Η διασυνοριακή εργασία δημιουργεί ένα απλό οικονομικό πρόβλημα: μια αγορά πραγματοποιείται σε ένα μέρος, η απόδειξή της φτάνει σε ένα άλλο και κάποιος πρέπει να συνδυάσει την πληρωμή, το νόμισμα και τον επιχειρηματικό σκοπό. Μια αποτελεσματική διεθνής λύση fuel card κάνει αυτή τη διαδικασία σαφή πριν ξεκινήσει το ταξίδι.
Ο οδηγός αυτός καλύπτει τους ελέγχους που έχουν σημασία για έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης, μια μικρή ομάδα ή έναν στόλο που ταξιδεύει σε όλη την Ευρώπη. Για έξοδα που δεν αφορούν το όχημα, χρησιμοποιήστε τον οδηγό για τη διαδικασία διαχείρισης διασυνοριακών εξόδων.
Ξεκινήστε με τη διαδρομή και την εργασία
Καταγράψτε τις χώρες, τις τακτικές στάσεις και τα είδη αγορών που σχετίζονται με το ταξίδι. Συμπεριλάβετε τις παρακάμψεις και τις διανυκτερεύσεις, όχι μόνο τον κύριο αυτοκινητόδρομο. Μια επιχείρηση που ταξιδεύει στο εξωτερικό μία φορά τον μήνα χρειάζεται ένα αξιόπιστο σχέδιο εξίσου με μια ομάδα που διασχίζει σύνορα καθημερινά.
Κρατήστε τις τέσσερις ερωτήσεις ξεχωριστές:
- Πού μπορεί να υποβάλει αίτηση η επιχείρηση; Η επιλεξιμότητα του λογαριασμού εξαρτάται από την επιχείρηση και το διαθέσιμο πρόγραμμα.
- Πού μπορεί να χρησιμοποιηθεί η κάρτα; Ελέγξτε τους εμπόρους, την αποδοχή της κάρτας, τους περιορισμούς και τις προϋποθέσεις έγκρισης.
- Ποιες άλλες υπηρεσίες υποστηρίζονται; Η φόρτιση ηλεκτρικών οχημάτων και η ηλεκτρονική είσπραξη διοδίων ενδέχεται να έχουν τις δικές τους απαιτήσεις πρόσβασης.
- Ποια αρχεία θα λάβει το τμήμα οικονομικών; Επιβεβαιώστε τα στοιχεία πληρωμής, τις πρωτότυπες αποδείξεις, τις ρυθμίσεις τιμολόγησης και τις υποστηριζόμενες εξαγωγές.
Το Rally συγκεντρώνει τις δαπάνες καυσίμων της επιχείρησής σας και τις ροές εργασιών εξόδων σε μία πλατφόρμα. Κατά τη ρύθμιση, επιβεβαιώστε τις υπηρεσίες για την επιχείρησή σας και τις διαδρομές σας και, στη συνέχεια, διατηρήστε αυτά τα στοιχεία διαθέσιμα στα άτομα που ταξιδεύουν.
Προετοιμάστε το προπληρωμένο υπόλοιπο
Με μια προπληρωμένη κάρτα καυσίμων, η επιχείρηση χρηματοδοτεί τις δαπάνες εκ των προτέρων. Δώστε στο άτομο που είναι υπεύθυνο για τον λογαριασμό μια σαφή διαδικασία ανανέωσης και ελέγξτε πότε γίνονται διαθέσιμα τα κεφάλαια. Μια εντολή μεταφοράς δεν είναι το ίδιο με ένα διαθέσιμο υπόλοιπο κάρτας.
Πριν από την αναχώρηση, ελέγξτε:
- Το διαθέσιμο υπόλοιπο και τα όρια δαπανών της κάρτας.
- Αναμενόμενες αγορές καυσίμων, στάθμευσης και άλλες επιλέξιμες αγορές κατά τη διάρκεια του ταξιδιού.
