Grenzüberschreitende Arbeit führt zu einem klaren Finanzproblem: Ein Kauf findet an einem Ort statt, der Beleg kommt an einem anderen an, und jemand muss Zahlung, Währung und geschäftlichen Zweck zusammenführen. Eine geeignete internationale Tankkartenlösung sorgt dafür, dass dieser Ablauf bereits vor Reiseantritt klar ist.
Dieser Leitfaden behandelt die Prüfungen, die für einen Geschäftsinhaber, ein kleines Team oder einen Fuhrpark relevant sind, der in Europa unterwegs ist. Für Ausgaben, die über das Fahrzeug hinausgehen, verwenden Sie den Leitfaden zum Workflow für grenzüberschreitende Ausgaben.
Beginnen Sie mit der Route und der Arbeit
Notieren Sie die Länder, regelmäßigen Haltepunkte und Kaufarten, die mit der Reise verbunden sind. Berücksichtigen Sie Umwege und Übernachtungsstopps, nicht nur die Hauptautobahn. Ein Unternehmen, das einmal im Monat ins Ausland fährt, benötigt genauso einen verlässlichen Plan wie ein Team, das täglich Grenzen überquert.
Halten Sie vier Fragen getrennt:
- Wo kann das Unternehmen den Antrag stellen? Die Kontoberechtigung hängt vom Unternehmen und dem verfügbaren Programm ab.
- Wo kann die Karte eingesetzt werden? Prüfen Sie Händler, Kartenakzeptanz, Einschränkungen und Autorisierungsbedingungen.
- Welche anderen Dienste werden unterstützt? Für das Laden von Elektrofahrzeugen und die elektronische Maut können eigene Zugangsvoraussetzungen gelten.
- Welche Belege erhält die Finanzabteilung? Bestätigen Sie die Zahlungsdetails, die Originalbelege, die Vereinbarungen zur Rechnungsstellung und die unterstützten Exporte.
Rally bringt geschäftliche Tankausgaben und Ausgabenprozesse auf einer Plattform zusammen. Bestätigen Sie bei der Einrichtung die Dienstleistungen für Ihr Unternehmen und die Routen. Halten Sie diese Angaben anschließend für die reisenden Personen verfügbar.
Guthaben der Prepaid-Karte vorbereiten
Mit einer vorausbezahlten Tankkarte, finanziert das Unternehmen seine Ausgaben im Voraus. Sorgen Sie für einen klaren Aufladeprozess für die für das Konto verantwortliche Person und prüfen Sie, wann das Guthaben verfügbar ist. Eine Überweisungsanweisung ist nicht dasselbe wie ein verfügbares Kartenguthaben.
Vor der Abfahrt prüfen:
- Das verfügbare Guthaben und die Ausgabenlimits der Karte.
- Erwartete Ausgaben für Tanken, Parken und andere zulässige Käufe während der Fahrt.
- Alle ausstehenden Autorisierungen, die das verfügbare Guthaben bereits reduzieren.
- Die Währung und Gebührenbedingungen des Kontos.
- Wer zusätzliche Finanzierungsmöglichkeiten organisieren oder einen unerwarteten Rückgang überprüfen kann.
Unbediente Zapfsäulen können eine vorläufige Autorisierung anfordern, bevor der tatsächliche Tankbetrag bekannt ist. Der reservierte Betrag und der endgültig abgerechnete Kauf können voneinander abweichen. Lassen Sie ausreichend finanziellen Spielraum und behandeln Sie die ausstehende Zahlung getrennt von der endgültigen Ausgabe, bis ihr Status eindeutig ist. Der Zeitpunkt der Freigabe hängt vom Zahlungsprozess ab. Planen Sie daher nicht mit einer allgemein gültigen Frist. Visa erläutert vorläufige Autorisierungen für Kraftstoffkäufe.
