Een Duits bedrijf dat op zoek is naar een zakelijke betaalkaart zonder persoonlijke SCHUFA-toetsing, moet eerst nagaan hoe de kaart wordt gefinancierd. Met de prepaid Visa-kaarten van Rally worden betalingen gedaan uit een saldo dat het bedrijf vooraf stort. Er is geen persoonlijke krediettoets of terugbetaalbare waarborgsom nodig, maar verificatie van het bedrijf en zijn vertegenwoordiger blijft vereist.
Dit kan passen bij een bedrijf dat het geld voor personeels-, reis- of wagenparkuitgaven al beschikbaar heeft en wil bepalen hoe het wordt besteed. Het biedt geen krediet terwijl het bedrijf op betalingen van klanten wacht.
Wat ‘Firmenkreditkarte Ohne SCHUFA’ betekent
De zoekterm gaat over de voorwaarden om in aanmerking te komen, niet over één vast producttype. Maak onderscheid tussen het betaalnetwerk van de kaart en de manier waarop de kaart wordt gefinancierd:
| Financieringsregeling | Wanneer het bedrijf het geld beschikbaar stelt | Wat te vragen over controles |
|---|
| Prepaid bedrijfskaart | Vóór aankopen, door het saldo op te waarderen | Of er een persoonlijke kredietcheck plaatsvindt en welke bedrijfsverificatie vereist is |
| Zakelijke betaalpas | Aankopen worden van de gekoppelde rekening afgeschreven | Toelatingscriteria voor de rekening en vereiste controles om die te openen of te gebruiken |
| Chargecard of creditcard | Aankopen worden volgens de overeenkomst achteraf betaald | Kredietbeoordeling, betaaldatum, limiet, garanties en eventuele zekerheden |
Bij een kaart die achteraf wordt gefactureerd, kan nog steeds een kredietbeoordeling nodig zijn, ook als de kaart geen doorlopend krediet biedt. Voor een product dat als ‘zonder SCHUFA’ wordt aangeboden, kunnen nog steeds identiteits- en bedrijfscontroles nodig zijn. Vraag de aanbieder om te bevestigen wat het aanbod precies inhoudt, in plaats van deze termen als onderling uitwisselbaar te beschouwen.
Bij Rally gaat het hier om een prepaidoplossing. Het is een alternatief voor gecontroleerde uitgaven met bedrijfskaarten, zonder kredietfaciliteit.
Is prepaid geschikt voor uw bedrijf in Duitsland?
Overweeg dit als je geld beschikbaar hebt, maar aparte kaarten voor medewerkers nodig hebt. Met een gezamenlijk, vooraf gestort saldo en limieten per kaart kunnen medewerkers aankopen doen zonder hun eigen geld te hoeven voorschieten.
Overweeg dit als het persoonlijke kredietverleden van een bestuurder een punt van zorg is. Voor een aanvraag voor een prepaidkaart bij Rally is geen persoonlijke kredietcheck nodig. Een kort kredietverleden in Duitsland of een negatieve registratie bepaalt op zichzelf niet of het bedrijf door de verificatie komt.
Controleer vóór de uitrol bij een nieuw bedrijf of het in aanmerking komt. Vraag of de rechtsvorm en de huidige registratiestatus worden ondersteund, ook voor een pas opgerichte GmbH of UG. Ga er niet van uit dat een bedrijf in oprichting onder dezelfde voorwaarden een rekening kan openen als een geregistreerd bedrijf.
Regel de financiering apart als je aankopen niet vooraf kunt betalen. Ook als je zoekt naar een oplossing zonder SCHUFA-toetsing, blijft het een feit dat een prepaidkaart beschikbaar saldo nodig heeft. Stem eerst de financiering en betaaldata af op de liquiditeitsbehoefte van het bedrijf.
Voor de specifieke vraag over het aanvragen van een tankpas lees je de gids met de voorwaarden voor een tankpas. Voor uitgaven van medewerkers die niet voor brandstof zijn, zie prepaid zakelijke kaarten.
Bereid een aanvraag voor die kan worden gecontroleerd
Houd de officiële bedrijfsnaam, registratiegegevens, het adres en de gegevens van de bevoegde vertegenwoordiger bij de hand. Zorg dat de informatie overeenkomt met je bewijsstukken. Zorg dat je tijdens de verificatie de gevraagde gegevens over eigendom en identiteit kunt aanleveren.
Controleer voordat je kaarten uitgeeft:
- Of het land, de rechtsvorm en de bedrijfsactiviteit van het bedrijf worden ondersteund.
- Wat moet de vertegenwoordiger aanleveren en zijn er aanvullende eigendomsdocumenten nodig?
- Vanaf welke rekening wordt het saldo aangevuld en wanneer komen overboekingen beschikbaar?
- Wie kaarten mag uitgeven, kaartlimieten mag instellen en kaarten mag blokkeren.
- Welke medewerkers hebben een fysieke kaart nodig en welke kunnen gebruikmaken van de beschikbare optie voor een virtuele kaart?
Dit zijn voorbereidende stappen, geen checklist die goedkeuring garandeert. Het openen van een rekening en de levering van kaarten zijn afhankelijk van een geslaagde verificatie en de afspraken die voor je rekening zijn bevestigd.
