Um cartão de combustível é um meio de pagamento empresarial para compras autorizadas de combustível. Ajuda a empresa a definir quem pode efetuar despesas, onde são aceites os pagamentos e como os registos de compras chegam à equipa financeira. Alguns programas também permitem pagar carregamentos de veículos elétricos, portagens, estacionamento e outras despesas da empresa.
O nome, por si só, não indica o modelo de financiamento, o preço nem onde o cartão é aceite. Comece por estes detalhes práticos antes de comparar funcionalidades adicionais. Para conhecer o processo de compra passo a passo, consulte como funciona um cartão de combustível na prática.
O que acontece quando um condutor paga?
A empresa abre uma conta elegível, atribui cartões ou credenciais e define as utilizações permitidas. Num local aderente, o condutor segue as instruções do terminal de pagamento. O emissor verifica a transação face aos fundos disponíveis ou ao crédito acordado e aos controlos aplicáveis.
Após o pagamento, guarde o recibo ou a fatura do fornecedor juntamente com os dados da transação e a finalidade profissional da despesa. A equipa financeira verifica os comprovativos e obtém os dados em falta antes de preparar o registo contabilístico. Um pagamento bem-sucedido não determina, por si só, o direito à dedução do IVA nem se uma despesa pessoal é permitida.
Alguns terminais de autosserviço reservam um montante antes de se conhecer o custo final do abastecimento. O guia de transações pendentes explica como um bloqueio de fundos por autorização pode afetar o saldo disponível.
Aceitação: verifique os locais e as compras
Um programa baseado numa rede define os locais aderentes. Um cartão associado a um sistema de pagamento permite realizar transações elegíveis nos comerciantes que aceitam esse sistema. Em ambos os casos, continua a ser necessário verificar a compatibilidade com o percurso, o veículo e a compra em causa.
Pergunte sobre terminais de pagamento sem assistência, horários de funcionamento e acesso a veículos pesados, quando relevante. Para o carregamento, confirme se o posto aceita um cartão de pagamento ou exige uma credencial ou aplicação específica. Para as portagens, verifique se é necessário um identificador ou dispositivo de bordo. Não considere o número de países ou postos como garantia de que um determinado percurso será viável.
Para tomar a decisão de compra, consulte o guia de cartões de combustível no Reino Unido ou o guia de cartões de combustível em França, consoante o que se adequa à sua atividade.
Carregamento antecipado e liquidação pós-paga
| Modalidade | O que confirmar antes de aderir |
|---|
| Pré-pago | Como carregar o saldo, quando os fundos ficam disponíveis e quem acompanha a margem disponível para despesas |
| Pós-pago | Elegibilidade para crédito, datas de liquidação, limites e eventuais depósitos ou garantias exigidos |
| Qualquer um dos modelos | Mensalidades, comissões por transação, taxas de substituição, custos cambiais e condições de cancelamento |
Um saldo pré-pago serve para pagar compras futuras. Uma caução reembolsável é uma garantia separada. Uma comissão mensal de serviço é um custo. Mantenha estes montantes separados ao comparar as necessidades de tesouraria e os encargos totais.
A opção pré-paga da Rally exige a verificação da empresa e do seu representante, sem consulta do historial de crédito pessoal nem caução reembolsável. A empresa carrega o saldo antes de efetuar despesas. Consulte a página do cartão de combustível pré-pago para conhecer o processo e a página de preços para ver os planos atuais.
De que controlos precisa a empresa?
Defina quem pode ter um cartão, que compras são permitidas e quem pode alterar os limites. Distinga o limite por transação do orçamento semanal ou mensal. Identifique a pessoa responsável por resolver situações de pagamentos recusados durante o horário de trabalho da equipa.
Os controlos disponíveis variam consoante o programa e a configuração. Teste os de que precisa, em vez de assumir que todos os cartões permitem definir limites em litros, restrições de horário ou pedidos de informação específicos por veículo. Registe separadamente os dados do condutor e do veículo quando precisar de ambos para a contabilidade ou para análise.
Utilize a política e o registo de cartões de frota para documentar a atribuição, os limites, os recibos, as exceções e o cancelamento dos cartões.
Do pagamento com cartão ao registo contabilístico
Com a Rally, os colaboradores enviam recibos e faturas de fornecedores pelo WhatsApp. O agente ajuda a recolher os dados, o AutoMatch utiliza o contexto dos documentos e dos pagamentos para associar os registos, e a equipa financeira analisa os elementos pendentes na plataforma.
As exportações contabilísticas disponíveis para descarregar permitem entregar a informação ao contabilista. Teste o formato, os campos obrigatórios e o acesso aos documentos de origem com compras reais. As correspondências incertas e as decisões fiscais continuam a exigir revisão. A exportação não substitui a fatura com IVA do fornecedor.
Um processo de gestão de despesas mais abrangente pode servir tanto os condutores como as equipas de escritório. A possibilidade de substituir outro sistema depende das tarefas que esse sistema executa, como a reserva de viagens, a manutenção ou os pedidos de reembolso por quilómetros percorridos incluídos no processamento salarial. Confirme esses requisitos antes de deixar de utilizar uma ferramenta.
Vale a pena ter um cartão de combustível numa pequena empresa?
Compare o total das comissões recorrentes com o número de cartões e as compras que efetivamente faz. Depois, avalie o trabalho operacional: enviar recibos, resolver a falta de documentos, verificar a imputação das despesas e preparar a informação para a contabilidade. Não parta do princípio de que existe um desconto universal no combustível ou uma poupança fixa de horas.
O guia para pequenas empresas mostra como o número de cartões influencia os custos, e a calculadora de custos permite introduzir os preços e encargos por percurso e descarregar o resultado.
Antes da implementação, teste um abastecimento habitual, um terminal de pagamento automático sem assistência, se aplicável, uma situação de recibo em falta e uma exportação para a contabilidade. Inclua uma compra no estrangeiro ou uma sessão de carregamento quando as necessidades da empresa o justifiquem. Estes resultados fornecem uma base concreta para decidir se o cartão e o processo de gestão de despesas se adequam à sua equipa.
