Pravilnik o uporabi kartic za vozni park voznikom pojasnjuje, kaj lahko kupijo, kdo lahko odobri izjemo in kaj finančna služba potrebuje po nakupu. Podjetju tudi pojasnjuje, kdo je odgovoren za nastavitve nadzora kartic in zagotavljanje sredstev. Te odločitve zapišite pred izdajo kartic, da bo jasno, kako ukrepati ob zavrnjenem plačilu ali manjkajočem računu.
Ta osnutek uporabite kot razdelek o voznem parku v svojem pravilniku o poslovnih stroških. Primere prilagodite svojemu poslovanju in pravilom izdajatelja kartice; gre za predloge operativnih praks, ne za zakonske ali davčne zahteve.
1. Zabeležite, kdo je odgovoren za posamezno kartico
Podatke o imetniku kartice, vozilu in pravni osebi vodite v ločenih poljih. Voznik lahko zamenja vozilo, vozilo v souporabi pa ima lahko več pooblaščenih voznikov. Spremembe zabeležite takoj, ko nastanejo, namesto da se zanašate na preglednico iz prejšnjega meseca.
Evidenca naj vsebuje varno referenčno oznako kartice ali njene zadnje štiri številke. Vanjo ne shranjujte celotnih številk kartic, varnostnih kod ali kod PIN. Skupne uporabe kartice ne dovolite, razen če jo dopuščajo pravila izdajatelja in vaši nadzorni ukrepi.
| Polje v evidenci | Kaj zabeležiti |
|---|
| Referenca kartice | Interna referenca ali zadnje štiri števke |
| Odgovorna oseba | Pooblaščeni imetnik kartice in vodja |
| Vozilo ali naloga | Oznaka vozila, ekipa ali naloga, kjer je ustrezno |
| Pravna oseba | Podjetje, odgovorno za porabo |
| Dovoljena uporaba | Dovoljene kategorije nakupov in morebitne geografske omejitve |
| Omejitve | Omejitev na posamezen nakup in ločen dnevni, tedenski ali mesečni proračun |
| Administracija | Kdo lahko spreminja limite, začasno blokira kartico in skrbi za sredstva na kartici |
| Življenjski cikel | Datum izdaje, potrditev prejema, spremembe in datum zaprtja |
2. Natančno določite, kaj lahko vozniki kupujejo
Ločeno navedite gorivo, polnjenje na javnih polnilnicah, parkirnine, cestnine in vse druge odobrene nakupe. Če je za popravila potrebna ločena odobritev, to navedite. Določite, kako pravilnik obravnava izdelke za osebno rabo, nakupe za drugo vozilo in gorivo za zasebno uporabo.
Primer besedila, ki ga lahko prilagodite:
Dodeljeno kartico uporabljajte samo za odobrene poslovne nakupe. Stroški goriva in polnjenja morajo biti povezani z odobrenim vozilom ali delovno nalogo. Pred nenačrtovanim popravilom pridobite odobritev nadrejenega. Zabeležite poslovni namen in predložite dobaviteljev račun z razčlenjenimi postavkami. Če običajni postopek odobritve ni na voljo, se obrnite na imenovanega dežurnega vodjo.
Omejitve glede trgovcev in porabe lahko pomagajo pri izvajanju te politike, vendar dovoljena transakcija ni dokaz, da so bili dovoljeni vsi izdelki v košarici. Po potrebi preglejte dokument in okoliščine nakupa. Pri službenih vozilih v Združenem kraljestvu upoštevajte ločena pravila o boniteti za gorivo in DDV.
3. Določite limite in osebo, odgovorno za zagotavljanje sredstev
Ločujte med najvišjim zneskom posameznega nakupa in proračunom za določeno obdobje. Limit 150 GBP na transakcijo ne pomeni tedenskega proračuna v višini 150 GBP, tedenski proračun pa ne zagotavlja, da bo vsak posamezen nakup odobren.
Pri predplačniških karticah določite osebo, ki pred potovanjem preveri razpoložljiva sredstva in poskrbi za dopolnitve dobroimetja. Pri preverjanju upoštevajte tudi rezervacije sredstev ob avtorizaciji: samodejni terminal lahko rezervira višji znesek od končnega zneska računa. Kako to vpliva na razpoložljiva sredstva, prikazuje primer transakcije v obdelavi.
