Nemecká firma, ktorá hľadá firemnú kartu bez preverenia osobnej bonity v registri SCHUFA, by si mala najprv overiť spôsob financovania karty. Pri platbách predplatenými kartami Visa od Rally sa čerpá zo zostatku, ktorý firma vopred dobije. Nevyžaduje sa preverenie osobnej bonity ani vratná zábezpeka, overenie firmy a jej zástupcu je však naďalej potrebné.
Toto riešenie môže vyhovovať firme, ktorá už má prostriedky na výdavky zamestnancov, cestovanie či vozový park a potrebuje mať kontrolu nad ich použitím. Neposkytuje úver na obdobie, kým firma čaká na platby od zákazníkov.
Čo znamená „Firmenkreditkarte Ohne SCHUFA“
Vyhľadávaný výraz sa týka podmienok získania karty, nie jedného konkrétneho typu produktu. Rozlišujte medzi platobnou sieťou karty a spôsobom jej financovania:
| Spôsob financovania | Keď firma poskytne peniaze | Na čo sa pýtať pri kontrolách |
|---|
| Predplatená firemná karta | Pred nákupmi, dobitím zostatku | Či sa preveruje osobná úverová bonita a aké overenie firmy sa vyžaduje |
| Firemná debetná karta | Nákupy sa hradia z prepojeného účtu | Podmienky získania účtu a kontroly potrebné na jeho otvorenie alebo používanie |
| Charge alebo kreditná karta | Nákupy sa uhrádzajú neskôr podľa zmluvy | Posúdenie úverovej bonity, dátum platby, limit, záruky a prípadné zabezpečenie |
Aj karta s odloženou splatnosťou môže vyžadovať posúdenie úverovej bonity, hoci neponúka revolvingový úver. Produkt propagovaný ako „bez SCHUFA“ môže stále vyžadovať overenie totožnosti a podnikateľskej činnosti. Požiadajte poskytovateľa o potvrdenie presných podmienok ponuky a nepovažujte tieto označenia za zameniteľné.
Ponuka Rally, ktorú tu opisujeme, je predplatená. Ide o alternatívu pre kontrolované platby firemnou kartou bez možnosti čerpania úveru.
Sú predplatené karty vhodné pre vašu firmu v Nemecku?
Zvážte túto možnosť, ak máte k dispozícii finančné prostriedky, ale potrebujete samostatné karty pre zamestnancov. Spoločný predplatený zostatok a limity pre jednotlivé karty umožňujú zamestnancom nakupovať bez toho, aby museli používať vlastné peniaze.
Zvážte túto možnosť, ak máte obavy z osobnej úverovej histórie riaditeľa. Žiadosť o predplatenú kartu Rally nevyžaduje preverenie osobnej úverovej histórie. Krátka úverová história v Nemecku ani negatívny záznam samy osebe neurčujú, či firma úspešne prejde overením.
Pred zavedením riešenia v novej spoločnosti overte splnenie podmienok. Spýtajte sa, či sú právna forma a aktuálny stav registrácie akceptované, a to aj pri novozaloženej spoločnosti GmbH alebo UG. Nepredpokladajte, že spoločnosť, ktorá je ešte len v procese zakladania, si môže otvoriť účet za rovnakých podmienok ako už zaregistrovaný subjekt.
Ak nemôžete nákupy financovať vopred, riešte financovanie samostatne. Hľadanie karty bez preverovania v registri SCHUFA nemení nič na tom, že na predplatenej karte musia byť dostupné prostriedky. Najprv zosúlaďte financovanie a termíny platieb s potrebami firmy v oblasti peňažných tokov.
Ak vás zaujíma konkrétne žiadosť o palivovú kartu, prečítajte si sprievodcu podmienkami získania palivovej karty. Pri výdavkoch zamestnancov mimo nákupu paliva si pozrite predplatené firemné karty.
Pripravte žiadosť, ktorú možno overiť
Pripravte si obchodné meno firmy, registračné údaje, adresu a údaje o oprávnenom zástupcovi. Uistite sa, že údaje zodpovedajú vašim podkladovým dokladom. Buďte pripravení poskytnúť údaje o vlastníctve a totožnosti, ktoré sa vyžadujú pri overovaní.
Pred vydaním kariet si overte:
- Či sú krajina sídla, právna forma a predmet činnosti firmy podporované.
- Čo musí zástupca predložiť a či sú potrebné ďalšie doklady o vlastníctve.
- Z ktorého účtu sa bude dopĺňať zostatok a kedy budú dostupné prevody.
- Kto môže vydávať karty, nastavovať im limity a dočasne ich blokovať.
- Ktorí zamestnanci potrebujú fyzické karty a ktorí môžu využiť dostupnú možnosť virtuálnej karty.
Ide o prípravné kroky, nie o kontrolný zoznam, ktorého splnenie zaručuje schválenie. Otvorenie účtu a doručenie kariet závisia od úspešného overenia a podmienok potvrdených pre váš účet.