Vergelijk de totale kosten voor het aantal kaarten dat u gebruikt
Rally rekent een vast maandelijks abonnementstarief op basis van het aantal kaarten, exclusief btw. Dit tarief staat los van het saldo dat je stort voor aankopen. Bekijk de actuele kaartabonnementen, inclusief het abonnement dat je nodig hebt als je een extra medewerker toevoegt.
Vergelijk bij elk aanbod de maandelijkse servicekosten, de inbegrepen passen, de kosten voor vervanging of aanvullende diensten, de valutakosten en de voorwaarden voor het opwaarderen die voor uw gebruik van belang zijn. Vraag om de toepasselijke voorwaarden op schrift.
Bepaal vervolgens het benodigde saldo. Bijvoorbeeld: voor € 2.000 aan aankopen door medewerkers vóór de volgende opwaardering, plus een gekozen buffer van € 300, is een storting van € 2.300 nodig, exclusief eventuele afzonderlijke reserveringen door acceptanten of kosten. De € 300 is een voorbeeld van een operationele keuze, geen minimumbedrag van Rally. Een hotel of onbemande betaalautomaat bij een tankstation kan tijdelijk een bedrag reserveren. Controleer daarom vóór vertrek welke betalingsvoorwaarden gelden.
De gids over cashflow zonder borg legt uit waarom een terugbetaalbare borg, een vooruitbetaald saldo en servicekosten in die berekening afzonderlijk moeten worden verwerkt.
Controleer de overdracht naar de boekhouding met uw Steuerberater
Vraag welk downloadbaar exportformaat beschikbaar is voor je boekhoudsysteem. Gebruikt je team DATEV, bespreek dan de boekhoudopties met je belastingadviseur en test de daadwerkelijke uitvoer voordat je besluit tot een uitrol. Alleen de naam van een bestandsformaat toont niet aan dat je benodigde workflow voor documenten en boekingen werkt.
Voer een kleinschalige pilot uit met echte aankopen:
- Een tankbeurt in eigen land met de bon van de leverancier.
- Reiskosten van een medewerker, met het doel en het bijbehorende bewijsstuk.
- Een aankoop in vreemde valuta als het team naar het buitenland reist.
- Een terugbetaling of gecorrigeerde transactie als die tijdens de pilot voorkomt.
Controleer voor elk geval of de accountant de datum, het bedrag, de valuta, de transactiereferentie, het bewijsstuk en de te beoordelen fiscale verwerking kan vaststellen. Ga na hoe uitzonderingen worden afgehandeld en wie de documenten bewaart.
Met Rally kunnen medewerkers bonnen indienen via WhatsApp en helpt AI deze te koppelen aan kaartbetalingen. De financiële afdeling controleert het resultaat nog steeds. Rally geeft geen btw-factuur namens de leverancier uit, en een betalingsregistratie alleen toont niet aan dat de voorbelasting aftrekbaar is.
Het sjabloon voor reiskosten kan helpen om de reisgegevens te verzamelen die naast de kaartbetalingen nodig zijn. Gebruik een sjabloon voor onkostenbeleid om vast te leggen welke uitgaven zijn toegestaan, welke eisen er aan bonnen worden gesteld en wie verantwoordelijk is voor goedkeuring.
Controleer de kaartacceptatie voor het werk dat medewerkers daadwerkelijk doen
Met Rally kun je betalen bij tankstations en andere verkooppunten die daarvoor in aanmerking komen en Visa accepteren, mits de ingestelde kaartregels dit toestaan. De daadwerkelijke acceptatie hangt af van het verkooppunt, de betaalautomaat, het land en de instellingen. Controleer de acceptatie bij verkooppunten die een specifiek kaarttype vereisen, ook bij reisboekingen en onbemande betaalautomaten.
Test als wagenparkteam betalingen voor brandstof, parkeren, tol en laden op de routes die jullie daadwerkelijk rijden. Controleer bij een openbare laadpaal zowel de prijs van de laadsessie als de ondersteunde betaal- of toegangsmethode. Een Visa-kaart wordt niet gegarandeerd bij elk tankstation, elke laadpaal of elke tolstrook geaccepteerd.
Start de pilot met voldoende beschikbaar saldo en een afgesproken alternatieve betaalprocedure. Leg eventuele geweigerde betalingen vast, inclusief de reden en de oplossing, voordat je bestaande kaarten vervangt.
Een praktische beslissing over de invoering
Kies voor prepaid als het bedrijf de verificatie doorstaat, de uitgavencyclus kan financieren en zowel de betalingen bij essentiële leveranciers als de overdracht naar de boekhouding heeft getest. Baseer de beslissing op die bevindingen.
Controleer voordat je de pilot uitbreidt of betalingen zijn geslaagd, medewerkers bruikbare bonnen hebben aangeleverd, de financiële afdeling uitzonderingen kon afhandelen en de accountant met de resultaten kon werken. Dat zijn meetbare redenen om voor een kaartplatform te kiezen.
Ontdek de prepaid zakelijke betaalkaarten van Rally of bekijk de actuele tarieven met je aantal kaarten en financieringsplan bij de hand.
