Μια κάρτα καυσίμων για μικρές επιχειρήσεις θα πρέπει να λειτουργεί όπου σταματάτε, να ταιριάζει με τα διαθέσιμα μετρητά σας και να διευκολύνει την ολοκλήρωση των αποδείξεων. Ξεκινήστε με έναν μήνα πραγματικών διαδρομών και αγορών. Στη συνέχεια, συγκρίνετε τα εξής: τις μηνιαίες χρεώσεις, το κόστος καυσίμων, την απαίτηση χρηματοδότησης και τον χρόνο που αφιερώνετε στα έξοδα ξεχωριστά.
Αυτός ο οδηγός εστιάζει σε ατομικούς επιχειρηματίες, μικρές ομάδες και επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στο Ηνωμένο Βασίλειο και την Ευρώπη. Για τα ευρύτερα κριτήρια αγοράς, ανατρέξτε στον οδηγό μας για τις κάρτες καυσίμων στο Ηνωμένο Βασίλειο. Για να υπολογίσετε μια προσφορά με βάση τις δικές σας δαπάνες, ανοίξτε το φύλλο εργασίας για το κόστος της κάρτας καυσίμων.
Ξεκινήστε από τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας
| Η επιχείρησή σας | Δώστε προτεραιότητα | Έλεγχος πριν από την επιλογή |
|---|
| Ατομική επιχείρηση με ένα όχημα | Λογική χρέωση για μία κάρτα και απλή διαδικασία αποδείξεων | Επιλεξιμότητα, οι σταθμοί που χρησιμοποιείτε συνήθως, το υπόλοιπο που πρέπει να προχρηματοδοτήσετε και ο τρόπος με τον οποίο τα αρχεία φτάνουν στον λογιστή σας |
| Τοπική ομάδα με λίγα οχήματα | Σαφές συνολικό ποσό για κάθε κάρτα και ατομικά όρια δαπανών | Αν η αναγραφόμενη τιμή ισχύει στις πραγματικές στάσεις σας, τα ελάχιστα όρια της κάρτας και το κόστος προσθήκης οδηγού |
| Ομάδα με μεταβαλλόμενες διαδρομές | Αποδοχή σε άγνωστες διαδρομές και μια πρακτική εφεδρική λύση πληρωμής | Στάσεις σε αυτοκινητόδρομους και εκτός διαδρομής, τερματικά χωρίς επίβλεψη και ποιος μπορεί να επιλύσει μια απορριφθείσα πληρωμή |
| Επιχείρηση που δραστηριοποιείται στο Ηνωμένο Βασίλειο και την ΕΕ | Υποστηριζόμενες χώρες, νομίσματα και μία ροή διαχείρισης εξόδων | Διασυνοριακή χρήση κάρτας, χρεώσεις συναλλάγματος, καταχώριση αποδείξεων και η λογιστική μορφή που χρειάζεστε |
| Ομάδα που αγοράζει και άλλα πέρα από καύσιμα | Έλεγχοι για τις αγορές που χρειάζεται να κάνει κάθε άτομο | Διόδια, στάθμευση, προμήθειες και άλλες εγκεκριμένες κατηγορίες, με ξεχωριστούς προϋπολογισμούς όπου χρειάζεται |
Με το Rally, η ίδια διαδικασία διαχείρισης εξόδων μπορεί να εξυπηρετήσει έναν οδηγό, έναν τεχνίτη στον χώρο και κάποιον που αγοράζει λογισμικό στο γραφείο. Προπληρωμένες κάρτες Visa χειρίζονται τις εγκεκριμένες δαπάνες· οι πράκτορες του WhatsApp και της πλατφόρμας βοηθούν να προχωρήσει κάθε δαπάνη από την αγορά έως τη λογιστική καταχώριση.
Υπολογίστε τη μηνιαία χρέωση για τις κάρτες που χρειάζεστε
Τα προπληρωμένα προγράμματα της Rally έχουν μια πάγια μηνιαία χρέωση για τις κάρτες που περιλαμβάνονται. Κάθε πρόγραμμα περιλαμβάνει τις ίδιες βασικές λειτουργίες για κάρτες, έξοδα και λογιστική. Επιλέξτε το πρόγραμμα που καλύπτει τον αριθμό των καρτών σας. Χρησιμοποιήστε τις τρέχουσες τιμές και τους όρους του προγράμματος, όπου οι χρεώσεις δημοσιεύονται σε λίρες και ευρώ. Τα προγράμματα Enterprise περιλαμβάνουν επιπλέον διαχείριση λογαριασμού και υποστήριξη κατά την υλοποίηση.
Η μηνιαία χρέωση του προγράμματος δεν περιλαμβάνει ΦΠΑ, αγορές καυσίμων και άλλες δαπάνες. Όταν συγκρίνετε το κόστος, προσθέστε αυτή τη χρέωση στις αναμενόμενες αγορές σας· μην πολλαπλασιάζετε ολόκληρη τη χρέωση του προγράμματος με τον αριθμό των καρτών. Χρησιμοποιήστε τις τιμές από τα πρατήρια που επισκέπτεστε πραγματικά στον υπολογιστή προσφορών.
