Nick Telecki est le PDG de Rally et écrit sur la gestion des dépenses par l’IA, les cartes professionnelles, les dépenses de carburant et les opérations commerciales transfrontalières.
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Une déclaration de justificatif manquant permet à l’équipe financière d’examiner une dépense de manière cohérente lorsque le document original est introuvable. Elle consigne les faits, les éléments de preuve disponibles et la décision prise. Elle doit rendre l’incertitude visible.
Ouvrez la déclaration gratuite en cas de justificatif manquant. Le formulaire est en anglais. Remplissez-le dans votre navigateur, puis imprimez-le ou enregistrez-le au format PDF via le menu d’impression. Il ne transmet pas vos informations à Rally.
Vérifiez l’adresse e-mail du fournisseur, le compte client ou le portail de réservation, puis demandez un duplicata. Le salarié peut également avoir une photo dans ses messages ou sa pellicule. Consignez la tentative de récupération afin que le prochain vérificateur sache ce qui a déjà été essayé.
Si un doublon arrive plus tard, rattachez-le au même justificatif de dépense. Conservez la déclaration initiale et l’historique des vérifications, puis assurez-vous que la dépense n’a pas été saisie deux fois.
Le modèle distingue le récit de la dépense par la personne de la décision du réviseur :
| Partie du relevé | À saisir |
|---|---|
| Particulier et entreprise | Demandeur, entité juridique, équipe ou projet, référence de dépense |
| Achat | Date, fournisseur, lieu, description et objet professionnel précis |
| Paiement | Montant et devise d’origine, payeur et référence de la transaction |
| Document manquant | Pourquoi il n’est pas disponible et démarches entreprises pour en obtenir une copie |
| Autres justificatifs | Confirmation de réservation, justificatif de commande, référence de relevé ou correspondance |
| Déclaration | Confirmation de l’exactitude des informations et que la dépense n’a pas déjà été réclamée |
| Avis | Évaluateur, décision, motif, suivi et date |
Si nécessaire, utilisez une référence de paiement ou les derniers chiffres de la carte pour localiser la transaction. Ne saisissez pas dans le formulaire un numéro de carte complet, un code de sécurité ou des identifiants bancaires en ligne.
Un relevé de carte peut établir qu’un paiement a bien été effectué. Le reçu du fournisseur décrit l’achat. Le salarié précise le motif professionnel. Ensemble, ces documents aident le contrôleur à comprendre la dépense ; pris isolément, chacun peut laisser des zones d’ombre.
Pour un achat à l’étranger, conservez le montant dans la devise d’origine à côté du montant affiché par le prestataire de paiement. Un écart peut s’expliquer par une conversion, des frais, un pourboire ou un ajustement ultérieur. Ne modifiez pas le montant de l’achat simplement pour forcer la concordance. Notre guide des dépenses transfrontalières explique comment conserver le lien entre ces montants.
Le réviseur doit pouvoir approuver la dépense conformément au processus de l’entreprise, demander des justificatifs supplémentaires, la refuser ou la laisser en attente. Consignez le motif ainsi que la personne responsable de tout suivi. Séparez l’approbation du remboursement du traitement comptable ou fiscal.
Le formulaire ne garantit pas qu’une dépense puisse être remboursée, déduite ou prise en compte pour la récupération de la TVA. Les exigences varient selon le pays et le type de dépense. Votre responsable financier ou votre conseiller fiscal doit déterminer ce qui est acceptable pour l’entité concernée. À titre d’exemple : les recommandations de HMRC relatives à la conservation des justificatifs de frais de déplacement expliquent les documents à conserver pour les salariés au Royaume-Uni ; elles ne constituent pas une règle applicable à tous les pays.
Si le problème concerne un repas avec des invités professionnels, utilisez le modèle de déclaration de frais pour repas d’affaires pour consigner également les participants et l’objet. Pour un lot de frais, reportez-vous à chaque déclaration dans le document suivant : rapport de frais.
Intégrez la saisie des reçus à chaque achat. Attribuez chaque dépense à un responsable, rendez visibles les justificatifs manquants et donnez aux employés une procédure claire pour les résoudre. Une politique de dépenses doit préciser le délai de soumission et la procédure à suivre en cas d’exception.
Rally intègre l’agent WhatsApp et l’agent de la plateforme à ce processus. Les employés peuvent transmettre leurs justificatifs et le contexte de leurs dépenses via WhatsApp ; AutoMatch aide à relier les éléments probants à la transaction, tandis que la plateforme offre à l’équipe un espace où traiter les tâches de dépenses restantes. Les équipes examinent les rapprochements incertains et les décisions avant que les enregistrements ne soient transférés vers le processus comptable pris en charge.
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