Saksalaisen yrityksen, joka etsii yrityskorttia ilman henkilökohtaista SCHUFA-luottotietotarkistusta, kannattaa ensin selvittää, miten kortille siirretään rahaa. Rallyn prepaid-Visa-korteilla käytetään yrityksen etukäteen lataamaa saldoa. Henkilökohtaista luottotietotarkistusta tai palautettavaa vakuusmaksua ei vaadita, mutta yrityksen ja sen edustajan tiedot tarkistetaan silti.
Tämä voi sopia yritykselle, jolla on jo varat työntekijöiden hankintoihin, matkakuluihin tai kalustokuluihin ja joka haluaa hallita niiden käyttöä. Se ei tarjoa luottoa ajaksi, jolloin yritys odottaa asiakkaiden maksuja.
Mitä ”Firmenkreditkarte Ohne SCHUFA” tarkoittaa
Hakutermi kertoo huolesta, joka liittyy kortin saamisen edellytyksiin, ei yhdestä tietystä tuotetyypistä. Erota kortin maksuverkosto sen rahoitusjärjestelystä:
| Rahoitusjärjestely | Milloin yritys antaa rahat käyttöön | Mitä tarkistuksista kannattaa kysyä |
|---|
| Ennakkoon ladattava yrityskortti | Ennen ostoja saldoa lataamalla | Tarkistetaanko henkilökohtaiset luottotiedot ja mitä yrityksen todentamiseen vaaditaan |
| Yrityksen debit-kortti | Ostot veloitetaan liitetyltä tililtä | Tilin avaamisen edellytykset ja tilin avaamiseen tai käyttöön tarvittavat tarkistukset |
| Maksuaika- tai luottokortti | Ostot maksetaan myöhemmin sopimuksen mukaisesti | Luottokelpoisuuden arviointi, maksupäivä, luottoraja, takaukset ja mahdolliset vakuudet |
Jälkikäteen laskutettavaan korttiin voi silti liittyä luottokelpoisuuden arviointi, vaikka kortti ei tarjoaisi jatkuvaa luottoa. Tuote, jota mainostetaan ilmauksella ”ilman SCHUFAa”, voi silti edellyttää henkilöllisyyden ja yritystietojen tarkistamista. Pyydä palveluntarjoajaa vahvistamaan tarjouksen tarkka sisältö sen sijaan, että pitäisit näitä ilmauksia samaa tarkoittavina.
Tässä käsiteltävä Rallyn kortti on ennakkoon ladattava. Se on vaihtoehto yrityksen korttikulujen hallintaan, eikä siihen sisälly luotto-ominaisuutta.
Sopiiko prepaid-kortti Saksassa toimivalle yrityksellesi?
Harkitse sitä, kun yritykselläsi on rahaa käytettävissä mutta tarvitset työntekijöille erilliset kortit. Yhteisen ladatun saldon ja korttikohtaisten käyttörajojen avulla henkilöstö voi tehdä ostoksia ilman, että työntekijöiden tarvitsee käyttää omia rahojaan.
Harkitse sitä, jos huolena ovat johtajan henkilökohtaiset luottotiedot. Rallyn prepaid-kortin hakeminen ei edellytä henkilökohtaisten luottotietojen tarkistamista. Lyhyt luottohistoria Saksassa tai maksuhäiriömerkintä ei yksin ratkaise, läpäiseekö yritys varmennuksen.
Tarkista ennen käyttöönottoa, täyttääkö uusi yritys vaatimukset. Kysy, hyväksytäänkö yrityksen yritysmuoto ja nykyinen rekisteröintitila myös silloin, kun kyseessä on vastikään perustettu GmbH tai UG. Älä oleta, että vielä perustamisvaiheessa oleva yritys voi avata tilin samoin ehdoin kuin rekisteröity yritys.
Järjestä rahoitus erikseen, jos et voi rahoittaa hankintoja etukäteen. Vaihtoehdon etsiminen ilman SCHUFA-tarkistusta ei muuta sitä, että prepaid-kortilla on oltava katetta. Sovita ensin rahoitus ja maksupäivät yrityksen kassatarpeisiin.
Jos kysymyksesi koskee nimenomaan polttoainekortin hakemista, lue opas polttoainekortin myöntämisedellytyksistä. Työntekijöiden muihin kuin polttoainekuluihin voit käyttää prepaid-yrityskortteja.
Laadi hakemus, jonka tiedot voidaan tarkistaa
Pidä yrityksen virallinen nimi, rekisteröintitiedot, osoite ja valtuutetun edustajan tiedot valmiina. Varmista, että tiedot vastaavat niitä tukevien asiakirjojen tietoja. Varaudu toimittamaan tarkistuksen aikana pyydetyt omistus- ja henkilöllisyystiedot.
Varmista ennen korttien myöntämistä:
- Tuetaanko yrityksen kotimaata, yritysmuotoa ja toimialaa.
- Mitä edustajan on toimitettava ja tarvitaanko omistusta koskevia lisäasiakirjoja.
- Miltä tililtä saldoa ladataan ja milloin tilisiirrot tulevat käyttöön.
- Kuka voi myöntää kortteja, asettaa niille käyttörajoja ja lukita ne.
- Ketkä työntekijät tarvitsevat fyysisen kortin ja ketkä voivat käyttää tarjolla olevaa virtuaalikorttia.
Nämä ovat valmisteluvaiheita, eivät hyväksynnän takaava tarkistuslista. Tilin avaaminen ja korttien toimitus edellyttävät onnistunutta varmennusta ja riippuvat tilillesi vahvistetuista järjestelyistä.