Κρατήστε τη χρηματοδότηση με προπληρωμή ξεχωριστά από τις χρεώσεις
Το προπληρωμένο υπόλοιπο είναι χρήματα που η επιχείρησή σας διαθέτει για αγορές. Η επιστρεπτέα εγγύηση είναι χρήματα που παρακρατούνται ως ασφάλεια. Η χρέωση κάρτας είναι ένα τέλος για τη χρήση της υπηρεσίας. Επηρεάζουν διαφορετικά τη ρευστότητά σας.
Η προπληρωμένη επιλογή της Rally δεν απαιτεί επιστρεπτέα εγγύηση ούτε έλεγχο προσωπικής πιστοληπτικής ικανότητας. Εξακολουθεί να απαιτείται επαλήθευση της επιχείρησης και του εκπροσώπου της, ενώ πρέπει να φορτίσετε το υπόλοιπό σας πριν από τις δαπάνες.
Για μια μικρή επιχείρηση, υπολογίστε πόσες δαπάνες πρέπει να καλύπτετε μεταξύ των ανανεώσεων. Αν η ομάδα αναμένει να δαπανήσει 400 £ πριν από την επόμενη ανανέωση, το ποσό των 400 £ χρηματοδοτεί αγορές· δεν αποτελεί επιπλέον χρέωση κάρτας 400 £. Συνυπολογίστε τις δεσμεύσεις πληρωμών σε τερματικά χωρίς επίβλεψη όταν αποφασίζετε πόσο διαθέσιμο υπόλοιπο να διατηρείτε.
Ο οδηγός μας για κάρτες καυσίμων χωρίς προκαταβολή εξηγεί λεπτομερέστερα τη διαφορά.
Συγκρίνετε την προσφορά, γραμμή προς γραμμή
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη λίστα ελέγχου για κάθε προσφορά κάρτας καυσίμων. Οι ονομασίες των προϊόντων και οι κατηγορίες δεν σας ενημερώνουν για τις χρεώσεις ή τις λειτουργίες που περιλαμβάνονται στη σύμβασή σας.
| Τι να συγκρίνετε | Τι να σημειώσετε από την προσφορά |
|---|
| Αποδοχή | Οι σταθμοί και τα τερματικά στις πραγματικές διαδρομές σας, συμπεριλαμβανομένων τυχόν περιορισμών |
| Τιμή καυσίμου | Τιμή αντλίας, συμφωνημένη τιμή ή άλλος τύπος, καθώς και πού ισχύει |
| Προμήθειες καρτών και λογαριασμών | Μηνιαίο ποσό, αριθμός καρτών που περιλαμβάνονται και τυχόν ελάχιστη χρέωση |
| Χρεώσεις συναλλαγών | Χρεώσεις ανά πληρωμή και τυχόν πρόσθετες χρεώσεις σταθμού ή δικτύου |
| Χρηματοδότηση | Προπληρωμένο υπόλοιπο, πρόγραμμα πληρωμών και τυχόν απαίτηση επιστρέψιμης εγγύησης |
| Άλλες δαπάνες | Εγκεκριμένες κατηγορίες, όπως στάθμευση, διόδια, προμήθειες ή δημόσια φόρτιση |
| Έλεγχοι | Διαθέσιμα όρια καρτών, κανόνες κατηγοριών, προϋπολογισμοί και πάγωμα |
| Αποδείξεις | Τρόπος συλλογής, αντιστοίχισης, διόρθωσης και διατήρησης των εγγράφων |
| Λογιστική | Η υποστηριζόμενη εξαγωγή ή ενσωμάτωση και τα περιλαμβανόμενα πεδία |
| Διασυνοριακή χρήση | Χώρες, νομίσματα, χρεώσεις και διαθεσιμότητα υποστήριξης |
| Αποχώρηση από το πρόγραμμα ή αλλαγή του | Περίοδος προειδοποίησης, χρεώσεις ανενεργών καρτών και όροι ακύρωσης |
Ζητήστε γραπτή επιβεβαίωση για οτιδήποτε λείπει. Μια διαφημιζόμενη έκπτωση καυσίμων είναι χρήσιμη μόνο όταν γνωρίζετε τον πίνακα χρεώσεων και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα σχετικά πρατήρια.
Ελέγξτε την αποδοχή σε σύγκριση με μια κανονική εβδομάδα εργασίας
Καταγράψτε τα σημεία όπου πράγματι ανεφοδιάζεστε, συμπεριλαμβανομένων των περιπτώσεων που ξεκινάτε νωρίς, τελειώνετε αργά ή αναλαμβάνετε απρόβλεπτες εργασίες. Ελέγξτε κάθε σημείο και τον τύπο του τερματικού του προτού επιλέξετε κάρτα. Ο συνολικός αριθμός πρατηρίων σε εθνικό επίπεδο δεν σας δείχνει αν λειτουργεί το σημείο που χρησιμοποιείτε συνήθως.
