En tysk virksomhed, der leder efter et firmakort uden personlig kreditvurdering hos SCHUFA, bør først undersøge, hvordan der sættes penge ind på kortet. Rallys forudbetalte Visa-kort bruger en saldo, som virksomheden indbetaler på forhånd. Der kræves hverken personlig kreditvurdering eller refunderbart depositum, men virksomheden og dens repræsentant skal stadig verificeres.
Dette kan passe til en virksomhed, der allerede har pengene til medarbejderudgifter, rejser eller drift af bilflåden og har brug for at styre, hvordan de bruges. Det giver ikke virksomheden kredit, mens den venter på kundernes betalinger.
Hvad betyder »Firmenkreditkarte Ohne SCHUFA«?
Søgeordet handler om, hvem der kan blive godkendt, ikke om én entydig produkttype. Skeln mellem kortets betalingsnetværk og den måde, det finansieres på:
| Finansieringsform | Når virksomheden stiller pengene til rådighed | Spørgsmål om kontrol |
|---|
| Forudbetalt firmakort | Før køb, ved at indsætte penge på saldoen | Om der foretages en personlig kreditvurdering, og hvilken verificering af virksomheden der kræves |
| Firmakort (debet) | Køb trækkes fra den tilknyttede konto | Krav til kontoindehaveren og nødvendige kontroller for at åbne eller bruge kontoen |
| Chargekort eller kreditkort | Køb betales senere i henhold til aftalen | Kreditvurdering, betalingsdato, beløbsgrænse, garantier og eventuel sikkerhedsstillelse |
Et kort med efterfølgende fakturering kan stadig indebære en kreditvurdering, selv om det ikke giver adgang til revolverende kredit. Et produkt, der markedsføres som ”uden SCHUFA”, kan stadig kræve identitets- og virksomhedskontrol. Bed udbyderen om at bekræfte, hvad tilbuddet konkret omfatter, i stedet for at betragte disse betegnelser som ensbetydende.
Den løsning fra Rally, der omtales her, er forudbetalt. Det er en alternativ løsning til kontrolleret forbrug med firmakort uden mulighed for kredit.
Passer forudbetalte kort til jeres tyske virksomhed?
Overvej det, hvis I har likviditet til rådighed, men har brug for separate medarbejderkort. En fælles, forudbetalt saldo og individuelle kortgrænser gør det muligt for medarbejderne at foretage indkøb uden selv at skulle lægge ud.
Overvej det, hvis en direktørs personlige kredithistorik giver anledning til bekymring. Ansøgning om et forudbetalt kort hos Rally kræver ikke en personlig kreditvurdering. En kort kredithistorik i Tyskland eller en negativ registrering afgør ikke i sig selv, om virksomheden bliver godkendt ved verificeringen.
Tjek, om en ny virksomhed opfylder kravene, før løsningen tages i brug. Spørg, om virksomhedsformen og den aktuelle registreringsstatus accepteres, også for et nystiftet GmbH eller UG. Antag ikke, at en virksomhed under stiftelse kan åbne en konto på samme grundlag som en registreret virksomhed.
Håndter finansiering separat, når du ikke kan betale for indkøb på forhånd. En søgning efter løsninger uden SCHUFA ændrer ikke på, at et forudbetalt kort kræver, at der er penge til rådighed. Tilpas først finansiering og betalingsdatoer til virksomhedens likviditetsbehov.
Hvis dit spørgsmål specifikt handler om at ansøge om et brændstofkort, kan du læse guiden til, hvem der kan få et brændstofkort. For medarbejderudgifter, der ikke vedrører brændstof, se forudbetalte firmakort.
Udarbejd en ansøgning, der kan kontrolleres
Hav virksomhedens juridiske navn, registreringsoplysninger, adresse og oplysninger om den bemyndigede repræsentant klar. Sørg for, at oplysningerne stemmer overens med jeres dokumentation. Vær klar til at give de oplysninger om ejerforhold og identitet, der bliver anmodet om under verificeringen.
Før du udsteder kort, skal du bekræfte:
- Om virksomhedens land, virksomhedsform og aktivitet understøttes.
- Hvad skal repræsentanten levere, og er der behov for yderligere dokumentation for ejerforhold?
- Hvilken konto skal pengene til saldoen overføres fra, og hvornår bliver overførsler tilgængelige?
- Hvem der kan udstede kort, sætte forbrugsgrænser og spærre kort midlertidigt.
- Hvilke medarbejdere har brug for fysiske kort, og hvilke kan benytte muligheden for virtuelle kort?
Dette er forberedende trin, ikke en tjekliste, der garanterer godkendelse. Kontooprettelse og levering af kort afhænger af, at verificeringen gennemføres og godkendes, og af de vilkår, der er bekræftet for jeres konto.
