Nick Telecki est le PDG de Rally et écrit sur la gestion des dépenses par l’IA, les cartes professionnelles, les dépenses de carburant et les opérations commerciales transfrontalières.
Une entreprise allemande qui recherche une carte d’entreprise sans vérification de solvabilité personnelle auprès de la SCHUFA doit d’abord vérifier comment la carte est approvisionnée. Les cartes Visa prépayées de Rally permettent de dépenser le solde chargé à l’avance par l’entreprise. Aucune vérification de solvabilité personnelle ni aucun dépôt de garantie remboursable ne sont requis, mais la vérification de l’entreprise et de son représentant reste obligatoire.
Cette solution peut convenir à une entreprise qui dispose déjà des fonds nécessaires aux dépenses de ses salariés, aux déplacements professionnels ou à sa flotte, et qui doit en contrôler l’utilisation. Elle ne fournit pas de crédit en attendant le règlement des clients.
Le terme recherché exprime une préoccupation liée à l’éligibilité, et non un type de produit bien défini. Distinguez le réseau de paiement de la carte de son mode de financement :
| Mode de financement | Quand l’entreprise fournit les fonds | Questions à poser sur les vérifications |
|---|---|---|
| Carte d’entreprise prépayée | Avant les achats, en approvisionnant un solde | Éventuel contrôle de solvabilité personnelle et vérifications requises pour l’entreprise |
| Carte de débit d’entreprise | Les achats sont débités du compte associé | Conditions d’éligibilité au compte et vérifications requises pour l’ouvrir ou l’utiliser |
| Carte à débit différé ou de crédit | Les achats sont réglés ultérieurement, conformément au contrat | Évaluation de solvabilité, date de paiement, plafond, garanties et sûretés éventuelles |
Une carte à débit différé peut tout de même nécessiter une évaluation de solvabilité, même si elle ne propose pas de crédit renouvelable. Un produit présenté comme « sans SCHUFA » peut tout de même exiger des vérifications d’identité et des contrôles sur l’entreprise. Demandez au prestataire de confirmer les conditions exactes de l’offre plutôt que de considérer ces appellations comme interchangeables.
L’offre Rally présentée ici est prépayée. Elle constitue une alternative pour maîtriser les dépenses par carte d’entreprise, sans possibilité d’emprunt.
Envisagez cette option si vous disposez de trésorerie, mais avez besoin de cartes individuelles pour vos collaborateurs. Un solde commun préalimenté et des plafonds par carte peuvent permettre aux collaborateurs d’effectuer leurs achats sans avoir à avancer de fonds personnels.
Envisagez cette option si l’historique de crédit personnel d’un dirigeant est source d’inquiétude. La demande de carte prépayée Rally ne nécessite pas de vérification de solvabilité personnelle. Un historique de crédit peu ancien en Allemagne ou une inscription négative ne permet pas en soi de déterminer si l’entreprise passera la vérification.
Vérifiez l’éligibilité avant le déploiement dans une nouvelle entreprise. Demandez si la forme juridique et le statut d’immatriculation actuel sont acceptés, y compris pour une GmbH ou une UG nouvellement constituée. Ne présumez pas qu’une société en cours de constitution peut ouvrir un compte dans les mêmes conditions qu’une entité immatriculée.
Traitez la question du financement séparément si vous ne pouvez pas avancer les fonds nécessaires aux achats. Rechercher une offre sans vérification SCHUFA ne change rien au fait qu’une carte prépayée doit disposer de fonds pour être utilisée. Adaptez d’abord le calendrier de financement et de paiement aux besoins de trésorerie de l’entreprise.
Pour la question plus précise de la demande de carte carburant, consultez le guide des conditions d’obtention d’une carte carburant. Pour les dépenses des salariés hors carburant, consultez les cartes prépayées professionnelles.
Préparez la dénomination sociale de l’entreprise, ses informations d’immatriculation, son adresse et les coordonnées de son représentant habilité. Assurez-vous que ces informations correspondent à vos justificatifs. Tenez-vous prêt à fournir les informations sur les propriétaires de l’entreprise et les pièces d’identité demandées lors de la vérification.
Avant d’émettre des cartes, vérifiez les points suivants :
Il s’agit d’étapes de préparation, et non d’une liste de conditions garantissant l’approbation. L’ouverture du compte et la livraison des cartes dépendent de la validation des vérifications et des modalités confirmées pour votre compte.
