Uma empresa alemã que procure um cartão empresarial sem consulta do histórico de crédito pessoal na SCHUFA deve começar por verificar como o cartão é financiado. Os cartões Visa pré-pagos da Rally utilizam um saldo que a empresa carrega antecipadamente. Não há verificação do histórico de crédito pessoal nem caução reembolsável, mas continua a ser obrigatória a verificação da empresa e do seu representante.
Esta opção pode ser adequada para uma empresa que já dispõe de fundos para despesas de colaboradores, viagens ou frota e precisa de controlar a sua utilização. Não disponibiliza crédito enquanto a empresa aguarda o pagamento dos clientes.
O que significa «Firmenkreditkarte Ohne SCHUFA»
O termo de pesquisa reflete uma preocupação com a elegibilidade, não um tipo de produto uniforme. Distinga a rede de pagamentos do cartão da forma como é financiado:
| Modalidade de financiamento | Quando a empresa disponibiliza o dinheiro | O que perguntar sobre as verificações |
|---|
| Cartão pré-pago da empresa | Antes das compras, através do carregamento do saldo | Se há alguma verificação de crédito pessoal e que verificações são exigidas à empresa |
| Cartão de débito empresarial | As compras são debitadas da conta associada | Requisitos de elegibilidade e verificações necessárias para abrir ou utilizar a conta |
| Cartão de débito diferido ou de crédito | As compras são pagas posteriormente, nos termos do contrato | Avaliação de crédito, data de pagamento, limite, garantias e eventuais cauções |
Um cartão com faturação posterior pode ainda assim implicar uma avaliação de crédito, mesmo que não disponibilize crédito renovável. Um produto anunciado como «sem SCHUFA» pode ainda assim exigir verificações de identidade e da empresa. Peça ao fornecedor que confirme as condições exatas da oferta, em vez de tratar estas designações como equivalentes.
No caso da Rally, a oferta aqui apresentada é pré-paga. É uma alternativa que permite controlar as despesas com cartões de empresa, sem linha de crédito.
A opção pré-paga é adequada para a sua empresa na Alemanha?
Considere esta opção se tiver fundos disponíveis, mas precisar de cartões individuais para os colaboradores. Um saldo pré-carregado partilhado e limites por cartão permitem aos colaboradores fazer compras sem terem de usar o seu próprio dinheiro.
Considere esta opção se o historial de crédito pessoal de um administrador for motivo de preocupação. O pedido de cartão pré-pago da Rally não exige uma consulta do historial de crédito pessoal. Um historial de crédito curto na Alemanha ou um registo negativo não determina, por si só, se a empresa passará na verificação.
Verifique a elegibilidade antes de avançar com a implementação numa empresa recém-criada. Confirme se a forma jurídica e o estado atual do registo são aceites, incluindo no caso de uma GmbH ou UG recém-constituída. Não pressuponha que uma empresa ainda em constituição pode abrir uma conta nas mesmas condições que uma entidade já registada.
Trate o financiamento em separado quando não puder pagar as compras antecipadamente. Procurar uma opção sem consulta à SCHUFA não altera o facto de um cartão pré-pago precisar de fundos disponíveis. Comece por ajustar as datas de financiamento e de pagamento às necessidades de tesouraria da empresa.
Sobre o pedido de um cartão de combustível em particular, leia o guia de elegibilidade para cartões de combustível. Para despesas dos colaboradores que não sejam de combustível, consulte os cartões empresariais pré-pagos.
Prepare um pedido que possa ser verificado
Tenha à mão a denominação legal da empresa, os dados de registo, a morada e os dados do representante autorizado. Certifique-se de que as informações correspondem à documentação comprovativa. Prepare-se para fornecer as informações sobre os proprietários e os dados de identificação solicitados durante a verificação.
Antes de emitir cartões, confirme:
- Se o país, a forma jurídica e a atividade da empresa são elegíveis.
- O que o representante tem de apresentar e se são necessários documentos adicionais relativos à titularidade.
- Que conta será utilizada para carregar o saldo e quando ficarão disponíveis as transferências.
- Quem pode emitir cartões, definir limites e bloqueá-los temporariamente.
- Que colaboradores precisam de cartões físicos e quais podem utilizar a opção de cartão virtual disponível.
Estes são passos de preparação, não uma lista de requisitos que garanta a aprovação. A abertura da conta e a entrega dos cartões dependem da conclusão bem-sucedida da verificação e das condições confirmadas para a sua conta.