Sammenlign de samlede omkostninger ved det antal kort, I faktisk bruger
Rally opkræver et fast månedligt abonnementsgebyr baseret på antallet af kort, ekskl. moms. Gebyret er adskilt fra det beløb, du indsætter til køb. Se de aktuelle kortabonnementer, herunder det abonnement, der kræves, når du tilføjer endnu en medarbejder.
For hvert tilbud bør du sammenligne det månedlige servicegebyr, inkluderede kort, gebyrer for erstatningskort eller ekstra tjenester, valutaomkostninger og vilkår for indbetaling af penge, der er relevante for jeres brug. Bed om at få de gældende vilkår på skrift.
Planlæg derefter den nødvendige saldo. For eksempel kræver medarbejderkøb for 2.000 € frem til næste saldoopfyldning plus en valgt buffer på 300 € en indbetaling på 2.300 €, før eventuelle særskilte beløbsreservationer hos forhandlere eller gebyrer. De 300 € er et eksempel på en driftsmæssig beslutning, ikke et minimumskrav fra Rally. Et hotel eller en ubemandet tankautomat kan midlertidigt reservere beløb, så få bekræftet disse betalingsbetingelser inden en rejse.
Guiden til likviditet uden depositum forklarer, hvorfor et refunderbart sikkerhedsdepositum, en forudbetalt saldo og et servicegebyr skal behandles særskilt i den beregning.
Kontrollér overdragelsen af regnskabsdata sammen med jeres skatterådgiver
Spørg, hvilket eksportformat I kan downloade til jeres regnskabssystem. Hvis jeres team bruger DATEV, så gennemgå regnskabsmulighederne med jeres skatterådgiver, og test det faktiske eksportresultat, før I beslutter jer for at tage løsningen i brug. Et formatnavn er ikke i sig selv en garanti for, at den arbejdsgang, I har brug for til bilag og bogføring, fungerer.
Gennemfør et mindre pilotforløb med faktiske køb:
- Et brændstofkøb i hjemlandet med kvittering fra leverandøren.
- En medarbejders rejseudgift med angivelse af formål og tilhørende bilag.
- Et køb i fremmed valuta, hvis teamet rejser på tværs af landegrænser.
- En tilbagebetaling eller korrigeret transaktion, hvis en sådan forekommer i pilotperioden.
Kontrollér for hver enkelt, at bogholderen kan se dato, beløb, valuta, transaktionsreference, bilag og den skattemæssige behandling, der skal gennemgås. Bekræft, hvordan afvigelser håndteres, og hvem der opbevarer bilagene.
Med Rally kan medarbejdere indsende kvitteringer via WhatsApp, og AI hjælper med at matche dem med kortbetalinger. Økonomiafdelingen gennemgår stadig resultatet. Rally udsteder ikke leverandørens momsfaktura, og en betalingsregistrering alene dokumenterer ikke, at købsmomsen kan fradrages.
Skabelonen til rejseafregning kan hjælpe med at indsamle de rejseoplysninger, der skal bruges sammen med kortbetalingerne. Brug en skabelon til udgiftspolitik til at dokumentere tilladte udgifter, krav til kvitteringer og ansvar for godkendelse.
Tjek, om kortet kan bruges til medarbejdernes faktiske arbejdsopgaver
Rally kan bruges til betaling på godkendte tankstationer og hos godkendte forhandlere, der accepterer Visa, hvis kortets begrænsninger tillader det. Om betalingen faktisk kan gennemføres, afhænger af forhandleren, terminalen, landet og indstillingerne. Undersøg, om den enkelte forhandler kræver en bestemt korttype, herunder ved rejsebestillinger og på ubemandede terminaler.
Til teams med ansvar for vognparken: Test betaling for brændstof, parkering, vejafgifter og opladning på de faktiske ruter. Ved en offentlig ladestander skal I kontrollere både prisen for opladningen og den understøttede betalings- eller adgangsmetode. Et Visa-kort garanterer ikke, at det accepteres på alle tankstationer, ved alle ladestandere eller i alle betalingsbaner.
Start pilotforløbet med en tilstrækkelig disponibel saldo og en aftalt procedure for alternativ betaling. Notér eventuelle afviste betalinger samt årsagen og løsningen, før I erstatter de eksisterende kort.
En praktisk beslutning om udrulning
Vælg den forudbetalte løsning, når virksomheden er godkendt efter verificering, kan finansiere udgifterne i forbrugsperioden og har testet betalinger hos sine vigtigste forhandlere samt overførslen til bogføringen. Lad beslutningen bygge på de erfaringer.
Før I udvider pilotprojektet, skal I kontrollere, om betalingerne blev gennemført, om medarbejderne indsendte brugbare kvitteringer, om økonomiafdelingen kunne håndtere afvigelser, og om bogholderen kunne bruge de resulterende data. Det er målbare grunde til at vælge en kortplatform.
Se nærmere på Rallys forudbetalte firmakort eller se de aktuelle priser med dit kortantal og din plan for indbetalinger ved hånden.
