Μια γερμανική επιχείρηση που αναζητά εταιρική κάρτα χωρίς έλεγχο προσωπικής πιστοληπτικής ικανότητας μέσω SCHUFA θα πρέπει πρώτα να ελέγξει πώς χρηματοδοτείται η κάρτα. Οι προπληρωμένες κάρτες Visa της Rally χρησιμοποιούν το υπόλοιπο που φορτίζει εκ των προτέρων η επιχείρηση. Δεν απαιτείται έλεγχος προσωπικής πιστοληπτικής ικανότητας ούτε επιστρεπτέα εγγύηση, αλλά εξακολουθεί να απαιτείται επαλήθευση των στοιχείων της επιχείρησης και του εκπροσώπου της.
Αυτό μπορεί να ταιριάζει σε μια εταιρεία που διαθέτει ήδη τα χρήματα για δαπάνες εργαζομένων, ταξιδιών ή στόλου και χρειάζεται να ελέγχει πώς χρησιμοποιούνται. Δεν παρέχει πίστωση όσο η εταιρεία περιμένει να πληρωθεί από τους πελάτες της.
Τι σημαίνει «Firmenkreditkarte Ohne SCHUFA»
Ο όρος αναζήτησης εκφράζει έναν προβληματισμό για τις προϋποθέσεις απόκτησης και όχι έναν συγκεκριμένο τύπο προϊόντος. Διαχωρίστε το δίκτυο πληρωμών της κάρτας από τον τρόπο χρηματοδότησής της:
| Τρόπος χρηματοδότησης | Όταν η εταιρεία παρέχει τα χρήματα | Τι να ρωτήσετε για τους ελέγχους |
|---|
| Προπληρωμένη εταιρική κάρτα | Πριν από τις αγορές, με προσθήκη χρημάτων στο υπόλοιπο | Αν απαιτείται πιστοληπτικός έλεγχος φυσικού προσώπου και ποια επαλήθευση στοιχείων της επιχείρησης χρειάζεται |
| Εταιρική χρεωστική κάρτα | Οι αγορές χρεώνονται στον συνδεδεμένο λογαριασμό | Προϋποθέσεις απόκτησης λογαριασμού και απαιτούμενοι έλεγχοι για το άνοιγμα ή τη χρήση του |
| Κάρτα πλήρους εξόφλησης ή πιστωτική κάρτα | Οι αγορές εξοφλούνται αργότερα, σύμφωνα με τη συμφωνία | Αξιολόγηση πιστοληπτικής ικανότητας, ημερομηνία πληρωμής, όριο, εγγυήσεις και τυχόν εξασφαλίσεις |
Μια κάρτα με εκ των υστέρων χρέωση μπορεί να προϋποθέτει αξιολόγηση πιστοληπτικής ικανότητας, ακόμη κι αν δεν προσφέρει ανακυκλούμενη πίστωση. Ένα προϊόν που διαφημίζεται ως «χωρίς SCHUFA» μπορεί και πάλι να απαιτεί ελέγχους ταυτότητας και στοιχείων της επιχείρησης. Ζητήστε από τον πάροχο να επιβεβαιώσει τι ακριβώς προσφέρει, αντί να θεωρείτε αυτούς τους χαρακτηρισμούς ισοδύναμους.
Στην περίπτωση της Rally, η λύση που παρουσιάζεται εδώ είναι προπληρωμένη. Αποτελεί εναλλακτική για ελεγχόμενες δαπάνες με εταιρικές κάρτες, χωρίς δυνατότητα δανεισμού.
Ταιριάζουν οι προπληρωμένες κάρτες στην επιχείρησή σας στη Γερμανία;
Εξετάστε αυτή την επιλογή αν έχετε διαθέσιμα χρήματα αλλά χρειάζεστε ξεχωριστές κάρτες για τους εργαζομένους. Ένα κοινό υπόλοιπο που έχετε ήδη φορτίσει και όρια ανά κάρτα επιτρέπουν στους εργαζομένους να κάνουν αγορές χωρίς να χρησιμοποιούν δικά τους χρήματα.
