| Poslovna debitna kartica | Kupnje se naplaćuju s povezanog računa | Uvjeti za otvaranje računa i provjere potrebne za njegovo otvaranje ili korištenje |
| Charge ili kreditna kartica | Kupnje se plaćaju naknadno prema ugovoru | Procjena kreditne sposobnosti, datum plaćanja, limit, jamstva i eventualna sredstva osiguranja |
Kartica s odgođenom naplatom i dalje može uključivati procjenu kreditne sposobnosti, čak i ako ne nudi revolving kreditiranje. Proizvod koji se oglašava kao „bez SCHUFA-e” i dalje može zahtijevati provjeru identiteta i poslovanja. Zatražite od pružatelja usluge da potvrdi točne uvjete ponude umjesto da te oznake smatrate istoznačnima.
Ponuda tvrtke Rally o kojoj je ovdje riječ temelji se na unaprijed uplaćenim sredstvima. To je alternativa za kontroliranu potrošnju poslovnim karticama, bez mogućnosti zaduživanja.
Jesu li prepaid kartice prikladne za vaše poduzeće u Njemačkoj?
Razmotrite tu opciju ako imate raspoloživa sredstva, ali trebate zasebne kartice za zaposlenike. Zajednička uplaćena sredstva i limiti po kartici omogućuju zaposlenicima da obavljaju kupnje bez korištenja vlastitog novca.
Razmotrite ovu opciju ako vas brine osobna kreditna povijest direktora. Pri podnošenju zahtjeva za prepaid karticu Rally nije potrebna provjera osobne kreditne sposobnosti. Kratka kreditna povijest u Njemačkoj ili negativan zapis sami po sebi ne određuju hoće li tvrtka proći provjeru.
Prije uvođenja provjerite ispunjava li novo poduzeće uvjete. Raspitajte se jesu li pravni oblik i trenutačni status registracije podržani, uključujući novoosnovana društva GmbH ili UG. Nemojte pretpostaviti da poduzeće u osnivanju može otvoriti račun pod istim uvjetima kao registrirani subjekt.
Ako ne možete unaprijed financirati kupnje, financiranje riješite zasebno. Traženje kartice bez provjere SCHUFA ne mijenja činjenicu da su za korištenje prepaid kartice potrebna raspoloživa sredstva. Najprije uskladite financiranje i datume plaćanja s potrebama poslovanja za gotovinom.
Za konkretnije informacije o podnošenju zahtjeva za karticu za gorivo pročitajte vodič o uvjetima za dobivanje kartice za gorivo. Za troškove zaposlenika koji se ne odnose na gorivo pogledajte poslovne kartice s unaprijed uplaćenim sredstvima.
Pripremite zahtjev koji se može provjeriti
Pripremite službeni naziv tvrtke, podatke o registraciji, adresu i podatke o ovlaštenom zastupniku. Provjerite odgovaraju li ti podaci pratećoj dokumentaciji. Budite spremni dostaviti podatke o vlasništvu i identitetu koji se zatraže tijekom provjere.
Prije izdavanja kartica provjerite:
- Jesu li podržani država, pravni oblik i djelatnost poduzeća.
- Što zastupnik mora dostaviti i jesu li potrebni dodatni dokumenti o vlasništvu.
- S kojeg će se računa nadopunjavati saldo i kada će prijenosi biti dostupni.
- Tko može izdavati kartice, postavljati limite i privremeno ih blokirati.
- Kojim su zaposlenicima potrebne fizičke kartice, a koji mogu koristiti dostupnu opciju virtualne kartice.
Ovo su pripremni koraci, a ne popis uvjeta koji jamči odobrenje. Otvaranje računa i dostava kartica ovise o uspješnoj provjeri i dogovorenim uvjetima potvrđenima za vaš račun.
Usporedite ukupni trošak za broj kartica koje stvarno koristite
Rally naplaćuje fiksnu mjesečnu naknadu za paket prema broju kartica, bez PDV-a. Naknada je odvojena od sredstava koja uplaćujete za kupnje. Pogledajte aktualne pakete za kartice, uključujući paket potreban kada dodate još jednog zaposlenika.
Za svaku ponudu usporedite mjesečnu naknadu za uslugu, uključene kartice, naknade za zamjenu kartica ili dodatne usluge, troškove konverzije valuta i uvjete uplate sredstava koji su relevantni za vaš način korištenja. Zatražite primjenjive uvjete u pisanom obliku.
