Nick Telecki je glavni izvršni direktor Rallyja i piše o upravljanju troškovima uz pomoć umjetne inteligencije, poslovnim karticama, trošenju na gorivo i prekograničnom poslovanju.
Pravila korištenja kartica za vozni park vozačima objašnjavaju što smiju kupovati, tko može odobriti iznimku i što nakon toga trebaju dostaviti financijskom odjelu. Ujedno definiraju tko je u tvrtki odgovoran za postavke kontrole kartica i osiguravanje sredstava. Zapišite te odluke prije izdavanja kartica kako bi bilo jasno što učiniti ako plaćanje bude odbijeno ili nedostaje račun.
Upotrijebite ovaj okvir za odjeljak o voznom parku u svojoj politici poslovnih troškova. Prilagodite primjere svojem poslovanju i pravilima izdavatelja kartice; riječ je o prijedlozima načina rada, a ne o zakonskim ili poreznim zahtjevima.
Korisnika kartice, vozilo i pravnu osobu vodite u zasebnim poljima. Vozač može mijenjati vozila, a zajedničko vozilo može imati više ovlaštenih vozača. Promjene bilježite čim nastanu, umjesto da se oslanjate na tablicu iz prošlog mjeseca.
Evidencija treba sadržavati sigurnu oznaku kartice ili njezine posljednje četiri znamenke. U nju nemojte pohranjivati pune brojeve kartica, sigurnosne kodove ni PIN-ove. Nemojte dopustiti dijeljenje kartica osim ako to dopuštaju pravila izdavatelja i vaše interne kontrole.
| Polje u registru | Što evidentirati |
|---|---|
| Referenca kartice | Interna referenca ili posljednje četiri znamenke |
| Odgovorna osoba | Ovlašteni korisnik kartice i voditelj |
| Vozilo ili zadatak | Oznaka vozila, tim ili posao prema potrebi |
| Pravna osoba | Tvrtka odgovorna za potrošnju |
| Dopuštena uporaba | Odobrene kategorije kupnje i eventualna geografska ograničenja |
| Limiti | Limit po kupnji i zaseban dnevni, tjedni ili mjesečni budžet |
| Administracija | Tko može mijenjati limite, privremeno blokirati karticu i osiguravati sredstva |
| Životni ciklus | Datum izdavanja, potvrda primitka, promjene i datum zatvaranja |
Zasebno navedite gorivo, punjenje na javnim punionicama, parkiranje, cestarine i sve druge odobrene kupnje. Ako je za popravke potrebno zasebno odobrenje, navedite to. Odredite kako se pravilnik primjenjuje na osobne artikle, kupnje za drugo vozilo i gorivo za privatne potrebe.
Primjer formulacije koju možete prilagoditi:
Dodijeljenu karticu upotrebljavajte samo za odobrene poslovne kupnje. Točenje goriva i punjenje moraju biti povezani s odobrenim vozilom ili poslom. Prije neplaniranog popravka zatražite odobrenje nadređenog. Zabilježite poslovnu svrhu i dostavite dobavljačev račun s pojedinačnim stavkama. Obratite se imenovanom dežurnom voditelju kada odobrenje nije moguće dobiti uobičajenim putem.
Ograničenja prema trgovcima i limiti potrošnje mogu pomoći u provedbi ovih pravila, ali dopuštena transakcija nije dokaz da je svaka stavka u košarici bila dopuštena. Po potrebi pregledajte dokument i kontekst. Za službena vozila u Ujedinjenom Kraljevstvu uzmite u obzir zasebna pravila o gorivu kao primitku u naravi i PDV-u.
Razlikujte najviši dopušteni iznos pojedinačne kupnje od budžeta za određeno razdoblje. Limit po transakciji od 150 GBP ne znači da je tjedni budžet 150 GBP, a tjedni budžet ne jamči da će svaka pojedinačna kupnja biti odobrena.
Za prepaid kartice odredite osobu koja će prije putovanja provjeravati raspoloživa sredstva i organizirati nadoplate. Pri provjeri uzmite u obzir i rezervacije sredstava pri autorizaciji: automatski terminal može rezervirati iznos veći od konačnog računa. Primjer transakcije na čekanju pokazuje kako to utječe na raspoloživa sredstva.
