Kartica za gorivo za malo poduzeće trebala bi funkcionirati gdje god se zaustavite, odgovarati iznosu raspoloživog novca i olakšati obradu računa. Započnite s jednim mjesecom stvarnih putovanja i kupnji. Zatim zasebno usporedite mjesečne naknade, trošak goriva, potrebna sredstva i vrijeme utrošeno na troškove .
Ovaj se vodič usredotočuje na samostalne poduzetnike, male timove i tvrtke koje posluju diljem UK-a i Europe. Za šire kriterije odabira pogledajte naš vodič za kartice za gorivo u UK-u. Za izračun ponude na temelju vlastite potrošnje otvorite naš radni list za izračun troška kartice za gorivo.
Počnite od načina na koji vaše poslovanje funkcionira
| Vaše poslovanje | Odredite prioritete | Provjerite prije odabira |
|---|
| Samostalni poduzetnik s jednim vozilom | Razumna naknada za jednu karticu i jednostavan postupak s računima | Ispunjavanje uvjeta, vaše uobičajene postaje, saldo koji trebate uplatiti i način na koji evidencija dolazi do vašeg računovođe |
| Lokalni tim s nekoliko vozila | Jasan ukupni iznos za svaku karticu i pojedinačna ograničenja potrošnje | Primjenjuje li se navedena cijena na vašim stvarnim stajalištima, minimalni iznosi na kartici i trošak dodavanja vozača |
| Tim s promjenjivim rutama | Prihvaćenost na nepoznatim rutama i praktična rezervna opcija plaćanja | Zaustavljanja na autocesti i izvan rute, terminali bez nadzora te tko može riješiti odbijeno plaćanje |
| Tvrtka koja posluje u UK-u i EU-u | Podržane države, valute i jedan proces upravljanja troškovima | Prekogranično korištenje kartice, valutne naknade, prikupljanje računa i format računovodstvenih podataka koji vam je potreban |
| Tim koji kupuje više od goriva | Kontrole za kupnje koje svaka osoba treba obavljati | Cestarine, parkiranje, potrepštine i druge odobrene kategorije, uz zasebne budžete gdje je potrebno |
Uz Rally, isti proces upravljanja troškovima može služiti vozaču, obrtniku na terenu i osobi koja u uredu kupuje softver. Unaprijed plaćene Visa kartice omogućuju odobreno trošenje; agenti na WhatsAppu i platformi pomažu obraditi svaki trošak od kupnje do računovodstva.
Koliko Rally košta za jednu, tri ili pet kartica
Naknade za kartice u Ujedinjenoj Kraljevini u nastavku temelje se na Rallyjevim objavljenim prepaid planovima. Poslovna se cijena primjenjuje od dvije kartice, uz prilagođeno određivanje cijene od 50 kartica. Ovi primjeri prikazuju samo naknade za kartice, bez PDV-a, kupnje goriva i druge potrošnje.
| Broj kartica | Plan | Mjesečna naknada za karticu | Godišnje naknade za kartice uz istu mjesečnu stopu |
|---|
| 1 | Solo | 10 GBP | 120 GBP |
| 3 | Poslovanje | £15 (£5 po kartici) | 180 GBP |
| 5 | Poslovanje | £25 (£5 po kartici) | 300 £ |
Godišnja stavka sastoji se od dvanaest mjesečnih naknada, a ne od godišnje pretplate. Objavljene cijene u eurima koriste iste numeričke stope: €10 za jednu karticu ili €5 po kartici za 2–49 kartica, bez PDV-a. Pogledajte trenutačne cijene i uvjete plana za svoje tržište.
Primjer izračuna: britanska tvrtka s tri kartice koja kupuje 600 litara po pretpostavljenoj cijeni od £1,50 po litri potrošila bi £900 na gorivo i £15 na mjesečne naknade za kartice, prije PDV-a na naknade za kartice i svih drugih primjenjivih troškova. Cijena goriva od £1,50 samo je ilustracija, a ne Rallyjeva tarifa. Cijene s postaja koje stvarno posjećujete unesite u kalkulator ponude.
Držite unaprijed uplaćena sredstva odvojeno od naknada
Prepaid saldo novac je koji vaša tvrtka stavlja na raspolaganje za kupnje. Povratni sigurnosni polog novac je koji se zadržava kao osiguranje. Naknada za karticu trošak je korištenja usluge. Oni različito utječu na vaš novčani tok.
Rallyjeva opcija plaćanja unaprijed ne zahtijeva povratni sigurnosni polog ni provjeru osobne kreditne sposobnosti. Provjera poslovnog subjekta i predstavnika i dalje je obavezna, a sredstva morate uplatiti na svoj saldo prije trošenja. Uvjeti odgođenog plaćanja, gdje su dostupni, zahtijevaju zasebno odobrenje i mogu uključivati kreditne ili sigurnosne zahtjeve.
Za malo poduzeće izračunajte koliku potrošnju trebate pokriti između nadoplata. Ako tim očekuje potrošiti 400 GBP prije sljedeće nadoplate, taj iznos od 400 GBP pokriva kupnje; to nije dodatna naknada za karticu od 400 GBP. Uzmite u obzir zadržavanja plaćanja na terminalima bez nadzora pri odlučivanju o iznosu raspoloživog salda.
Naš vodič za kartice za gorivo bez pologa detaljnije objašnjava tu razliku.
