Eine Tankkarte ist eine Zahlungslösung für Unternehmen, mit der freigegebene Tankvorgänge bezahlt werden können. Sie hilft Unternehmen zu regeln, wer bezahlen darf, wo Zahlungen akzeptiert werden und wie die Kaufdaten an die Finanzabteilung gelangen. Manche Kartenprogramme unterstützen auch Zahlungen für das Laden, Maut, Parken und andere Geschäftsausgaben.
Der Name allein sagt dir nicht, wie die Karte finanziert wird, was sie kostet oder wo sie akzeptiert wird. Kläre zuerst diese praktischen Fragen, bevor du zusätzliche Funktionen vergleichst. Wie der Bezahlvorgang Schritt für Schritt abläuft, erfährst du unter So funktioniert eine Tankkarte in der Praxis.
Was passiert, wenn ein Fahrer bezahlt?
Das Unternehmen eröffnet ein geeignetes Konto, weist Karten oder Zugangsdaten zu und legt fest, wofür sie genutzt werden dürfen. An einer Akzeptanzstelle folgt der Fahrer den Anweisungen des Zahlungsterminals. Der Kartenaussteller prüft die Transaktion anhand des verfügbaren Guthabens oder des vereinbarten Kreditrahmens sowie der geltenden Ausgabenkontrollen.
Bewahre nach der Zahlung den Beleg oder die Rechnung des Lieferanten zusammen mit der Transaktion und dem geschäftlichen Zweck auf. Das Finanzteam prüft die Nachweise und klärt fehlende Angaben, bevor es die Buchung vorbereitet. Eine erfolgreiche Zahlung allein bedeutet nicht, dass ein Vorsteuerabzug möglich oder eine private Ausgabe zulässig ist.
Manche Tankautomaten reservieren einen Betrag, bevor die endgültigen Tankkosten feststehen. Der Leitfaden zu ausstehenden Transaktionen erklärt, wie sich eine solche Reservierung auf das verfügbare Guthaben auswirken kann.
Akzeptanz: Standorte und Einkäufe prüfen
Ein netzwerkbasiertes Programm legt fest, welche Standorte teilnehmen. Eine Karte eines Zahlungssystems lässt sich für zulässige Transaktionen bei Händlern nutzen, die das jeweilige System akzeptieren. Bei beiden musst du prüfen, ob sie zur tatsächlichen Route, zum Fahrzeug und zum jeweiligen Einkauf passen.
Frag bei Bedarf nach unbedienten Terminals, Öffnungszeiten und der Zufahrt für schwere Fahrzeuge. Kläre beim Laden, ob die Ladesäule eine Zahlungskarte akzeptiert oder einen separaten Zugangsnachweis oder eine App verlangt. Prüfe bei der Maut, ob ein Transponder oder eine Onboard-Unit nötig ist. Die Zahl der Länder oder Stationen allein belegt nicht, dass eine bestimmte Fahrt damit möglich ist.
Nutze für deine Kaufentscheidung je nach Einsatzgebiet den Tankkarten-Ratgeber für Großbritannien oder den Tankkarten-Ratgeber für Frankreich.
Guthaben aufladen und nachträglich abrechnen
| Vereinbarung | Was du vor dem Antrag klären solltest |
|---|
| Prepaid | Wie Guthaben aufgeladen wird, wann es verfügbar ist und wer den verbleibenden Ausgabenspielraum überwacht |
| Nachträgliche Zahlung | Kreditvoraussetzungen, Abrechnungstermine, Limits und gegebenenfalls nötige Kaution oder Garantie |
| Beide Modelle | Monatsgebühren, Transaktionsgebühren, Ersatzkartengebühren, Währungskosten und Kündigungsbedingungen |
Mit Prepaid-Guthaben bezahlst du künftige Einkäufe. Eine erstattbare Kaution dient dagegen als separate Sicherheit. Eine monatliche Servicegebühr zählt zu den Kosten. Betrachte diese Beträge getrennt, wenn du den Liquiditätsbedarf und die Gesamtkosten vergleichst.