Zahlung und Beleg zusammenhalten
Die Person, die den Kraftstoff kauft, sollte den Beleg erfassen, solange der Kauf noch leicht zuzuordnen ist. Fügen Sie das Fahrzeug oder den Auftrag, den geschäftlichen Zweck und alle Angaben hinzu, die andernfalls eine Rückfrage erfordern würden.
Der WhatsApp-Agent bietet Reisenden einen vertrauten Ort für Belege und Kontext. Der Plattform-Agent hilft dabei, den Ausgabenprozess rund um die Zahlung, Zuordnung und Prüfung zu organisieren. Die Finanzabteilung kann anschließend fehlende Angaben und Ausnahmen auf der Plattform bearbeiten, wobei die Quelldokumente verfügbar sind.
AutoMatch ist Teil dieses Workflows. Die Zuordnung eines Belegs zu einer Zahlung bedeutet nicht automatisch, dass die steuerliche Behandlung genehmigt wurde oder dass der Posten ohne Prüfung buchungsbereit ist. Lesen Sie wie WhatsApp und Plattformagenten bei der Spesenabrechnung helfen für den vollständigen Ablauf.
Erfassen Sie beide Währungen, wenn sie voneinander abweichen
Auf einem Beleg kann die Währung des Händlers angegeben sein, während die Zahlung in der Kontowährung abgewickelt wird. Bewahren Sie beide Beträge und Währungscodes auf. Sofern verfügbar, sollten auch das Abwicklungsdatum, Informationen zum Wechselkurs und separat berechnete Gebühren aufbewahrt werden.
Erzwingen Sie keine Zuordnung, nur weil der umgerechnete Betrag ähnlich aussieht. Prüfen Sie Datum, Händler, Währung und den endgültigen Zahlungsstatus gemeinsam. Eine Rückerstattung, eine doppelte Zahlung, eine aufgeteilte Zahlung oder eine vorübergehende Autorisierung kann eine andere Erklärung erfordern.
Die Vorlage für Spesenabrechnungen bietet eine einfache Möglichkeit, Original- und Berichtsbeträge zusammen mit einem Nachweis zu erfassen. Bewahren Sie die Abrechnungsnachweise zusammen mit dem Bericht auf. Verwenden Sie für eine Summe eine einheitliche Berichtswährung; das Addieren verschiedener Währungen ergibt keine aussagekräftige Ausgabensumme.
Belege für die Steuerprüfung sammeln
Bewahren Sie den aufgeschlüsselten Beleg oder die Rechnung des Lieferanten, den Geschäftszweck und den Zahlungsnachweis auf. Prüfen Sie, ob das Unternehmen beim Lieferanten zusätzliche Rechnungsangaben anfordern muss. Der Kartenkontoauszug und der Steuerbeleg des Lieferanten erfüllen unterschiedliche Zwecke.
Die Erstattung ausländischer Mehrwertsteuer hängt vom Unternehmen, vom Land und von der Ausgabenkategorie ab. In der EU und außerhalb der EU ansässige Unternehmen können mit unterschiedlichen Verfahren konfrontiert sein, und in einigen Ländern ist die Erstattung für Kraftstoff und andere Ausgaben eingeschränkt. Für die Person, die sich um die Steuer kümmert, ist Folgendes ein nützlicher Ausgangspunkt: Leitfaden der Europäischen Kommission zur Erstattung der Mehrwertsteuer .
Die Rolle von Rally im Workflow besteht darin, die Datensätze zusammenzuführen und unterstützte Buchhaltungsergebnissezu erstellen. Klären Sie die Rechnungsmodalitäten, Exportformate sowie, wer Steueransprüche prüft oder einreicht. Weder eine zugeordnete Zahlung noch eine ausgefüllte Vorlage garantiert die steuerliche Absetzbarkeit oder eine Erstattung.
Maut- und Ladevorgänge separat prüfen
Eine Route kann mehrere Zahlungsregelungen umfassen, selbst wenn die Ausgaben für Kraftstoff unkompliziert sind. Prüfen Sie vor der Fahrt, ob für eine mautpflichtige Straße eine vorherige Fahrzeugregistrierung, ein elektronisches Konto, eine Vignette oder ein On-Board-Gerät erforderlich ist. Maßgeblich sind die aktuellen Anforderungen des Straßenbetreibers für das tatsächliche Fahrzeug und die konkrete Route.