Εξετάστε αυτή την επιλογή όταν σας απασχολεί το προσωπικό πιστωτικό ιστορικό ενός διευθυντή. Η αίτηση για προπληρωμένη κάρτα Rally δεν απαιτεί έλεγχο προσωπικού πιστωτικού ιστορικού. Το περιορισμένο χρονικά πιστωτικό ιστορικό στη Γερμανία ή μια αρνητική καταχώριση δεν αρκούν από μόνα τους για να κριθεί αν η επιχείρηση θα περάσει τον έλεγχο επαλήθευσης.
Ελέγξτε αν μια νέα εταιρεία είναι επιλέξιμη πριν ξεκινήσει τη χρήση. Ρωτήστε αν υποστηρίζονται η νομική μορφή και η τρέχουσα κατάσταση εγγραφής της, ακόμη και αν πρόκειται για νεοσύστατη GmbH ή UG. Μην θεωρείτε δεδομένο ότι μια εταιρεία υπό σύσταση μπορεί να ανοίξει λογαριασμό με τους ίδιους όρους όπως μια ήδη εγγεγραμμένη εταιρεία.
Αν δεν μπορείτε να καλύψετε εκ των προτέρων το κόστος των αγορών, εξετάστε τη χρηματοδότηση ξεχωριστά. Η αναζήτηση κάρτας χωρίς έλεγχο SCHUFA δεν αλλάζει το γεγονός ότι μια προπληρωμένη κάρτα χρειάζεται διαθέσιμο υπόλοιπο. Προσαρμόστε πρώτα τη χρηματοδότηση και τις ημερομηνίες πληρωμής στις ανάγκες ρευστότητας της επιχείρησης.
Για το ειδικότερο θέμα της αίτησης για κάρτα καυσίμων, διαβάστε τον οδηγό για τις προϋποθέσεις απόκτησης κάρτας καυσίμων. Για δαπάνες εργαζομένων που δεν αφορούν καύσιμα, δείτε τις προπληρωμένες εταιρικές κάρτες.
Ετοιμάστε μια αίτηση που μπορεί να επαληθευτεί
Έχετε έτοιμα την επίσημη επωνυμία της επιχείρησης, τα στοιχεία εγγραφής, τη διεύθυνση και τα στοιχεία του εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου. Βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία συμφωνούν με τα δικαιολογητικά σας. Να είστε προετοιμασμένοι να δώσετε τα στοιχεία ιδιοκτησίας και ταυτοποίησης που θα ζητηθούν κατά την επαλήθευση.
Πριν εκδώσετε κάρτες, επιβεβαιώστε:
- Αν υποστηρίζονται η χώρα, η νομική μορφή και η δραστηριότητα της επιχείρησης.
- Τι πρέπει να προσκομίσει ο εκπρόσωπος και αν χρειάζονται επιπλέον έγγραφα για το ιδιοκτησιακό καθεστώς.
- Από ποιον λογαριασμό θα χρηματοδοτείται το υπόλοιπο και πότε θα είναι διαθέσιμες οι μεταφορές χρημάτων.
- Ποιος μπορεί να εκδίδει κάρτες, να ορίζει τα όριά τους και να τις παγώνει.
- Ποιοι εργαζόμενοι χρειάζονται φυσικές κάρτες και ποιοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη διαθέσιμη επιλογή εικονικής κάρτας.
Πρόκειται για βήματα προετοιμασίας, όχι για λίστα ελέγχου που εγγυάται την έγκριση. Το άνοιγμα λογαριασμού και η παράδοση των καρτών εξαρτώνται από την επιτυχή επαλήθευση των στοιχείων και τις ρυθμίσεις που έχουν επιβεβαιωθεί για τον λογαριασμό σας.
Συγκρίνετε το συνολικό κόστος με βάση τον πραγματικό αριθμό καρτών σας
Η Rally χρεώνει σταθερή μηνιαία συνδρομή ανάλογα με τον αριθμό των καρτών, χωρίς ΦΠΑ. Η συνδρομή είναι ξεχωριστή από το υπόλοιπο που φορτίζετε για αγορές. Δείτε τα τρέχοντα πακέτα καρτών, καθώς και το πακέτο που απαιτείται όταν προσθέτετε άλλον εργαζόμενο.