Odredite limite na temelju reprezentativnih kupnji i ruta. Zabilježite tko smije odobriti privremeno povećanje, razlog povećanja i kada ono istječe. Nemojte povećavati limite svim vozačima zbog jednog iznimnog putovanja.
Odredite realan rok za predaju, primjerice do kraja sljedećeg radnog dana, i osobu koja će pregledavati dokumentaciju. Objasnite gdje vozači predaju dokumente i koje podatke moraju navesti: poslovnu svrhu, vozilo ili projekt te eventualni privatni dio troška.
Sačuvajte potvrdu o kupnji ili račun dobavljača. Kartični izvod prikazuje plaćanje, ali možda ne sadrži podatke o stavkama i porezu koji su potrebni financijskom timu. Za nečitljive ili nepotpune slike upotrijebite kontrolni popis za snimanje računa.
Ako se dokument izgubi, zatražite duplikat i zabilježite taj pokušaj. Ako dokument ne uspijete pribaviti, slijedite interni postupak za dokumentaciju koja nedostaje. Račun koji nedostaje treba evidentirati kao jasno vidljivu iznimku s određenom odgovornom osobom, umjesto da se iznos poreza nagađa ili da se isti trošak ponovno evidentira.
Vozačima osigurajte jedan kanal za kontakt koji mogu koristiti u vrijeme kada doista rade. Osoba koja odgovara na upit treba provjeriti raspoloživa sredstva, limite, ograničenja i status transakcije prije nego što predloži drugi način plaćanja.
Ako tvrtka odobri zaposleniku plaćanje vlastitim sredstvima, evidentirajte odobrenje i postupak povrata troškova. Zahtjev za povrat troškova povežite s incidentom i provjerite da ista kupnja nije plaćena i službenom karticom. Prije uvođenja bilo kakvog odbitka od plaće ili dogovora o povratu sredstava provjerite lokalne propise o radu; pravilnik ne bi smio podrazumijevati automatsko pravo na odbitak od plaće.
Gubitak kartice odmah prijavite prema postupku izdavatelja i po potrebi je privremeno blokirajte. Ako zaposlenik odlazi iz tvrtke ili mijenja ulogu, ukinite mu pristup i privremeno ili trajno blokirajte karticu, ažurirajte evidenciju te prema potrebi organizirajte povrat ili sigurno uništavanje kartice. Nakon trajne blokade provjerite plaćanja na čekanju, povrate sredstava i račune koji još nisu dostavljeni.
Svakog mjeseca pregledajte ponovljena odbijanja transakcija, dokumente koji nedostaju, neočekivane kategorije kupnje i privremena povećanja limita. Razlikujte probleme zbog nedovoljne obuke od problema s raspoloživim sredstvima ili sumnje na zlouporabu. Činjenice i odluku donesenu nakon pregleda pohranite uz pripadajuću dokumentaciju.
Testirajte uobičajeno točenje goriva, plaćanje punjenja na javnoj punionici ako je relevantno, situaciju u kojoj nedostaje račun, odbijeno plaćanje i promjenu vozača. Zabilježite tko poduzima radnje u svakom koraku i dobiva li financijski tim upotrebljivu dokumentaciju.
Kartice za gorivo Rally objedinjuju plaćanje prepaid karticama Visa, limite potrošnje i obradu troškova putem WhatsAppa i platforme. Vozači dostavljaju račune, AutoMatch povezuje dokumente s plaćanjima, a financijski tim pregledava evidenciju. Prije uvođenja provjerite dostupne mogućnosti kontrole i prihvaćenost kartica na svojim rutama. Vodič za prepaid kartice za gorivo objašnjava uplatu sredstava i uvjete za dobivanje kartice; vaša pravila određuju kako tim koristi te mogućnosti.
Gorivo u Njemačkoj: najjeftinije doba dana, zašto su postaje uz autocestu skuplje i kako vozni parkovi obrasce cijena koriste za niži trošak po litri.
Kako 2 milijuna ili više dnevnih podataka o cijenama goriva uspoređuje cijene na otvorenom tržištu s karticama za gorivo s popustom i fiksnom cijenom.
Besplatan obrazac za ispis poslovnih obroka: sudionici, svrha, računi, plaćanja i odobrenje tvrtke.