- Τυχόν εκκρεμείς εγκρίσεις που ήδη μειώνουν το διαθέσιμο υπόλοιπο.
- Το νόμισμα και οι όροι χρέωσης του λογαριασμού.
- Ποιος μπορεί να κανονίσει πρόσθετη χρηματοδότηση ή να εξετάσει μια απρόσμενη απόρριψη.
Οι αντλίες καυσίμων χωρίς επίβλεψη μπορούν να ζητήσουν προσωρινή προέγκριση πριν γίνει γνωστό το πραγματικό ποσό καυσίμων. Το δεσμευμένο ποσό και η τελική εκκαθαρισμένη αγορά ενδέχεται να διαφέρουν. Αφήστε επαρκές περιθώριο στο διαθέσιμο υπόλοιπο και διατηρήστε τη συναλλαγή σε εκκρεμότητα ξεχωριστά από την τελική δαπάνη, έως ότου αποσαφηνιστεί η κατάστασή της. Ο χρόνος αποδέσμευσης εξαρτάται από τη διαδικασία πληρωμής· μην προγραμματίζετε με βάση μια καθολική προθεσμία. Η Visa εξηγεί τις προσωρινές προεγκρίσεις για αγορές καυσίμων.
Κρατήστε την πληρωμή και την απόδειξη μαζί
Το άτομο που αγοράζει καύσιμα θα πρέπει να καταχωρίζει την απόδειξη όσο η αγορά είναι ακόμη εύκολο να ταυτοποιηθεί. Προσθέστε το όχημα ή την εργασία, τον επαγγελματικό σκοπό και κάθε λεπτομέρεια για την οποία διαφορετικά θα χρειαζόταν να γίνει συμπληρωματική επικοινωνία.
Ο πράκτορας του WhatsApp προσφέρει στο άτομο που ταξιδεύει ένα οικείο μέρος για να στείλει τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία και το απαραίτητο πλαίσιο. Ο πράκτορας της πλατφόρμας βοηθά στην οργάνωση της ροής εργασίας των εξόδων γύρω από την πληρωμή, την αντιστοίχιση και τον έλεγχο. Στη συνέχεια, η οικονομική ομάδα μπορεί να επεξεργαστεί τις ελλιπείς πληροφορίες και τις εξαιρέσεις στην πλατφόρμα, έχοντας διαθέσιμα τα πρωτότυπα έγγραφα.
Το AutoMatch αποτελεί μέρος αυτής της διαδικασίας. Η αντιστοίχιση μιας απόδειξης με μια πληρωμή δεν σημαίνει από μόνη της ότι η φορολογική μεταχείριση έχει εγκριθεί ή ότι το στοιχείο είναι έτοιμο για καταχώριση χωρίς έλεγχο. Διαβάστε πώς οι πράκτορες του WhatsApp και της πλατφόρμας βοηθούν στην καταχώριση εξόδων για την πλήρη ακολουθία.
Καταγράψτε και τα δύο νομίσματα όταν διαφέρουν
Μια απόδειξη μπορεί να εμφανίζει το νόμισμα του εμπόρου, ενώ η πληρωμή εκκαθαρίζεται στο νόμισμα του λογαριασμού. Διατηρήστε και τα δύο ποσά και τους κωδικούς νομισμάτων. Όπου είναι διαθέσιμα, διατηρήστε την ημερομηνία εκκαθάρισης, τις πληροφορίες για τη συναλλαγματική ισοτιμία και τυχόν χρέωση που επιβάλλεται ξεχωριστά.
Μην επιβάλλετε αντιστοίχιση μόνο και μόνο επειδή το μετατρεπόμενο ποσό φαίνεται κοντινό. Ελέγξτε μαζί την ημερομηνία, τον έμπορο, το νόμισμα και την τελική κατάσταση πληρωμής. Μια επιστροφή χρημάτων, μια διπλή χρέωση, μια τμηματική πληρωμή ή μια προσωρινή προέγκριση μπορεί να απαιτεί διαφορετική εξήγηση.
