Eine Tankkarte für kleine Unternehmen sollte dort funktionieren, wo Sie anhalten, zu Ihrem verfügbaren Budget passen und die Abrechnung von Belegen erleichtern. Beginnen Sie mit einem Monat tatsächlicher Fahrten und Einkäufe. Vergleichen Sie anschließend die monatlichen Gebühren, Kraftstoffkosten, Finanzierungsanforderungen und den Zeitaufwand für Ausgaben jeweils separat.
Dieser Leitfaden richtet sich an Einzelunternehmer, kleine Teams und Unternehmen, die im Vereinigten Königreich und in Europa tätig sind. Weitere Kaufkriterien finden Sie hier: Leitfaden zu Tankkarten im Vereinigten KönigreichUm ein Angebot anhand Ihrer eigenen Ausgaben zu berechnen, öffnen Sie: Arbeitsblatt zu den Kosten einer Tankkarte.
Beginnen Sie mit der Arbeitsweise Ihres Unternehmens
| Ihr Unternehmen | Priorisieren | Vor der Auswahl prüfen |
|---|
| Ein Selbstständiger mit einem Fahrzeug | Eine faire Gebühr für eine Karte und ein einfacher Belegprozess | Voraussetzungen, Ihre üblichen Tankstellen, das benötigte Guthaben und wie die Daten Ihren Buchhalter erreichen |
| Ein lokales Team mit einigen Fahrzeugen | Eine klare Gesamtsumme für jede Karte und individuelle Ausgabenlimits | Ob der angegebene Tarif an Ihren tatsächlichen Haltepunkten gilt, Kartenmindestbeträge und die Kosten für das Hinzufügen eines Fahrers |
| Ein Team mit wechselnden Routen | Akzeptanz auf unbekannten Strecken und eine praktische Zahlungsalternative | Stopps an Autobahnen und abseits der Route, unbesetzte Terminals und wer abgelehnte Zahlungen klären kann |
| Ein Unternehmen, das im Vereinigten Königreich und in der EU tätig ist | Unterstützte Länder, Währungen und ein Ausgaben-Workflow | Grenzüberschreitende Kartennutzung, Währungsgebühren, Belegerfassung und das benötigte Buchhaltungsformat |
| Ein Team, das mehr als nur Kraftstoff kauft | Kontrollen für die Käufe, die jede Person tätigen muss | Maut, Parken, Betriebsmittel und andere freigegebene Kategorien, bei Bedarf mit separaten Budgets |
Mit Rally kann derselbe Spesenprozess für einen Fahrer, einen Handwerker vor Ort und jemanden, der im Büro Software kauft, eingesetzt werden. Prepaid-Visa-Karten wickeln genehmigte Ausgaben ab; die WhatsApp- und Plattform-Agenten helfen dabei, jede Ausgabe vom Kauf bis zur Buchhaltung zu begleiten.
Monatliche Gebühren für die benötigten Karten berechnen
Die Prepaid-Tarife von Rally umfassen eine pauschale monatliche Gebühr für die enthaltenen Karten. Jeder Tarif enthält dieselben grundlegenden Funktionen für Karten, Ausgaben und Buchhaltung. Wählen Sie den Tarif, der Ihre Kartenanzahl abdeckt. Aktuelle Preise und Tarifbedingungen ansehen.Die Gebühren sind in Pfund und Euro angegeben. Enterprise-Tarife bieten zusätzlich Unterstützung bei der Kontoverwaltung und Einführung.
Die monatliche Gebühr des Plans beinhaltet keine Mehrwertsteuer, Tankvorgänge oder sonstige Ausgaben. Rechnen Sie diese Gebühr bei Kostenvergleichen zu Ihren erwarteten Ausgaben hinzu; multiplizieren Sie nicht die gesamte Gebühr des Plans mit der Anzahl der Karten. Verwenden Sie im Angebotsrechner.