Compare o custo total para o número de cartões que utiliza
A Rally cobra uma mensalidade fixa em função do número de cartões, sem IVA. Esta mensalidade é cobrada separadamente do saldo que carrega para efetuar compras. Consulte os planos de cartões em vigor, incluindo o plano necessário quando adiciona outro colaborador.
Para qualquer oferta, compare a mensalidade do serviço, os cartões incluídos, as comissões de substituição ou de serviços adicionais, os custos de câmbio e as condições de carregamento relevantes para a sua utilização. Peça as condições aplicáveis por escrito.
Depois, planeie o saldo operacional. Por exemplo, 2000 € em compras dos colaboradores até ao próximo carregamento, acrescidos de uma reserva escolhida de 300 €, exigem a disponibilização de 2300 €, sem contar com eventuais retenções de fundos por parte dos comerciantes ou comissões adicionais. Os 300 € são uma opção de gestão meramente ilustrativa, não um mínimo exigido pela Rally. Um hotel ou um terminal de abastecimento automático pode reservar fundos temporariamente, pelo que deve confirmar essas condições de pagamento antes de viajar.
O guia de tesouraria sem depósito explica por que razão uma caução reembolsável, um saldo pré-pago e uma taxa de serviço devem ser tratados separadamente nesse cálculo.
Verifique com o seu Steuerberater a transferência de dados para a contabilidade
Pergunte que formato de exportação pode descarregar para o seu sistema de contabilidade. Se a equipa utiliza o DATEV, analise as opções de contabilidade com o seu consultor fiscal e teste o resultado real da exportação antes de decidir avançar com a implementação. O nome de um formato, por si só, não garante que o fluxo de trabalho de gestão documental e de lançamentos contabilísticos de que necessita funcione.
Faça um pequeno teste-piloto com compras reais:
- Uma compra de combustível em território nacional com o recibo do fornecedor.
- Uma despesa de deslocação de um colaborador, com a respetiva finalidade e o documento comprovativo.
- Uma compra em moeda estrangeira, se a equipa viajar para o estrangeiro.
- Um reembolso ou uma transação corrigida, caso ocorra durante o projeto-piloto.
Em cada caso, verifique se o contabilista consegue identificar a data, o montante, a moeda, a referência da transação, o documento comprovativo e o tratamento fiscal que precisa de revisão. Confirme como são resolvidas as exceções e quem guarda os documentos.
Com a Rally, os colaboradores podem enviar recibos pelo WhatsApp e a IA ajuda a associá-los aos pagamentos com cartão. A equipa financeira continua a rever o resultado. A Rally não emite a fatura com IVA do fornecedor, e um registo de pagamento, por si só, não comprova que o IVA suportado é dedutível.
O modelo de despesas de viagem pode ajudar a recolher os dados da viagem necessários para complementar os pagamentos com cartão. Utilize um modelo de política de despesas para documentar as despesas permitidas, os requisitos relativos aos recibos e as responsabilidades de aprovação.
Verifique se o cartão é aceite nas atividades que os colaboradores realmente desempenham
Com a Rally, pode pagar em postos de abastecimento e estabelecimentos elegíveis que aceitem Visa, sujeito aos limites e regras do cartão. A aceitação efetiva depende do estabelecimento, do terminal, do país e das configurações. Confirme a aceitação nos estabelecimentos que exigem um tipo de cartão específico, incluindo em reservas de viagens e terminais sem operador.
As equipas de gestão de frotas devem testar os pagamentos de combustível, estacionamento, portagens e carregamento nos percursos efetivamente utilizados. Num posto de carregamento público, verifique tanto o preço da sessão como o método de pagamento ou de acesso aceite. Um cartão Visa não garante a aceitação em todos os postos de abastecimento, postos de carregamento ou vias de portagem.
Inicie o projeto-piloto com saldo disponível suficiente e um procedimento de pagamento alternativo acordado. Registe todos os pagamentos recusados, o motivo e a solução antes de substituir os cartões existentes.
Uma decisão prática sobre a implementação
Opte pela modalidade pré-paga quando a empresa tiver passado pela verificação, puder financiar o ciclo de despesas e tiver testado os pagamentos nos estabelecimentos essenciais e o envio de dados para a contabilidade. Baseie a decisão nestes resultados.
Antes de alargar o projeto-piloto, verifique se os pagamentos foram concluídos com sucesso, se os colaboradores forneceram recibos válidos, se a equipa financeira conseguiu resolver as exceções e se o contabilista conseguiu utilizar os dados resultantes. Estes são critérios mensuráveis para escolher uma plataforma de cartões.
Conheça os cartões empresariais pré-pagos da Rally ou consulte os preços atuais com o número de cartões e o plano de carregamento já definidos.
