Kelionės išlaidų ataskaitos šablonas 2026: nemokamas Excel su automatiniais dienpinigiais

Keliautojo vardas, kelionės tikslas ir verslo paskirtis, tiksli pradžia ir pabaiga su data ir laiku (dienpinigiai priklauso nuo nebuvimo valandų), detalizuotos išlaidos — dienpinigiai, rida ar bilietai, nakvynė, smulkios išlaidos — su kvitais viskam, išskyrus fiksuotas išmokas, ir darbuotojo bei tvirtintojo parašai arba skaitmeninis patvirtinimas. Suteiktas maitinimas turi būti pažymėtas, nes jis mažina dienpinigius.

Vietinėms kelionėms Vokietijoje: €14 už nebuvimą ilgiau nei 8 valandas ir už kiekvieną atvykimo ar išvykimo dieną kelių dienų kelionėje, €28 už kiekvieną pilną 24 valandų dieną — nepakitę nuo 2020 m. Suteiktas maitinimas mažina išmoką 20% (pusryčiai, €5.60) arba 40% (pietūs ar vakarienė, po €11.20) nuo €28 pilnos dienos tarifo. Užsienio kelionėms taikoma BMF 2025 m. gruodžio 5 d. laiško šalių lentelė.

€0.30 už faktiškai nuvažiuotą kilometrą privačiu automobiliu (motociklams €0.20), 2026 m. nepakitęs, apimantis abi kryptis. Nepainiokite jo su kelionės į darbą kompensacija (Pendlerpauschale) maršrutui namai–darbas, kuri 2026 m. padidėjo iki €0.38 už vienos krypties kilometrą nuo pirmojo kilometro — ji priklauso darbuotojo mokesčių deklaracijai, o ne Reisekostenabrechnung.

Aštuonerius metus. Reisekostenabrechnungen ir jų kvitai laikomi apskaitos dokumentais (Buchungsbelege), kurių saugojimo terminas Ketvirtuoju biurokratijos mažinimo aktu sutrumpintas nuo dešimties iki aštuonerių metų; tai taikoma visiems įrašams, kurių senasis terminas dar nebuvo pasibaigęs iki 2025 m. sausio 1 d. Terminas pradedamas skaičiuoti nuo kalendorinių metų, kuriais dokumentas buvo sukurtas, pabaigos.

Taip. Teisinio formos reikalavimo nėra — tinka Excel, PDF ar išlaidų įrankis, jei privalomas turinys yra pilnas ir įrašai saugomi pagal GoBD: po pateikimo nekeičiami, įskaitomi visą saugojimo laikotarpį ir atsekami. Popierinius kvitus galima nuskenuoti ir originalus sunaikinti (ersetzendes Scannen), jei procesas dokumentuotas.

Iš esmės taip: pagal § 670 BGB darbuotojai turi teisę į pagrįstai darbdavio naudai patirtų išlaidų kompensavimą, o dauguma darbo sutarčių, kolektyvinių sutarčių ar kelionių taisyklių detalizuoja sąlygas. Mokesčių teisė riboja, kas neapmokestinama — įstatyminiai dienpinigiai, €0.30/km, faktinės nakvynės išlaidos — ir daug politikų tiesiog perima šiuos tarifus. Atkreipkite dėmesį į sutartinius pateikimo terminus (Ausschlussfristen), kurie dažnai reikalauja paraiškas pateikti per tris–šešis mėnesius.