Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Daugiau niekada nebetvarkykite išlaidų
Rally AutoMatch agentas viskuo pasirūpina už jus
Darbas užsienyje sukuria paprastą finansinę problemą: pirkinys atliekamas vienoje vietoje, jo kvitas gaunamas kitoje, o kažkas turi susieti mokėjimą, valiutą ir verslo paskirtį. Naudinga tarptautinė degalų kortelės sistema užtikrina, kad šis procesas būtų aiškus dar prieš prasidedant kelionei.
Šiame vadove aptariami verslo savininkui, nedidelei komandai ar po Europą keliaujančiam automobilių parkui svarbūs patikrinimai. Išlaidoms, nesusijusioms su transporto priemone, naudokite: tarpvalstybinių išlaidų proceso vadovą.
Užrašykite kelionėje lankomas šalis, įprastus sustojimus ir pirkinių tipus. Įtraukite ne tik pagrindinį greitkelį, bet ir apvažiavimus bei sustojimus nakvynei. Verslui, kartą per mėnesį keliaujančiam į užsienį, patikimas planas reikalingas ne mažiau nei komandai, kasdien kertančiai sienas.
Keturis klausimus pateikite atskirai:
Rally sujungia verslo degalų išlaidas ir išlaidų valdymo procesus į vieną platformą. Sąrankos metu patvirtinkite savo verslui skirtas paslaugas ir maršrutus, tada pasirūpinkite, kad ši informacija būtų prieinama keliaujantiems žmonėms.
Naudodama išankstinio mokėjimo degalų kortelę, įmonė iš anksto finansuoja išlaidas. Sąskaitą tvarkančiam asmeniui nustatykite aiškią papildymo tvarką ir patikrinkite, kada lėšos tampa prieinamos. Pavedimo nurodymas nėra tas pats, kas prieinamas kortelės likutis.
Prieš išvykdami patikrinkite:
Neprižiūrimos degalų kolonėlės gali paprašyti laikino autorizavimo prieš sužinant faktinę degalų sumą. Rezervuota suma ir galutinė atsiskaitymo suma gali skirtis. Pasirūpinkite pakankamu likučio rezervu ir laikykite laukiantį mokėjimą atskirai nuo galutinių išlaidų, kol paaiškės jo būsena. Atsiskaitymo procesas lemia, kada lėšos atlaisvinamos; neplanuokite remdamiesi universaliu terminu. Visa paaiškina laikinuosius degalų pirkimo autorizavimus.
Degalus perkantis asmuo turėtų nufotografuoti kvitą, kol pirkimą dar lengva identifikuoti. Pridėkite transporto priemonę ar užduotį, verslo tikslą ir bet kokią kitą informaciją, dėl kurios kitu atveju reikėtų papildomai teirautis.
Šis WhatsApp agentas suteikia keliaujančiam asmeniui įprastą vietą, kur galima siųsti šiuos įrodymus ir kontekstą. platformos agentas padeda organizuoti išlaidų procesą pagal mokėjimą, sutikrinimą ir peržiūrą. Tada finansų komanda gali platformoje peržiūrėti trūkstamą informaciją ir išimtis, o pirminiai dokumentai lieka pasiekiami.
AutoMatch yra šios darbo eigos dalis. Kvitą susiejus su mokėjimu, tai savaime nereiškia, kad mokestinis vertinimas patvirtintas arba kad įrašą galima užregistruoti be peržiūros. Visą seką rasite čia. Sužinokite, kaip WhatsApp ir platformos agentai padeda tvarkyti išlaidas – šiame paaiškinime pateikiama visa seka.
Kvitoje gali būti nurodyta prekybininko valiuta, o mokėjimas gali būti įskaitytas sąskaitos valiuta. Išsaugokite abi sumas ir valiutų kodus. Jei įmanoma, išsaugokite atsiskaitymo datą, informaciją apie valiutos kursą ir atskirai pritaikytą mokestį.
Neverskite sutapimo vien todėl, kad konvertuota suma atrodo panaši. Kartu patikrinkite datą, prekybininką, valiutą ir galutinę mokėjimo būseną. Grąžinant lėšas, atliekant pasikartojantį ar padalytą mokėjimą arba taikant laikiną autorizaciją gali reikėti kitokio paaiškinimo.
Šis išlaidų ataskaitos šablonas suteikia paprastą vietą pradinėms ir ataskaitinėms sumoms įrašyti kartu su įrodymų nuoroda. Atsiskaitymo įrodymus laikykite kartu su ataskaita. Bendrai sumai naudokite vieną ataskaitinę valiutą; sudėjus skirtingas valiutas negaunama prasminga išlaidų suma.
Išsaugokite detalizuotą tiekėjo kvitą arba sąskaitą faktūrą, verslo paskirtį ir mokėjimo įrašą. Patikrinkite, ar įmonei reikia paprašyti tiekėjo papildomos informacijos sąskaitoje faktūroje. Kortelės išrašas ir tiekėjo mokesčių dokumentas atlieka skirtingas funkcijas.
Užsienio PVM susigrąžinimas priklauso nuo įmonės, šalies ir pirkimo kategorijos. ES įsisteigusios ir ne ES įsisteigusios įmonės gali susidurti su skirtingomis procedūromis, o kai kuriose šalyse ribojamas už degalus ir kitas išlaidas sumokėto PVM susigrąžinimas. Europos Komisijos PVM susigrąžinimo gairės yra naudingas atspirties taškas už mokesčius atsakingam asmeniui.