Bei Rallys Prepaid-Modell prüfen wir das Unternehmen und die Person, die es vertritt. Es gibt keine persönliche Bonitätsprüfung und keine rückzahlbare Kaution. Das Unternehmen lädt Guthaben auf, bevor es bezahlt. Den Ablauf findest du auf der Seite zur Prepaid-Tankkarte, die aktuellen Tarife auf der Preisseite.
Welche Ausgabenkontrollen braucht dein Unternehmen?
Lege fest, wer eine Karte bekommen darf, welche Käufe erlaubt sind und wer Limits ändern kann. Unterscheide zwischen einem Limit pro Transaktion und einem Wochen- oder Monatsbudget. Bestimme, wer sich während der Arbeitszeiten des Teams um abgelehnte Zahlungen kümmert.
Welche Ausgabenkontrollen verfügbar sind, hängt vom Kartenprogramm und der Einrichtung ab. Teste die Funktionen, die du brauchst, statt davon auszugehen, dass jede Karte Mengenlimits in Litern, zeitliche Beschränkungen oder fahrzeugspezifische Abfragen bietet. Erfasse Fahrer- und Fahrzeugdaten getrennt, wenn du beides für die Buchhaltung oder zur Prüfung brauchst.
Nutze Richtlinie und Register für Flottenkarten, um Kartenzuweisungen, Limits, Belege, Ausnahmen und die Kündigung von Karten zu dokumentieren.
Von der Kartenzahlung zur Buchung
Mit Rally schicken Mitarbeitende Belege und Rechnungen von Lieferanten per WhatsApp. Der KI-Assistent in WhatsApp hilft dabei, Angaben zusammenzutragen. AutoMatch nutzt Informationen aus Dokumenten und Zahlungen, um die Datensätze einander zuzuordnen. Das Finanzteam prüft offene Vorgänge in der Plattform.
Buchhaltungsexporte zum Herunterladen ermöglichen die Übergabe an den Buchhalter. Teste das Format, die benötigten Felder und den Zugriff auf Originalbelege anhand tatsächlicher Einkäufe. Unsichere Zuordnungen und steuerliche Entscheidungen müssen weiterhin geprüft werden. Der Export ersetzt keine Lieferantenrechnung mit Umsatzsteuerausweis.
Ein umfassenderer Prozess für die Ausgabenverwaltung kann sowohl Fahrer als auch Büroteams abdecken. Ob er ein anderes System ersetzt, hängt davon ab, welche Aufgaben dieses System übernimmt, etwa Reisebuchungen, Wartung oder die Abrechnung von Kilometerpauschalen über die Lohnabrechnung. Kläre diese Anforderungen, bevor du ein Tool abschaffst.
Lohnt sich eine Tankkarte für kleine Unternehmen?
Vergleiche die gesamten laufenden Gebühren mit der Anzahl der Karten, die du tatsächlich nutzt, und deinen Einkäufen. Ermittle dann den Arbeitsaufwand: Belege einreichen, fehlende Unterlagen beschaffen, Zuordnungen prüfen und Daten für die Buchhaltung aufbereiten. Gehe nicht davon aus, dass du überall einen Tankrabatt erhältst oder eine feste Anzahl an Stunden sparst.
Der Leitfaden für kleine Unternehmen zeigt, wie sich die Kartenanzahl auf die Kosten auswirkt. Mit dem Kostenrechner kannst du Preise und Gebühren für deine Routen eingeben und das Ergebnis herunterladen.
Teste vor der Einführung einen normalen Tankstopp, bei Bedarf einen Tankautomaten, einen fehlenden Beleg und einen Buchhaltungsexport. Beziehe auch einen Kauf im Ausland oder einen Ladevorgang ein, wenn dein Unternehmen das braucht. Die Ergebnisse liefern eine konkrete Grundlage für die Entscheidung, ob die Karte und der Ablauf der Ausgabenverwaltung zu deinem Team passen.
