Μια πολιτική δαπανών θα πρέπει να βοηθά κάποιον να πραγματοποιεί σωστά μια αγορά και να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει στη συνέχεια. Χρειάζεται σαφώς καθορισμένους υπευθύνους, ρεαλιστικές οδηγίες και μια διαδικασία για εξαιρέσεις που να λειτουργεί όταν η συνήθης διαδικασία δεν μπορεί να εφαρμοστεί.
Ανοίξτε το δωρεάν πρότυπο πολιτικής εξόδων. Αυτό το έγγραφο εργασίας στα αγγλικά περιλαμβάνει επεξεργάσιμες ενότητες για τους δικούς σας κανόνες. Αντικαταστήστε τις υποδείξεις, ζητήστε από τους αρμόδιους υπευθύνους να το ελέγξουν και, στη συνέχεια, εκτυπώστε το ή αποθηκεύστε το ως PDF για διανομή. Είναι ένα έγγραφο εκκίνησης και όχι εγκεκριμένη εταιρική πολιτική.
Ξεκινήστε από τις αποφάσεις που λαμβάνουν οι άνθρωποι
Μια χρήσιμη πολιτική απαντά σε πέντε ερωτήσεις: τι μπορώ να αγοράσω, πώς πρέπει να πληρώσω, ποια αποδεικτικά στοιχεία χρειάζομαι, ποιος τα ελέγχει και πότε θα μου επιστραφούν τα χρήματα για μια προσωπική πληρωμή;
Χρησιμοποιήστε το πρότυπο για να ονομάσετε τα νομικά πρόσωπα και τα άτομα που καλύπτονται. Ορίστε ημερομηνία έναρξης ισχύος και υπεύθυνο για την πολιτική. Για μια επιχείρηση ενός ατόμου, αυτός μπορεί να είναι ο ιδιοκτήτης σε συνεργασία με έναν λογιστή. Μια αναπτυσσόμενη εταιρεία μπορεί να χρειάζεται τοπικούς υπεύθυνους οικονομικών και εξουσιοδοτημένα άτομα για εγκρίσεις.
Καθορίστε τις επιτρεπόμενες δαπάνες και την έγκριση
Περιγράψτε τις κατηγορίες που αφορούν την επιχείρηση, όπως ταξίδια, γεύματα, προμήθειες, λογισμικό, καύσιμα, φόρτιση και στάθμευση. Καταχωρίστε τα δικά σας όρια, νομίσματα και απαιτήσεις έγκρισης. Εξηγήστε αν ένα όριο ισχύει ανά συναλλαγή, ημέρα, άτομο ή ταξίδι.
Καταστήστε σαφές ποιος μπορεί να εγκρίνει μια εξαίρεση και τι πρέπει να κάνουν οι εργαζόμενοι αν το συγκεκριμένο άτομο δεν είναι διαθέσιμο. Αποφασίστε πώς θα ελέγχονται τα έξοδα του ίδιου του εγκρίνοντος. Μην αφήνετε έναν νέο εργαζόμενο να μαντεύει ποιο μήνυμα ή έγγραφο θεωρείται έγκριση.
Εξηγήστε ξεχωριστά τις εταιρικές πληρωμές και τις επιστροφές εξόδων
Καθορίστε πότε πρέπει να χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι ένα εταιρικό μέσο πληρωμής και πότε μπορούν να πληρώνουν προσωπικά. Περιγράψτε πώς αποκτούν πρόσβαση, πώς ζητούν προϋπολογισμό ή πώς αναφέρουν ένα πρόβλημα. Για προπληρωμένες κάρτες καυσίμων, αναθέστε σε κάποιον τη διαχείριση του διαθέσιμου υπολοίπου, καθώς και των δικαιωμάτων δαπανών.
Για τα έξοδα που πληρώνονται από τους εργαζομένους, καθορίστε την προθεσμία υποβολής, τη διαδικασία ελέγχου και το χρονοδιάγραμμα αποζημίωσης. Εξηγήστε πώς καταγράφονται οι προκαταβολές και οι προγενέστερες πληρωμές, ώστε να μην καταβάλλεται δύο φορές το ίδιο έξοδο. Το πρότυπο αναφοράς εξόδων παρέχει μια συνεπή μορφή υποβολής.
