Η επιλογή της καλύτερης κάρτας καυσίμων στο Ηνωμένο Βασίλειο ξεκινά από τις διαδρομές που πραγματοποιεί η επιχείρησή σας. Ένας τοπικός τεχνίτης, μια ομάδα με μεταβαλλόμενες διαδρομές και μια εταιρεία που δραστηριοποιείται σε όλη την Ευρώπη έχουν διαφορετικές ανάγκες. Συγκρίνετε το κόστος καυσίμων, τις χρεώσεις της κάρτας, τη χρηματοδότηση και τη ροή διαχείρισης εξόδων για τη δική σας λειτουργία.
Χρησιμοποιήστε τους παρακάτω πίνακες για να αποφασίσετε τι είναι σημαντικό και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τα ποσά σας στον υπολογιστή προσφορών για κάρτες καυσίμων. Αν χρησιμοποιείτε ένα όχημα ή διαχειρίζεστε μια μικρή ομάδα, ο οδηγός για κάρτες καυσίμων για μικρές επιχειρήσεις εξηγεί πώς να συγκρίνετε τις χρεώσεις των προγραμμάτων, τη χρηματοδότηση και τις διαδικασίες διαχείρισης εξόδων.
Τι να συγκρίνετε με μια ματιά
| Αν θέλετε… | Η κατηγορία που πρέπει να εξετάσετε | Τι να ελέγξετε πριν υπογράψετε |
|---|
| Αποδοχή κάρτας σε μεταβαλλόμενες διαδρομές | Επαγγελματικές κάρτες με την υποστήριξη της Visa | Οι συνήθεις έμποροι και τα τερματικά σας, οι υποστηριζόμενες χώρες και οι περιορισμοί των καρτών |
| Αγορές καυσίμων σε σταθερή τοπική διαδρομή | Κάρτες ενός δικτύου ή συνδεδεμένες με σούπερ μάρκετ | Οι αποδεκτοί σταθμοί στη συγκεκριμένη διαδρομή και η πραγματική τιμή σε αυτούς |
| Συμφωνημένη τιμή καυσίμων για προγραμματισμένο όγκο | Κάρτες πολλαπλών εμπορικών σημάτων ή μεσίτη | Ο τύπος τιμολόγησης, τα επιλέξιμα σημεία, οι προϋποθέσεις όγκου και οι χρεώσεις |
| Καύσιμα και δημόσια φόρτιση | Κάρτες ή πλατφόρμες που υποστηρίζουν και τα δύο | Ο τρόπος πληρωμής σε κάθε φορτιστή, οι χρεώσεις και η συλλογή παραστατικών |
| Διόδια, στάθμευση και αγορές για την εργασία | Επαγγελματικές κάρτες με έλεγχο εξόδων | Εγκεκριμένες κατηγορίες, προϋπολογισμοί και ο τρόπος με τον οποίο τα δικαιολογητικά φτάνουν στο λογιστήριο |
| Προπληρωμένες κάρτες με διαχείριση εξόδων μέσω WhatsApp | Rally | Μηνιαίες χρεώσεις κάρτας, απαιτήσεις χρηματοδότησης, διαθεσιμότητα ανά χώρα και η ροή διαχείρισης εξόδων της ομάδας σας |
Αυτές οι κατηγορίες μπορεί να αλληλεπικαλύπτονται. Οι δυνατότητες και οι τιμές εξαρτώνται από κάθε επιμέρους προσφορά, επομένως χρησιμοποιήστε τις για να οργανώσετε την αναζήτησή σας και όχι για να υποθέσετε ότι όλες οι κάρτες μιας κατηγορίας λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο.