Vorausbezahltes Guthaben von Gebühren getrennt halten
Ein Prepaid-Guthaben ist Geld, das Ihr Unternehmen für Einkäufe bereitstellt. Eine erstattungsfähige Sicherheitsleistung ist Geld, das als Sicherheit einbehalten wird. Eine Kartengebühr ist eine Gebühr für die Nutzung des Dienstes. Diese Beträge wirken sich unterschiedlich auf Ihre Liquidität aus.
Für die Prepaid-Option von Rally sind weder eine rückerstattbare Sicherheitsleistung noch eine persönliche Bonitätsprüfung erforderlich. Eine Verifizierung des Unternehmens und der vertretungsberechtigten Person ist weiterhin erforderlich, und das Guthaben muss vor dem Ausgeben aufgeladen werden.
Als kleines Unternehmen sollten Sie ermitteln, wie viel Ausgaben Sie zwischen den Aufladungen abdecken müssen. Wenn das Team vor der nächsten Aufladung voraussichtlich 400 £ ausgeben wird; dieser 400 £ deckt die Einkäufe ab; es handelt sich nicht um eine zusätzliche 400 £ Kartengebühr. Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung, wie viel Guthaben verfügbar bleiben soll, Zahlungsvormerkungen an unbesetzten Terminals.
Unser Leitfaden zu Tankkarten ohne Kaution erklärt den Unterschied ausführlicher.
Angebote Zeile für Zeile vergleichen
Verwenden Sie diese Checkliste für jedes Tankkartenangebot. Produktnamen und Kategoriebezeichnungen sagen Ihnen nicht, welche Gebühren oder Funktionen Ihr Vertrag umfasst.
| Was ist zu vergleichen? | Was Sie aus dem Angebot notieren sollten |
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| Akzeptanz | Die Stationen und Terminals auf Ihren tatsächlichen Routen, einschließlich etwaiger Einschränkungen |
| Kraftstoffpreis | Zapfsäulenpreis, ein Angebotspreis oder eine andere Formel sowie deren Geltungsbereich |
| Karten- und Kontogebühren | Monatlicher Betrag, Anzahl enthaltener Karten und etwaige Mindestgebühr |
| Transaktionsgebühren | Gebühren pro Zahlung sowie etwaige Stations- oder Netzwerkaufschläge |
| Finanzierung | Vorausbezahltes Guthaben, Zahlungsplan und etwaige rückerstattbare Sicherheitsleistung |
| Sonstige Ausgaben | Genehmigte Kategorien wie Parken, Maut, Betriebsmittel oder öffentliches Laden |
| Kontrollen | Verfügbare Kartenlimits, Kategorieregeln, Budgets und Kartensperrung |
| Belege | Wie Dokumente erfasst, zugeordnet, korrigiert und aufbewahrt werden |
| Buchhaltung | Unterstützter Export bzw. unterstützte Integration und enthaltene Felder |
| Grenzüberschreitende Nutzung | Länder, Währungen, Gebühren und Supportverfügbarkeit |
| Den Plan kündigen oder wechseln | Kündigungsfrist, Gebühren für inaktive Karten und Kündigungsbedingungen |
Lassen Sie sich alles, was fehlt, schriftlich bestätigen. Ein beworbener Tankrabatt ist nur dann sinnvoll, wenn Sie den Gebührenplan kennen und die entsprechenden Tankstellen nutzen können.
Akzeptanz in einer normalen Arbeitswoche prüfen
Listen Sie die Orte auf, an denen Sie tatsächlich tanken, einschließlich früher Arbeitsbeginne, später Feierabende und unerwarteter Einsätze. Prüfen Sie jeden Standort und den jeweiligen Terminaltyp, bevor Sie eine Karte auswählen. Eine landesweite Gesamtzahl von Tankstellen beantwortet nicht die Frage, ob Ihre übliche Tankstelle funktioniert.
