Väikeettevõtte kütusekaart peaks toimima seal, kus peatute, sobima teie kasutuses oleva rahaga ja hõlbustama kviitungite vormistamist. Alustage ühe kuu tegelike sõitude ja ostudega. Seejärel võrrelge kuutasusid, kütusekulu, rahastamisnõuet ja kulude hüvitamisele kuluvat aega eraldi.
See juhend keskendub üksikettevõtjatele, väikestele meeskondadele ja Ühendkuningriigis ning Euroopas tegutsevatele ettevõtetele. Laiemate valikukriteeriumide kohta vaata meie Ühendkuningriigi kütusekaardi juhend. Oma kulutuste põhjal pakkumise arvutamiseks ava kütusekaardi maksumuse tööleht.
Alusta sellest, kuidas su ettevõte töötab
| Teie ettevõte | Sea prioriteediks | Kontrolli enne valimist |
|---|
| FIE ühe sõidukiga | Mõistlik ühe kaardi tasu ja lihtne kviitungite haldus | Abikõlblikkus, teie tavapärased jaamad, vajalik rahastatav saldo ja see, kuidas andmed teie raamatupidajani jõuavad |
| Kohalik meeskond mõne sõidukiga | Selge kogusumma iga kaardi kohta ja individuaalsed kululimiidid | Kas esitatud hind kehtib teie tegelikes peatuskohtades, kaartidele kehtivad miinimumid ja juhi lisamise kulu |
| Meeskond muutuvate marsruutidega | Vastuvõetavus tundmatutel teekondadel ja praktiline maksete varulahendus | Kiirtee- ja marsruudivälised peatused, järelevalveta terminalid ning see, kes saab tagasilükatud makse lahendada |
| Ühendkuningriigis ja EL-is tegutsev ettevõte | Toetatud riigid, valuutad ja üks kuluprotsess | Kaardi piiriülene kasutamine, valuutatasud, kviitungite salvestamine ja vajalik raamatupidamisvorming |
| Meeskond, kes ostab ka muud kui kütust | Kontroll iga inimese vajalike ostude üle | Teemaksud, parkimine, tarvikud ja muud kinnitatud kategooriad ning vajaduse korral eraldi eelarved |
Rally abil saab sama kuluprotsess teenindada juhti, objektil töötavat töömeest ja kontoris tarkvara ostvat inimest. Ettemakstud Visa kaardid võimaldavad heakskiidetud kulutusi teha; WhatsAppi ja platvormi agendid aitavad viia iga kulu ostust raamatupidamiseni.
Arvuta vajalike kaartide kuutasu
Rally ettemakseplaanidel on kaartide eest kindel kuutasu. Kõik paketid sisaldavad samu põhilisi kaardi-, kulu- ja raamatupidamisfunktsioone. Valige oma kaartide arvule vastav pakett, kasutades kehtivaid hindu ja paketitingimusi. Tasud on avaldatud naelsterlingites ja eurodes. Ettevõtte paketid hõlmavad ka konto haldamist ja kasutuselevõtu tuge.
Kuutasu ei sisalda käibemaksu, kütuseoste ega muid kulutusi. Kulude võrdlemisel lisage see tasu eeldatavatele ostudele; ärge korrutage kogu kuutasu kaartide arvuga. Kasutage tegelikult külastatavate tanklate hindu. Sisestage need hinnapakkumise kalkulaatorisse.
Hoia ettemaksuna rahastamine tasudest eraldi
Ettemakstud saldo on raha, mille teie ettevõte ostude tegemiseks kättesaadavaks teeb. Tagastatav tagatisraha on tagatisena hoitav raha. Kaarditasu on teenuse kasutamise eest võetav tasu. Need mõjutavad teie rahavoogu erinevalt.
Rally ettemaksega lahendus ei nõua tagastatavat tagatisraha ega isiklikku krediidikontrolli. Ettevõtte ja esindaja verifitseerimine on siiski vajalik ning enne kulutamist tuleb saldole raha kanda.
Väikeettevõttena arvutage välja, kui suured kulud peate laadimiste vahel katma. Kui meeskond eeldab, et kulutab 400 £ enne järgmist laadimist, siis see 400 £ katab ostud; see ei ole täiendav 400 £ kaarditasu. Võtke saadaoleva saldo suuruse üle otsustamisel arvesse maksete broneeringuid teenindamata terminalides.
Meie juhend kütusekaartide kohta ilma tagatiseta selgitab erinevust üksikasjalikumalt.
