Parhaan polttoainekortin Yhdistyneessä kuningaskunnassa valinta alkaa yrityksesi ajamista matkoista. Paikallisella ammatinharjoittajalla, muuttuvia reittejä ajavalla tiimillä ja eri puolilla Eurooppaa toimivalla yrityksellä on erilaiset tarpeet. Vertaa oman toimintasi polttoainekuluja, korttimaksuja, rahoitusta ja kulujenhallinnan työnkulkua.
Päätä alla olevien taulukoiden avulla, mitkä asiat ovat tärkeitä, ja syötä sitten tietosi polttoainekortin tarjouslaskuriin. Jos käytät yhtä ajoneuvoa tai hallinnoit pientä tiimiä, tutustu oppaaseemme. Pienen yrityksen polttoainekorttiopas Siinä kerrotaan, miten voit vertailla suunnitelmamaksuja, rahoitusta ja kulujen käsittelyprosesseja.
Mitä vertailla yhdellä silmäyksellä
| Jos haluat… | Tarkasteltava kategoria | Tarkista ennen sopimuksen allekirjoittamista |
|---|
| Kortin hyväksyntä vaihtelevilla reiteillä | Visa-pohjaiset yrityskortit | Yleisimmin käyttämäsi kauppiaat ja maksupäätteet, tuetut maat ja korttirajoitukset |
| Polttoaineostot kiinteällä paikallisreitillä | Yhden verkoston tai supermarkettiin sidotut kortit | Reitin hyväksytyt asemat ja niiden todellinen hinta |
| Tarjottu polttoainehinta suunnitellulle määrälle | Monimerkkikortit tai välittäjän kortit | Hinnoittelukaava, hyväksytyt asemat, volyymiehdot ja veloitukset |
| Polttoaine ja julkinen lataus | Kortit tai alustat, jotka tukevat molempia | Maksutapa kullakin latausasemalla, hinnastot ja asiakirjojen kerääminen |
| Tietullit, pysäköinti ja työhön liittyvät ostokset | Yrityskortit kulurajoituksilla | Hyväksytyt kategoriat, budjetit ja se, miten tositteet toimitetaan kirjanpitoon |
| Prepaid-kortit, joiden kulut hoidetaan WhatsAppissa | Rally | Kuukausittaiset korttimaksut, rahoitusvaatimukset, saatavuus maittain ja tiimisi kulujenhallinnan työnkulku |
Nämä kategoriat voivat mennä päällekkäin. Ominaisuudet ja hinnat riippuvat yksittäisestä tarjouksesta, joten käytä niitä haun jäsentämiseen sen sijaan, että olettaisit kaikkien saman kategorian korttien toimivan samalla tavalla.
Kolme korttimallia, jotka on hyvä tuntea
| Kriteeri | Yhden verkoston kortit | Usean brändin / välittäjän kortit | Visa-pohjaiset yrityskortit |
|---|
| Hyväksyntä tarkistettava | Mainitun verkoston toimipaikat | Kyseisen kortin hyväksyttyjen toimipaikkojen luettelo | Kauppias- ja maksupäätekorttien hyväksyntä sekä korttiasetukset |
| Varmistettava hinnoittelu | Pumpun hinta tai ilmoitettu verkostohinta | Ilmoitettu hinnoittelukaava, soveltuvat toimipaikat ja veloitukset | Kauppiaan hinta sekä kortin maksu- ja valuuttaehdot |
| Varmistettava rahoitus | Laskutusaikataulu tai ennakkomaksuehdot | Laskutusaikataulu, ennakkomaksuehdot ja mahdollinen vakuusvaatimus | Valitun tuotteen ennakkomaksu- tai luottoehdot |
| Vahvistettava kulutus | Sallitut ostot hyväksytyissä toimipaikoissa | Sallitut polttoaine- ja muut ostot | Sallitut kauppiasluokat ja käyttörajat |
| Vahvistettavat kuitit | Laskujen kattavuus ja säilytettävät asiakirjat | Mitkä ostot näkyvät milläkin laskulla | Kuittien ja laskujen liittäminen tapahtumiin |
| Rajat ylittävän käytön varmentaminen | Tarjouksen kattamat maat ja toimipaikat | Kansainvälinen hyväksyntä ja sovellettavat ehdot | Tuetut maat, valuutat ja kauppiaiden hyväksyntä |
Valitse kolmen yleisen työskentelymallin perusteella
Kiinteät paikallisreitit: alkavat asemista, joita voit käyttää ilman, että matka muuttuu. Vertaile yhden todellisen kuukauden litra- ja hintatietoja ja lisää kaikki soveltuvat kortti- ja tapahtumamaksut. Tarkista aukioloajat ja se, toimiiko kortti valvomattomilla asemilla.
