Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Štai atsisiuntimas iš karto: mūsų nemokamas 2026 m. kelionės išlaidų ataskaitos šablonas yra Excel forma, kuri pati atlieka erzinančią dalį — dienpinigių aritmetiką. Pasirinkite dienos tipą, pažymėkite, kuris maitinimas buvo suteiktas, ir pasirodys teisinga Verpflegungspauschale, įskaitant maitinimo mažinimus. Rida skaičiuojama po €0.30 už kilometrą, nakvynei ir smulkioms išlaidoms skirta atskira kvitų skiltis, o sumos susiveda į vieną kompensacijos skaičių.
Atsisiųskite nemokamą kelionės išlaidų ataskaitos šabloną (Excel) — el. pašto adresas nereikalingas.
Pati forma yra vokiečių kalba – tai Vokietijos mokesčių dokumentas – ir veikia programose „Excel“, „LibreOffice“ bei „Google Sheets“. Toliau paaiškinta, ką šablonas automatizuoja, kokių privalomų laukų reikalauja Finanzamt ir kokie 2026 skaičiai slypi už formulių. Jei jums reikia tik tarifų, žr. „Verpflegungsmehraufwand 2026“ vadovą: jame pateiktos visos vietinių ir užsienio kelionių lentelės bei kasdienis skaičiuotuvas.
Bendro pobūdžio verslo formoms, kai netaikomi konkrečiai šaliai būdingi tarifai, naudokite mūsų išlaidų ataskaitos šabloną, kuriame yra pradinės valiutos ir atsiskaitymo laukai.
Dauguma nemokamų šablonų yra tuščių langelių tinklelis. Šiame įdiegtos 2026 m. taisyklės:
Užsienio kelionėms dienpinigių stulpelyje ranka įveskite šalies tarifą iš BMF lentelės — vietinė automatika netrukdo. Visa 2026 m. šalių lentelė ir visos dienpinigių taisyklės detaliai pateiktos mūsų gide apie Verpflegungsmehraufwand 2026.
Peržiūrėdami pirmą užpildytą lentelę, atlikite šią patikrą. Darbuotojas vyksta į komandiruotę nuo pirmadienio iki trečiadienio, antradienį gauna darbdavio suteiktus pusryčius ir pietus, nuvažiuoja 240 km asmeniniu automobiliu ir savo lėšomis apmoka 160 € viešbučio sąskaitą. Tarkime, kad kelionė atitinka komandiruotei taikomus reikalavimus, trijų mėnesių terminas dar nepasibaigęs ir darbdavys kompensuoja šias kompensuotinas išlaidas.
| Prašymas kompensuoti | Skaičiavimas | Išlaidų kompensavimas |
|---|---|---|
| Pirmadienis, atvykimas | Atvykimo dienos dienpinigiai | 14,00 € |
| Antradienį, visą dieną | 28 € − 5,60 € už pusryčius − 11,20 € už pietus | 11,20 € |
| Trečiadienis, išvykimas | Išvykimo dienos dienpinigiai | 14,00 € |
| Asmeninio automobilio rida | 240 km × 0,30 € | 72,00 € |
| Darbuotojo apmokėtas viešbutis | Faktinės išlaidos su kvitu | 160,00 € |
| Iš viso | 39,20 € + 72 € + 160 € | 271,20 € |
Jei įmonė jau apmokėjo viešbutį, darbuotojui dar reikia kompensuoti 111,20 €, o ne 271,20 €. Viešbučio kvitą saugokite įmonės dokumentuose, tačiau šių išlaidų nekompensuokite antrą kartą. Jei darbuotojas naudojosi įmonės automobiliu, nepridėkite kompensacijos už asmeniniu automobiliu nuvažiuotus kilometrus: įmonės automobiliui taikomas mokestis ir įmonės apmokėtas kuras nėra šio prašymo kompensuoti išlaidas dalis.