Porovnajte celkové náklady pri počte kariet, ktorý reálne používate
Rally účtuje paušálny mesačný poplatok za program podľa počtu kariet, bez DPH. Tento poplatok je oddelený od zostatku, ktorý si dobíjate na nákupy. Pozrite si aktuálne kartové programy, vrátane programu, ktorý potrebujete pri pridaní ďalšieho zamestnanca.
Pri každej ponuke porovnajte mesačný poplatok za službu, karty zahrnuté v cene, poplatky za výmenu kariet či doplnkové služby, náklady na menovú konverziu a podmienky dobíjania prostriedkov, ktoré sa týkajú vášho spôsobu používania. Vyžiadajte si príslušné podmienky písomne.
Potom si naplánujte prevádzkový zostatok. Napríklad nákupy zamestnancov v hodnote 2 000 € pred ďalším dobitím spolu so zvolenou rezervou 300 € vyžadujú prostriedky vo výške 2 300 €, a to bez prípadných samostatných blokácií prostriedkov obchodníkmi alebo poplatkov. Suma 300 € je príkladom zvolenej prevádzkovej rezervy, nie minimom stanoveným Rally. Hotel alebo samoobslužný tankovací terminál môže dočasne zablokovať prostriedky, preto si pred cestou overte tieto platobné podmienky.
Sprievodca peňažnými tokmi bez zábezpeky vysvetľuje, prečo treba pri tomto výpočte posudzovať vratnú zábezpeku, predplatený zostatok a poplatok za službu samostatne.
Overte si odovzdávanie účtovných podkladov so svojím daňovým poradcom
Spýtajte sa, aký formát exportu na stiahnutie je dostupný pre váš účtovný systém. Ak váš tím používa DATEV, prejdite si možnosti účtovníctva so svojím daňovým poradcom a pred rozhodnutím o nasadení otestujte skutočný výstup. Samotný názov formátu nepotvrdzuje, že váš požadovaný postup spracovania dokladov a účtovania bude fungovať.
Začnite malým pilotným testom so skutočnými nákupmi:
- Nákup pohonných látok v tuzemsku s dokladom od dodávateľa.
- Výdavok zamestnanca na pracovnú cestu s uvedeným účelom a príslušným dokladom.
- Nákup v cudzej mene, ak tím cestuje do zahraničia.
- Vrátenie platby alebo opravená transakcia, ak sa počas skúšobnej prevádzky vyskytnú.
Pri každej položke skontrolujte, či účtovník dokáže určiť dátum, sumu, menu, referenciu transakcie, podporný doklad a daňový režim, ktorý treba preveriť. Overte, ako sa riešia neštandardné prípady a kto uchováva doklady.
S Rally môžu zamestnanci posielať doklady cez WhatsApp a AI ich pomáha priraďovať k platbám kartou. Výsledok naďalej kontroluje finančné oddelenie. Rally nevystavuje faktúru s DPH za dodávateľa a samotný záznam o platbe nepreukazuje nárok na odpočet DPH na vstupe.
Šablóna cestovných výdavkov vám pomôže zhromaždiť údaje o pracovnej ceste potrebné k platbám kartou. Pomocou šablóny pravidiel pre výdavky zdokumentujte povolené výdavky, požiadavky na doklady a zodpovednosti pri schvaľovaní.
Overte si akceptáciu karty pri práci, ktorú zamestnanci skutočne vykonávajú
Kartou Rally môžete platiť na čerpacích staniciach a u obchodníkov, ktorí spĺňajú podmienky a prijímajú karty Visa, v súlade s nastavenými pravidlami karty. To, či bude karta prijatá, závisí od obchodníka, terminálu, krajiny a nastavení. Overte si požiadavky všetkých obchodníkov, ktorí vyžadujú konkrétny typ karty, a to aj pri rezerváciách cestovných služieb a platbách na samoobslužných termináloch.
Ak spravujete vozový park, otestujte platby za palivo, parkovanie, mýto a nabíjanie na trasách, ktoré skutočne využívate. Na verejnej nabíjačke si overte cenu za nabíjanie aj podporovaný spôsob platby alebo prístupu. Karta Visa nezaručuje, že ju prijmú na každej čerpacej stanici, nabíjačke či v každom mýtnom pruhu.
Pilotnú prevádzku začnite s dostatočným disponibilným zostatkom a dohodnutým náhradným spôsobom platby. Pred výmenou existujúcich kariet zaznamenajte všetky zamietnuté platby, ich dôvody a spôsob nápravy.
Praktické rozhodnutie o zavedení
Predplatené karty zvoľte vtedy, keď firma úspešne prejde overením, dokáže pokryť výdavky počas celého výdavkového cyklu a má otestované platby u kľúčových obchodníkov aj odovzdávanie podkladov do účtovníctva. Pri rozhodovaní vychádzajte z týchto zistení.
Pred rozšírením pilotného testovania skontrolujte, či platby prebehli úspešne, či zamestnanci dodali použiteľné účtenky, či finančný tím dokázal vyriešiť neštandardné prípady a či účtovník dokázal použiť výstup. To sú merateľné dôvody na výber kartovej platformy.
Pozrite si predplatené firemné karty Rally alebo si overte aktuálne ceny. Majte pritom pripravený údaj o počte kariet a plán financovania.
