Výber najlepšej palivovej karty v Spojenom kráľovstve sa začína trasami, ktoré vaša firma absolvuje. Miestny remeselník, tím s meniacimi sa trasami a spoločnosť pôsobiaca v celej Európe majú odlišné potreby. Porovnajte náklady na palivo, poplatky za kartu, financovanie a proces správy výdavkov vo vlastnej prevádzke.
Pomocou tabuliek nižšie si určte, čo je dôležité, a potom zadajte svoje údaje do kalkulačky ceny palivovej karty. Ak prevádzkujete jedno vozidlo alebo malý tím, náš sprievodca palivovými kartami pre malé firmy vysvetľuje, ako porovnávať poplatky za programy, financovanie a postupy spracovania výdavkov.
Čo porovnať na prvý pohľad
| Ak chcete… | Kategória, na ktorú sa pozrieť | Čo skontrolovať pred podpisom |
|---|
| Akceptácia karty na meniacich sa trasách | Firemné karty podporované spoločnosťou Visa | Vaši bežní obchodníci a terminály, podporované krajiny a obmedzenia kariet |
| Nákupy paliva na pevnej miestnej trase | Karty pre jednu sieť alebo viazané na supermarket | Akceptované stanice na danej trase a skutočná cena na týchto miestach |
| Ponúknutá sadzba za palivo pre plánovaný objem | Karty viacerých značiek alebo sprostredkovateľov | Cenový vzorec, oprávnené stanice, objemové podmienky a poplatky |
| Palivo a verejné nabíjanie | Karty alebo platformy podporujúce obe možnosti | Spôsob platby pri každej nabíjačke, sadzby a zber dokladov |
| Mýto, parkovanie a pracovné nákupy | Firemné karty s kontrolou výdavkov | Schválené kategórie, rozpočty a spôsob, akým sa podporné doklady dostávajú do účtovníctva |
| Predplatené karty so správou výdavkov cez WhatsApp | Rally | Mesačné poplatky za kartu, požiadavky na financovanie, dostupnosť v krajinách a proces správy výdavkov vášho tímu |
Tieto kategórie sa môžu prekrývať. Funkcie a ceny závisia od konkrétnej ponuky, preto ich používajte na usporiadanie vyhľadávania a nepredpokladajte, že každá karta v danej kategórii funguje rovnako.
Tri modely kariet, ktoré treba poznať
| Kritérium | Karty s jednou sieťou | Karty viacerých značiek alebo sprostredkovateľov | Firemné karty s podporou Visa |
|---|
| Akceptáciu treba overiť | Prevádzky v uvedenej sieti | Zoznam akceptovaných prevádzok pre konkrétnu kartu | Akceptácia kariet u obchodníkov a na termináloch vrátane nastavení kariet |
| Overenie cien | Cena na stojane alebo dohodnutá sieťová sadzba | Uvedený vzorec, príslušné prevádzky a poplatky | Cena u obchodníka a poplatkové a menové podmienky karty |
| Overenie financovania | Fakturačný kalendár alebo podmienky predplatenia | Fakturačný harmonogram, podmienky platby vopred a prípadné požiadavky na zábezpeku | Podmienky predplatenia alebo úverového režimu pre vybraný produkt |
| Výdavky na overenie | Povolené nákupy na akceptovaných miestach | Povolené nákupy paliva a iného tovaru | Povolené kategórie obchodníkov a limity výdavkov |
| Doklady na overenie | Pokrytie faktúr a všetky dokumenty, ktoré musíte uchovávať | Ktoré nákupy sa zobrazia na ktorých faktúrach | Ako sa účtenky a faktúry priraďujú k transakciám |
| Cezhraničné použitie na overenie | Krajiny a prevádzky zahrnuté v ponuke | Medzinárodná akceptácia a platné podmienky | Podporované krajiny, meny a akceptácia obchodníkmi |
Vyberte si podľa troch bežných pracovných scenárov
Pevné miestne trasy: začnite stanicami, ktoré môžete využívať bez zmeny trasy. Porovnajte skutočný mesiac spotreby v litroch a cien, potom pripočítajte všetky príslušné poplatky za kartu a transakcie. Overte si otváracie hodiny a to, či karta funguje na čerpacích staniciach bez obsluhy.
Meníte trasy alebo sa tím rozrastá: uprednostnite akceptáciu platieb tam, kam vás zavedú nové zákazky, transparentné náklady na karty a ovládacie prvky, ktoré môže používať každý. Zahrňte postup pre zamietnuté platby a uistite sa, že zber účteniek bude naďalej fungovať aj po pridaní nových vodičov.
Práca v Spojenom kráľovstve a v Európe: skontrolujte podporované krajiny, meny a nákupy súvisiace s cestou: palivo, mýto, parkovanie a ubytovanie, ak sú schválené. Otestujte, či dokumenty dodávateľov a záznamy o platbách zostávajú prepojené naprieč menami.
1. Overte pokrytie na miestach, kde skutočne zastavujete
Uveďte svoje najčastejšie využívané stanice za posledný mesiac. Pridajte neznámu zastávku na diaľnici a záložnú lokalitu pre prípad neskorého ukončenia práce. Požiadajte o potvrdenie akceptácie na týchto miestach vrátane terminálov s platbou priamo pri stojane.
Samotný počet staníc nestačí. Zaznamenajte každú zachádzku v minútach a vzdialenosti a overte, či uvedená sadzba platí na každom akceptovanom mieste alebo len na jeho časti. Tieto podrobnosti rozhodujú o tom, či ponuka vyhovuje vašim trasám.