Usporedite ponudu, stavku po stavku
Upotrijebite ovaj popis za provjeru za svaku ponudu kartice za gorivo. Nazivi proizvoda i oznake kategorija ne govore vam koje su naknade ili značajke obuhvaćene vašim ugovorom.
| Što usporediti | Što zapisati iz ponude |
|---|
| Prihvaćanje | Stanice i terminali na vašim stvarnim rutama, uključujući sva ograničenja |
| Cijena goriva | Cijena na benzinskoj postaji, navedena cijena ili druga formula te područje primjene |
| Naknade za kartice i račune | Mjesečni iznos, broj uključenih kartica i eventualna minimalna naknada |
| Naknade za transakcije | Naknade za svako plaćanje i eventualne dodatne naknade postaje ili mreže |
| Financiranje | Unaprijed plaćeni saldo, raspored plaćanja i svi zahtjevi za povratni polog |
| Ostala potrošnja | Odobrene kategorije kao što su parkiranje, cestarine, potrepštine ili javno punjenje |
| Kontrole | Dostupni limiti kartica, pravila kategorija, proračuni i zamrzavanje |
| Računi | Način prikupljanja, usklađivanja, ispravljanja i čuvanja dokumenata |
| Računovodstvo | Podržani izvoz ili integracija te uključena polja |
| Prekogranična upotreba | Države, valute, naknade i dostupnost podrške |
| Napuštanje ili promjena plana | Otkazni rok, naknade za neaktivne kartice i uvjeti otkazivanja |
Zatražite pisanu potvrdu svega što nedostaje. Istaknuti popust na gorivo koristan je samo ako znate cjenik naknada i možete koristiti relevantne benzinske postaje.
Provjerite prihvaćanje tijekom uobičajenog radnog tjedna
Navedite mjesta na kojima doista točite gorivo, uključujući rane polaske, kasne završetke i neplanirane poslove. Provjerite svaku lokaciju i vrstu terminala prije nego što odaberete karticu. Ukupan broj postaja na nacionalnoj razini ne govori radi li vaša uobičajena postaja.
Za fiksnu lokalnu rutu usporedite cijene goriva na dostupnim postajama. Za promjenjive rute također izmjerite vrijeme i udaljenost potrebne za dolazak do odobrenog stajališta. Tu procjenu obilaska držite odvojeno od računa kartice kako biste mogli vidjeti koje pretpostavke mijenjaju rezultat.
Rally koristi mrežu Visa. Prihvaćanje i dalje ovisi o trgovcu, terminalu, podržanoj zemlji i postavkama vaše kartice; to nije jamstvo da će svaka transakcija biti odobrena.
Neka obrada računa bude brz zadatak, a ne mjesečni projekt
Za troje ljudi na terenu, dobar proces obračuna troškova onaj je koji mogu dovršiti dok je kupnja još svježa.
- Plaćajte službenom karticom. Transakcija se prikazuje u poslovnoj evidenciji.
- Pošaljite račun putem aplikacije WhatsApp. Osnovno slanje ne zahtijeva zasebnu aplikaciju za zaposlenike ni dodatnu prijavu na Rally.
- Dopunite kontekst u chatu. Rallyjev agent pomaže prikupiti dokument i pojedinosti potrebne za objašnjenje kupnje.
- Pregledajte upareni trošak. AutoMatch upotrebljava kontekst dokumenta i plaćanja za povezivanje zapisa; financijski tim rješava nepodmirene stavke prije knjiženja.
Nije riječ samo o skeniranju teksta na računu. Koristan rezultat je plaćanje, popratni dokument i poslovni kontekst koji se čuvaju zajedno. Pogledajte tijek rada za upravljanje troškovima uz AI i računovodstvene izvoze i integracije.
Provjerite dodatne pojedinosti pri prelasku granica
Potvrdite dostupnost i prihvaćenost kartice u zemljama u kojima poslovanje posluje. Zatim provjerite kako se obračunavaju kupnje u valutama koje nisu funta sterling te kako su izvorna valuta, dokument dobavljača i konvertirano plaćanje prikazani u računovodstvu.
Postupak fakturiranja u Ujedinjenoj Kraljevini možda ne obuhvaća sve dokumente koji su vašem računovođi potrebni za kupnju u inozemstvu. Sačuvajte izvornu dokumentaciju i lokalni tretman provjerite s osobom odgovornom za vaše račune. Za više informacija pogledajte: naš međunarodni vodič za gorivne kartice Vodič obuhvaća pitanja ruta i prekogranične kupnje.
Isprobajte uvođenje u manjem opsegu prije nego što dodate sve kartice
Tijekom nekoliko uobičajenih radnih dana testirajte svoju uobičajenu postaju za gorivo, jedan nepoznati terminal, plaćanje parkiranja i postupak od računa do računovodstva. Provjerite može li netko u poslovanju prema potrebi promijeniti limit ili pomoći s odbijenim plaćanjem.
Na kraju zbrojite naknade za karticu, uspješne kupnje, nedostajuće račune i ručne ispravke. To samostalnom poduzetniku ili malom timu daje praktičnu osnovu za odabir kartice i odluku o tome kada dodati još kartica.
Pogledajte Rallyjeve prepaid kartice za gorivo, provjerite svoju mjesečnu cijenu, ili usporedite ponudu na temelju vlastitih podataka.
