Et brændstofkort til små virksomheder bør fungere dér, hvor du stopper, passe til de kontanter, du har til rådighed, og gøre det lettere at færdiggøre kvitteringer. Start med én måned med faktiske ture og køb. Sammenlign derefter de månedlige gebyrer, brændstofomkostninger, finansieringskrav og den tid, der bruges på udgifter hver for sig.
Denne vejledning fokuserer på enkeltmandsvirksomheder, små teams og virksomheder, der arbejder på tværs af Storbritannien og Europa. Se vores guide til brændstofkort i StorbritannienHvis du vil beregne et tilbud ud fra dit eget forbrug, skal du åbne vores selvbetjenings- og beregningsværktøj: regneark til beregning af brændstofkortomkostningerfor at beregne tilbuddet.
Tag udgangspunkt i, hvordan din virksomhed fungerer
| Din virksomhed | Prioritér | Tjek før valg |
|---|
| En selvstændig med ét køretøj | Et rimeligt gebyr for ét kort og en enkel kvitteringsproces | Berettigelse, dine sædvanlige stationer, den saldo, du skal finansiere, og hvordan registreringer når frem til din revisor |
| Et lokalt team med nogle få køretøjer | En tydelig total for hvert kort og individuelle forbrugsgrænser | Om den oplyste pris gælder ved dine faktiske stop, kortminimumsbeløb og omkostningerne ved at tilføje en chauffør |
| Et team med skiftende ruter | Accept på ukendte ruter og en praktisk alternativ betalingsmulighed | Stop på motorvejen og uden for ruten, ubemandede terminaler og hvem der kan løse en afvist betaling |
| En virksomhed, der opererer i Storbritannien og EU | Understøttede lande, valutaer og én udgiftsproces | Grænseoverskridende kortbrug, valutaomkostninger, kvitteringsregistrering og det regnskabsformat, du har brug for |
| Et team, der køber mere end brændstof | Kontrol over de køb, den enkelte skal foretage | Vejafgifter, parkering, forbrugsvarer og andre godkendte kategorier med separate budgetter efter behov |
Med Rally kan den samme udgiftsproces bruges af en chauffør, en håndværker på arbejdsstedet og en person, der køber software på kontoret. Forudbetalte Visa-kort håndterer godkendte udgifter; WhatsApp- og platformagenterne hjælper med at føre hver udgift fra køb til bogføring.
Beregn det månedlige gebyr for de kort, du har brug for
Rallys forudbetalte abonnementer har en fast månedlig pris for de inkluderede kort. Alle abonnementer inkluderer de samme grundlæggende funktioner til kort, udgifter og bogføring. Vælg det abonnement, der dækker dit antal kort, ved hjælp af aktuelle priser og abonnementsvilkår, hvor gebyrerne er angivet i pund og euro. Enterprise-abonnementer inkluderer desuden kontoadministration og support ved udrulning.
Det månedlige abonnementsgebyr er eksklusive moms, brændstofkøb og andre udgifter. Læg gebyret til dine forventede køb, når du sammenligner omkostninger, og gang ikke hele abonnementsgebyret med antallet af kort. Brug priser fra de stationer, du faktisk besøger. tilbudsberegnerenfor at sammenligne priser.
Hold forudbetalt finansiering adskilt fra gebyrer
En forudbetalt saldo er penge, som din virksomhed stiller til rådighed til køb. Et refunderbart sikkerhedsdepositum er penge, der tilbageholdes som sikkerhed. Et kortgebyr er et gebyr for at bruge tjenesten. De påvirker din likviditet forskelligt.
Rallys forudbetalte løsning kræver hverken et refunderbart sikkerhedsdepositum eller et personligt kredittjek. Verifikation af virksomheden og dennes repræsentant er stadig påkrævet, og saldoen skal fyldes op, før der kan bruges penge.
For en mindre virksomhed skal I beregne, hvor meget I har brug for mellem optankningerne. Hvis teamets forventede forbrug er på 400 GBP inden næste optankning, dækker beløbet på 400 GBP indkøb; det er ikke et ekstra kortgebyr på 400 GBP. Tag højde for betalingsreservationer ved ubemandede terminaler, når I beslutter, hvor stor en saldo der skal være tilgængelig.
Vores guide til brændstofkort uden depositum forklarer forskellen mere detaljeret.