Rally vaidmuo šiame procese – padėti sujungti įrašus ir parengti palaikomus apskaitos rezultatusPatvirtinkite sąskaitų faktūrų tvarką, eksporto formatus ir tai, kas peržiūri arba pateikia bet kokią mokesčių lengvatos paraišką. Nei suderintas mokėjimas, nei užpildytas šablonas negarantuoja galimybės atskaityti išlaidas ar susigrąžinti pinigų.
Kelionė gali apimti kelis mokėjimo būdus, net jei išlaidos degalams yra nesudėtingos. Prieš keliaudami patikrinkite, ar mokamame kelyje reikia iš anksto užregistruoti transporto priemonę, susikurti elektroninę paskyrą, įsigyti vinjetę ar naudoti transporto priemonėje įrengtą įrenginį. Vadovaukitės kelio operatoriaus šiuo metu taikomais reikalavimais, skirtais konkrečiai transporto priemonei ir maršrutui.
Naudodami elektromobilį, patikrinkite, ar galite naudotis suderinamomis įkrovimo stotelėmis, kokie reikalingi jungtys ir kokia yra įkrovimo sesijos kaina, taip pat kas nutiks, jei suplanuota stotelė bus nepasiekiama. Įkrovimo sesijos įrašą ir visus papildomus mokesčius priskirkite kitoms kelionės išlaidoms.
Naudingas rezultatas – išsamus išlaidų įrašas, apimantis degalus, įkrovimą, kelių rinkliavas ir automobilių stovėjimą. Mokėjimų priėmimas vienoje kategorijoje neturėtų būti laikomas kitos kategorijos aprėpties įrodymu.
| Žingsnis | Patvirtinkite prieš išvykdami | Palikti peržiūrai |
|---|---|---|
| Verslo nustatymas | Tinkamumas, sąskaitos sąlygos ir atsakingi asmenys | Patvirtinta sąranka ir susijusios sąlygos |
| Maršrutas | Suplanuoti sustojimai ir palaikomi mokėjimo būdai | Pirkimo vieta ir prekybininkas |
| Išankstinis finansavimas | Turimas likutis, kortelės limitai ir laikinai rezervuotos lėšos | Galutinė mokėjimo būsena |
| Valiuta | Sąskaitos valiuta ir taikomi mokesčiai | Pradinė suma, atsiskaityta suma ir valiutų kodai |
| Degalų pirkimas | Kvito arba sąskaitos faktūros reikalavimai | Dokumentas, transporto priemonė arba darbas, išskaidyti pagal eilutes, ir verslo paskirtis |
| Kelių rinkliavos ir įkrovimas | Registracijos, įrenginio ar prieigos reikalavimai | Kelionės arba seanso įrašai |
| Išimtys | Kas tvarko trūkstamą kvitą arba nesutampantį mokėjimą | Paaiškinimas, pagrindžiantys įrodymai ir peržiūros sprendimas |
| Apskaita | Privalomi laukai, peržiūros atsakomybė ir eksporto formatas | Peržiūrėti įrašai ir jų pirminiai dokumentai |
Individuali veikla besiverčiantis asmuo gali pats nufotografuoti kvitą ir peržiūrėti išlaidas. Auganti komanda gali suteikti darbuotojams paprastą kvitų fiksavimo tvarką, o peržiūrą pavesti atsakingam asmeniui arba buhalteriui. Didesnė organizacija gali pridėti sąnaudų centrus, priskirti atsakomybę juridiniams asmenims ir, jei tai palaikoma, taikyti struktūrizuotesnį tvirtinimą.
Pradėkite nuo nedidelio skaičiaus realių kelionių. Patikrinkite, ar kvitą lengva užfiksuoti, ar galima identifikuoti mokėjimą ir ar jį tikrinantis asmuo turi pakankamai konteksto. Prieš taikydami šią tvarką visoje įmonėje, pašalinkite trūkumus.
Rally savarankiškai dirbantiems asmenims skirtas degalų kortelės naudojimo procesas yra naudingas atspirties taškas vieno asmens verslui. Išlaidų valdymo platforma paaiškina, kaip WhatsApp agentas ir platformos agentas padeda įgyvendinti platesnį procesą nuo pirkimo iki apskaitos peržiūros.
Jei jūsų įmonė jau turi bankininkystės sprendimą, sužinokite kaip Rally dera su jūsų verslo banku. Užtikrinkite, kad finansavimas, mokėjimo įrodymai ir apskaitos atsakomybės būtų aiškiai apibrėžti, kad kita kelionė vyktų pagal visiems suprantamą procesą.
Praktinis tarpvalstybinio išlaidų valdymo vadovas: aiški atsakomybė, pradinės valiutos, kvitų įrodymai, peržiūros etapai ir perdavimas apskaitai.
Kaip 2 mln. ir daugiau kasdienių degalų kainų duomenų taškų lygina laisvosios rinkos degalinių kainas su nuolaidų ir fiksuotų kainų degalų kortelių tarifais.
Kada Vokietijoje degalai pigiausi, kodėl prie magistralių brangiau ir kaip autoparkai kainų tendencijas paverčia litro kainą mažinančia politika.
