En udgiftspolitik skal hjælpe medarbejderne med at foretage køb korrekt og vide, hvad de skal gøre bagefter. Den skal tydeligt placere ansvaret, indeholde realistiske instruktioner og beskrive en procedure for undtagelser, der fungerer, når den almindelige proces ikke kan følges.
Åbn den gratis skabelon til udgiftspolitik. Dette engelsksprogede arbejdsdokument indeholder redigerbare afsnit til jeres egne regler. Få de relevante ansvarlige til at gennemgå det, og udskriv eller gem det som PDF til distribution. Det er et udgangspunkt, ikke en godkendt virksomhedspolitik.
Tag udgangspunkt i de beslutninger, folk træffer
En nyttig politik besvarer fem spørgsmål: Hvad kan jeg købe, hvordan skal jeg betale, hvilken dokumentation skal jeg fremlægge, hvem gennemgår den, og hvornår bliver en personlig betaling refunderet?
Brug skabelonen til at angive de juridiske enheder og personer, der er omfattet. Angiv en ikrafttrædelsesdato og en politikejer. I en enkeltmandsvirksomhed kan det være ejeren, der arbejder sammen med en revisor. En virksomhed i vækst kan have brug for lokale økonomiansvarlige og uddelegerede godkendere.
Definér tilladte udgifter og godkendelse
Beskriv de kategorier, der er relevante for virksomheden, f.eks. rejser, måltider, forsyninger, software, brændstof, opladning og parkering. Angiv dine egne beløbsgrænser, valutaer og krav til godkendelse. Forklar, om en grænse gælder pr. transaktion, dag, person eller rejse.
Gør det tydeligt, hvem der kan godkende en undtagelse, og hvad medarbejderne skal gøre, hvis personen ikke er tilgængelig. Beslut, hvordan en godkenders egne udgifter skal gennemgås. Undgå at lade en ny medarbejder gætte på, hvilken besked eller hvilket dokument der tæller som godkendelse.
Forklar virksomhedsbetalinger og refusioner separat
For rådighed over anvendelsen af forudbetalte brændstofkort, skal I udpege en person til at administrere den tilgængelige saldo og betalingsrettigheder. forudbetalte brændstofkort, skal I udpege en person til at administrere den tilgængelige saldo og betalingsrettigheder.
For medarbejderbetalte udgifter skal du fastlægge fristen for indsendelse, gennemgå godkendelsesprocessen og angive tidsplanen for godtgørelse. Forklar, hvordan forskud og tidligere betalinger registreres, så den samme udgift ikke betales to gange. Den skabelon til udgiftsrapporter giver et ensartet format til indsendelse.
Gør kravene til dokumentation praktiske
Fortæl medarbejderne, hvor de skal sende kvitteringer, og hvilke oplysninger de skal tilføje: forretningsformål, projekt eller enhed samt eventuelle oplysninger, som kvitteringen ikke kan give. Ved forretningsmåltider skal deltagerne og organisationerne angives. Hvis et dokument er uklart, skal der anmodes om en bedre kopi, mens medarbejderen stadig kan få fat i den.
Beskriv processen for manglende kvitteringer: anmod om en kopi, registrer den tilgængelige dokumentation, udfyld en erklæring og send den til den navngivne sagsbehandler. Politikken bør ikke love, at alle erklæringer accepteres.
Giv udenlandske udgifter deres egne retningslinjer
Bevar købsbeløbet og den oprindelige valuta. Angiv den godkendte kilde til rapporteringsbeløbet eller omregningskursen, og forklar, hvordan gebyrer, drikkepenge og refusioner skal registreres. Angiv, hvem der har ansvaret for landespecifikke spørgsmål om fakturering og regnskab.
Brug en fælles indsendelsesproces med lokale regler, hvor det er nødvendigt. En godkendelse i henhold til virksomhedens politik afgør ikke, om udgiften kan fradrages, eller om momsen kan refunderes. Den vejledning om udgifter på tværs af grænser giver en praktisk tjekliste til overdragelsen mellem medarbejderen og økonomiafdelingen.
Fastlæg AI-agenternes rolle
Definér, hvilke udgiftsopgaver teamet forventer, at en agent hjælper med, og hvilke beslutninger der kræver en person. Medarbejderne skal vide, hvor de kan korrigere en kvittering, tilføje kontekst eller markere et forkert match. Økonomiafdelingen skal vide, hvem der gennemgår undtagelser og godkender overdragelsen til bogføringen.
Rally kombinerer en WhatsApp-agent til medarbejderens udgiftsarbejdsgang med en platformagent til arbejde i platformen. AutoMatch forbinder kvitteringer med transaktioner. Indarbejd disse trin i politikken sammen med menneskelig kontrol og de understøttede regnskabsoutput.
Sørg for, at politikken forbliver brugbar, i takt med at virksomheden vokser
Gå en almindelig betaling, en manglende kvittering, en betaling i udlandet og en hastesag igennem, før du udgiver. Kontrollér, om en ny medarbejder kan gennemføre hver af dem udelukkende ved hjælp af politikken. Afklar modstridende grænser, og erstat alle skabelonpladsholdere.
Efter lanceringen skal I gennemgå tilbagevendende spørgsmål og undtagelser. Opdater politikken, når enheder, betalingsmetoder, regnskabsprocesser eller ansvarsområder ændrer sig. En kort politik, som medarbejderne kan følge, er et godt grundlag for udgiftsstyring på tværs af virksomheden.
For chauffører og udgifter til køretøjer skal du tilføje politikken og registret for flådekort. Hold godtgørelse for kørsel i medarbejdernes egne køretøjer adskilt ved at bruge guiden til britiske satser for kørselsgodtgørelse, hvor disse regler gælder.
