Πρότυπο Reisekostenabrechnung 2026: Δωρεάν Excel με αυτόματα ημερήσια

Το όνομα του ταξιδιώτη, ο προορισμός και ο επιχειρηματικός σκοπός του ταξιδιού, η ακριβής έναρξη και λήξη με ημερομηνία και ώρα (τα ημερήσια εξαρτώνται από τις ώρες απουσίας), τα αναλυτικά κόστη — ημερήσια, χιλιόμετρα ή εισιτήρια, διαμονή, παρεπόμενα — με συνημμένες αποδείξεις για όλα εκτός από τα κατ’ αποκοπή επιδόματα, και οι υπογραφές ή η ψηφιακή έγκριση του εργαζομένου και του εγκρίνοντος. Τα παρεχόμενα γεύματα πρέπει να καταγράφονται, γιατί μειώνουν το ημερήσιο.

Για εσωτερικά ταξίδια στη Γερμανία: €14 για απουσία άνω των 8 ωρών και για κάθε ημέρα άφιξης ή αναχώρησης πολυήμερου ταξιδιού, €28 για κάθε πλήρη ημέρα 24 ωρών — αμετάβλητα από το 2020. Τα παρεχόμενα γεύματα μειώνουν το επίδομα κατά 20% (πρωινό, €5.60) ή 40% (μεσημεριανό ή δείπνο, €11.20 το καθένα) του πλήρους ημερήσιου €28. Για ταξίδια στο εξωτερικό ισχύει ο πίνακας χωρών από την επιστολή BMF της 5ης Δεκεμβρίου 2025.

€0.30 ανά χιλιόμετρο που διανύθηκε πραγματικά με ιδιωτικό αυτοκίνητο (μοτοσικλέτες €0.20), αμετάβλητο το 2026, καλύπτοντας και τις δύο κατευθύνσεις. Μην το συγχέετε με το επίδομα μετακίνησης (Pendlerpauschale) για τη διαδρομή σπίτι-εργασία, που αυξήθηκε σε €0.38 ανά χιλιόμετρο μονής απόστασης από το πρώτο χιλιόμετρο το 2026 — αυτό ανήκει στη φορολογική δήλωση του εργαζομένου, όχι σε ένα Reisekostenabrechnung.

Οκτώ χρόνια. Τα Reisekostenabrechnungen και οι αποδείξεις τους θεωρούνται λογιστικά παραστατικά (Buchungsbelege), των οποίων η περίοδος τήρησης μειώθηκε από δέκα σε οκτώ χρόνια με τον Fourth Bureaucracy Relief Act, με ισχύ για όλα τα αρχεία των οποίων η παλιά περίοδος δεν είχε λήξει έως την 1η Ιανουαρίου 2025. Η περίοδος αρχίζει στο τέλος του ημερολογιακού έτους κατά το οποίο δημιουργήθηκε το αρχείο.

Ναι. Δεν υπάρχει νομική απαίτηση μορφής — Excel, PDF ή εργαλείο εξόδων λειτουργούν, εφόσον το υποχρεωτικό περιεχόμενο είναι πλήρες και τα αρχεία αποθηκεύονται με τρόπο συμβατό με GoBD: αμετάβλητα μετά την καταχώριση, ευανάγνωστα για όλη την περίοδο τήρησης και ιχνηλάσιμα. Οι χάρτινες αποδείξεις μπορούν να σαρωθούν και τα πρωτότυπα να καταστραφούν (ersetzendes Scannen) αν η διαδικασία είναι τεκμηριωμένη.

Σε γενικές γραμμές ναι: βάσει του § 670 BGB οι εργαζόμενοι δικαιούνται αποζημίωση για έξοδα που εύλογα πραγματοποιούν για τον εργοδότη, και οι περισσότερες συμβάσεις εργασίας, συλλογικές συμβάσεις ή πολιτικές ταξιδιών καθορίζουν τις λεπτομέρειες. Η φορολογική νομοθεσία θέτει όρια στο τι είναι αφορολόγητο — τα νόμιμα ημερήσια, €0.30/χλμ., τα πραγματικά έξοδα διαμονής — και πολλές πολιτικές απλώς υιοθετούν αυτούς τους συντελεστές. Προσέξτε τις συμβατικές προθεσμίες αποκλεισμού (Ausschlussfristen), που συνήθως απαιτούν αιτήματα μέσα σε τρεις έως έξι μήνες.