Rally applique un forfait mensuel fixe calculé selon le nombre de cartes, hors TVA. Ces frais sont distincts du solde que vous approvisionnez pour vos achats. Consultez les offres de cartes en vigueur, notamment l’offre requise lorsque vous ajoutez un autre salarié.
Pour chaque offre, comparez les frais de service mensuels, les cartes incluses, les frais de remplacement ou de services supplémentaires, les frais de change et les modalités d’approvisionnement du compte qui correspondent à votre usage. Demandez les conditions applicables par écrit.
Déterminez ensuite le solde nécessaire aux dépenses courantes. Par exemple, 2 000 € d’achats par les salariés avant le prochain rechargement, auxquels s’ajoute une marge de sécurité de 300 € que vous avez choisie, nécessitent un approvisionnement de 2 300 €, hors éventuelles préautorisations des commerçants ou frais supplémentaires. Les 300 € correspondent à un choix de gestion donné à titre d’exemple, et non à un minimum imposé par Rally. Un hôtel ou un terminal de paiement d’une station-service automatique peut temporairement bloquer des fonds : vérifiez donc ces conditions de paiement avant un déplacement.
Le guide sur la trésorerie sans dépôt de garantie explique pourquoi un dépôt de garantie remboursable, un solde prépayé et des frais de service doivent être traités séparément dans ce calcul.
Demandez quel format d’export téléchargeable est disponible pour votre environnement comptable. Si votre équipe utilise DATEV, examinez les options comptables avec votre conseiller fiscal et testez le fichier obtenu avant de vous engager dans un déploiement. Le nom d’un format ne suffit pas à garantir le bon fonctionnement du traitement des pièces comptables et de la comptabilisation selon vos besoins.
Lancez un test à petite échelle avec des achats réels :
Pour chaque cas, vérifiez que le comptable peut identifier la date, le montant, la devise, la référence de la transaction, le justificatif et le traitement fiscal à examiner. Confirmez comment les anomalies sont résolues et qui conserve les documents.
Avec Rally, les employés peuvent envoyer leurs justificatifs via WhatsApp, et l’IA aide à les rapprocher des paiements par carte. L’équipe financière vérifie toujours le résultat. Rally n’émet pas la facture avec TVA du fournisseur, et une preuve de paiement ne suffit pas à établir que la TVA en amont est déductible.
Le modèle de note de frais de déplacement peut vous aider à recueillir les informations sur les déplacements nécessaires en complément des paiements par carte. Utilisez un modèle de politique de gestion des frais professionnels pour consigner les dépenses autorisées, les justificatifs requis et les responsabilités en matière d’approbation.
Rally permet de payer dans les stations-service et chez les commerçants éligibles qui acceptent Visa, sous réserve des restrictions définies pour la carte. L’acceptation effective dépend du commerçant, du terminal, du pays et des paramètres. Vérifiez les exigences des commerçants qui imposent un type de carte particulier, notamment pour les réservations de voyages et les terminaux en libre-service.
Pour les équipes chargées de la flotte, testez les paiements de carburant, de stationnement, de péage et de recharge VE sur les itinéraires réellement empruntés. Sur une borne de recharge publique, vérifiez à la fois le prix de la session et le moyen de paiement ou d’accès accepté. Une carte Visa ne garantit pas son acceptation dans toutes les stations-service, à toutes les bornes de recharge ou sur toutes les voies de péage.
Lancez la phase pilote avec un solde disponible suffisant et une procédure de paiement de secours convenue à l’avance. Consignez chaque refus de paiement, son motif et la solution apportée avant de remplacer les cartes existantes.
Optez pour le prépayé si l’entreprise a passé les vérifications, peut financer son cycle de dépenses et a testé les paiements auprès de ses commerçants essentiels ainsi que le transfert des données à la comptabilité. Fondez votre décision sur ces constats.
Avant d’élargir le projet pilote, vérifiez que les paiements ont abouti, que les salariés ont fourni des reçus exploitables, que l’équipe financière a pu résoudre les anomalies et que le comptable a pu exploiter les données produites. Ce sont des critères mesurables pour choisir une plateforme de cartes.
Découvrez les cartes professionnelles prépayées de Rally ou consultez les tarifs en vigueur en ayant à disposition le nombre de cartes prévu et votre plan de financement.
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