Για κάθε προσφορά, συγκρίνετε τη μηνιαία χρέωση υπηρεσίας, τις κάρτες που περιλαμβάνονται, τις χρεώσεις αντικατάστασης ή πρόσθετων υπηρεσιών, το κόστος μετατροπής συναλλάγματος και τους όρους χρηματοδότησης που αφορούν τη χρήση σας. Ζητήστε γραπτώς τους ισχύοντες όρους.
Στη συνέχεια, προγραμματίστε το υπόλοιπο που θα χρειαστείτε. Για παράδειγμα, αγορές εργαζομένων αξίας 2.000 € πριν από την επόμενη φόρτιση, μαζί με ένα αποθεματικό 300 € που έχετε επιλέξει, απαιτούν χρηματοδότηση 2.300 €, χωρίς να συνυπολογίζονται τυχόν ξεχωριστές δεσμεύσεις ποσών από εμπόρους ή χρεώσεις. Το ποσό των 300 € αποτελεί ενδεικτική επιλογή για τις λειτουργικές ανάγκες, όχι ελάχιστο ποσό που απαιτεί η Rally. Ένα ξενοδοχείο ή ένα αυτόματο τερματικό πληρωμών σε πρατήριο καυσίμων μπορεί να δεσμεύσει προσωρινά χρήματα, γι’ αυτό επιβεβαιώστε αυτούς τους όρους πληρωμής πριν από ένα ταξίδι.
Ο οδηγός ταμειακών ροών χωρίς καταβολή εγγύησης εξηγεί γιατί η επιστρεπτέα εγγύηση, το προπληρωμένο υπόλοιπο και η χρέωση υπηρεσίας πρέπει να αντιμετωπίζονται χωριστά στον συγκεκριμένο υπολογισμό.
Ελέγξτε τη διαβίβαση των λογιστικών στοιχείων με τον φοροτεχνικό σας (Steuerberater)
Ρωτήστε σε ποια μορφή μπορείτε να κατεβάσετε τα εξαγόμενα αρχεία για το λογιστικό σας σύστημα. Αν η ομάδα σας χρησιμοποιεί DATEV, εξετάστε τις λογιστικές επιλογές με τον φοροτεχνικό σας και δοκιμάστε το πραγματικό αποτέλεσμα της εξαγωγής πριν δεσμευτείτε για την εφαρμογή της λύσης. Η ονομασία μιας μορφής αρχείου από μόνη της δεν διασφαλίζει ότι λειτουργεί η ροή εργασίας που χρειάζεστε για τα παραστατικά και τις λογιστικές καταχωρίσεις.
Κάντε μια πιλοτική δοκιμή μικρής κλίμακας με πραγματικές αγορές:
- Μια αγορά καυσίμων εντός της χώρας με την απόδειξη του προμηθευτή.
- Μια δαπάνη επαγγελματικού ταξιδιού εργαζομένου, με την αιτιολογία και το σχετικό παραστατικό.
- Μια αγορά σε ξένο νόμισμα, αν η ομάδα ταξιδεύει στο εξωτερικό.
- Μια επιστροφή χρημάτων ή διορθωμένη συναλλαγή, αν προκύψει κατά την πιλοτική δοκιμή.
Για κάθε περίπτωση, ελέγξτε ότι ο λογιστής μπορεί να εντοπίσει την ημερομηνία, το ποσό, το νόμισμα, τον κωδικό αναφοράς της συναλλαγής, το παραστατικό και τη φορολογική μεταχείριση που χρειάζεται έλεγχο. Επιβεβαιώστε πώς επιλύονται οι εξαιρέσεις και ποιος διατηρεί τα έγγραφα.
