En politik for flådekort beskriver, hvad chaufførerne må købe, hvem der kan godkende en undtagelse, og hvad økonomiafdelingen har brug for bagefter. Den gør det også klart for virksomheden, hvem der har ansvaret for styring af kortene og finansiering. Skriv disse beslutninger ned, før I udsteder kort, så det er klart, hvad næste skridt er, hvis en betaling afvises, eller en kvittering mangler.
Brug denne skabelon som afsnittet om flåden i din politik for virksomhedsudgifter. Tilpas eksemplerne til din drift og kortudstederens regler. De er forslag til driftspraksis, ikke lovkrav eller skattemæssige krav.
1. Registrér, hvem der er ansvarlig for hvert kort
Registrer kortholder, køretøj og juridisk enhed i separate felter. En chauffør kan skifte køretøj, og et fælles køretøj kan have flere godkendte chauffører. Registrer ændringer, når de sker, i stedet for at stole på sidste måneds regneark.
Registret skal indeholde en sikker kortreference eller kortets sidste fire cifre. Gem ikke fulde kortnumre, sikkerhedskoder eller pinkoder i registret. Tillad ikke deling af kort, medmindre udstederens regler og jeres kontrolprocedurer understøtter det.
| Registerfelt | Hvad skal registreres |
|---|
| Kortreference | Intern reference eller de sidste fire cifre |
| Ansvarlig person | Autoriseret kortholder og leder |
| Køretøj eller opgave | Køretøjsreference, team eller opgave, hvor det er relevant |
| Juridisk enhed | Virksomheden er ansvarlig for udgifterne |
| Tilladt brug | Godkendte købskategorier og eventuelle geografiske begrænsninger |
| Grænser | Grænse pr. køb og separat dagligt, ugentligt eller månedligt budget |
| Administration | Hvem der kan ændre grænser, spærre kortet midlertidigt og sikre dækning |
| Livscyklus | Udstedelsesdato, bekræftelse, ændringer og afslutningsdato |
2. Angiv præcist, hvad chaufførerne må købe
Angiv brændstof, opladning på offentlige ladestandere, parkering, vejafgifter og eventuelle andre godkendte køb hver for sig. Hvis reparationer kræver særskilt godkendelse, skal det fremgå. Beskriv, hvordan politikken håndterer personlige varer, køb til et andet køretøj og brændstof til privat kørsel.
Eksempel på en formulering, du kan tilpasse:
Brug kun det tildelte kort til godkendte køb til virksomheden. Brændstof og opladning skal vedrøre det godkendte køretøj eller den godkendte opgave. Få lederens godkendelse inden en uplanlagt reparation. Angiv det forretningsmæssige formål, og indsend leverandørens specificerede kvittering. Kontakt den udpegede vagthavende leder, hvis den normale godkendelsesprocedure ikke kan følges.
Begrænsninger på købssteder og forbrugsgrænser kan understøtte denne politik, men en tilladt transaktion er ikke bevis for, at alle varer i indkøbskurven var tilladt. Gennemgå bilaget og konteksten, når det er nødvendigt. For firmabiler i Storbritannien bør du tage højde for de særskilte regler om brændstof som personalegode og moms.
3. Fastlæg grænser, og udpeg en ansvarlig for finansieringen
Skeln mellem maksimumsbeløbet for et enkelt køb og budgettet for en periode. En transaktionsgrænse på 150 GBP giver ikke et ugebudget på 150 GBP, og et ugebudget garanterer ikke, at hvert enkelt køb bliver godkendt.
For forudbetalte kort skal I udpege en person, der kontrollerer de disponible midler før rejsen og sørger for optankning af kortene. Medregn beløbsreservationer i kontrollen: En automatisk betalingsterminal kan reservere et større beløb end den endelige regning. Eksemplet på en afventende transaktion viser, hvordan det påvirker de disponible midler.
