Kütusekaart on ettevõtte makselahendus lubatud kütuseostude tegemiseks. See aitab ettevõttel määrata, kes saab oste teha, kus saab maksta ja kuidas ostuandmed raamatupidamisse jõuavad. Mõned kaardiprogrammid võimaldavad tasuda ka laadimise, teemaksude, parkimise ja muude ettevõtluskulude eest.
Ainuüksi nimi ei näita kaardi rahastusmudelit, hinda ega seda, kus kaarti aktsepteeritakse. Enne lisafunktsioonide võrdlemist selgita välja need praktilised üksikasjad. Ostuprotsessiga samm-sammult tutvumiseks vaata, kuidas kütusekaart praktikas töötab.
Mis juhtub, kui juht maksab?
Ettevõte avab nõuetele vastava konto, jagab välja kaardid või juurdepääsuandmed ning määrab lubatud kasutusviisid. Maksevahendit aktsepteerivas teeninduskohas järgib juht makseterminali juhiseid. Kaardi väljastaja kontrollib tehingu vastavust kontol olevatele vahenditele või kokkulepitud krediidile ning kehtivatele piirangutele.
Pärast maksmist säilitage tarnija kviitung või arve koos tehingu andmete ja ärilise eesmärgiga. Finantstiim kontrollib tõendusdokumente ja täpsustab puuduvad andmed enne raamatupidamiskande koostamist. Edukas makse ei tõenda iseenesest sisendkäibemaksu mahaarvamise õigust ega seda, kas isiklik kulu on lubatud.
Mõned iseteenindusterminalid broneerivad summa enne, kui tankimise lõplik maksumus on teada. Ootel tehingute juhend selgitab, kuidas makse autoriseerimisel tehtud broneering võib mõjutada vabade vahendite jääki.
Kaardi vastuvõtmine: kontrollige asukohti ja oste
Võrgupõhine programm määrab kindlaks osalevad müügikohad. Kaardimaksesüsteemi kaarti saab lubatud tehinguteks kasutada kaupmeeste juures, kes selle süsteemi kaarte aktsepteerivad. Mõlema puhul tuleb siiski kontrollida sobivust tegeliku marsruudi, sõiduki ja ostuga.
Vajaduse korral küsige iseteenindusterminalide, lahtiolekuaegade ja raskeveokite ligipääsu kohta. Laadimise puhul tehke kindlaks, kas laadimisjaamas saab maksta maksekaardiga või on vaja eraldi autentimisvahendit või rakendust. Teemaksude puhul uurige, kas vaja on teemaksukiipi või pardaseadet. Ärge pidage riikide või jaamade arvu tõendiks, et konkreetsel marsruudil saab teenuseid kasutada.
Ostuotsuse tegemisel kasutage vastavalt ettevõtte tegevuskohale Ühendkuningriigi kütusekaartide juhendit või Prantsusmaa kütusekaartide juhendit.
Ettemaksete tegemine ja tagantjärele arveldamine
| Korraldus | Mida enne taotlemist välja selgitada |
|---|
| Ettemaksuga | Kuidas kontole raha lisada, millal raha kasutada saab ja kes jälgib kulutamiseks saadaolevat summat |
| Tagantjärele tasumisega | Krediidi saamise tingimused, arvelduskuupäevad, limiidid ning võimalik tagatisraha või garantii nõue |
| Kumb tahes mudel | Kuutasud, tehingutasud, asendustasud, valuutavahetuskulud ja lõpetamistingimused |
Ettemakstud saldot kasutatakse tulevaste ostude eest tasumiseks. Tagastatav tagatisraha on eraldi tagatis. Igakuine teenustasu on kulu. Rahavajaduse ja tasude kogusumma võrdlemisel hoia need summad lahus.
Rally ettemaksulahendus eeldab ettevõtte ja selle esindaja kontrollimist, kuid mitte eraisiku krediidikontrolli ega tagastatavat tagatisraha. Ettevõte kannab enne kulutamist oma kontole raha. Töövoo kohta lugege ettemaksuga kütusekaardi lehelt ja kehtivate pakettide kohta hinnakirjast.
Milliseid kontrollivõimalusi ettevõte vajab?
Määrake, kes võib kaarti kasutada, millised ostud on lubatud ja kes saab limiite muuta. Hoidke tehingupõhine limiit nädala- või kuueelarvest eraldi. Määrake inimene, kes tegeleb meeskonna tööajal tagasilükatud maksetega.
Saadaolevad piirangud ja seaded sõltuvad kaardiprogrammist ja seadistusest. Katsetage vajalikke võimalusi, selle asemel et eeldada, et iga kaart võimaldab seada liitripiiranguid või ajalisi piiranguid või küsib sõidukipõhiseid andmeid. Kui vajate raamatupidamiseks või kontrolliks nii juhi kui ka sõiduki andmeid, salvestage need eraldi.
Kasutage autopargi kaartide kasutuskorda ja registrit, et dokumenteerida kaartide kasutajatele määramine, limiidid, kviitungid, erandid ja kaartide sulgemine.
Kaardimaksest raamatupidamiskandeni
Rally puhul saadavad töötajad tarnijate kviitungid ja arved WhatsAppi kaudu. Agent aitab andmeid koguda, AutoMatch seob kirjed dokumentide ja maksete konteksti alusel ning finantstiim vaatab platvormil lahendamata kirjed üle.
Allalaaditavad raamatupidamisandmete ekspordifailid võimaldavad andmed raamatupidajale üle anda. Katsetage vormingut, kohustuslikke välju ja juurdepääsu algdokumentidele tegelike ostude põhjal. Ebaselged vasted ja maksustamist puudutavad otsused vajavad endiselt ülevaatamist. Ekspordifail ei asenda tarnija käibemaksuarvet.
Laiem kuluhalduse töövoog võib hõlmata nii autojuhte kui ka kontoritöötajaid. See, kas see asendab mõnda teist süsteemi, sõltub selle süsteemi ülesannetest, näiteks reiside broneerimisest, hoolduse korraldamisest või palgaarvestuse kaudu makstavate sõiduhüvitiste taotluste haldamisest. Enne mõnest tööriistast loobumist täpsustage need nõuded.
Kas kütusekaart tasub väikeettevõttele ära?
Võrrelge perioodiliste tasude kogusummat oma tegeliku kaartide arvu ja ostudega. Seejärel hinnake haldustöö mahtu: kviitungite esitamist, puuduvate dokumentide hankimist, kulude jaotuse kontrollimist ja raamatupidamisandmete ettevalmistamist. Ärge eeldage, et kütusesoodustus kehtib kõikjal või et säästate kindla arvu töötunde.
Väikeettevõtete juhend selgitab kaartide arvu mõju kuludele ning kulukalkulaator võimaldab sisestada marsruutide hinnad ja tasud ning tulemuse alla laadida.
Enne kasutuselevõttu katsetage tavapärast tankimist, vajaduse korral automaattankla makseterminali kasutamist, puuduva kviitungi käsitlemist ja raamatupidamisandmete eksporti. Kui ettevõttel on selleks vajadus, katsetage ka piiriülest ostu või laadimiskorda. Tulemused annavad konkreetse aluse otsustamiseks, kas kaart ja kuluhalduse töövoog sobivad teie tiimile.
