Nedidelės įmonės degalų kortelė turėtų veikti ten, kur sustojate, atitikti turimas lėšas ir palengvinti kvitų sutvarkymą. Pradėkite nuo vieno mėnesio realių kelionių ir pirkinių. Tada palyginkite šiuos rodiklius: mėnesio mokesčius, degalų kainą, reikalingą finansavimą ir išlaidoms skiriamą laiką Kiekvieną jų įvertinkite atskirai.
Šiame vadove daugiausia dėmesio skiriama individualiems verslininkams, mažoms komandoms ir Jungtinėje Karalystėje bei Europoje veikiančioms įmonėms. Norėdami sužinoti platesnius pasirinkimo kriterijus, žr. mūsų JK degalų kortelių vadovą. Norėdami apskaičiuoti kainos pasiūlymą pagal savo išlaidas, atidarykite degalų kortelės kainos skaičiuoklę.
Pradėkite nuo to, kaip veikia jūsų verslas
| Jūsų verslas | Teikti pirmenybę | Ką patikrinti prieš pasirenkant |
|---|
| Savarankiškai dirbantis asmuo, turintis vieną transporto priemonę | Pagrįstas vienos kortelės mokestis ir paprastas čekių tvarkymas | Tinkamumo kriterijai, jūsų įprastos degalinės, suma, kuria reikia papildyti likutį, ir kaip apskaitos įrašai pasiekia jūsų buhalterį |
| Vietos komanda, turinti kelias transporto priemones | Aiški bendra kiekvienos kortelės suma ir individualūs išlaidų limitai | Ar nurodytas tarifas taikomas jūsų realiose sustojimo vietose, minimalios kortelės sumos ir vairuotojo pridėjimo kaina |
| Komanda, kurios maršrutai keičiasi | Priėmimas nepažįstamuose maršrutuose ir praktiška mokėjimo alternatyva | Sustojimai magistralėse ir už maršruto ribų, neaptarnaujami terminalai ir kas gali išspręsti atmesto mokėjimo problemą |
| Verslas, veikiantis JK ir ES | Palaikomos šalys, valiutos ir viena išlaidų tvarka | Kortelės naudojimas užsienyje, valiutos keitimo mokesčiai, kvitų fiksavimas ir jums reikalingas apskaitos formatas |
| Komanda, perkanti ne tik degalus | Kiekvieno asmens reikalingų pirkinių kontrolė | Kelių rinkliavos, automobilių stovėjimas, reikmenys ir kitos patvirtintos kategorijos, prireikus su atskirais biudžetais |
Su Rally tas pats išlaidų procesas gali tikti vairuotojui, objekte dirbančiam meistrui ir biure programinę įrangą perkančiam asmeniui. Iš anksto apmokėtos Visa kortelės padeda valdyti patvirtintas išlaidas; WhatsApp ir platformos agentai padeda kiekvieną išlaidą nuo pirkimo iki apskaitos.
Apskaičiuokite reikalingų kortelių mėnesinį mokestį
Rally išankstinio mokėjimo planams taikomas fiksuotas mėnesinis mokestis už į planą įtrauktas korteles. Kiekviename plane įtrauktos tos pačios pagrindinės kortelių, išlaidų ir apskaitos funkcijos. Pasirinkite planą, apimantį jūsų kortelių skaičių. Rinkdamiesi planą, atsižvelkite į dabartines kainas ir plano sąlygas. Mokesčiai skelbiami svarais ir eurais. Įmonėms skirtuose planuose papildomai teikiamas paskyros valdymas ir diegimo palaikymas.
Mėnesio plano mokestis neapima PVM, degalų pirkimo ir kitų išlaidų. Lygindami išlaidas, šį mokestį pridėkite prie planuojamų pirkinių išlaidų; viso plano mokesčio nedauginkite iš kortelių skaičiaus. Naudokite kainas iš degalinių, kuriose iš tikrųjų lankotės, kainų skaičiuoklėje.
Atskirkite išankstinį finansavimą nuo mokesčių
Išankstinio mokėjimo likutis – tai pinigai, kuriuos jūsų įmonė skiria pirkiniams. Grąžintinas užstatas – tai kaip garantija laikomi pinigai. Kortelės mokestis – tai mokestis už naudojimąsi paslauga. Jie skirtingai veikia jūsų pinigų srautus.
Rally išankstinio mokėjimo pasirinkimui nereikia grąžinamo užstato ar asmens kredito patikros. Vis tiek taikoma įmonės ir atstovo patikra, o prieš išleidžiant lėšas turite papildyti savo likutį.
Mažai įmonei svarbu apskaičiuoti, kiek išlaidų reikia padengti tarp balanso papildymų. Jei komanda tikisi, kad iki kito papildymo išlaidos sieks 400 GBP, ši 400 GBP suma skirta pirkiniams; tai nėra papildomas 400 GBP kortelės mokestis. Spręsdami, kokį balansą laikyti prieinamą, atsižvelkite į mokėjimų rezervacijas neaptarnaujamose savitarnos stotelėse.
Mūsų vadovas apie degalų korteles be užstato išsamiau paaiškina šį skirtumą.