Prüfen Sie bei einem Elektrofahrzeug, welche Ladezugänge kompatibel sind, welche Anforderungen an den Stecker gelten, wie die Kosten pro Ladevorgang berechnet werden und was passiert, wenn die geplante Ladestation nicht verfügbar ist. Bewahren Sie den Ladevorgangsnachweis und etwaige Zusatzgebühren zusammen mit den anderen Ausgaben der Fahrt auf.
Das nützliche Ergebnis ist eine vollständige Ausgabenübersicht für Tanken, Laden, Maut und Parken. Die Zahlungsakzeptanz in einer Kategorie sollte nicht als Beleg für die Abdeckung einer anderen Kategorie herangezogen werden.
Checkliste für grenzüberschreitende Ausgaben
| Schritt | Vor der Abfahrt bestätigen | Zur Prüfung aufbewahren |
|---|
| Geschäftliche Einrichtung | Voraussetzungen, Kontobedingungen und zuständige Personen | Genehmigte Einrichtung und relevante Bedingungen |
| Route | Geplante Stopps und unterstützte Zahlungsmethoden | Einkaufsort und Händler |
| Vorausbezahlte Finanzierung | Verfügbares Guthaben, Kartenlimits und ausstehende Vormerkungen | Endgültiger Zahlungsstatus |
| Währung | Kontowährung und anfallende Gebühren | Ursprünglicher Betrag, abgerechneter Betrag und Währungscodes |
| Tankkauf | Anforderungen an Belege oder Rechnungen | Aufgeschlüsselte Angaben zu Dokument, Fahrzeug oder Auftrag und Geschäftszweck |
| Mautgebühren und Laden | Registrierungs-, Geräte- oder Zugangsvoraussetzungen | Fahrt- oder Sitzungsaufzeichnungen |
| Ausnahmen | Wer sich um einen fehlenden Beleg oder eine nicht zugeordnete Zahlung kümmert | Erläuterung, Belege und Prüfentscheidung |
| Buchhaltung | Pflichtfelder, Prüfverantwortung und Exportformat | Geprüfte Datensätze und ihre Quelldokumente |
Nutzen Sie denselben Prozess, wenn Ihr Unternehmen wächst
Ein Einzelunternehmer kann den Beleg selbst erfassen und die Ausgabe prüfen. Ein wachsendes Team kann seinen Mitarbeitenden einen einfachen Erfassungsprozess vorgeben und die Prüfung einer verantwortlichen Person oder der Buchhaltung zuweisen. Eine größere Organisation kann, sofern unterstützt, Kostenstellen, Verantwortlichkeiten auf Unternehmensebene und strukturiertere Genehmigungsprozesse ergänzen.
Beginnen Sie mit einer kleinen Anzahl echter Fahrten. Prüfen Sie, ob sich der Beleg einfach erfassen lässt, ob die Zahlung eindeutig zugeordnet werden kann und ob die prüfende Person genügend Kontext hat. Schließen Sie die Lücken, bevor Sie den Ablauf im gesamten Unternehmen ausweiten.
Rallys Workflow für Tankkarten für Selbstständige ist ein nützlicher Ausgangspunkt für ein Ein-Personen-Unternehmen. Die Plattform für das Ausgabenmanagement erklärt, wie der WhatsApp-Agent und der Plattform-Agent den übergeordneten Prozess vom Kauf bis zur Prüfung durch die Buchhaltung unterstützen.
Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine Bankverbindung verfügt, erfahren Sie unter wie Rally sich in Ihre Geschäftsbank einfügt. Halten Sie Finanzierung, Zahlungsnachweise und Verantwortlichkeiten in der Buchhaltung eindeutig fest, damit die nächste Fahrt einem für alle verständlichen Prozess folgt.