Το πρότυπο αναφοράς εξόδων παρέχει έναν απλό χώρο για την καταγραφή των αρχικών ποσών και των ποσών αναφοράς, μαζί με μια αναφορά σε αποδεικτικό στοιχείο. Διατηρείτε τα αποδεικτικά στοιχεία διακανονισμού μαζί με την αναφορά. Χρησιμοποιείτε ένα ενιαίο νόμισμα αναφοράς για το σύνολο· η πρόσθεση διαφορετικών νομισμάτων δεν παράγει ένα ουσιαστικό σύνολο εξόδων.
Συγκεντρώστε αποδεικτικά στοιχεία για φορολογικό έλεγχο
Διατηρήστε την αναλυτική απόδειξη ή το τιμολόγιο του προμηθευτή, τον επιχειρηματικό σκοπό και το αποδεικτικό πληρωμής. Ελέγξτε αν η επιχείρηση χρειάζεται να ζητήσει πρόσθετα στοιχεία τιμολογίου από τον προμηθευτή. Η κατάσταση της κάρτας και το φορολογικό παραστατικό του προμηθευτή εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς.
Η ανάκτηση του ΦΠΑ εξαρτάται από την επιχείρηση, τη χώρα και την κατηγορία αγοράς. Οι επιχειρήσεις που είναι εγκατεστημένες στην ΕΕ και εκείνες που είναι εγκατεστημένες εκτός ΕΕ ενδέχεται να αντιμετωπίζουν διαφορετικές διαδικασίες, ενώ ορισμένες χώρες περιορίζουν την ανάκτηση για καύσιμα και άλλες δαπάνες. Χρήσιμο σημείο εκκίνησης για το άτομο που χειρίζεται τα φορολογικά είναι η καθοδήγηση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την επιστροφή ΦΠΑ .
Ο ρόλος της Rally στη ροή εργασιών είναι να βοηθά στη συγκέντρωση των στοιχείων και στην προετοιμασία των υποστηριζόμενων λογιστικών αποτελεσμάτωνΕπιβεβαιώστε τις ρυθμίσεις τιμολογίων, τις μορφές εξαγωγής και ποιος ελέγχει ή υποβάλλει οποιαδήποτε φορολογική απαίτηση. Ούτε μια αντιστοιχισμένη πληρωμή ούτε ένα συμπληρωμένο πρότυπο εγγυάται τη φορολογική εκπεσιμότητα ή την επιστροφή χρημάτων.
Ελέγξτε ξεχωριστά τα διόδια και τη φόρτιση
Μια διαδρομή μπορεί να περιλαμβάνει αρκετές ρυθμίσεις πληρωμής, ακόμη κι όταν οι δαπάνες καυσίμων είναι απλές. Πριν από το ταξίδι, ελέγξτε αν ένας δρόμος με διόδια απαιτεί εκ των προτέρων καταχώριση του οχήματος, ηλεκτρονικό λογαριασμό, βινιέτα ή συσκευή επί του οχήματος. Χρησιμοποιήστε τις τρέχουσες απαιτήσεις του φορέα εκμετάλλευσης του δρόμου για το συγκεκριμένο όχημα και τη συγκεκριμένη διαδρομή.
Για ένα ηλεκτρικό όχημα, ελέγξτε την πρόσβαση σε συμβατούς σταθμούς φόρτισης, τις απαιτήσεις για τον σύνδεσμο, τη χρέωση της συνεδρίας και τι συμβαίνει αν ο προγραμματισμένος φορτιστής δεν είναι διαθέσιμος. Κρατήστε το ιστορικό της συνεδρίας και τυχόν πρόσθετες χρεώσεις μαζί με τα υπόλοιπα έξοδα της διαδρομής.
Το χρήσιμο αποτέλεσμα είναι ένα πλήρες αρχείο δαπανών για καύσιμα, φόρτιση, διόδια και στάθμευση. Η αποδοχή πληρωμών σε μία κατηγορία δεν πρέπει να χρησιμοποιείται ως ένδειξη κάλυψης σε κάποια άλλη.
