Piiriülene töö tekitab lihtsa finantsprobleemi: ost tehakse ühes kohas, kviitung saabub teisest ning keegi peab makse, valuuta ja ärilise eesmärgi omavahel kokku viima. Tõhus rahvusvaheline kütusekaardilahendus muudab selle protsessi selgeks juba enne reisi algust.
See juhend käsitleb kontrolle, mis on olulised Euroopas tegutseva ettevõtte omaniku, väikese meeskonna või sõidukipargi jaoks. Sõidukiga seotud kuludest kaugemale jäävate kulude puhul vaadake järgmist: piiriüleste kulude töövoo juhend.
Alusta marsruudist ja tööst
Pange kirja reisiga seotud riigid, tavapärased peatused ja ostude tüübid. Arvestage ka kõrvalepõigete ja ööbimispeatustega, mitte ainult põhimaanteega. Välismaale kord kuus reisiv ettevõte vajab usaldusväärset plaani sama palju kui iga päev piire ületav meeskond.
Hoidke neli küsimust eraldi:
- Kus saab ettevõte taotleda? Konto saamise tingimused sõltuvad ettevõttest ja saadaolevast programmist.
- Kus saab kaardiga maksta? Kontrollige kaupmehi, kaardi aktsepteerimist, piiranguid ja autoriseerimistingimusi.
- Milliseid muid teenuseid toetatakse? Elektrisõidukite laadimisel ja elektroonilisel teemaksu tasumisel võivad olla eraldi juurdepääsunõuded.
- Millised dokumendid saab finantsosakond? Kinnitage makseandmed, originaalkviitungid, arvelduse kokkulepped ja toetatud ekspordivormingud.
Rally koondab ettevõtte kütusekulud ja kuluhaldusprotsessid ühele platvormile. Kinnitage seadistamise käigus oma ettevõtte teenused ja marsruudid ning hoidke need üksikasjad seejärel reisivatele inimestele kättesaadavana.
Valmistage ette ettemakse saldo
Kasutades ettemakstud kütusekaarti, rahastab ettevõte kulutusi ette. Andke konto eest vastutavale isikule selged juhised konto täiendamiseks ja kontrollige, millal raha kättesaadavaks muutub. Ülekande korraldus ei ole sama mis kaardil olev vaba saldo.
Enne väljasõitu kontrollige:
- Saadaolev saldo ja kaardi kululimiidid.
- Reisi jooksul eeldatavad kütuse-, parkimis- ja muud abikõlblikud ostud.
- Kõik ootel autoriseerimised, mis juba vähendavad saadaolevat saldot.
- Konto valuuta ja tasutingimused.
- Kes saab korraldada lisarahastust või vaadata üle ootamatu tagasilükkamise?
Järelevalveta tanklad võivad taotleda ajutist autoriseerimist enne, kui tegelik kütusekogus on teada. Broneeritud summa ja lõplikult arveldatud ostusumma võivad erineda. Jätke kontole piisav puhver ja hoidke ootel makse lõplikust kulust eraldi, kuni selle staatus on selge. Vabanemise ajastus sõltub makseprotsessist; ärge kavandage tegevust universaalse tähtaja alusel. Visa selgitab kütuseostude ajutisi autoriseerimisi.
Hoia makse ja kviitung koos
Kütuse ostja peaks kviitungi jäädvustama ajal, mil ostu on veel lihtne tuvastada. Lisage sõiduk või tööülesanne, äriline eesmärk ja kõik üksikasjad, mille kohta tuleks muidu hiljem täpsustusi küsida.
See WhatsAppi agent pakub reisijale tuttava koha, kuhu need tõendid ja kontekst saata. platvormi agent aitab korraldada makse, sobitamise ja ülevaatusega seotud kuluvoogu. Seejärel saab finantsmeeskond platvormil puuduva teabe ja eranditega tegeleda, kusjuures algdokumendid on kättesaadavad.
AutoMatch on selle töövoo osa. Kviitungi sidumine maksega ei tähenda iseenesest, et maksukäsitlus on heaks kiidetud või et kirje on ülevaatuseta raamatupidamisse kandmiseks valmis. Lugege täieliku protsessi kohta: kuidas WhatsApp ja platvormiagendid aitavad kulusid kajastada .
Mõlema valuuta registreerimine, kui need erinevad
Kviitungil võidakse näidata kaupmehe valuutat, samal ajal kui makse arveldatakse konto valuutas. Säilitage mõlemad summad ja valuutakoodid. Kui need on saadaval, säilitage ka arvelduskuupäev, vahetuskursi teave ja kõik eraldi võetavad tasud.
Ärge sundige vastet sobituma ainult seetõttu, et konverteeritud summa tundub lähedane. Kontrollige kuupäeva, kaupmeest, valuutat ja makse lõplikku staatust koos. Tagasimakse, topeltmakse, osamaksetena tehtud makse või ajutine autoriseerimine võib vajada teistsugust selgitust.