Με το Rally, οι εργαζόμενοι μπορούν να υποβάλλουν αποδείξεις μέσω WhatsApp και η τεχνητή νοημοσύνη βοηθά στην αντιστοίχισή τους με πληρωμές με κάρτα. Η οικονομική ομάδα εξακολουθεί να ελέγχει το αποτέλεσμα. Το Rally δεν εκδίδει το τιμολόγιο ΦΠΑ του προμηθευτή και η καταγραφή μιας πληρωμής από μόνη της δεν τεκμηριώνει δικαίωμα έκπτωσης του ΦΠΑ εισροών.
Το πρότυπο εξόδων ταξιδιού μπορεί να βοηθήσει στη συλλογή των στοιχείων του ταξιδιού που απαιτούνται παράλληλα με τις πληρωμές με κάρτα. Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο πολιτικής εξόδων για να καταγράψετε τις επιτρεπόμενες δαπάνες, τις απαιτήσεις για αποδείξεις και τις αρμοδιότητες έγκρισης.
Ελέγξτε πού γίνεται δεκτή η κάρτα με βάση την εργασία που κάνουν στην πράξη οι εργαζόμενοι
Με το Rally μπορείτε να πληρώνετε σε πρατήρια καυσίμων και επιχειρήσεις που πληρούν τις προϋποθέσεις και δέχονται Visa, σύμφωνα με τους περιορισμούς της κάρτας. Η αποδοχή στην πράξη εξαρτάται από την επιχείρηση, το τερματικό, τη χώρα και τις ρυθμίσεις. Επιβεβαιώστε τις απαιτήσεις κάθε επιχείρησης που ζητά συγκεκριμένο τύπο κάρτας, μεταξύ άλλων για ταξιδιωτικές κρατήσεις και συναλλαγές σε τερματικά αυτοεξυπηρέτησης.
Για τις ομάδες διαχείρισης στόλου, δοκιμάστε τον ανεφοδιασμό, τη στάθμευση, τις πληρωμές διοδίων και τη φόρτιση στις διαδρομές που χρησιμοποιείτε στην πράξη. Σε δημόσιο φορτιστή, ελέγξτε τόσο το κόστος ανά συνεδρία φόρτισης όσο και τον υποστηριζόμενο τρόπο πληρωμής ή πρόσβασης. Η κάρτα Visa δεν εγγυάται την αποδοχή της σε κάθε πρατήριο, φορτιστή ή λωρίδα διοδίων.
Ξεκινήστε την πιλοτική εφαρμογή με επαρκές διαθέσιμο υπόλοιπο και μια συμφωνημένη εναλλακτική διαδικασία πληρωμής. Καταγράψτε τυχόν απορρίψεις συναλλαγών, την αιτία και τη λύση τους πριν αντικαταστήσετε τις υπάρχουσες κάρτες.
Μια πρακτική απόφαση για την εφαρμογή
Επιλέξτε την προπληρωμένη λύση εφόσον η επιχείρηση περάσει τον έλεγχο επαλήθευσης, μπορεί να χρηματοδοτήσει τον κύκλο δαπανών της και έχει δοκιμάσει τις πληρωμές στους βασικούς της προμηθευτές και τη μεταφορά στοιχείων στο λογιστήριο. Βασίστε την απόφασή σας σε αυτές τις διαπιστώσεις.
Πριν επεκτείνετε την πιλοτική εφαρμογή, ελέγξτε αν οι πληρωμές ολοκληρώθηκαν επιτυχώς, αν οι εργαζόμενοι παρείχαν αξιοποιήσιμες αποδείξεις, αν το οικονομικό τμήμα μπόρεσε να επιλύσει τις εξαιρέσεις και αν ο λογιστής μπόρεσε να χρησιμοποιήσει τα παραγόμενα στοιχεία. Αυτά είναι μετρήσιμα κριτήρια για την επιλογή μιας πλατφόρμας καρτών.
Ανακαλύψτε τις προπληρωμένες εταιρικές κάρτες της Rally ή δείτε τις τρέχουσες τιμές, έχοντας καθορίσει τον αριθμό καρτών και το πλάνο χρηματοδότησής σας.
