Renkantis geriausią degalų kortelę Jungtinėje Karalystėje, pirmiausia reikia įvertinti, kokiais maršrutais važinėja jūsų įmonė. Vietos meistrui, komandai, kurios maršrutai keičiasi, ir įmonei, veikiančiai visoje Europoje, reikia skirtingų sprendimų. Palyginkite degalų kainą, kortelės mokesčius, finansavimą ir išlaidų valdymo procesą, atsižvelgdami į savo veiklą.
Naudodami toliau pateiktas lenteles nuspręskite, kas svarbu, tada įveskite savo duomenis į kuro kortelės pasiūlymo skaičiuoklę. Jei naudojate vieną transporto priemonę arba turite nedidelę komandą, mūsų smulkaus verslo kuro kortelės vadove paaiškinama, kaip palyginti plano mokesčius, finansavimą ir išlaidų valdymo procesus.
Ką palyginti iš pirmo žvilgsnio
| Jei norite… | Kategorija, į kurią reikia atkreipti dėmesį | Ką patikrinti prieš pasirašant |
|---|
| Kortelės priimamos įvairiuose maršrutuose | Verslo kortelės su Visa palaikymu | Jūsų įprasti prekybininkai ir terminalai, palaikomos šalys bei kortelių apribojimai |
| Degalų pirkimas nustatytu vietiniu maršrutu | Kortelės, susietos tik su vienu tinklu arba prekybos centru | Tame maršrute priimamos degalinės ir faktinė kaina jose |
| Pasiūlyta degalų kaina už planuojamą kiekį | Kelių prekių ženklų arba tarpininkų kortelės | Kainos formulė, tinkamos vietos, kiekio sąlygos ir mokesčiai |
| Degalai ir viešasis įkrovimas | Kortelės arba platformos, palaikančios abu variantus | Mokėjimo būdas kiekvienoje įkrovimo stotelėje, tarifai ir dokumentų surinkimas |
| Kelių rinkliavos, automobilių stovėjimas ir su darbu susiję pirkimai | Verslo kortelės su išlaidų kontrolės funkcijomis | Patvirtintos kategorijos, biudžetai ir kaip patvirtinamieji dokumentai perduodami apskaitai |
| Išankstinio mokėjimo kortelės, o išlaidos tvarkomos per WhatsApp | Rally | Mėnesiniai kortelės mokesčiai, finansavimo reikalavimai, prieinamumas šalyse ir jūsų komandos išlaidų tvarkymo procesas |
Šios kategorijos gali persidengti. Funkcijos ir kainos priklauso nuo konkretaus pasiūlymo, todėl naudokite jas paieškai organizuoti, o ne manykite, kad visos tos kategorijos kortelės veikia vienodai.
Trys kortelių modeliai, kuriuos verta žinoti
| Kriterijus | Vieno tinklo kortelės | Įvairių prekės ženklų / tarpininkų kortelės | Verslo kortelės su Visa |
|---|
| Priėmimas, kurį reikia patikrinti | Vietos nurodytame tinkle | Konkrečiai kortelei priimtinų objektų sąrašas | Kortelių priėmimas prekybos vietose ir terminaluose bei kortelės nustatymai |
| Kainodara, kurią reikia patikrinti | Degalinės kaina arba nurodytas tinklo tarifas | Nurodyta formulė, taikomos vietos ir mokesčiai | Prekybininko kaina ir kortelės mokesčių bei valiutos sąlygos |
| Finansavimas, kurį reikia patikrinti | Atsiskaitymo grafikas arba išankstinio apmokėjimo sąlygos | Atsiskaitymo grafikas, išankstinio mokėjimo sąlygos ir bet kokie užstato reikalavimai | Pasirinkto produkto išankstinio apmokėjimo arba kredito sąlygos |
| Tikrintinos išlaidos | Leidžiami pirkiniai kortelę priimančiose vietose | Leidžiami kuro ir ne kuro pirkimai | Leidžiamos prekybininkų kategorijos ir išlaidų limitai |
| Tikrintini kvitai | Sąskaitos faktūros apimtis ir visi dokumentai, kuriuos privalote saugoti | Kurie pirkiniai rodomi kuriose sąskaitose | Kaip kvitai ir sąskaitos faktūros susiejamos su operacijomis |
| Tarpvalstybinio naudojimo patikra | Šalys ir objektai, kuriems taikomas pasiūlymas | Tarptautinis priėmimas ir taikomos sąlygos | Palaikomos šalys, valiutos ir priėmimas pas prekybininkus |
Pasirinkite pagal tris įprastus darbo modelius
Pastovūs vietiniai maršrutai: pradėkite nuo degalinių, kuriomis galite naudotis nekeisdami maršruto. Palyginkite faktinio mėnesio litrų kiekius ir kainas, tada pridėkite visus taikomus kortelės ir operacijų mokesčius. Patikrinkite darbo laiką ir ar kortelė veikia savitarnos kolonėlėse.