Τα τρία μοντέλα καρτών που πρέπει να γνωρίζετε
| Κριτήριο | Κάρτες ενός δικτύου | Κάρτες πολλών εμπορικών σημάτων / μεσιτών | Επαγγελματικές κάρτες με την υποστήριξη της Visa |
|---|
| Επαλήθευση αποδοχής | Σημεία εντός του αναφερόμενου δικτύου | Λίστα αποδεκτών σημείων για τη συγκεκριμένη κάρτα | Αποδοχή καρτών από εμπόρους και τερματικά, καθώς και ρυθμίσεις καρτών |
| Τιμολόγηση προς επαλήθευση | Τιμή αντλίας ή αναγραφόμενη τιμή δικτύου | Η αναφερόμενη φόρμουλα, οι ισχύουσες τοποθεσίες και οι χρεώσεις | Τιμή εμπόρου και όροι προμηθειών και νομίσματος της κάρτας |
| Χρηματοδότηση προς επαλήθευση | Πρόγραμμα χρέωσης ή όροι προπληρωμής | Χρονοδιάγραμμα τιμολόγησης, προπληρωμένοι όροι και τυχόν απαίτηση εγγύησης | Όροι προπληρωμής ή πίστωσης για το επιλεγμένο προϊόν |
| Δαπάνες προς επαλήθευση | Επιτρεπόμενες αγορές σε εγκεκριμένα σημεία | Επιτρεπόμενες αγορές καυσίμων και μη καυσίμων | Επιτρεπόμενες κατηγορίες εμπόρων και όρια δαπανών |
| Αποδείξεις προς επαλήθευση | Κάλυψη τιμολογίων και τυχόν έγγραφα που πρέπει να διατηρείτε | Ποιες αγορές εμφανίζονται σε ποια τιμολόγια | Πώς συνδέονται οι αποδείξεις και τα τιμολόγια με τις συναλλαγές |
| Διασυνοριακή χρήση για επαλήθευση | Χώρες και σημεία που καλύπτονται από την προσφορά | Διεθνής αποδοχή και ισχύοντες όροι | Υποστηριζόμενες χώρες, νομίσματα και αποδοχή από εμπόρους |
Επιλέξτε με βάση τρεις συνήθεις τρόπους εργασίας
Οι σταθερές τοπικές διαδρομές: ξεκινούν με τα πρατήρια που μπορείτε να χρησιμοποιείτε χωρίς να αλλάζετε τη διαδρομή. Συγκρίνετε έναν πραγματικό μήνα λίτρων και τιμών και, στη συνέχεια, προσθέστε κάθε ισχύουσα χρέωση κάρτας και συναλλαγής. Ελέγξτε το ωράριο λειτουργίας και αν η κάρτα λειτουργεί σε πρατήρια χωρίς προσωπικό.
Αλλάζετε διαδρομές ή μεγαλώνει η ομάδα σας: Δώστε προτεραιότητα στην αποδοχή συναλλαγών εκεί όπου σας οδηγούν οι νέες εργασίες, στο σαφές κόστος των καρτών και σε ελέγχους που μπορεί να χρησιμοποιεί κάθε άτομο. Συμπεριλάβετε μια διαδικασία για τις απορριφθείσες πληρωμές και βεβαιωθείτε ότι η συλλογή αποδείξεων εξακολουθεί να λειτουργεί όταν προσθέτετε οδηγούς.
Εργασία στο Ηνωμένο Βασίλειο και στην Ευρώπη: επιβεβαιώστε τις υποστηριζόμενες χώρες και τα νομίσματα, καθώς και τις αγορές κατά τη διάρκεια του ταξιδιού: καύσιμα, διόδια, στάθμευση και διαμονή, όπου εγκρίνονται. Ελέγξτε ότι τα έγγραφα των προμηθευτών και τα αρχεία πληρωμών παραμένουν συνδεδεμένα μεταξύ διαφορετικών νομισμάτων.
1. Επιβεβαιώστε την κάλυψη στα σημεία όπου πράγματι σταματάτε
Καταγράψτε τα πρατήρια που χρησιμοποιήσατε περισσότερο τον τελευταίο μήνα. Προσθέστε μια άγνωστη στάση σε αυτοκινητόδρομο και μια εφεδρική τοποθεσία για περίπτωση καθυστερημένης ολοκλήρωσης της εργασίας. Ζητήστε επιβεβαίωση ότι γίνονται δεκτές πληρωμές σε αυτά τα σημεία, συμπεριλαμβανομένων των τερματικών πληρωμής στην αντλία.
Ο αριθμός των σταθμών από μόνος του δεν αρκεί. Καταγράψτε κάθε παράκαμψη σε λεπτά και απόσταση και ελέγξτε αν η αναφερόμενη τιμή ισχύει σε κάθε αποδεκτό σημείο ή μόνο σε ένα υποσύνολο. Αυτές οι λεπτομέρειες καθορίζουν αν η προσφορά ταιριάζει στις διαδρομές σας.
Η Rally χρησιμοποιεί το δίκτυο Visa για επαγγελματικές κάρτες καυσίμων. Μια αγορά εξακολουθεί να εξαρτάται από τον έμπορο, το τερματικό, την υποστήριξη στη χώρα, το διαθέσιμο υπόλοιπο και τους ελέγχους της κάρτας.
2. Υπολογίστε τα καύσιμα και τις χρεώσεις με την ίδια βάση
Χρησιμοποιήστε μία συνεπή περίοδο, νόμισμα και βάση ΦΠΑ. Η μηνιαία σύγκρισή σας θα πρέπει να περιλαμβάνει:
- Τα λίτρα που αγοράστηκαν πολλαπλασιασμένα επί την ισχύουσα τιμή ανά λίτρο.