Vertaa kokonaiskustannuksia todellisen korttimääräsi perusteella
Rallyn kiinteä kuukausimaksu määräytyy korttien määrän mukaan, eikä se sisällä arvonlisäveroa. Maksu ei sisälly ostoksia varten lataamaasi saldoon. Tutustu nykyisiin korttipaketteihin ja tarkista myös, minkä paketin tarvitset lisätessäsi uuden työntekijän.
Vertaa kunkin tarjouksen kuukausittaista palvelumaksua, hintaan sisältyviä kortteja, korvaavista korteista tai lisäpalveluista perittäviä maksuja, valuuttakuluja ja käyttösi kannalta olennaisia rahoitusehtoja. Pyydä sovellettavat ehdot kirjallisina.
Suunnittele sitten käyttösaldo. Esimerkiksi jos työntekijöiden ostoksiin tarvitaan 2 000 € ennen seuraavaa saldon latausta ja puskuriksi valitaan 300 €, saldoa on ladattava 2 300 €. Tämän lisäksi on varauduttava mahdollisiin kauppiaiden erillisiin katevarauksiin tai maksuihin. Puskuriksi valittu 300 € on esimerkki toiminnan tarpeisiin valitusta summasta, ei Rallyn vähimmäisvaatimus. Hotelli tai miehittämätön polttoaineautomaatti voi tehdä tilapäisen katevarauksen, joten varmista kyseiset maksuehdot ennen matkaa.
Opas kassavirran hallintaan ilman vakuusmaksua selittää, miksi palautettava vakuusmaksu, ennakkoon ladattu saldo ja palvelumaksu on käsiteltävä kyseisessä laskelmassa erikseen.
Varmista kirjanpitoaineiston siirto veroneuvojasi kanssa
Kysy, missä tiedostomuodossa voit ladata tiedot kirjanpitoratkaisuusi. Jos tiimisi käyttää DATEV-ohjelmistoa, käy kirjanpidon vaihtoehdot läpi veroneuvojasi kanssa ja testaa viety tiedosto ennen kuin sitoudut käyttöönottoon. Pelkkä tiedostomuodon nimi ei takaa, että tarvitsemasi tositteiden käsittelyn ja kirjausten työnkulku toimii.
Toteuta pienimuotoinen pilotti oikeilla ostoilla:
- Kotimaassa tehty polttoaineosto, josta on myyjän kuitti.
- Työntekijän matkakulu sekä sen käyttötarkoitus ja tosite.
- Osto ulkomaan valuutassa, jos tiimi matkustaa ulkomaille.
- Hyvitys tai korjattu maksutapahtuma, jos sellainen tulee vastaan pilottijakson aikana.
Tarkista kunkin osalta, että kirjanpitäjä pystyy tunnistamaan päivämäärän, summan, valuutan, tapahtumaviitteen, tositteen ja tarkistusta vaativan verokäsittelyn. Varmista, miten poikkeamat selvitetään ja kuka säilyttää asiakirjat.
Rallyn avulla työntekijät voivat lähettää kuitit WhatsAppin kautta, ja tekoäly auttaa kohdistamaan ne korttimaksuihin. Taloushallinto tarkistaa silti lopputuloksen. Rally ei laadi toimittajan arvonlisäverolaskua, eikä pelkkä maksutieto osoita, että ostoon sisältyvän arvonlisäveron voi vähentää.
Matkakulupohja voi auttaa keräämään korttimaksujen lisäksi tarvittavat matkatiedot. Kirjaa sallitut kulut, kuittivaatimukset ja hyväksymisvastuut kulukäytäntöpohjan avulla.
Varmista, että kortti käy työntekijöiden työssään tarvitsemissa paikoissa
Rallylla voi maksaa kortin käyttörajojen puitteissa ehdot täyttävillä huoltoasemilla ja muissa Visa-maksuja hyväksyvissä myyntipisteissä. Kortin hyväksyminen riippuu käytännössä myyntipisteestä, maksupäätteestä, maasta ja asetuksista. Varmista kortin hyväksyntä kaikissa myyntipisteissä, joissa vaaditaan tiettyä korttityyppiä, myös matkavarauksissa ja itsepalvelupäätteillä.
Kalustotiimit: testatkaa tankkausta, pysäköintiä, tiemaksujen maksamista ja latausta todellisilla ajoreiteillä. Tarkista julkisella latauspisteellä sekä latauskerran hinta että tuettu maksutapa tai latauksen käynnistystapa. Visa-kortti ei takaa, että voit maksaa kaikilla huoltoasemilla, latauspisteillä tai tiemaksukaistoilla.
Aloita pilotti varmistamalla, että käytettävissä on riittävästi saldoa ja että varamaksutavasta on sovittu. Kirjaa kaikki hylätyt maksut, niiden syyt ja korjaustoimet ennen nykyisten korttien korvaamista.
Käytännönläheinen käyttöönottopäätös
Valitse ennakkoon ladattava vaihtoehto, kun yritys on läpäissyt tarkistukset, pystyy rahoittamaan käyttöjakson kulut ja on testannut maksamisen tärkeimmissä ostopaikoissa sekä tietojen siirron kirjanpitoon. Perusta päätös näihin havaintoihin.
Ennen pilotin laajentamista tarkista, onnistuivatko maksut, toimittivatko työntekijät käyttökelpoiset kuitit, pystyikö taloustiimi selvittämään poikkeamat ja pystyikö kirjanpitäjä hyödyntämään tuotettua aineistoa. Nämä ovat mitattavia perusteita korttialustan valinnalle.
Tutustu Rallyn prepaid-yrityskortteihin tai tarkista ajantasaiset hinnat, kun korttimääräsi ja rahoitussuunnitelmasi ovat selvillä.