Κάντε πρακτικές τις απαιτήσεις τεκμηρίωσης
Ενημερώστε τους πού να στέλνουν τις αποδείξεις και ποιο πλαίσιο να προσθέτουν: τον επαγγελματικό σκοπό, το έργο ή την οντότητα, καθώς και τυχόν πληροφορίες που δεν μπορεί να παρέχει μια απόδειξη. Για επαγγελματικά γεύματα, συμπεριλάβετε τους παρευρισκόμενους και τους οργανισμούς τους. Αν ένα έγγραφο δεν είναι ευκρινές, ζητήστε καλύτερο αντίγραφο όσο ο εργαζόμενος μπορεί ακόμη να το εξασφαλίσει.
Περιγράψτε τη διαδικασία για τις αποδείξεις που λείπουν: ζητήστε ένα αντίγραφο, καταγράψτε τα διαθέσιμα στοιχεία, συμπληρώστε μια δήλωση και στείλτε την στον ορισμένο αξιολογητή. Η πολιτική δεν θα πρέπει να υπόσχεται την αποδοχή κάθε δήλωσης.
Δώστε στις δαπάνες στο εξωτερικό τις δικές τους οδηγίες
Διατηρήστε το ποσό αγοράς και το αρχικό νόμισμα. Καθορίστε την εγκεκριμένη πηγή για το ποσό αναφοράς ή τη συναλλαγματική ισοτιμία και εξηγήστε πώς πρέπει να καταγράφονται οι χρεώσεις, τα φιλοδωρήματα και οι επιστροφές χρημάτων. Αναφέρετε ποιος είναι υπεύθυνος για τα τιμολόγια και τα λογιστικά ζητήματα που αφορούν κάθε χώρα.
Χρησιμοποιήστε μια κοινή διαδικασία υποβολής, με τους τοπικούς κανόνες όπου χρειάζεται. Η έγκριση βάσει της εταιρικής πολιτικής δεν καθορίζει τη φορολογική εκπεσιμότητα ή την ανάκτηση του ΦΠΑ. Ο οδηγός διασυνοριακών εξόδων παρέχει έναν πρακτικό κατάλογο ελέγχου για τη διαδικασία παράδοσης μεταξύ εργαζομένου και οικονομικού τμήματος.
Καθορίστε τον ρόλο των πρακτόρων AI
Καθορίστε με ποιες εργασίες διαχείρισης δαπανών αναμένεται να βοηθά ένας agent και ποιες αποφάσεις απαιτούν την παρέμβαση ενός ανθρώπου. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν πού να διορθώνουν μια απόδειξη, να προσθέτουν διευκρινίσεις ή να επισημαίνουν μια εσφαλμένη αντιστοίχιση. Η οικονομική ομάδα πρέπει να γνωρίζει ποιος ελέγχει τις εξαιρέσεις και εγκρίνει την παράδοση των στοιχείων στη λογιστική.
Το Rally συνδυάζει έναν πράκτορα WhatsApp για τη ροή εργασιών διαχείρισης εξόδων των εργαζομένων με έναν πράκτορα πλατφόρμας για τις εργασίες μέσα στην πλατφόρμα. Το AutoMatch συνδέει τις αποδείξεις με τις συναλλαγές. Ενσωματώστε αυτά τα βήματα στην πολιτική, παράλληλα με τον ανθρώπινο έλεγχο και τις υποστηριζόμενες λογιστικές εξαγωγές.
Διατηρήστε την πολιτική εύχρηστη καθώς αναπτύσσεται η επιχείρηση
Πριν από τη δημοσίευση, εξετάστε μια συνηθισμένη αγορά, μια απόδειξη που λείπει, μια πληρωμή στο εξωτερικό και μια επείγουσα εξαίρεση. Ελέγξτε αν ένας νέος υπάλληλος μπορεί να ολοκληρώσει καθεμία από αυτές χρησιμοποιώντας μόνο την πολιτική. Επιλύστε τα αντικρουόμενα όρια και αντικαταστήστε κάθε προτροπή προτύπου.
Μετά την εφαρμογή, εξετάστε τις επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις και τις εξαιρέσεις. Επικαιροποιήστε την πολιτική όταν αλλάζουν οι οντότητες, οι μέθοδοι πληρωμής, οι λογιστικές διαδικασίες ή οι αρμοδιότητες. Μια σύντομη πολιτική που μπορούν να ακολουθούν όλοι αποτελεί χρήσιμη βάση για τη διαχείριση εξόδων σε όλη την επιχείρηση.