- Χρεώσεις καρτών και λογαριασμού για τον αριθμό των καρτών που χρειάζεστε.
- Χρεώσεις συναλλαγών, προσαυξήσεις πρατηρίων και τυχόν χρεώσεις ελάχιστης χρήσης που περιλαμβάνονται στην προσφορά.
- Χρεώσεις συναλλάγματος για αγορές εκτός του νομίσματος χρέωσής σας, όπου εφαρμόζεται.
Εμφανίστε χωριστά τα εκτιμώμενα κόστη παράκαμψης και διαχείρισης, με τις παραδοχές εμφανείς. Κρατήστε τη χρηματοδότηση με προπληρωμή και τις επιστρεπτέες εγγυήσεις εκτός του συνόλου των χρεώσεων: επηρεάζουν τα διαθέσιμα μετρητά της επιχείρησης, αλλά δεν αποτελούν το ίδιο με τις χρεώσεις υπηρεσιών.
Το φύλλο εργασίας προσφοράς σάς επιτρέπει να βασίζεστε στις δικές σας τιμές και χρεώσεις, χωρίς να υποθέτει τυπική τιμολόγηση για οποιαδήποτε κατηγορία κάρτας.
3 Ελέγξτε τις δημοσιευμένες χρεώσεις καρτών της Rally.
Τα προπληρωμένα προγράμματα της Rally χρεώνουν μια σταθερή μηνιαία χρέωση για συγκεκριμένο αριθμό καρτών, με τις ίδιες βασικές λειτουργίες καρτών, εξόδων και λογιστικής σε κάθε πρόγραμμα. Επιλέξτε ένα πρόγραμμα που περιλαμβάνει τον αριθμό των καρτών σας, χρησιμοποιώντας την τρέχουσα τιμολόγηση και τους όρους, με δημοσιευμένες χρεώσεις σε λίρες και ευρώ. Τα προγράμματα Enterprise προσθέτουν διαχείριση λογαριασμού και υποστήριξη κατά την ανάπτυξη.
Η χρέωση του προγράμματος δεν περιλαμβάνει ΦΠΑ, αγορές καυσίμων και άλλες δαπάνες. Προσθέστε την μία φορά στο μηνιαίο κόστος των αγορών σας όταν συγκρίνετε προσφορές.
Με την προπληρωμένη λύση, προσθέτετε χρήματα πριν δαπανήσει η ομάδα. Η Rally δεν απαιτεί επιστρεπτέα εγγύηση ή προσωπικό πιστωτικό έλεγχο για αυτή την επιλογή· εξακολουθούν να ισχύουν η επαλήθευση της επιχείρησης και του εκπροσώπου. Οι όροι εξόφλησης μετά τη χρήση, όπου προσφέρονται, απαιτούν ξεχωριστή έγκριση και ενδέχεται να περιλαμβάνουν απαιτήσεις πιστοληπτικού ελέγχου ή εγγύησης. Διαβάστε περισσότερα σχετικά με τις καταθέσεις για κάρτες καυσίμων και τις ταμειακές ροές.
4. Συμπεριλάβετε τις δαπάνες γύρω από μια στάση για ανεφοδιασμό
Αποφασίστε ποιες αγορές ανήκουν στις εταιρικές κάρτες: καύσιμα, δημόσια φόρτιση, διόδια, στάθμευση, προμήθειες ή άλλα εγκεκριμένα επαγγελματικά έξοδα. Ελέγξτε πώς γίνεται αποδεκτή κάθε πληρωμή και ποιοι έλεγχοι είναι διαθέσιμοι.
Για τη δημόσια φόρτιση, επιβεβαιώστε τον τρόπο πληρωμής και τη χρέωση στις τοποθεσίες που χρησιμοποιεί η ομάδα. Μην υποθέτετε ότι κάθε φορτιστής δέχεται φυσική κάρτα ή ότι μια ρύθμιση δημόσιας φόρτισης καλύπτει την αποζημίωση για φόρτιση στο σπίτι.
Οι εταιρικές κάρτες της Rally παρέχουν στις ομάδες φυσικές και εικονικές κάρτες, με ελέγχους και προϋπολογισμούς για εγκεκριμένες δαπάνες. Στόχος είναι μια ενιαία διαδικασία εξόδων για τους ανθρώπους που βρίσκονται στον δρόμο, στις εγκαταστάσεις και στο γραφείο.
