Uma política de cartões de frota indica aos condutores o que podem comprar, quem pode autorizar uma exceção e o que a equipa financeira precisa de receber depois. Também define quem, na empresa, é responsável pelos controlos dos cartões e pelo carregamento de fundos. Registe essas decisões por escrito antes de emitir os cartões, para que fique claro como proceder em caso de pagamento recusado ou de falta de um recibo.
Use este modelo como a secção dedicada à frota da sua política de despesas empresariais. Adapte os exemplos à sua operação e às regras do emissor do cartão; são sugestões de práticas operacionais, não requisitos legais ou fiscais.
1. Registe quem é responsável por cada cartão
Mantenha o titular do cartão, o veículo e a entidade jurídica em campos separados. Um condutor pode mudar de veículo e um veículo partilhado pode ter vários condutores autorizados. Registe as alterações assim que ocorrerem, em vez de se basear na folha de cálculo do mês anterior.
O registo deve conter uma referência segura do cartão ou os últimos quatro dígitos. Não guarde nele números completos de cartões, códigos de segurança ou PINs. Não permita a partilha de cartões, a menos que as regras do emissor e os seus controlos o permitam.
| Campo do registo | O que registar |
|---|
| Referência do cartão | Referência interna ou últimos quatro algarismos |
| Responsável | Titular autorizado do cartão e gestor |
| Viatura ou atribuição | Referência da viatura, equipa ou trabalho, quando aplicável |
| Entidade jurídica | Empresa responsável pelas despesas |
| Utilização permitida | Categorias de compras aprovadas e eventuais restrições geográficas |
| Limites | Limite por compra e orçamento separado diário, semanal ou mensal |
| Administração | Quem pode alterar limites, bloquear o cartão e garantir saldo disponível |
| Ciclo de vida | Data de emissão, confirmação de receção, alterações e data de encerramento |
2. Especifique exatamente o que os condutores podem comprar
Liste individualmente o combustível, o carregamento em postos públicos, o estacionamento, as portagens e quaisquer outras compras autorizadas. Se as reparações exigirem uma aprovação separada, indique-o. Defina como a política trata os artigos pessoais, as compras para outro veículo e o combustível para uso particular.
Exemplo de texto a adaptar:
Utilize o cartão atribuído apenas para compras aprovadas no âmbito da atividade da empresa. O abastecimento de combustível e o carregamento devem estar associados ao veículo ou serviço autorizado. Obtenha a aprovação do responsável antes de efetuar uma reparação não planeada. Registe a finalidade profissional da despesa e envie o recibo discriminado do fornecedor. Contacte o responsável de serviço indicado quando não for possível seguir o processo habitual de aprovação.
As restrições por comerciante e os limites de despesa podem ajudar a aplicar esta política, mas uma transação autorizada não comprova que todos os artigos comprados eram permitidos. Reveja o documento e o contexto sempre que necessário. Para veículos de empresa no Reino Unido, tenha em conta as regras específicas relativas ao benefício de combustível e ao IVA.
3. Defina limites e designe um responsável pelo financiamento
Distinga o limite máximo por compra do orçamento para um determinado período. Um limite de 150 £ por transação não equivale a um orçamento semanal de 150 £, e um orçamento semanal não garante que cada compra seja aceite.
Para os cartões pré-pagos, designe uma pessoa responsável por verificar o saldo disponível antes das deslocações e tratar dos carregamentos. Inclua nessa verificação os montantes cativos por autorizações: um terminal automático pode reservar um montante superior ao valor final a pagar. O exemplo de uma transação pendente mostra como isso afeta o saldo disponível.
Defina limites com base em compras e percursos representativos. Registe quem pode aprovar um aumento temporário, o respetivo motivo e quando termina. Evite aumentar os limites de todos os condutores para resolver uma única viagem excecional.
4. Defina um prazo para a entrega de recibos e um procedimento para exceções
Defina um prazo realista para a entrega, como o final do dia útil seguinte, e identifique quem fica responsável pela revisão. Explique onde os condutores devem entregar os documentos e que informações devem acrescentar: finalidade profissional, veículo ou projeto e eventual componente pessoal.
Guarde o recibo ou a fatura do fornecedor. O extrato do cartão comprova um pagamento, mas pode não incluir os dados dos artigos e dos impostos de que a equipa financeira precisa. Utilize a lista de verificação para a captura de recibos para imagens ilegíveis ou incompletas.
Se um documento se perder, peça uma segunda via e registe a tentativa. Se não for possível recuperá-lo, siga o procedimento da empresa para documentos em falta. Um recibo em falta deve ser tratado como uma exceção claramente identificada, com um responsável atribuído, em vez de dar origem a um valor de imposto calculado por suposição ou a um registo de despesa duplicado.
5. Planeie como lidar com pagamentos recusados e emergências
Disponibilize aos condutores um único canal de contacto que possam utilizar durante o seu horário de trabalho efetivo. Quem responder deve verificar os fundos disponíveis, os limites, as restrições e o estado da transação antes de propor outro método de pagamento.
Se a empresa autorizar um colaborador a pagar do seu próprio bolso, registe a aprovação e o processo de reembolso. Mantenha esse pedido de reembolso associado ao incidente e confirme que a compra não foi também efetuada com o cartão da empresa. Consulte a legislação laboral local antes de introduzir qualquer mecanismo de desconto ou recuperação de valores; uma política não deve pressupor um direito automático a efetuar descontos no salário.
6. Cancele cartões e reveja as exceções
Comunique prontamente a perda de um cartão através do procedimento definido pelo emissor e bloqueie-o temporariamente, se adequado. Quando um colaborador sai da empresa ou muda de funções, remova o acesso e suspenda ou cancele o cartão, atualize o registo e providencie a sua devolução ou destruição segura, conforme necessário. Após o cancelamento, verifique os pagamentos pendentes, os reembolsos e os recibos em falta.
Todos os meses, analise as recusas de pagamento recorrentes, os documentos em falta, as categorias de compras inesperadas e os aumentos temporários dos limites. Distinga um problema de formação de um problema de financiamento ou de uma suspeita de utilização indevida. Guarde os factos e a decisão tomada após a análise junto dos registos correspondentes.
Aplique a política num projeto-piloto real
Teste um abastecimento habitual, um pagamento num posto de carregamento público, se aplicável, uma situação de recibo em falta, um pagamento recusado e uma mudança de condutor. Registe quem intervém em cada etapa e se a equipa financeira recebe comprovativos adequados.
Os cartões de combustível Rally combinam pagamentos com cartões Visa pré-pagos, limites e um fluxo de gestão de despesas através do WhatsApp e da plataforma. Os condutores enviam os recibos, o AutoMatch associa os documentos aos pagamentos e a equipa financeira revê os registos. Confirme os controlos disponíveis e a aceitação nos seus percursos antes da implementação. O guia de cartões de combustível pré-pagos explica o carregamento de saldo e os critérios de elegibilidade; a sua política determina como a equipa utiliza estas funcionalidades.