Για μια σταθερή τοπική διαδρομή, συγκρίνετε τις τιμές καυσίμων στους σταθμούς στους οποίους υπάρχει πρόσβαση. Για διαδρομές που αλλάζουν, υπολογίστε επίσης τον χρόνο και την απόσταση που απαιτούνται για να φτάσετε σε ένα εγκεκριμένο σημείο στάσης. Κρατήστε αυτή την εκτίμηση της παράκαμψης ξεχωριστά από τον λογαριασμό της κάρτας, ώστε να βλέπετε ποιες παραδοχές αλλάζουν το αποτέλεσμα.
Η Rally χρησιμοποιεί το δίκτυο Visa. Η αποδοχή εξακολουθεί να εξαρτάται από τον έμπορο, το τερματικό, την υποστηριζόμενη χώρα και τις ρυθμίσεις της κάρτας σας· δεν αποτελεί εγγύηση ότι κάθε συναλλαγή θα εγκριθεί.
Κάντε τις αποδείξεις γρήγορη υπόθεση, όχι μηνιαίο έργο
Για τρία άτομα που βρίσκονται στον δρόμο, μια καλή διαδικασία καταχώρισης εξόδων είναι εκείνη που μπορούν να ολοκληρώσουν όσο η αγορά είναι ακόμη πρόσφατη.
- Πληρώστε με την εταιρική κάρτα. Η συναλλαγή εμφανίζεται στο επιχειρηματικό αρχείο.
- Στείλτε την απόδειξη μέσω WhatsApp. Η βασική υποβολή δεν απαιτεί ξεχωριστή εφαρμογή για εργαζομένους ή επιπλέον σύνδεση στο Rally.
- Συμπληρώστε το πλαίσιο στη συνομιλία. Ο agent της Rally βοηθά στη συλλογή του εγγράφου και των στοιχείων που χρειάζονται για να εξηγηθεί η αγορά.
- Ελέγξτε τη δαπάνη που αντιστοιχίστηκε. Το AutoMatch χρησιμοποιεί τα στοιχεία του εγγράφου και της πληρωμής για να συνδέσει τις εγγραφές· το τμήμα οικονομικών επιλύει τα εκκρεμή στοιχεία πριν από την καταχώριση.
Αυτό δεν είναι απλώς η σάρωση του κειμένου σε μια απόδειξη. Το χρήσιμο αποτέλεσμα είναι μια πληρωμή, το συνοδευτικό της παραστατικό και το επιχειρηματικό της πλαίσιο, διατηρημένα μαζί. Δείτε τη ροή εργασιών διαχείρισης εξόδων με AI και εξαγωγές και ενσωματώσεις λογιστικής.
Ελέγξτε τις επιπλέον λεπτομέρειες όταν περνάτε τα σύνορα
Επιβεβαιώστε τη διαθεσιμότητα και την αποδοχή της κάρτας στις χώρες όπου δραστηριοποιείται η επιχείρηση. Στη συνέχεια, ελέγξτε πώς χρεώνονται οι αγορές σε νόμισμα εκτός της στερλίνας και πώς εμφανίζονται στη λογιστική το αρχικό νόμισμα, το παραστατικό του προμηθευτή και η μετατραπείσα πληρωμή.
Μια διαδικασία τιμολόγησης στο Ηνωμένο Βασίλειο ενδέχεται να μην καλύπτει κάθε έγγραφο που χρειάζεται ο λογιστής σας για μια αγορά από το εξωτερικό. Διατηρήστε τα αρχικά αποδεικτικά στοιχεία και εξετάστε την τοπική μεταχείριση με το άτομο που είναι υπεύθυνο για τους λογαριασμούς σας. Ο οδηγός μας για τις διεθνείς κάρτες καυσίμων καλύπτει τις παραμέτρους των αγορών κατά τη διαδρομή και των διασυνοριακών αγορών.
Δοκιμάστε μια μικρή πιλοτική εφαρμογή πριν προσθέσετε όλες τις κάρτες
Αφιερώστε μερικές συνηθισμένες εργάσιμες ημέρες για να δοκιμάσετε το πρατήριο καυσίμων που χρησιμοποιείτε συνήθως, ένα άγνωστο τερματικό, μια πληρωμή στάθμευσης και τη διαδικασία από την απόδειξη έως τη λογιστική καταχώριση. Ελέγξτε ότι κάποιος στην επιχείρηση μπορεί να αλλάξει ένα όριο ή να βοηθήσει σε περίπτωση απόρριψης μιας πληρωμής, όταν χρειάζεται.
Στο τέλος, συνυπολογίστε τις χρεώσεις της κάρτας, τις επιτυχημένες αγορές, τις αποδείξεις που λείπουν και τις μη αυτόματες διορθώσεις. Έτσι, ένας ατομικός επαγγελματίας ή μια μικρή ομάδα αποκτά μια πρακτική βάση για να επιλέξει κάρτα και να αποφασίσει πότε θα προσθέσει περισσότερες.
Δείτε τις προπληρωμένες κάρτες καυσίμων της Rally, ελέγξτε τη μηνιαία τιμή σας, ή συγκρίνετε μια προσφορά χρησιμοποιώντας τα δικά σας στοιχεία.