5. Δοκιμάστε τη ροή εργασίας από την απόδειξη έως τη λογιστική
Ζητήστε από κάποιον που θα χρησιμοποιήσει την κάρτα να πραγματοποιήσει μια συνηθισμένη αγορά και να υποβάλει την απόδειξή της. Στη συνέχεια, ζητήστε από το οικονομικό τμήμα να ολοκληρώσει τη συγκεκριμένη δαπάνη στην πραγματική λογιστική διαδικασία. Καταγράψτε τα βήματα, τις πληροφορίες που λείπουν και τις διορθώσεις.
Με το Rally, οι εργαζόμενοι στέλνουν αποδείξεις και τιμολόγια μέσω WhatsApp, χωρίς να εγκαταστήσουν ξεχωριστή εφαρμογή εξόδων ή να χρησιμοποιήσουν επιπλέον σύνδεση εργαζομένου για τη βασική υποβολή. Ο agent του WhatsApp βοηθά στη συλλογή των στοιχείων, ενώ το AutoMatch χρησιμοποιεί το περιεχόμενο των εγγράφων και των συναλλαγών για να συνδέσει τις καταχωρίσεις. Ο agent της πλατφόρμας βοηθά το τμήμα οικονομικών να διεκπεραιώσει τις εκκρεμότητες πριν από την εξαγωγή ή την ενοποίηση.
Κρατήστε τα υποστηρικτικά έγγραφα από τους προμηθευτές που χρειάζεται η επιχείρησή σας. Μια κατάσταση πληρωμών δεν αντικαθιστά από μόνη της κάθε απόδειξη ή φορολογικό τιμολόγιο. Ελέγξτε τα απαιτούμενα αρχεία και τη φορολογική αντιμετώπιση με τον λογιστή σας, ιδίως για διασυνοριακές αγορές.
Εξερευνήστε τη διαχείριση εξόδων με AI της Rally και τις διασυνδέσεις με λογιστικά συστήματα και τις εξαγωγές.
6. Δώστε στην ομάδα σαφείς δικλείδες ελέγχου και εναλλακτική λύση πληρωμής
Ελέγξτε τα όρια, τους κανόνες κατηγοριών και τις διαθέσιμες επιλογές παγώματος καρτών για το πρόγραμμα που επιλέξατε. Ορίστε προϋπολογισμούς με βάση την εργασία που χρειάζεται να εκτελέσει κάθε άτομο και αποφασίστε ποιος μπορεί να αλλάζει ένα όριο όταν αλλάζουν οι ανάγκες μιας εργασίας.
Πριν από το πρώτο ταξίδι, εξηγήστε τι πρέπει να γίνει αν ένα τερματικό απορρίψει μια πληρωμή, αν χαθεί μια κάρτα ή αν δεν είναι διαθέσιμη μια απόδειξη. Οι δικλίδες ελέγχου βοηθούν στη διαχείριση των δαπανών· δεν καθιστούν αδύνατο κάθε σφάλμα ή μη εξουσιοδοτημένη αγορά.
Για τα διεθνή ταξίδια, επιβεβαιώστε επίσης την υποστήριξη των χωρών, τους όρους συναλλάγματος και τη διαχείριση των εγγράφων. Ο οδηγός μας για διεθνείς κάρτες καυσίμων αναλύει αυτούς τους ελέγχους.
Πού εντάσσεται η Rally
Η Rally συνδυάζει προπληρωμένες κάρτες Visa και AI agents για τη διαχείριση εξόδων σε μία ενιαία ροή εργασίας. Οι ομάδες μπορούν να πληρώνουν για εγκεκριμένα καύσιμα και επαγγελματικές αγορές, να στέλνουν τα υποστηρικτικά έγγραφα μέσω WhatsApp και να ελέγχουν στην πλατφόρμα την αντιστοιχισμένη καταχώριση δαπάνης πριν από τη λογιστική επεξεργασία.
Έχει σχεδιαστεί για επιλέξιμες επιχειρήσεις διαφορετικών μεγεθών σε ολόκληρο το Ηνωμένο Βασίλειο και την ΕΕ. Ταιριάζει περισσότερο στην πράξη όταν θέλετε ελέγχους στις κάρτες και βοήθεια για την ολοκλήρωση των εξόδων, από τα άτομα και τις τοποθεσίες όπου δραστηριοποιείται η επιχείρησή σας.
Ελέγξτε τις κάρτες καυσίμων της Rally, υπολογίστε τις χρεώσεις της κάρτας, ή χρησιμοποιήστε τα δικά σας στοιχεία στο φύλλο σύγκρισης.
