Η κάρτα καυσίμων είναι ένα μέσο εταιρικών πληρωμών για εγκεκριμένες αγορές καυσίμων. Βοηθά την επιχείρηση να καθορίζει ποιος μπορεί να πραγματοποιεί δαπάνες, πού γίνονται δεκτές οι πληρωμές και πώς διαβιβάζονται τα στοιχεία των αγορών στο οικονομικό τμήμα. Ορισμένα προγράμματα καλύπτουν επίσης τη φόρτιση ηλεκτρικών οχημάτων, τα διόδια, τη στάθμευση και άλλες επαγγελματικές δαπάνες.
Η ονομασία από μόνη της δεν σας δείχνει τον τρόπο χρηματοδότησης, την τιμή ή τα σημεία αποδοχής. Ξεκινήστε από αυτές τις πρακτικές λεπτομέρειες πριν συγκρίνετε πρόσθετες λειτουργίες. Για τη διαδικασία αγοράς βήμα προς βήμα, δείτε πώς λειτουργεί μια κάρτα καυσίμων στην πράξη.
Τι γίνεται όταν ένας οδηγός πληρώνει;
Η επιχείρηση ανοίγει έναν λογαριασμό που πληροί τις προϋποθέσεις, αναθέτει κάρτες ή διαπιστευτήρια και ορίζει τις επιτρεπόμενες χρήσεις. Σε σημείο όπου γίνεται δεκτός αυτός ο τρόπος πληρωμής, ο οδηγός ακολουθεί τις οδηγίες του τερματικού πληρωμών. Ο εκδότης ελέγχει τη συναλλαγή βάσει του διαθέσιμου υπολοίπου ή της συμφωνημένης πίστωσης και των ισχυόντων κανόνων ελέγχου.
Μετά την πληρωμή, φυλάξτε την απόδειξη ή το τιμολόγιο του προμηθευτή μαζί με τα στοιχεία της συναλλαγής και τον επαγγελματικό σκοπό της δαπάνης. Το οικονομικό τμήμα ελέγχει τα δικαιολογητικά και συμπληρώνει τυχόν ελλείψεις πριν προετοιμάσει τη λογιστική εγγραφή. Μια επιτυχής πληρωμή δεν τεκμηριώνει από μόνη της δικαίωμα έκπτωσης του ΦΠΑ ούτε το αν επιτρέπεται μια προσωπική δαπάνη.
Ορισμένα τερματικά αυτοεξυπηρέτησης δεσμεύουν ένα ποσό πριν γίνει γνωστό το τελικό κόστος των καυσίμων. Ο οδηγός για τις εκκρεμείς συναλλαγές εξηγεί πώς μια δέσμευση ποσού κατά την προέγκριση μπορεί να επηρεάσει το διαθέσιμο υπόλοιπο.
Αποδοχή: ελέγξτε τα σημεία και τις αγορές
Ένα πρόγραμμα που βασίζεται σε δίκτυο ορίζει τα σημεία που συμμετέχουν. Μια κάρτα που λειτουργεί μέσω συστήματος πληρωμών χρησιμοποιείται σε εμπόρους που δέχονται το συγκεκριμένο σύστημα, για επιλέξιμες συναλλαγές. Και στις δύο περιπτώσεις, χρειάζεται να ελέγχεται η κάλυψη με βάση την πραγματική διαδρομή, το όχημα και την αγορά.
Ρωτήστε για τα τερματικά αυτοεξυπηρέτησης, το ωράριο λειτουργίας και την πρόσβαση βαρέων οχημάτων, όπου χρειάζεται. Για τη φόρτιση, εξακριβώστε αν ο σταθμός δέχεται κάρτα πληρωμών ή απαιτεί ξεχωριστό μέσο ταυτοποίησης ή εφαρμογή. Για τα διόδια, ελέγξτε αν χρειάζεται πομποδέκτης ή μονάδα επί του οχήματος. Μη θεωρείτε τον αριθμό χωρών ή σταθμών απόδειξη ότι μια συγκεκριμένη διαδρομή μπορεί να εξυπηρετηθεί.
Για να αποφασίσετε ποια κάρτα θα επιλέξετε, συμβουλευτείτε τον οδηγό καρτών καυσίμων για το Ηνωμένο Βασίλειο ή τον οδηγό καρτών καυσίμων για τη Γαλλία, ανάλογα με το πού δραστηριοποιείστε.
Προκαταβολική χρηματοδότηση και εκ των υστέρων εξόφληση
| Συμφωνία | Τι να διευκρινίσετε πριν από την αίτηση |
|---|
| Προπληρωμή | Πώς προστίθενται χρήματα στο υπόλοιπο, πότε γίνονται διαθέσιμα και ποιος παρακολουθεί το διαθέσιμο περιθώριο δαπανών |
| Πληρωμή εκ των υστέρων | Επιλεξιμότητα για πίστωση, ημερομηνίες διακανονισμού, όρια και τυχόν απαιτούμενη κατάθεση ή εγγύηση |
| Οποιοδήποτε από τα δύο μοντέλα | Μηνιαίες χρεώσεις, χρεώσεις συναλλαγών, τέλη αντικατάστασης, κόστος συναλλάγματος και όροι ακύρωσης |
Το προπληρωμένο υπόλοιπο καλύπτει μελλοντικές αγορές. Η επιστρεπτέα εγγύηση αποτελεί ξεχωριστή εξασφάλιση. Η μηνιαία χρέωση υπηρεσίας είναι κόστος. Εξετάστε αυτά τα ποσά χωριστά όταν συγκρίνετε τις ανάγκες ρευστότητας και τις συνολικές χρεώσεις.