Limite določite na podlagi značilnih nakupov in poti. Zabeležite, kdo lahko odobri začasno zvišanje, razlog zanj in kdaj preneha veljati. Ne zvišujte limitov vsem voznikom zaradi ene izjemne poti.
4. Določite rok za oddajo računov in postopek za izjeme
Določite realen rok za oddajo, na primer do konca naslednjega delovnega dne, in osebo, ki bo dokumente pregledala. Pojasnite, kje vozniki oddajo dokumente in katere podatke morajo dodati: poslovni namen, vozilo ali projekt ter morebitni zasebni del stroška.
Shranite dobaviteljevo potrdilo o nakupu ali račun. Izpisek kartice prikazuje plačilo, vendar morda ne vsebuje dokazil o postavkah in davku, ki jih potrebuje finančna služba. Pri nečitljivih ali nepopolnih slikah uporabite kontrolni seznam za zajem računov.
Če se dokument izgubi, zahtevajte dvojnik in zabeležite poskus pridobitve. Če dokumenta ne uspete pridobiti, uporabite postopek podjetja za manjkajoče dokumente. Manjkajoči račun naj bo jasno označen kot izjema z določeno odgovorno osebo, ne pa nadomeščen z ugibanjem o znesku davka ali ponovnim vnosom istega stroška.
5. Pripravite načrt za zavrnjena plačila in nujne primere
Voznikom zagotovite enoten kontaktni kanal, ki ga lahko uporabljajo med svojim dejanskim delovnim časom. Oseba, ki se odzove, naj preveri razpoložljiva sredstva, limite, omejitve in stanje transakcije, preden predlaga drug način plačila.
Če podjetje zaposlenemu odobri plačilo z lastnimi sredstvi, dokumentirajte odobritev in postopek povračila stroškov. Zahtevek za povračilo naj ostane povezan z incidentom, pri čemer preverite, da nakup ni bil plačan tudi s službeno kartico. Pred uvedbo kakršne koli ureditve odtegljajev ali izterjave preverite lokalno delovnopravno zakonodajo; interni pravilnik ne sme predpostavljati samodejne pravice do odtegljajev od plače.
6. Prekličite kartice in preglejte izjeme
Izgubo kartice nemudoma prijavite po postopku izdajatelja in jo po potrebi začasno blokirajte. Ob odhodu zaposlenega ali spremembi njegove vloge mu odvzemite dostop in kartico začasno blokirajte ali prekličite, posodobite evidenco ter po potrebi poskrbite za vračilo ali varno uničenje kartice. Po preklicu preglejte plačila v obdelavi, vračila in še nepredložene račune.
Vsak mesec preglejte ponavljajoče se zavrnitve transakcij, manjkajoče dokumente, nepričakovane kategorije nakupov in začasna zvišanja limitov. Ugotovite, ali gre za pomanjkljivo usposobljenost, težave z zagotavljanjem sredstev ali sum zlorabe. Dejstva in odločitev po pregledu shranite skupaj s pripadajočo dokumentacijo.
Uporabite pravilnik v dejanskem pilotnem projektu
Preizkusite običajno točenje goriva, plačilo polnjenja na javni polnilnici, če je to relevantno, primer manjkajočega računa, zavrnjeno plačilo in zamenjavo voznika. Zabeležite, kdo ukrepa pri vsakem koraku in ali finančna služba prejme uporabna dokazila.
Kartice Rally za gorivo združujejo predplačniško plačevanje s kartico Visa z omejitvami porabe in postopkom upravljanja stroškov prek aplikacije WhatsApp in platforme. Vozniki oddajo račune, AutoMatch poveže dokumente s plačili, finančna ekipa pa pregleda evidence. Pred uvedbo preverite razpoložljive možnosti nadzora in sprejemanje kartic na svojih poteh. Vodnik po predplačniških karticah za gorivo pojasnjuje nalaganje sredstev in pogoje za pridobitev; vaša pravila določajo, kako ekipa uporablja te možnosti.