Sammenlign tilbuddet linje for linje
Brug denne tjekliste til ethvert tilbud på et brændstofkort. Produktnavne og kategoribetegnelser fortæller dig ikke, hvilke gebyrer eller funktioner der er omfattet af din kontrakt.
| Hvad skal sammenlignes | Hvad du skal notere fra tilbuddet |
|---|
| Godkendelse | Stationer og terminaler på jeres faktiske ruter, inklusive eventuelle begrænsninger |
| Brændstofpris | Pumpepris, en oplyst pris eller en anden formel samt hvor den gælder |
| Kort- og kontogebyrer | Månedligt beløb, antal inkluderede kort og eventuelt minimumsgebyr |
| Transaktionsgebyrer | Gebyrer pr. betaling samt eventuelle tillæg fra stationer eller netværk |
| Finansiering | Forudbetalt saldo, betalingsplan og eventuelle krav om refunderbart depositum |
| Andre udgifter | Godkendte kategorier såsom parkering, vejafgifter, forsyninger eller offentlig opladning |
| Kontroller | Tilgængelige kortgrænser, kategoriregler, budgetter og indefrysning |
| Kvitteringer | Hvordan dokumenter indsamles, afstemmes, korrigeres og opbevares |
| Regnskab | Understøttet eksport eller integration samt inkluderede felter |
| Grænseoverskridende brug | Lande, valutaer, gebyrer og adgang til support |
| Forlader eller ændrer planen | Opsigelsesvarsel, gebyrer for inaktive kort og opsigelsesvilkår |
Bed om skriftlig bekræftelse på alt, der mangler. En fremhævet brændstofrabat er kun nyttig, når du kender gebyroversigten og kan bruge de relevante stationer.
Tjek kortaccepten i forhold til en normal arbejdsuge
Lav en liste over de steder, hvor I faktisk tanker, inklusive tidlige starter, sene afslutninger og uventede opgaver. Tjek hvert sted og terminaltypen, før I vælger et kort. Det samlede antal stationer i landet siger ikke noget om, hvorvidt jeres sædvanlige stop fungerer.
For en fast lokal rute skal du sammenligne brændstofpriserne på tilgængelige stationer. For ruter, der ændrer sig, skal du også måle den tid og afstand, der kræves for at nå et accepteret stop. Hold dette estimat for omvejen adskilt fra kortregningen, så du kan se, hvilke antagelser der ændrer resultatet.
Rally bruger Visa-netværket. Accept afhænger fortsat af forhandleren, terminalen, det understøttede land og indstillingerne på dit kort; det er ikke en garanti for, at alle transaktioner bliver godkendt.
Gør kvitteringer til en hurtig opgave – ikke et månedligt projekt
For tre personer på farten er en god udgiftsproces en, de kan gennemføre, mens købet stadig er frisk i erindringen.
- Betal med virksomhedskortet. Transaktionen vises i virksomhedsregistret.
- Send kvitteringen via WhatsApp. En grundlæggende indsendelse kræver hverken en separat medarbejderapp eller et ekstra Rally-login.
- Udfyld konteksten i chatten. Rallys agent hjælper med at indsamle dokumentet og de oplysninger, der er nødvendige for at forklare købet.
- Gennemgå den matchede udgift. AutoMatch bruger dokument- og betalingskontekst til at forbinde posterne; økonomifunktionen afklarer udestående poster før bogføring.
Dette er mere end at scanne teksten på en kvittering. Det nyttige resultat er en betaling, dens dokumentation og dens forretningsmæssige kontekst samlet. Se AI-arbejdsgangen til udgiftsstyring og regnskabseksport og integrationer.
Tjek de ekstra detaljer, når du krydser grænser
Bekræft, at kortet er tilgængeligt og accepteres i de lande, hvor virksomheden opererer. Tjek derefter, hvordan køb i andre valutaer end pund sterling opkræves, og hvordan den oprindelige valuta, leverandørdokumentet og den omregnede betaling vises i regnskabet.
En britisk faktureringsproces dækker muligvis ikke alle de dokumenter, din revisor har brug for ved et køb i udlandet. Bevar den oprindelige dokumentation, og gennemgå den lokale behandling med den person, der er ansvarlig for dine regnskaber. Vores guide til internationale brændstofkort dækker overvejelser om rutevalg og grænseoverskridende indkøb.
Prøv en mindre udrulning, før du tilføjer alle kort
Brug nogle almindelige arbejdsdage på at teste jeres sædvanlige tankstation, en ukendt terminal, en parkeringsbetaling og processen fra kvittering til regnskab. Tjek, at nogen i virksomheden kan ændre en grænse eller hjælpe med en afvist betaling, når det er nødvendigt.
Til sidst skal du tælle kortgebyrer, gennemførte køb, manglende kvitteringer og manuelle rettelser. Det giver en enkeltmandsvirksomhed eller et lille team et praktisk grundlag for at vælge et kort og beslutte, hvornår der skal tilføjes flere.
Se Rallys forudbetalte brændstofkort, tjek din månedspris, eller sammenlign et tilbud med dine egne tal.