Muuttuvat reitit tai kasvava tiimi: priorisoi maksujen hyväksyntä siellä, minne uudet työtehtävät vievät, selkeät korttikulut ja hallinta, joita jokainen voi käyttää. Ota käyttöön toimintatapa hylättyjen maksujen varalle ja varmista, että kuittien kerääminen toimii edelleen, kun lisäät kuljettajia.
Työ Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Euroopassa: vahvista tuetut maat ja valuutat sekä matkalla tehtävät ostot: polttoaine, tietullit, pysäköinti ja hyväksytyissä tapauksissa majoitus. Testaa, että toimittajien asiakirjat ja maksutiedot säilyvät linkitettyinä eri valuutoissa.
1. Vahvista kattavuus paikoissa, joissa todella pysähdyt
Listaa viime kuukauden aikana eniten käyttämäsi asemat. Lisää mukaan yksi ennestään tuntematon moottoritien varrella sijaitseva pysähdyspaikka ja varapaikka myöhäistä lopetusta varten. Pyydä vahvistus siitä, että maksusi hyväksytään näissä paikoissa, myös tankkausautomaatilla maksettaessa.
Huoltoasemien määrä yksin ei riitä. Merkitse kiertotiehen kuluva aika minuutteina ja matka sekä tarkista, koskeeko ilmoitettu hinta kaikkia hyväksyttyjä toimipaikkoja vai vain osaa niistä. Nämä tiedot ratkaisevat, sopiiko tarjous reiteillesi.
Rally käyttää Visa-verkostoa yritysten polttoainekorteissa. Osto riippuu silti kauppiaasta, maksupäätteestä, käyttömaasta, käytettävissä olevasta saldosta ja kortin hallinta-asetuksista.
2 Laske polttoaine ja maksut samalla perusteella.
Käytä vertailussa aina samaa ajanjaksoa, valuuttaa ja ALV-perustetta. Kuukausittaisessa vertailussa tulee huomioida:
- Ostettujen litrojen määrä kerrottuna sovellettavalla litrahinnalla.
- Tarvitsemiesi korttien lukumäärän mukaiset kortti- ja tilimaksut.
- Tapahtumamaksut, asemakohtaiset lisämaksut ja tarjoukseen sisältyvät mahdolliset vähimmäiskäyttömaksut.
- Tarvittaessa laskutusvaluutastasi poikkeavassa valuutassa tehtyjen ostojen valuuttamaksut.
Esitä arvioidut kiertotie- ja hallinnointikustannukset erikseen ja näytä oletukset. Jätä seuraavat erät pois maksujen kokonaismäärästä: ennakkoon maksettu rahoitus ja palautettavat vakuusmaksut– ne vaikuttavat yrityksen käytettävissä olevaan kassaan, mutta eivät ole sama asia kuin palvelumaksut.
Tämä tarjouslaskentataulukko mahdollistaa työskentelyn omien hintojesi ja veloitustesi pohjalta olettamatta, että millekään korttiluokalle olisi vakiotariffia.
3. Tarkista Rallyn julkaistut korttimaksut
Rallyn prepaid-suunnitelmissa veloitetaan kiinteä kuukausimaksu tietystä korttimäärästä Kaikissa suunnitelmissa on samat korttien, kulujen ja kirjanpidon keskeiset ominaisuudet. Valitse korttimääräsi kattava suunnitelma. Tutustu ajantasaisiin hintoihin ja ehtoihinJulkaistut hinnat ilmoitetaan puntina ja euroina. Enterprise-suunnitelmat sisältävät tilinhallinnan ja käyttöönoton tuen.
Suunnitelman hinta ei sisällä arvonlisäveroa, polttoaineostoja eikä muita kuluja. Lisää se kerran ostojesi kuukausikustannuksiin tarjouksia vertaillessasi.
