Nick Telecki est le PDG de Rally et écrit sur la gestion des dépenses par l’IA, les cartes professionnelles, les dépenses de carburant et les opérations commerciales transfrontalières.
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Une politique de dépenses doit aider chacun à effectuer un achat correctement et à savoir quoi faire ensuite. Elle doit définir clairement les responsables, fournir des consignes réalistes et prévoir une procédure d’exception efficace lorsque le processus habituel ne peut pas être suivi.
Ouvrez le modèle gratuit de politique de dépenses Ce document de travail en anglais comprend des sections modifiables pour vos propres règles. Remplacez les indications, faites-le relire par les responsables concernés, puis imprimez-le ou enregistrez-le au format PDF pour le distribuer. Il s’agit d’un document de départ, et non d’une politique d’entreprise approuvée.
Une politique utile répond à cinq questions : que puis-je acheter, comment dois-je payer, quels justificatifs me faut-il, qui les vérifie et quand un paiement personnel sera-t-il remboursé ?
Utilisez le modèle pour nommer les entités juridiques et les personnes concernées. Définissez une date d’entrée en vigueur et un responsable de la politique. Dans une entreprise composée d’une seule personne, il peut s’agir du propriétaire travaillant avec un comptable. Une entreprise en croissance peut avoir besoin de responsables financiers locaux et d’approbateurs délégués.
Décrivez les catégories pertinentes pour l’entreprise, telles que les déplacements, les repas, les fournitures, les logiciels, le carburant, la recharge VE et le stationnement. Saisissez vos propres plafonds, devises et exigences d’approbation. Précisez si un plafond s’applique par transaction, par jour, par personne ou par déplacement.
Indiquez clairement qui peut approuver une exception et ce que les employés doivent faire si cette personne n’est pas disponible. Décidez comment les propres dépenses d’un approbateur sont contrôlées. Évitez de laisser un nouvel employé deviner quel message ou document fait foi comme approbation.
Définissez quand les employés doivent utiliser un moyen de paiement de l’entreprise et quand ils peuvent payer eux-mêmes. Expliquez comment obtenir un accès, demander un budget ou signaler un problème. Pour cartes carburant prépayées, désignez une personne pour gérer le solde disponible ainsi que les autorisations de dépense.
Pour les dépenses payées par les salariés, définissez la date limite de soumission, le processus de vérification et le calendrier de remboursement. Expliquez comment les avances et les paiements anticipés sont enregistrés afin qu’une même dépense ne soit pas remboursée deux fois. Le modèle de note de frais fournit un format de soumission cohérent.
Indiquez aux collaborateurs où envoyer leurs justificatifs et quelles informations contextuelles ajouter : motif professionnel, projet ou entité, ainsi que toute information qu’un justificatif ne peut pas fournir. Pour les repas d’affaires, indiquez les participants et les organisations représentées. Si un document n’est pas lisible, demandez une copie de meilleure qualité tant que le collaborateur peut encore l’obtenir.
Décrivez le processus à suivre en cas de reçu manquant : demandez un duplicata, consignez les justificatifs disponibles, remplissez une déclaration et envoyez-la au réviseur désigné. La politique ne doit pas garantir que toutes les déclarations seront acceptées.
Conservez le montant de l’achat et la devise d’origine. Précisez la source approuvée pour le montant à déclarer ou le taux de conversion, et expliquez comment enregistrer les frais, les pourboires et les remboursements. Indiquez qui est responsable des questions relatives aux factures et à la comptabilité propres à chaque pays.
Utilisez un processus de soumission commun, avec des règles locales si nécessaire. L’approbation selon la politique de l’entreprise ne détermine pas la déductibilité ni la récupération de la TVA. Le guide des dépenses transfrontalières fournit une liste de contrôle opérationnelle pour le transfert entre le salarié et l’équipe financière.
Définissez les tâches liées aux dépenses pour lesquelles l’équipe attend l’aide d’un agent, ainsi que les décisions qui nécessitent l’intervention d’une personne. Les employés doivent savoir où corriger un justificatif, ajouter du contexte ou signaler une association incorrecte. L’équipe financière doit savoir qui examine les exceptions et autorise le transfert vers la comptabilité.
Rally associe un agent WhatsApp au processus de gestion des dépenses des employés et un agent de plateforme aux opérations réalisées dans la plateforme. AutoMatch associe les justificatifs aux transactions. Intégrez ces étapes à la politique, en complément d’un contrôle humain. Les formats de sortie comptables pris en charge sont également concernés.
Avant la publication, passez en revue un achat ordinaire, un reçu manquant, un paiement à l’étranger et une exception urgente. Vérifiez si un nouvel employé peut effectuer chacune de ces opérations en s’appuyant uniquement sur la politique. Résolvez les limites contradictoires et remplacez chaque élément d’invite du modèle.
Après le déploiement, examinez les questions récurrentes et les exceptions. Mettez à jour la politique lorsque les entités, les moyens de paiement, les processus comptables ou les responsabilités changent. Une politique concise que chacun peut suivre constitue une base utile pour la gestion des dépenses dans toute l’entreprise.
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