Pienen yrityksen polttoainekortin pitäisi toimia siellä, missä pysähdyt, sopia käytettävissä olevaan kassaan ja helpottaa kuittien käsittelyä. Aloita yhden kuukauden todellisista matkoista ja ostoista. Vertaile sitten seuraavia tekijöitä erikseen: kuukausimaksut, polttoainekustannukset, rahoitusvaatimus ja kuluihin käytetty aika .
Tämä opas keskittyy yksinyrittäjiin, pieniin tiimeihin ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Euroopassa toimiviin yrityksiin. Katso laajemmat hankintakriteerit Yhdistyneen kuningaskunnan polttoainekorttioppaastamme. Laske omiin kulutustietoihisi perustuva hinta-arvio avaamalla polttoainekortin kustannuslaskentataulukko.
Aloita yrityksesi toimintatavoista
| Yrityksesi | Priorisoi | Tarkista ennen valintaa |
|---|
| Yksinyrittäjä, jolla on yksi ajoneuvo | Kohtuullinen yhden kortin maksu ja yksinkertainen kuittiprosessi | Kelpoisuusehdot, tavallisesti käyttämäsi asemat, rahoitettava saldo ja se, miten tiedot toimitetaan kirjanpitäjällesi |
| Paikallinen tiimi, jolla on muutama ajoneuvo | Selkeä kokonaissumma jokaiselle kortille ja henkilökohtaiset käyttörajat | Sovelletaanko ilmoitettua hintaa todellisilla pysähdyspaikoillasi, korttien vähimmäisvaatimukset ja kuljettajan lisäämisen kustannus |
| Tiimi, jonka reitit muuttuvat | Hyväksyntä tuntemattomilla reiteillä ja toimiva varamaksutapa | Moottoritie- ja reitiltä poikkeavat pysähdykset, valvomattomat maksupäätteet ja se, kuka voi ratkaista hylätyn maksutapahtuman |
| Yritys, joka toimii Isossa-Britanniassa ja EU:ssa | Tuetut maat, valuutat ja yksi kuluprosessi | Kortin käyttö ulkomailla, valuuttakulut, kuittien tallennus ja tarvitsemasi kirjanpitoformaatti |
| Tiimi, joka ostaa muutakin kuin polttoainetta | Kunkin henkilön tarvitsemien ostosten hallinta | Tietullit, pysäköinti, tarvikkeet ja muut hyväksytyt kategoriat sekä tarvittaessa erilliset budjetit |
Rallyn avulla sama kuluprosessi palvelee kuljettajaa, työmaalla työskentelevää ammattilaista ja toimistolla ohjelmistoja ostavaa henkilöä. ennakkoon maksetut Visa-kortit vastaavat hyväksytystä kulutuksesta; WhatsApp- ja alusta-agentit auttavat viemään jokaisen kulun ostosta kirjanpitoon.
Laske tarvitsemiesi korttien kuukausimaksu
Rallyn prepaid-suunnitelmissa on kiinteä kuukausimaksu suunnitelmaan sisältyvistä korteista. Jokainen suunnitelma sisältää samat keskeiset kortti-, kulujenhallinta- ja kirjanpito-ominaisuudet. Valitse korttimäärääsi vastaava suunnitelma ajantasaisen hinnoittelun ja suunnitelmien ehtojen perusteella, joissa maksut ilmoitetaan puntina ja euroina. Enterprise-suunnitelmiin sisältyvät lisäksi tilinhallinta ja käyttöönoton tuki.
Kuukausimaksu ei sisällä arvonlisäveroa, polttoaineostoja eikä muita kuluja. Lisää maksu arvioituihin ostoihisi kustannuksia vertaillessasi; älä kerro koko kuukausimaksua korttien määrällä. Käytä niiden asemien hintoja, joilla todella käyt. Hintalaskurissavoit vertailla kustannuksia.
Pidä ennakkoon maksetut varat erillään maksuista
Ennakkoon maksettu saldo on rahaa, jonka yrityksesi antaa käytettäväksi ostoksiin. Hyvitettävä vakuus on turvana pidettävää rahaa. Korttimaksu on palvelun käytöstä veloitettava maksu. Ne vaikuttavat kassavaroihisi eri tavoin.
Rallyn prepaid-vaihtoehto ei edellytä palautettavaa vakuusmaksua tai henkilökohtaista luottotarkistusta. Yrityksen ja sen edustajan varmennus vaaditaan silti, ja saldo on ladattava ennen kulutusta.
Pienyrityksen kannattaa arvioida, kuinka paljon kuluja on katettava täydennysten välillä. Jos tiimi odottaa käyttävänsä 400 £ ennen seuraavaa täydennystä, tuo 400 £ kattaa ostokset; kyse ei ole ylimääräisestä korttimaksusta, jonka suuruus on 400 £. Ota maksupäätteiden maksujen katevaraukset huomioon, kun päätät, kuinka suuren saldon pidät käytettävissä.
Oppaamme polttoainekorteista ilman vakuutta selittää eron tarkemmin.