Palyginkite pasiūlymą eilutė po eilutės
Naudokite šį kontrolinį sąrašą vertindami bet kurį degalų kortelės pasiūlymą. Produktų pavadinimai ir kategorijų etiketės neatskleidžia, kokie mokesčiai ar funkcijos įtraukti į jūsų sutartį.
| Ką palyginti | Ką užsirašyti iš pasiūlymo |
|---|
| Priėmimas | Stotelės ir terminalai jūsų realiuose maršrutuose, įskaitant visus apribojimus |
| Degalų kaina | Kaina kolonėlėje, nurodytas tarifas ar kita formulė ir vietos, kur ji taikoma |
| Kortelių ir sąskaitų mokesčiai | Mėnesio suma, įtrauktų kortelių skaičius ir taikomas minimalus mokestis |
| Operacijų mokesčiai | Mokesčiai už kiekvieną mokėjimą ir galimos degalinės ar tinklo priemokos |
| Finansavimas | Išankstinio mokėjimo likutis, mokėjimų grafikas ir bet kokio grąžinamo užstato reikalavimas |
| Kitos išlaidos | Patvirtintos kategorijos, pvz., automobilių stovėjimas, kelių rinkliavos, reikmenys ar viešasis įkrovimas |
| Kontrolė | Galimi kortelių limitai, kategorijų taisyklės, biudžetai ir blokavimas |
| Kvitai | Kaip dokumentai renkami, susiejami, taisomi ir saugomi |
| Apskaita | Palaikomas eksportas arba integracija ir įtraukiami laukai |
| Naudojimas užsienyje | Šalys, valiutos, mokesčiai ir pagalbos prieinamumas |
| Plano atsisakymas arba keitimas | Įspėjimo laikotarpis, mokesčiai už neaktyvias korteles ir atšaukimo sąlygos |
Paprašykite raštiško patvirtinimo dėl visko, kas neįtraukta. Reklamuojama degalų nuolaida naudinga tik tada, kai žinote taikomų mokesčių tvarkaraštį ir galite naudotis atitinkamomis degalinėmis.
Patikrinkite priėmimą įprastos darbo savaitės sąlygomis
Išvardykite vietas, kuriose iš tikrųjų pilatės degalų, įskaitant ankstyvus išvykimus, vėlyvus grįžimus ir netikėtus darbus. Prieš pasirinkdami kortelę patikrinkite kiekvieną vietą ir jos terminalo tipą. Bendras nacionalinis degalinių skaičius neatsako į klausimą, ar jūsų įprasta stotelė veikia.
Nustatytam vietiniam maršrutui palyginkite degalų kainas pasiekiamose degalinėse. Jei maršrutai keičiasi, taip pat įvertinkite laiką ir atstumą, reikalingus pasiekti tinkamą sustojimo vietą. Šį nukrypimo nuo maršruto įvertį laikykite atskirai nuo kortelės sąskaitos, kad matytumėte, kurios prielaidos keičia rezultatą.
Rally naudoja Visa tinklą. Kortelės priėmimas priklauso nuo prekybininko, terminalo, palaikomos šalies ir jūsų kortelės nustatymų; tai negarantuoja, kad kiekviena operacija bus patvirtinta.
Kvitų tvarkymą paverskite greita užduotimi, o ne mėnesio projektu
Trims kelyje esantiems žmonėms geras išlaidų procesas yra toks, kurį jie gali užbaigti, kol pirkinys dar šviežias.
- Apmokėkite įmonės kortele. Operacija rodoma verslo apskaitoje.
- Siųskite kvitą per WhatsApp. Paprastam pateikimui nereikia atskiros darbuotojų programėlės ar papildomo Rally prisijungimo.
- Užpildykite kontekstą pokalbyje. Rally agentas padeda surinkti dokumentą ir informaciją, reikalingą pirkiniui paaiškinti.
- Peržiūrėkite sutampančią išlaidą. AutoMatch naudoja dokumento ir mokėjimo kontekstą įrašams susieti; finansų komanda išsprendžia neapdorotus elementus prieš apskaitą.
Tai daugiau nei kvito teksto nuskaitymas. Naudingas rezultatas – kartu išsaugoti mokėjimas, jį pagrindžiantis dokumentas ir verslo kontekstas. Peržiūrėkite AI išlaidų valdymo darbo eigą ir apskaitos eksportus bei integracijas.
Patikrinkite papildomą informaciją kirsdami sienas
Patvirtinkite, kad kortelę galima naudoti ir kad ji priimama šalyse, kuriose įmonė vykdo veiklą. Tada patikrinkite, kaip apmokestinami ne svarais sterlingų atliekami pirkimai ir kaip apskaitoje pateikiama pradinė valiuta, tiekėjo dokumentas bei konvertuotas mokėjimas.
JK sąskaitų faktūrų tvarka gali neapimti visų dokumentų, kurių jūsų buhalteriui reikia perkant užsienyje. Išsaugokite pirminius dokumentus ir su už jūsų apskaitą atsakingu asmeniu peržiūrėkite vietos taikymą. Mūsų tarptautinių degalų kortelių vadovas apima maršrutų ir pirkimo kertant sieną aspektus.
Pradėkite nuo nedidelio diegimo prieš pridėdami visas korteles
Per kelias įprastas darbo dienas išbandykite įprastą degalų pylimo vietą, vieną nepažįstamą terminalą, mokėjimą už stovėjimą ir kvito perdavimo į apskaitą procesą. Įsitikinkite, kad prireikus kas nors įmonėje gali pakeisti limitą arba padėti atmetus mokėjimą.
Pabaigoje suskaičiuokite kortelės mokesčius, sėkmingai atliktus pirkimus, trūkstamus kvitus ir rankiniu būdu atliktus pataisymus. Tai individualią veiklą vykdančiam asmeniui ar nedidelei komandai suteikia praktinį pagrindą pasirinkti kortelę ir nuspręsti, kada pridėti daugiau kortelių.
Peržiūrėkite „Rally“ iš anksto apmokėtas degalų korteles, sužinokite mėnesio kainąarba palyginkite pasiūlymą pagal savo duomenis.