Zatim isplanirajte potreban saldo. Primjerice, za kupnje zaposlenika u iznosu od 2.000 € do sljedeće nadoplate, uz odabranu rezervu od 300 €, potrebno je osigurati 2.300 €, ne računajući eventualne zasebne rezervacije sredstava kod trgovaca ili naknade. Rezerva od 300 € primjer je poslovne odluke, a ne minimalni iznos koji zahtijeva Rally. Hotel ili samoposlužni terminal na benzinskoj postaji može privremeno rezervirati sredstva, stoga prije putovanja provjerite te uvjete plaćanja.
Vodič za novčani tok bez pologa objašnjava zašto povratni jamstveni polog, unaprijed uplaćena sredstva i naknadu za uslugu treba zasebno tretirati pri tom izračunu.
Provjerite predaju računovodstvenih podataka sa svojim poreznim savjetnikom
Raspitajte se u kojem formatu možete preuzeti izvoz podataka za svoj računovodstveni sustav. Ako vaš tim koristi DATEV, s poreznim savjetnikom pregledajte računovodstvene opcije i testirajte stvarni rezultat izvoza prije nego što se odlučite za uvođenje. Sam naziv formata ne potvrđuje da postupak obrade dokumenata i knjiženja koji vam je potreban funkcionira.
Provedite mali pilot-projekt sa stvarnim kupnjama:
- Kupnja goriva u zemlji uz račun dobavljača.
- Putni trošak zaposlenika s navedenom svrhom i popratnim dokumentom.
- Kupnja u stranoj valuti ako tim putuje u inozemstvo.
- Povrat novca ili ispravak transakcije ako do toga dođe tijekom pilot-projekta.
Za svaki slučaj provjerite može li računovođa utvrditi datum, iznos, valutu, referencu transakcije, popratni dokument i porezni tretman koji treba preispitati. Potvrdite kako se rješavaju iznimke i tko čuva dokumente.
Uz Rally zaposlenici mogu slati račune putem WhatsAppa, a umjetna inteligencija pomaže ih povezati s kartičnim plaćanjima. Financijski tim i dalje provjerava rezultat. Rally ne izdaje dobavljačev račun s iskazanim PDV-om, a sama evidencija plaćanja ne dokazuje pravo na odbitak pretporeza.
Predložak za putne troškove može pomoći u prikupljanju podataka o putovanju potrebnih uz kartična plaćanja. Upotrijebite predložak pravilnika o troškovima kako biste dokumentirali dopuštene troškove, pravila o prilaganju računa i odgovornosti za odobravanje.
Provjerite prihvaća li se kartica za stvarne poslovne potrebe zaposlenika
Rally omogućuje plaćanje na benzinskim postajama i kod trgovaca koji ispunjavaju uvjete i prihvaćaju kartice Visa, uz primjenu ograničenja kartice. Stvarni prihvat ovisi o trgovcu, terminalu, zemlji i postavkama. Provjerite prihvat kod svakog trgovca koji zahtijeva određenu vrstu kartice, uključujući pri rezervacijama putovanja i na samoposlužnim terminalima.
Ako upravljate voznim parkom, isprobajte plaćanje goriva, parkiranja, cestarina i punjenja na rutama kojima se vozila stvarno kreću. Na javnoj punionici provjerite cijenu pojedinačnog punjenja te podržani način plaćanja ili pristupa. Visa kartica ne jamči prihvat na svakoj benzinskoj postaji, punionici ili naplatnoj traci.
Započnite probni projekt s dovoljno raspoloživih sredstava i dogovorenim rezervnim postupkom plaćanja. Prije zamjene postojećih kartica zabilježite sva odbijena plaćanja, njihove razloge i rješenja.
Praktična odluka o uvođenju
Odaberite model s unaprijed uplaćenim sredstvima kada tvrtka prođe provjeru, može financirati ciklus potrošnje i testirala je plaćanja kod ključnih trgovaca te predaju podataka računovodstvu. Odluku temeljite na tim nalazima.
Prije proširenja pilot-projekta provjerite jesu li plaćanja bila uspješna, jesu li zaposlenici dostavili upotrebljive račune, je li financijski tim mogao riješiti iznimke i je li računovođa mogao koristiti dobivene podatke. To su mjerljivi razlozi za odabir kartične platforme.
Istražite Rallyjeve poslovne kartice s unaprijed uplaćenim sredstvima ili pogledajte aktualne cijene uz pripremljene podatke o broju kartica i planu uplate sredstava.