Keičiantis maršrutams ar augant komandai: teikite pirmenybę mokėjimų priėmimui ten, kur jus nuveda nauji darbai, aiškiai matomoms kortelių išlaidoms ir kiekvienam darbuotojui prieinamoms kontrolės priemonėms. Numatykite atmestų mokėjimų tvarką ir įsitikinkite, kad kvitų rinkimas ir toliau veikia, kai pridedate vairuotojų.
Darbas Jungtinėje Karalystėje ir Europoje: patvirtinkite palaikomas šalis ir valiutas bei su kelione susijusius pirkinius: degalus, kelių rinkliavas, automobilių stovėjimą ir apgyvendinimą, jei jis patvirtintas. Patikrinkite, ar tiekėjų dokumentai ir mokėjimų įrašai išlieka susieti skirtingomis valiutomis.
1. Patvirtinkite aprėptį vietose, kuriose iš tikrųjų sustojate
Išvardykite dažniausiai naudotas degalines per praėjusį mėnesį. Pridėkite nepažįstamą sustojimo vietą prie automagistralės ir atsarginę vietą vėlyvam darbo užbaigimui. Paprašykite patvirtinti, kad šiose vietose priimami mokėjimai, įskaitant atsiskaitymo prie kolonėlės terminalus.
Vien degalinių skaičiaus nepakanka. Užfiksuokite kiekvieną apvažiavimą minutėmis ir atstumu, taip pat patikrinkite, ar nurodyta kaina taikoma visose pasiūlymą priimančiose vietose, ar tik dalyje jų. Šios detalės lemia, ar pasiūlymas tinka jūsų maršrutams.
Rally naudoja Visa tinklą verslo degalų kortelėms. Pirkimas vis tiek priklauso nuo prekybininko, terminalo, šalies palaikymo, turimo balanso ir kortelei taikomų kontrolės nustatymų.
2 Apskaičiuokite degalų ir mokesčių išlaidas tuo pačiu principu.
Naudokite vienodą laikotarpį, valiutą ir PVM apskaičiavimo pagrindą. Į mėnesinį palyginimą turėtų būti įtraukta:
- Įsigytų litrų skaičius, padaugintas iš taikomos vieno litro kainos.
- Kortelių ir sąskaitos mokesčiai už jums reikalingą kortelių skaičių.
- Operacijų mokesčiai, degalinių antkainiai ir bet kokie pasiūlyme nurodyti minimalaus naudojimo mokesčiai.
- Valiutos keitimo mokesčiai už pirkinius ne jūsų atsiskaitymo valiuta, jei taikoma.
Apskaičiuotas nukrypimo nuo maršruto ir administravimo išlaidas pateikite atskirai, aiškiai nurodydami prielaidas. Į bendrą mokesčių sumą neįtraukite iš anksto skirtų lėšų ir grąžinamų užstatų: jie turi įtakos įmonei prieinamam grynųjų pinigų likučiui, tačiau nėra tas pats, kas paslaugų mokesčiai.
Ši pasiūlymo skaičiuoklė leidžia remtis savo kainomis ir mokesčiais, nesiremiant prielaida, kad kortelės kategorijai taikomas standartinis tarifas.
3 Patikrinkite paskelbtus Rally kortelių mokesčius.
Rally išankstinio mokėjimo planuose taikomas fiksuotas mėnesinis mokestis už nustatytą kortelių skaičių, o visuose planuose siūlomos tos pačios pagrindinės kortelių, išlaidų ir apskaitos funkcijos. Pasirinkite planą, į kurį įtrauktas jūsų kortelių skaičius. Peržiūrėkite dabartines kainas ir sąlygas, juose skelbiami mokesčiai svarais sterlingų ir eurais. Įmonėms skirti planai papildomai apima paskyros valdymą ir diegimo palaikymą.
Plano mokestis neapima PVM, degalų pirkimo ir kitų išlaidų. Lygindami pasiūlymus, kartą per mėnesį jį pridėkite prie savo pirkinių mėnesio išlaidų.
Naudodami išankstinį apmokėjimą, lėšas į sąskaitą įnešate prieš komandai jas išleidžiant. Šiam būdui Rally nereikalauja grąžinamo užstato ar asmeninio kreditingumo patikrinimo; vis tiek taikomas įmonės ir atstovo patikrinimas. Atidėtojo mokėjimo sąlygoms, jei jos siūlomos, reikia atskiro patvirtinimo, be to, gali būti taikomi kreditingumo ar užstato reikalavimai. Daugiau skaitykite apie degalų kortelių užstatus ir pinigų srautus.