Vertaa tarjousta rivi riviltä
Käytä tätä tarkistuslistaa kaikissa polttoainekorttitarjouksissa. Tuotenimet ja luokkien nimet eivät kerro, mitkä veloitukset tai ominaisuudet sopimukseesi sisältyvät.
| Mitä verrata | Mitä tarjouksesta kannattaa kirjata ylös |
|---|
| Hyväksyntä | Todellisten reittiesi asemat ja maksupäätteet, mukaan lukien mahdolliset rajoitukset |
| Polttoaineen hinta | Pumppuhinta, ilmoitettu hinta tai muu kaava sekä soveltamispaikat |
| Kortti- ja tilimaksut | Kuukausisummaa, mukana olevien korttien määrä ja mahdollinen vähimmäisveloitus |
| Tapahtumamaksut | Maksukohtaiset maksut sekä mahdolliset asema- tai verkkomaksut |
| Rahoitus | Ennakkoon maksettu saldo, maksuaikataulu ja mahdollinen palautettava vakuusvaatimus |
| Muut kulut | Hyväksytyt kategoriat, kuten pysäköinti, tietullit, tarvikkeet tai julkinen lataus |
| Hallinta | Käytettävissä olevat korttirajat, kategoriasäännöt, budjetit ja jäädytys |
| Kuitit | Miten asiakirjat kerätään, täsmäytetään, korjataan ja säilytetään |
| Kirjanpito | Tuettu vienti tai integraatio sekä sen sisältämät kentät |
| Rajat ylittävä käyttö | Maat, valuutat, maksut ja tuen saatavuus |
| Suunnitelman lopettaminen tai muuttaminen | Irtisanomisaika, passiivisten korttien maksut ja peruutusehdot |
Pyydä kirjallinen vahvistus kaikista puuttuvista tiedoista. Polttoainealennuksesta on hyötyä vain, jos tiedät hinnaston ja voit käyttää siihen liittyviä asemia.
Tarkista hyväksyntä tavallisen työviikon perusteella
Listaa paikat, joissa tankkaat todellisuudessa, mukaan lukien aikaiset aloitukset, myöhäiset lopetukset ja yllättävät työtehtävät. Tarkista jokainen toimipiste ja sen maksupääteen tyyppi ennen kortin valitsemista. Valtakunnallinen asemien kokonaismäärä ei kerro, toimiiko kortti tavallisella pysähdyspaikallasi.
Kun paikallinen reitti pysyy samana, vertaile helposti saavutettavissa olevien asemien polttoainehintoja. Jos reitti muuttuu, arvioi lisäksi hyväksytylle pysähdyspaikalle pääsemiseen tarvittava aika ja matka. Pidä tämä kiertoarvio erillään korttilaskusta, jotta näet, mitkä oletukset muuttavat lopputulosta.
Rally käyttää Visa-verkostoa. Hyväksyntä riippuu edelleen kauppiaasta, maksupäätteestä, tuetusta maasta ja korttisi asetuksista; tämä ei takaa, että jokainen maksutapahtuma hyväksytään.
Tee kuittien käsittelystä nopea tehtävä kuukausiprojektin sijaan
Kolmelle tien päällä olevalle hyvä kuluprosessi on sellainen, jonka he voivat saattaa loppuun, kun ostos on vielä tuoreessa muistissa.
- Maksa yrityksen kortilla. Tapahtuma näkyy yrityksen kirjanpidossa.
- Lähetä kuitti WhatsAppin kautta. Peruslähetys ei vaadi erillistä työntekijäsovellusta tai ylimääräistä Rally-kirjautumista.
- Täydennä konteksti chatissa. Rallyn agentti auttaa keräämään asiakirjan ja tarvittavat tiedot ostoksen selvittämistä varten.
- Tarkista vastaava kulu. AutoMatch yhdistää tietueet asiakirja- ja maksukontekstin avulla; taloushallinto selvittää avoimet erät ennen kirjanpitoa.
Kyse ei ole vain kuitin tekstin skannaamisesta. Hyödyllinen lopputulos on maksu, siihen liittyvä tosite ja sen liiketoimintayhteys yhtenä kokonaisuutena. Tutustu AI-kulujenhallinnan työnkulkuun sekä kirjanpidon vientiin ja integraatioihin.
Tarkista lisätiedot, kun ylität rajoja
Varmista kortin saatavuus ja hyväksyttävyys maissa, joissa yritys toimii. Tarkista sitten, miten muussa kuin punnan valuutassa tehdyt ostot veloitetaan ja miten alkuperäinen valuutta, toimittajan asiakirja ja muunnettu maksu esitetään kirjanpidossa.
Yhdistyneen kuningaskunnan laskutusprosessi ei välttämättä kata kaikkia asiakirjoja, joita kirjanpitäjäsi tarvitsee ulkomailta tehtyä ostosta varten. Säilytä alkuperäiset tositteet ja tarkista paikallinen käsittely kirjanpidostasi vastaavan henkilön kanssa. Tutustu kansainvälisten polttoainekorttien oppaaseemme – siinä käsitellään reitteihin ja rajat ylittävään ostamiseen liittyviä näkökohtia.
Kokeile pienimuotoista käyttöönottoa ennen kaikkien korttien lisäämistä
Testaa muutaman tavanomaisen työpäivän ajan tavallinen tankkauspaikkasi, yksi ennestään tuntematon maksupääte, pysäköintimaksu sekä kuittien siirtyminen kirjanpitoon. Varmista, että joku yrityksessä pystyy tarvittaessa muuttamaan rajoitusta tai auttamaan hylätyn maksun kanssa.
Lopuksi laske korttimaksut, onnistuneet ostot, puuttuvat kuitit ja manuaaliset korjaukset. Näin yksinyrittäjä tai pieni tiimi saa käytännöllisen perustan kortin valintaan ja sen päättämiseen, milloin kortteja kannattaa hankkia lisää.
Katso Rallyn prepaid-polttoainekortit, tarkista kuukausihintasi, tai vertaa tarjousta omilla luvuillasi.