Fastlæg grænser ud fra repræsentative køb og ruter. Notér, hvem der må godkende en midlertidig forhøjelse, årsagen til den, og hvornår den udløber. Undgå at hæve alle chaufførers grænser for at håndtere en enkelt usædvanlig tur.
4. Sæt en frist for kvitteringer, og fastlæg en procedure for undtagelser
Sæt en realistisk frist for indsendelse, for eksempel ved udgangen af den næste arbejdsdag, og angiv, hvem der skal gennemgå bilagene. Forklar, hvor chaufførerne skal indsende bilag, og hvilke oplysninger de skal tilføje: det forretningsmæssige formål, køretøj eller projekt samt en eventuel privat andel.
Gem kvitteringen eller fakturaen fra leverandøren. Et kortkontoudtog viser en betaling, men indeholder ikke nødvendigvis den dokumentation for varer og moms, som økonomiafdelingen har brug for. Brug tjeklisten til indsamling af kvitteringer, hvis billederne er ulæselige eller ufuldstændige.
Hvis et bilag er bortkommet, skal I bede om en kopi og dokumentere forsøget. Følg virksomhedens procedure for manglende bilag, hvis det ikke lykkes at skaffe en kopi. En manglende kvittering skal registreres som en synlig afvigelse med en ansvarlig person frem for at føre til et gættet skattebeløb eller en dobbeltregistrering af udgiften.
5. Lav en plan for afviste betalinger og nødsituationer
Giv chaufførerne én kontaktkanal, som de kan bruge i deres faktiske arbejdstid. Den, der svarer, bør tjekke disponible midler, grænser, begrænsninger og transaktionens status, før vedkommende foreslår en anden betalingsmetode.
Hvis virksomheden giver en medarbejder tilladelse til selv at lægge ud, skal godkendelsen og refusionsprocessen dokumenteres. Sørg for, at refusionskravet er knyttet til hændelsen, og kontrollér, at købet ikke også blev gennemført med firmakortet. Undersøg de lokale ansættelsesretlige regler, før I indfører en ordning for løntræk eller tilbagebetaling. En politik bør ikke tage udgangspunkt i, at virksomheden automatisk har ret til at trække beløb fra lønnen.
6. Luk kort, og gennemgå undtagelser
Meld straks et mistet kort via kortudstederens procedure, og spær det midlertidigt, hvis det er relevant. Når en medarbejder fratræder eller skifter rolle, skal du fjerne adgangen og spærre kortet midlertidigt eller lukke det, opdatere registret og sørge for returnering eller sikker destruktion efter behov. Gennemgå afventende betalinger, tilbagebetalinger og manglende kvitteringer, efter at kortet er lukket.
Gennemgå hver måned gentagne afvisninger af betalinger, manglende dokumenter, uventede købskategorier og midlertidige forhøjelser af beløbsgrænser. Skeln mellem mangelfuld oplæring, manglende midler og mistanke om misbrug. Gem fakta og beslutningen fra gennemgangen sammen med den relevante dokumentation.
Brug politikken i et konkret pilotprojekt
Test en almindelig tankning, et køb af offentlig opladning, hvis det er relevant, en manglende kvittering, en afvist betaling og et chaufførskifte. Notér, hvem der handler på hvert trin, og om økonomiafdelingen modtager brugbar dokumentation.
Rally-tankkort kombinerer betaling med forudbetalte Visa-kort med forbrugsgrænser og en arbejdsgang til udgiftshåndtering via WhatsApp og platformen. Chaufførerne indsender kvitteringer, AutoMatch knytter bilag til betalinger, og økonomiafdelingen gennemgår registreringerne. Bekræft de tilgængelige kontrolmuligheder, og hvor kortene accepteres på jeres ruter, før I tager løsningen i brug. Guiden til forudbetalte tankkort forklarer, hvordan I indsætter penge, og hvilke krav I skal opfylde. Jeres politik bestemmer, hvordan teamet bruger disse muligheder.