Kuluaruande mall pakub lihtsat kohta algsete ja aruandluseks kasutatavate summade ning tõendiviite registreerimiseks. Hoidke arvelduse tõendid koos aruandega. Kasutage kogusumma jaoks üht aruandlusvaluutat; eri valuutade kokkuliitmine ei anna sisulist kulusummat.
Kogu maksukontrolliks tõendeid
Hoidke alles üksikasjalik tarnija kviitung või arve, äriline eesmärk ja maksekanne. Kontrollige, kas ettevõttel on vaja tarnijalt küsida arvele täiendavaid andmeid. Kaardiväljavõte ja tarnija maksudokument täidavad erinevaid eesmärke.
Käibemaksu tagastamise võimalus sõltub ettevõttest, riigist ja ostukategooriast. EL-is asutatud ja ELi-välised ettevõtted võivad kokku puutuda erinevate menetlustega ning mõnes riigis on kütuse ja muude kulude käibemaksu tagastamine piiratud. Euroopa Komisjoni käibemaksutagastuse juhend on maksudega tegelevale inimesele kasulik lähtekoht.
Rally roll töövoos on aidata kirjed kokku koondada ja valmistada ette toetatud raamatupidamisväljundidKinnitage arvete korraldus, ekspordivormingud ning see, kes maksunõude üle vaatab või esitab. Ei sobitatud makse ega täidetud mall taga mahaarvamise võimalust ega tagasimakset.
Kontrollige teemakse ja laadimist eraldi
Üks marsruut võib hõlmata mitut maksekorraldust isegi siis, kui kütusekulud on lihtsad. Enne teele asumist kontrollige, kas tasuline tee nõuab sõiduki eelnevat registreerimist, elektroonilist kontot, vinjetti või sõidukisse paigaldatavat seadet. Kasutage konkreetse sõiduki ja marsruudi puhul teeoperaatori kehtivaid nõudeid.
Elektrisõiduki puhul kontrollige ühilduvat laadimistaristut, pistiku nõudeid, laadimisseansi hinda ja seda, mis juhtub siis, kui kavandatud laadija pole saadaval. Hoidke laadimisseansi kirje ja kõik lisatasud koos reisi muude kuludega.
Kasulik tulemus on täielik kulude ülevaade kütuse, laadimise, teemaksude ja parkimise kohta. Maksevõimaluse olemasolu ühes kategoorias ei tohiks kasutada tõendina teise kategooria katvuse kohta.
Piiriülese kulutamise kontrollnimekiri
| Samm | Kinnitage enne väljumist | Jäta ülevaatamiseks |
|---|
| Ettevõtte seadistus | Sobivus, konto tingimused ja vastutavad isikud | Heakskiidetud seadistus ja asjakohased tingimused |
| Marsruut | Planeeritud peatused ja toetatud makseviisid | Ostukoht ja kaupmees |
| Ettemakstud rahastus | Saadaolev saldo, kaardilimiidid ja ootel broneeringud | Lõplik makse olek |
| Valuuta | Konto valuuta ja kohaldatavad tasud | Algne summa, arveldatud summa ja valuutakoodid |
| Kütuseost | Kviitungi või arve nõuded | Üksikasjalik dokument, sõiduk või töö ja äriline eesmärk |
| Teemaksud ja laadimine | Registreerimise, seadme või juurdepääsu nõuded | Teekonna- või seansikirjed |
| Erandid | Kes tegeleb puuduva kviitungi või sobitamata maksega | Selgitus, tõendavad materjalid ja läbivaatamise otsus |
| Raamatupidamine | Kohustuslikud väljad, ülevaatamise vastutus ja ekspordivorming | Kontrollitud kirjed ja nende lähtedokumendid |
Kasutage ettevõtte kasvades sama protsessi
FIE võib kviitungi ise jäädvustada ja kulutuse üle vaadata. Kasvav meeskond saab anda töötajatele lihtsa jäädvustamise rutiini ning määrata ülevaatamise eest vastutajaks omaniku või raamatupidaja. Suurem organisatsioon saab lisada kulukohad, üksuste vastutusalad ja struktureeritumad kinnitamisprotsessid, kui need on toetatud.
Alustage väikese arvu tegelike sõitudega. Kontrollige, kas kviitungit on lihtne jäädvustada, kas makset saab tuvastada ja kas selle ülevaatajal on piisavalt konteksti. Lahendage puudujäägid enne, kui laiendate rutiini kogu ettevõttele.
Rally enda füüsilisest isikust ettevõtja kütusekaardi töövoog on kasulik lähtekoht ühe inimese ettevõttele. The kuluhalduse platvorm selgitab, kuidas WhatsAppi agent ja platvormiagent toetavad laiemat teekonda ostust raamatupidamise ülevaatuseni.
Kui teie ettevõttel on pangandus juba korraldatud, vaadake kuidas Rally teie ettevõtte pangaga sobitub. Hoidke rahastamise, maksetõendite ja raamatupidamisega seotud kohustused selgelt määratletuna, et järgmine sõit järgiks protsessi, millest kõik aru saavad.