Η προπληρωμένη λύση της Rally απαιτεί επαλήθευση της επιχείρησης και του εκπροσώπου της, χωρίς έλεγχο προσωπικής πιστοληπτικής ικανότητας ή καταβολή επιστρεπτέας εγγύησης. Η επιχείρηση φορτίζει το υπόλοιπό της πριν από τις δαπάνες. Διαβάστε τη σελίδα για τις προπληρωμένες κάρτες καυσίμων για να δείτε πώς λειτουργεί η διαδικασία και τη σελίδα τιμολόγησης για τα τρέχοντα πακέτα.
Τι δυνατότητες ελέγχου χρειάζεται η επιχείρηση;
Ορίστε ποιοι μπορούν να έχουν κάρτα, ποιες αγορές επιτρέπονται και ποιοι μπορούν να αλλάζουν τα όρια. Διαχωρίστε το όριο ανά συναλλαγή από τον εβδομαδιαίο ή μηνιαίο προϋπολογισμό. Ορίστε ποιος αναλαμβάνει τις περιπτώσεις απόρριψης συναλλαγών κατά το ωράριο εργασίας της ομάδας.
Οι διαθέσιμες δυνατότητες ελέγχου διαφέρουν ανάλογα με το πρόγραμμα και τη διαμόρφωση. Δοκιμάστε όσες χρειάζεστε, αντί να θεωρείτε δεδομένο ότι κάθε κάρτα προσφέρει όρια σε λίτρα, χρονικούς περιορισμούς ή αιτήματα καταχώρισης στοιχείων για συγκεκριμένο όχημα. Καταγράφετε χωριστά τα στοιχεία του οδηγού και του οχήματος όταν χρειάζεστε και τα δύο για λογιστικούς σκοπούς ή έλεγχο.
Χρησιμοποιήστε την πολιτική και το μητρώο καρτών στόλου για να καταγράφετε την ανάθεση καρτών, τα όρια, τις αποδείξεις, τις εξαιρέσεις και την ακύρωση καρτών.
Από την πληρωμή με κάρτα στη λογιστική εγγραφή
Με το Rally, οι εργαζόμενοι στέλνουν αποδείξεις και τιμολόγια προμηθευτών μέσω WhatsApp. Ο βοηθός συμβάλλει στη συλλογή των στοιχείων, το AutoMatch αξιοποιεί τις πληροφορίες των παραστατικών και των πληρωμών για να συνδέσει τις εγγραφές και η οικονομική ομάδα ελέγχει τις εκκρεμότητες στην πλατφόρμα.
Τα αρχεία εξαγωγής λογιστικών δεδομένων που μπορείτε να κατεβάσετε επιτρέπουν τη διαβίβαση των στοιχείων στον λογιστή. Δοκιμάστε τη μορφή, τα απαιτούμενα πεδία και την πρόσβαση στα πρωτότυπα παραστατικά με πραγματικές αγορές. Οι αβέβαιες αντιστοιχίσεις και οι αποφάσεις για φορολογικά θέματα εξακολουθούν να χρειάζονται έλεγχο. Το αρχείο εξαγωγής δεν υποκαθιστά το τιμολόγιο ΦΠΑ του προμηθευτή.
Μια ευρύτερη ροή διαχείρισης εξόδων μπορεί να καλύπτει τόσο τους οδηγούς όσο και τις ομάδες γραφείου. Το αν μπορεί να αντικαταστήσει κάποιο άλλο σύστημα εξαρτάται από τις εργασίες που εκτελεί εκείνο το σύστημα, όπως κρατήσεις ταξιδιών, συντήρηση ή αιτήματα αποζημίωσης χιλιομέτρων μέσω μισθοδοσίας. Επιβεβαιώστε αυτές τις απαιτήσεις πριν καταργήσετε κάποιο εργαλείο.
Αξίζει μια κάρτα καυσίμων για μια μικρή επιχείρηση;
Συγκρίνετε τη συνολική επαναλαμβανόμενη χρέωση με τον πραγματικό αριθμό καρτών και τις αγορές σας. Στη συνέχεια, μετρήστε τον διαχειριστικό φόρτο: την υποβολή αποδείξεων, την τακτοποίηση παραστατικών που λείπουν, τον έλεγχο του επιμερισμού και την προετοιμασία των στοιχείων για το λογιστήριο. Μη θεωρείτε δεδομένη μια έκπτωση σε όλα τα καύσιμα ή την εξοικονόμηση συγκεκριμένου αριθμού ωρών.
Ο οδηγός για μικρές επιχειρήσεις δείχνει πώς ο αριθμός των καρτών επηρεάζει το κόστος, ενώ ο υπολογιστής κόστους σας επιτρέπει να εισαγάγετε τιμές και χρεώσεις ανά διαδρομή και να κατεβάσετε το αποτέλεσμα.
Πριν από την έναρξη χρήσης, δοκιμάστε έναν συνηθισμένο ανεφοδιασμό, ένα τερματικό αυτοεξυπηρέτησης εφόσον σας αφορά, μια περίπτωση έλλειψης απόδειξης και μια εξαγωγή δεδομένων για το λογιστήριο. Συμπεριλάβετε μια αγορά στο εξωτερικό ή μια συνεδρία φόρτισης, εφόσον το απαιτούν οι ανάγκες της επιχείρησης. Τα αποτελέσματα αυτά παρέχουν μια συγκεκριμένη βάση για να αποφασίσετε αν η κάρτα και η διαδικασία διαχείρισης δαπανών ταιριάζουν στην ομάδα σας.