| Ką reikia apmokėti | Kitas žingsnis |
|---|---|
| Darbuotojo apmokėta komandiruotė | Atsisiųskite aukščiau pateiktą „Excel“ formą ir pridėkite faktines išlaidas patvirtinančius kvitus. |
| Teisinga dienos išmoka maitinimui | Pasinaudokite Vokietijos dienpinigių vadovu ir dienų skaičiuokle , prieš įvesdami dienpinigių sumą. |
| Mokestis už įmonės automobilio naudojimą asmeniniais tikslais | Naudokitės Vokietijos tarnybinio automobilio mokesčių skaičiuokle, nurodydami darbo biure dienų skaičių per metus ir darbuotojo įmokas. Joje apskaičiuota preliminari mokesčio suma nėra prašymas kompensuoti išlaidas. |
| Įmonės apmokami degalai arba įkrovimas | Įvertinkite mokėjimų kontrolei ir kvitų susiejimui skirtas „Rally“ degalų korteles ; šių pirkimų neįtraukite į darbuotojui kompensuojamų išlaidų sumą. |
Joks įstatymas nenustato Reisekostenabrechnung formos, tačiau mokesčių taisyklės nustato jos turinį. Kad kompensacijos pagal § 9 EStG liktų neapmokestinamos, įraše turi būti nurodyta:
Nepilnas įrašas ne tik erzina buhalterį: per Lohnsteuer-Außenprüfung kompensacijos be tinkamų dokumentų perklasifikuojamos į darbo užmokestį, o darbdavys turi sumokėti darbo užmokesčio mokestį ir palūkanas — audito laikotarpis apima ketverius metus.
Šablone fiksuotai įrašyti tik tie skaičiai, kurie 2026 m. yra stabilūs:
| Pozicija | 2026 m. vertė |
|---|---|
| Dienpinigiai, nebuvimas ilgiau nei 8 val. / atvykimo ir išvykimo dienos | 14 € |
| Dienpinigiai, pilna 24 val. diena | 28 € |
| Mažinimas: suteikti pusryčiai | 5,60 € (20 % nuo 28 €) |
| Mažinimas: suteikti pietūs ar vakarienė | 11,20 € kiekvienam (40 % nuo 28 €) |
| Rida, privatus automobilis | 0,30 € už nuvažiuotą km |
| Rida, motociklas ar motoroleris | 0,20 € už nuvažiuotą km |
| Sunkvežimio vairuotojo nakvynės fiksuotas tarifas (miegas kabinoje) | 9 € už kalendorinę dieną |
Dvi ribos, kurias verta pažymėti darbuotojams, nes 2026 m. viena iš jų pasikeitė:
Trys administracinės taisyklės užbaigia atitikties vaizdą:
Ką auditoriai ir darbo užmokesčio komandos iš tikrųjų randa:
Geras šablonas padaro dienpinigių eilutę neskausmingą — ši dalis tikrai tėra aritmetika pagal kelionės laikus. Ko jis negali sutvarkyti, tai popierinės ekonomikos aplink kelionę: vairuotojai iš savo lėšų dengia degalus ir kelių mokesčius, kvitai fotografuojami po kelių savaičių, finansų komanda ranka derina kortelių išrašus su formomis, o PVM nuteka nuo kiekvieno neatitinkančio Beleg.
Transporto parkams ir darbuotojams, dirbantiems kelyje, daugiausia naudos duoda mažesnė išlaidų ataskaitų rengimo našta: degalus, įkrovimą, kelių mokesčius ir pirkinius kelyje apmokėkite naudodami įmonės korteles su kiekvienam darbuotojui nustatytais limitais, kad darbuotojai iškart po apmokėjimo siųstų kiekvieną kvitą per WhatsApp, o apskaitos eksportas būtų parengtas, o ne suvedamas rankiniu būdu. Kuras apmokamas degalų kortelėmis pagal degalinėje nurodytą kainą, o kiekvienas degalinės kvitas siunčiamas per WhatsApp ir susiejamas su mokėjimu; degalų kortelių palyginimas paaiškina kortelių tipus, jei vis dar renkatės. Vairuotojams, kurie Vokietijoje pila degalus, mūsų vadovas Kada Vokietijoje degalai pigiausi? aptaria paros laiko ir važiavimo autostradomis tendencijas, kurios keičia litro kainą. Tuomet Reisekostenabrechnung apima tai, kas iš tiesų jai priklauso – dienpinigius ir asmeniniu automobiliu nuvažiuotą ridą, ir nieko daugiau.
Šis straipsnis yra bendro pobūdžio informacija, o ne mokesčių konsultacija. Tarifus nustato Vokietijos teisė ir Federalinė finansų ministerija, jie peržiūrimi kasmet; konkrečią situaciją pasitikrinkite su savo Steuerberater.
Nemokama spausdinama verslo pietų forma: dalyviai, tikslas, kvitai, mokėjimai ir įmonės patvirtinimas.
Sukurkite išlaidų politiką su nemokamu redaguojamu pirkimų, kvitų, tvirtinimo, kompensavimo, užsienio išlaidų ir išimčių šablonu.
Atsisiųskite nemokamą išlaidų ataskaitą su valiutomis, kvitų nuorodomis, patvirtinimais ir kompensuotinų išlaidų sumomis.