4 Įtraukite su sustojimu degalinėje susijusias išlaidas.
Nuspręskite, kurie pirkimai turėtų būti apmokami įmonės kortelėmis: kuras, viešasis elektromobilių įkrovimas, kelių rinkliavos, automobilių stovėjimas, reikmenys ar kitos patvirtintos su darbu susijusios išlaidos. Patikrinkite, kaip priimamas kiekvienas mokėjimas ir kokios kontrolės priemonės yra prieinamos.
Naudodami viešąsias įkrovimo stoteles, patvirtinkite mokėjimo būdą ir tarifą vietose, kuriomis naudojasi komanda. Nemanykite, kad kiekviena įkrovimo stotelė priima fizinę kortelę arba kad susitarimas dėl viešojo įkrovimo apima kompensaciją už įkrovimą namuose.
Rally įmonės kortelės suteikia komandoms fizines ir virtualias korteles su patvirtintoms išlaidoms skirtais valdikliais ir biudžetais. Tikslas – vienas išlaidų procesas žmonėms kelyje, darbo vietoje ir biure.
5 Išbandykite kvito perdavimo į apskaitą procesą.
Paprašykite kortelę naudoti ketinančio asmens atlikti įprastą pirkinį ir pateikti jo kvitą. Tada paprašykite finansų skyriaus užbaigti šios išlaidos tvarkymą realiame apskaitos procese. Suskaičiuokite veiksmus, trūkstamą informaciją ir taisymus.
Naudodamiesi Rally, darbuotojai gali siųsti kvitus ir sąskaitas faktūras per WhatsApp, neįdiegdami atskiros išlaidų programėlės ir nenaudodami papildomo darbuotojo prisijungimo, kai reikia tik pateikti dokumentus. WhatsApp agentas padeda surinkti informaciją, o „AutoMatch“ pasitelkia dokumentų ir operacijų kontekstą, kad susietų įrašus. Platformos agentas padeda finansų komandai sutvarkyti nebaigtus įrašus prieš juos eksportuojant ar integruojant.
Saugokite jūsų verslui reikalingus tiekėjų dokumentus. Mokėjimo išrašas pats savaime neatstoja kiekvieno kvito ar PVM sąskaitos faktūros. Reikalingus apskaitos dokumentus ir mokestinį vertinimą aptarkite su savo buhalteriu, ypač dėl tarpvalstybinių pirkimų.
Susipažinkite su Rally AI išlaidų valdymu ir apskaitos integracijomis ir eksportu.
6. Suteikite komandai aiškias valdymo priemones ir atsarginį mokėjimo būdą
Patikrinkite pasirinktam planui taikomus limitus, kategorijų taisykles ir kortelės blokavimo parinktis. Nustatykite biudžetus pagal darbus, kuriuos turi atlikti kiekvienas asmuo, ir nuspręskite, kas gali pakeisti limitą pasikeitus užduočiai.
Prieš pirmąją kelionę paaiškinkite, ką daryti, jei terminalas atmeta mokėjimą, kortelė pametama arba kvito nėra. Kontrolės priemonės padeda valdyti išlaidas, tačiau neužkerta kelio kiekvienai klaidai ar neautorizuotam pirkiniui.
Keliaujant į užsienį taip pat patikrinkite, ar šalis yra palaikoma, valiutos sąlygas ir dokumentų tvarkymą. Mūsų tarptautinių degalų kortelių vadovas aprašo šiuos patikrinimus.
Kur pritaikomas Rally
Rally sujungia išankstinio mokėjimo Visa korteles ir AI išlaidų agentus į vieną darbo eigą. Komandos gali apmokėti patvirtintą kurą ir verslo pirkinius, siųsti pagrindžiančius dokumentus per WhatsApp ir prieš perduodamos apskaitai platformoje peržiūrėti su pirkiniu susietą išlaidų įrašą.
Jis skirtas įvairaus dydžio reikalavimus atitinkančioms įmonėms visoje JK ir ES. Praktiškai labiausiai tinka, kai reikia kortelių valdymo funkcijų ir pagalbos tvarkant išlaidas, patiriamas darbuotojų ir skirtingose vietose, kuriose vykdoma jūsų veikla.
Peržiūrėkite Rally degalų korteles, apskaičiuokite savo kortelės mokesčiusarba palyginimo darbalapyje naudokite savo duomenis.