Ennakkolatauksessa lisäät varat ennen kuin tiimi käyttää niitä. Rally ei edellytä tätä vaihtoehtoa varten palautettavaa vakuusmaksua tai henkilökohtaista luottotietojen tarkistusta; yrityksen ja edustajan varmennus vaaditaan silti. Lue lisää polttoainekorttien talletuksista ja kassavirrasta.
4 Ota tankkauspisteen kulut huomioon.
Päättäkää, mitkä ostokset maksetaan yrityksen korteilla: polttoaine, julkinen lataus, tietullit, pysäköinti, tarvikkeet tai muut hyväksytyt työstä aiheutuvat kulut. Tarkista, miten kukin maksu hyväksytään ja millaisia hallintarajoituksia on käytettävissä.
Varmista julkista latausta varten maksutapa ja hinnoittelu tiimin käyttämissä latauspisteissä. Älä oleta, että jokainen latauslaite hyväksyy fyysisen kortin tai että julkisen latauksen järjestely kattaa kotilatauksen korvaukset.
Rallyn yrityskortit antavat tiimeille fyysiset ja virtuaaliset kortit, joissa on hyväksyttyyn kulutukseen tarkoitetut hallintaominaisuudet ja budjetit. Tavoitteena on yksi kuluprosessi tien päällä, työmaalla ja toimistossa työskenteleville.
5 Testaa kuitin siirtyminen kirjanpitoon.
Pyydä korttia käyttävää henkilöä tekemään tavallinen ostos ja toimittamaan sen kuitti. Pyydä sitten taloushallintoa käsittelemään kulu loppuun varsinaisessa kirjanpitoprosessissa. Laske työvaiheet, puuttuvat tiedot ja korjaukset.
Rallyn avulla työntekijät lähettävät kuitit ja laskut WhatsAppin kautta ilman erillisen kulusovelluksen asentamista tai työntekijän lisäkirjautumista perustietojen lähettämistä varten. WhatsApp-agentti auttaa keräämään tiedot, ja AutoMatch hyödyntää asiakirjojen ja tapahtumien kontekstia tietueiden yhdistämiseen. Alustan agentti auttaa taloushallintoa käsittelemään avoimet asiat ennen vientiä tai integraatiota.
Säilytä yrityksesi tarvitsemat toimittajien tositteet. Maksutosite ei yksin korvaa kaikkia kuitteja tai verolaskuja. Tarkista tarvittavat asiakirjat ja verokohtelu kirjanpitäjäsi kanssa, erityisesti rajat ylittävissä ostoissa.
Tutustu Rallyn tekoälypohjaiseen kulujen hallintaan ja kirjanpidon integraatioihin ja vientitoimintoihin.
6. Anna tiimille selkeät hallintakeinot ja varamaksuvaihtoehto
Tarkista valitsemassasi paketissa käytettävissä olevat rajat, kategoriakohtaiset säännöt ja kortin jäädytysmahdollisuudet. Aseta budjetit sen mukaan, mitä kunkin henkilön on tehtävä, ja päätä, kuka voi muuttaa rajaa työn muuttuessa.
Selvitä ennen ensimmäistä matkaa, miten toimitaan, jos maksupääte hylkää maksun, kortti katoaa tai kuittia ei ole saatavilla. Hallintakeinot auttavat hallitsemaan kulutusta, mutta ne eivät estä jokaista virhettä tai luvatonta ostosta.
Kansainvälisiä matkoja varten varmista myös maiden kattavuus, valuuttoihin liittyvät ehdot ja asiakirjojen käsittely. Oppaamme kansainvälisestä polttoainekortista käy nämä tarkistukset läpi.
Rallyn rooli
Rally tuo prepaid Visa -kortit ja tekoälypohjaiset kulutusagentit yhteen työnkulkuun. Tiimit voivat maksaa hyväksytyistä polttoaine- ja yritysostoista, lähettää tositteet WhatsAppin kautta ja tarkistaa kohdistetun kulukirjauksen alustalla ennen kirjanpitoa.
Se on suunniteltu erikokoisille kelpoisuusehdot täyttäville yrityksille kaikkialla Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja EU:ssa. Se sopii parhaiten tilanteisiin, joissa tarvitset korttien hallintaa ja tukea kulujen käsittelyyn niiden ihmisten ja paikkojen parissa, joissa yrityksesi toimii.
Tutustu Rallyn polttoainekortteihin, laske korttimaksusi, tai käytä omia lukujasi vertailutaulukossa.