Vergleichen Sie bei einer festen lokalen Route die Kraftstoffpreise an erreichbaren Tankstellen. Bei wechselnden Routen sollten Sie außerdem die benötigte Zeit und Entfernung bis zu einem zugelassenen Halt ermitteln. Halten Sie diese Schätzung für den Umweg getrennt von der Kartenabrechnung, damit Sie sehen, welche Annahmen das Ergebnis verändern.
Rally nutzt das Visa-Netzwerk. Die Akzeptanz hängt weiterhin vom Händler, vom Terminal, vom unterstützten Land und von den Einstellungen Ihrer Karte ab. Es ist keine Garantie dafür, dass jede Transaktion genehmigt wird.
Belege schnell erledigen statt jeden Monat ein Projekt daraus zu machen
Wenn drei Personen unterwegs sind, können sie einen guten Ausgabenprozess abschließen, solange der Kauf noch frisch ist.
- Bezahlen Sie mit der Firmenkarte. Die Transaktion erscheint in den Geschäftsunterlagen.
- Senden Sie den Beleg über WhatsApp. Für die einfache Einreichung benötigen Sie weder eine separate Mitarbeiter-App noch einen zusätzlichen Rally-Login.
- Vervollständigen Sie den Kontext im Chat. Der Agent von Rally hilft dabei, das Dokument und die für die Erläuterung des Kaufs erforderlichen Angaben zusammenzutragen.
- Prüfen Sie die zugehörige Ausgabe. AutoMatch verwendet Dokument- und Zahlungskontext, um die Datensätze zu verknüpfen; die Finanzabteilung klärt offene Posten vor der Buchhaltung.
Dabei geht es um mehr als nur das Scannen des Textes auf einem Beleg. Das eigentliche Ergebnis ist eine Zahlung, der zugehörige Beleg und der geschäftliche Kontext, die zusammengehalten werden. Siehe den AI-Workflow für das Ausgabenmanagement sowie die Exporte und Integrationen für die Buchhaltung.
Zusätzliche Details beim Grenzübertritt prüfen
Bestätigen Sie die Verfügbarkeit und Akzeptanz der Karte in den Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist. Prüfen Sie anschließend, wie Einkäufe in anderen Währungen als Pfund Sterling abgerechnet werden und wie die ursprüngliche Währung, der Lieferantenbeleg und der umgerechnete Zahlungsbetrag in der Buchhaltung ausgewiesen werden.
Ein britischer Rechnungsprozess deckt möglicherweise nicht jedes Dokument ab, das Ihr Buchhalter für einen Kauf im Ausland benötigt. Bewahren Sie die Originalbelege auf und klären Sie die lokale Behandlung mit der für Ihre Buchhaltung verantwortlichen Person. Unser Leitfaden zu internationalen Tankkarten behandelt Überlegungen zum Routenverlauf und zum grenzüberschreitenden Einkauf.
Testen Sie zunächst eine kleine Einführung, bevor Sie alle Karten hinzufügen
Nehmen Sie sich ein paar normale Arbeitstage, um Ihre übliche Tankstelle, ein unbekanntes Terminal, eine Parkgebühr und den Prozess von der Belegerfassung bis zur Buchhaltung zu testen. Prüfen Sie, ob jemand im Unternehmen bei Bedarf ein Limit ändern oder bei einer abgelehnten Zahlung helfen kann.
Zählen Sie am Ende die Kartengebühren, erfolgreichen Käufe, fehlenden Belege und manuellen Korrekturen. Das gibt Einzelunternehmern oder kleinen Teams eine praktische Grundlage, um eine Karte auszuwählen und zu entscheiden, wann weitere Karten hinzukommen sollen.
Sehen Sie sich die vorausbezahlten Tankkarten von Rally an, prüfen Sie Ihren monatlichen Preis, oder vergleichen Sie ein Angebot anhand Ihrer eigenen Angaben.