Λίστα ελέγχου για διασυνοριακές δαπάνες
| Βήμα | Επιβεβαίωση πριν από την αναχώρηση | Διατηρήστε για έλεγχο |
|---|
| Επιχειρηματική εγκατάσταση | Επιλεξιμότητα, όροι λογαριασμού και υπεύθυνοι | Εγκεκριμένη διαμόρφωση και σχετικοί όροι |
| Διαδρομή | Προγραμματισμένες στάσεις και υποστηριζόμενες μέθοδοι πληρωμής | Τοποθεσία αγοράς και έμπορος |
| Προπληρωμένη χρηματοδότηση | Διαθέσιμο υπόλοιπο, όρια κάρτας και εκκρεμείς δεσμεύσεις | Τελική κατάσταση πληρωμής |
| Νόμισμα | Νόμισμα λογαριασμού και ισχύουσες χρεώσεις | Αρχικό ποσό, ποσό εκκαθάρισης και κωδικοί νομισμάτων |
| Αγορά καυσίμων | Απαιτήσεις αποδείξεων ή τιμολογίων | Αναλυτικό έγγραφο, όχημα ή εργασία και επιχειρηματικός σκοπός |
| Διόδια και φόρτιση | Απαιτήσεις εγγραφής, συσκευής ή πρόσβασης | Καταγραφές διαδρομών ή συνεδριών |
| Εξαιρέσεις | Ποιος χειρίζεται μια απόδειξη που λείπει ή μια μη αντιστοιχισμένη πληρωμή | Επεξήγηση, τεκμηρίωση και απόφαση ελέγχου |
| Λογιστική | Υποχρεωτικά πεδία, αρμοδιότητα ελέγχου και μορφή εξαγωγής | Ελεγμένες καταχωρίσεις και τα έγγραφα προέλευσής τους |
Χρησιμοποιήστε την ίδια διαδικασία καθώς η επιχείρηση αναπτύσσεται
Ένας ατομικός επιχειρηματίας μπορεί να καταχωρίζει την απόδειξη και να ελέγχει ο ίδιος τη δαπάνη. Μια αναπτυσσόμενη ομάδα μπορεί να παρέχει στους εργαζομένους μια απλή διαδικασία καταχώρισης και να αναθέτει τον έλεγχο σε έναν υπεύθυνο ή λογιστή. Ένας μεγαλύτερος οργανισμός μπορεί να προσθέσει κέντρα κόστους, αρμοδιότητες ανά οντότητα και πιο δομημένες εγκρίσεις, όπου υποστηρίζονται.
Ξεκινήστε με έναν μικρό αριθμό πραγματικών διαδρομών. Ελέγξτε αν η απόδειξη καταγράφεται εύκολα, αν η πληρωμή μπορεί να ταυτοποιηθεί και αν το άτομο που την ελέγχει διαθέτει επαρκές πλαίσιο. Καλύψτε τα κενά προτού επεκτείνετε τη διαδικασία σε ολόκληρη την επιχείρηση.
Η ροή εργασίας κάρτας καυσίμων για αυτοαπασχολούμενους είναι ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης για μια ατομική επιχείρηση. Η πλατφόρμα διαχείρισης εξόδων εξηγεί πώς ο agent του WhatsApp και ο agent της πλατφόρμας υποστηρίζουν την ευρύτερη διαδρομή από την αγορά έως τον λογιστικό έλεγχο.
Αν η επιχείρησή σας διαθέτει ήδη τραπεζική υποδομή, δείτε πώς το Rally λειτουργεί παράλληλα με την τράπεζά σαςΔιατηρήστε σαφείς τις αρμοδιότητες για τη χρηματοδότηση, τα αποδεικτικά πληρωμών και τη λογιστική, ώστε το επόμενο ταξίδι να ακολουθεί μια διαδικασία που όλοι κατανοούν.