Võrdle pakkumist rea-realt
Kasutage seda kontrollnimekirja mis tahes kütusekaardi pakkumise puhul. Tootenimed ja kategooriasildid ei näita, millised tasud või funktsioonid teie lepingusse kuuluvad.
| Mida võrrelda | Mida pakkumisest üles märkida |
|---|
| Aktsepteerimine | Teie tegelikel marsruutidel olevad jaamad ja terminalid, sealhulgas kõik piirangud |
| Kütuse hind | Pumbahind, kokkulepitud hind või muu valem ning selle kohaldamise koht |
| Kaardi- ja kontotasud | Kuutasu, hinnas sisalduvate kaartide arv ja võimalik miinimumtasu |
| Tehingutasud | Tehingupõhised tasud ning jaama- või võrgulisatasud |
| Rahastus | Ettemakstud saldo, maksegraafik ja võimalik tagastatava tagatise nõue |
| Muud kulutused | Heakskiidetud kategooriad, nagu parkimine, teemaksud, tarvikud või avalik laadimine |
| Kontrollid | Saadaval olevad kaardilimiidid, kategooriareeglid, eelarved ja kaartide külmutamine |
| Kviitungid | Kuidas dokumente kogutakse, seostatakse, parandatakse ja säilitatakse |
| Raamatupidamine | Toetatud eksport või integratsioon ning kaasatud väljad |
| Piiriülene kasutus | Riigid, valuutad, tasud ja toe kättesaadavus |
| Plaanist loobumine või selle muutmine | Etteteatamistähtaeg, passiivsete kaartide tasud ja tühistamistingimused |
Küsi kõige puuduva kohta kirjalikku kinnitust. Kütuse allahindlus on kasulik ainult siis, kui tead tasude loendit ja saad kasutada asjakohaseid tanklaid.
Kontrolli vastuvõetavust tavapärase töönädala alusel
Loetlege kohad, kus te tegelikult tangite, sealhulgas varajased tööpäeva algused, hilised lõpetamised ja ootamatud tööd. Kontrollige iga asukohta ja selle terminali tüüpi, enne kui kaardi valite. Üleriigiline tanklate koguarv ei näita, kas teie tavapärane peatus toimib.
Kindla kohaliku marsruudi puhul võrrelge ligipääsetavates jaamades kütusehindu. Muutuvate marsruutide korral arvestage ka aega ja vahemaad, mis kulub heakskiidetud peatuseni jõudmiseks. Hoidke selle kõrvalepõike hinnang kaardiarvest eraldi, et näeksite, millised eeldused tulemust muudavad.
Rally kasutab Visa võrku. Kaardi aktsepteerimine sõltub endiselt kaupmehest, terminalist, toetatud riigist ja teie kaardi seadetest; see ei taga, et iga tehing heaks kiidetakse.
Muuda kviitungite haldamine kiireks ülesandeks, mitte igakuiseks projektiks
Kolme teel oleva inimese jaoks on hea kuluhaldusprotsess selline, mille nad saavad lõpetada, kuni ost on veel värskelt meeles.
- Tasuge ettevõttekaardiga. Tehing kuvatakse ettevõtte arvestuses.
- Saada kviitung WhatsAppi kaudu. Lihtne esitamine ei nõua eraldi töötajar akendust ega täiendavat Rally sisselogimist.
- Täiendage vestluses konteksti. Rally agent aitab kokku koguda ostu selgitamiseks vajaliku dokumendi ja vajalikud üksikasjad.
- Vaadake vastavuses olev kulu üle. AutoMatch kasutab dokumentide ja maksete konteksti kirjete ühendamiseks; finantsmeeskond lahendab lahtised kirjed enne raamatupidamist.
See on midagi enamat kui kviitungil oleva teksti skannimine. Kasulik tulemus on makse koos seda tõendava dokumendi ja ärikontekstiga. Lisateavet leiate siit: AI kulude haldamise töövoog ning raamatupidamise ekspordid ja integratsioonid.
Kontrolli piiriületamisel lisateavet
Kinnitage kaardi saadavus ja aktsepteerimine riikides, kus ettevõte tegutseb. Seejärel kontrollige, kuidas naelsterlingites väljendamata ostude eest tasu võetakse ning kuidas algne valuuta, tarnija dokument ja konverteeritud makse raamatupidamises kajastuvad.
Ühendkuningriigi arveprotsess ei pruugi hõlmata kõiki dokumente, mida teie raamatupidaja välismaal tehtud ostu jaoks vajab. Säilitage algsed tõendid ja arutage kohalikku käsitlust oma raamatupidamise eest vastutava isikuga. Meie rahvusvaheliste kütusekaartide juhend käsitleb marsruudi- ja piiriüleste ostudega seotud kaalutlusi.
Katseta enne kõigi kaartide lisamist väikeses mahus
Kasutage tavapärase tankimiskoha, ühe võõra terminali, parkimismakse ja kviitungi raamatupidamisse jõudmise protsessi testimiseks mõnda tavalist tööpäeva. Kontrollige, et ettevõttes oleks keegi, kes saab vajaduse korral limiiti muuta või tagasilükatud maksega aidata.
Lõpus arvestage kaarditasusid, edukalt sooritatud oste, puuduvaid kviitungeid ja käsitsi tehtud parandusi. See annab füüsilisest isikust ettevõtjale või väikesele meeskonnale praktilise aluse kaardi valimiseks ja otsustamiseks, millal rohkem kaarte lisada.
Vaadake Rally ettemakstud kütusekaarte, kontrollige oma kuuhinda, või võrrelge pakkumist oma andmete põhjal.