Rally využíva sieť Visa na firemné palivové karty. Nákup je stále závislý od obchodníka, terminálu, podpory v danej krajine, dostupného zostatku a nastavení karty.
.2 Vypočítajte náklady na palivo a poplatky na rovnakom základe.
Používajte jednotné obdobie, menu a základ pre výpočet DPH. Vaše mesačné porovnanie by malo zahŕňať:
- Počet zakúpených litrov vynásobený príslušnou cenou za liter.
- Poplatky za karty a účet podľa počtu kariet, ktoré potrebujete.
- Poplatky za transakcie, príplatky na čerpacích staniciach a prípadné poplatky za minimálne využitie uvedené v ponuke.
- Poplatky za konverziu meny pri nákupoch mimo fakturačnej meny, ak sa uplatňujú.
Odhadované náklady na obchádzku a administratívu uvádzajte samostatne a zobrazte aj predpoklady. Z celkových poplatkov vynechajte predplatené financovanie a vratné zábezpeky: ovplyvňujú hotovosť dostupnú podniku, ale nejde o to isté ako servisné poplatky.
Tabuľka cenovej ponuky vám umožňuje pracovať s vlastnými cenami a poplatkami bez toho, aby ste pri ktorejkoľvek kategórii karty predpokladali štandardnú tarifu.
3. Skontrolujte zverejnené poplatky za karty Rally
Predplatené programy Rally účtujú fixný mesačný poplatok za stanovený počet kariet, pričom každý program zahŕňa rovnaké základné funkcie kariet, výdavkov a účtovníctva. Vyberte si program, ktorý zahŕňa váš počet kariet, a pozrite si aktuálne ceny a podmienky, pričom zverejnené poplatky sú uvedené v librách a eurách. Podnikové programy navyše zahŕňajú správu účtu a podporu pri zavádzaní.
Poplatok za plán nezahŕňa DPH, nákupy paliva ani ďalšie výdavky. Pri porovnávaní ponúk ho raz pripočítajte k mesačným nákladom na nákupy.
Pri predplatenom modeli vložíte prostriedky ešte predtým, ako ich tím začne míňať. Rally pri tejto možnosti nevyžaduje vratnú zábezpeku ani osobné preverenie úverovej histórie; overenie firmy a jej zástupcu sa stále vyžaduje. Prečítajte si viac o zálohách na palivové karty a cash flow.
.4 Zahrňte výdavky spojené so zastávkou na čerpacej stanici.
Rozhodnite, ktoré nákupy patria na firemné karty: palivo, verejné nabíjanie, mýto, parkovanie, zásoby alebo iné schválené pracovné výdavky. Overte si, ako sa jednotlivé platby prijímajú a aké kontroly sú k dispozícii.
Pri verejnom nabíjaní si overte spôsob platby a tarifu na miestach, ktoré tím využíva. Nepredpokladajte, že každá nabíjačka akceptuje fyzickú kartu alebo že dohoda o verejnom nabíjaní zahŕňa aj náhradu nákladov na nabíjanie doma.
Rallyho firemné karty poskytujú tímom fyzické aj virtuálne karty s nastaveniami a rozpočtami na schválené výdavky. Cieľom je jeden proces správy výdavkov pre ľudí na cestách, na pracovisku aj v kancelárii.
.5 Otestujte proces od účtenky po zaúčtovanie.
Požiadajte niekoho, kto bude kartu používať, aby uskutočnil bežný nákup a odoslal jeho účtenku. Potom nech finančné oddelenie dokončí tento výdavok v skutočnom účtovnom procese. Spočítajte kroky, chýbajúce informácie a opravy.
S Rally môžu zamestnanci posielať účtenky a faktúry prostredníctvom WhatsAppu bez inštalácie samostatnej aplikácie na výdavky alebo použitia ďalšieho prihlasovacieho účtu zamestnanca na základné odosielanie. Agent WhatsAppu pomáha zhromaždiť údaje a AutoMatch využíva kontext dokumentov a transakcií na prepojenie záznamov. Agent platformy pomáha finančnému tímu spracovať zostávajúce položky pred exportom alebo integráciou.
Uchovávajte podporné doklady od dodávateľov, ktoré vaša firma potrebuje. Výpis z platby sám osebe nenahrádza každý doklad ani daňovú faktúru. Požadované záznamy a daňové posúdenie si overte u účtovníka, najmä pri cezhraničných nákupoch.
Preskúmajte správu výdavkov s AI od Rally a účtovné integrácie a exporty.
6. Poskytnite tímu jasné možnosti kontroly a záložný spôsob platby
Skontrolujte limity, pravidlá kategórií a možnosti zmrazenia karty dostupné v rámci vybraného plánu. Nastavte rozpočty podľa práce, ktorú musí každý vykonať, a určte, kto môže zmeniť limit, keď sa úloha zmení.
Pred prvou cestou vysvetlite, čo robiť v prípade, že terminál odmietne platbu, karta sa stratí alebo účtenka nebude k dispozícii. Kontrolné mechanizmy pomáhajú riadiť výdavky, ale neznamenajú, že každej chybe alebo neoprávnenému nákupu sa dá zabrániť.
Pri medzinárodných cestách si tiež overte podporované krajiny, menové podmienky a vybavovanie dokladov. Náš sprievodca medzinárodnými palivovými kartami vám pomôže prejsť týmito kontrolami.
Kde zapadá Rally
Rally spája predplatené karty Visa a AI agentov na správu výdavkov do jedného pracovného postupu. Tímy môžu platiť za schválené palivo a firemné nákupy, posielať podporné doklady cez WhatsApp a pred zaúčtovaním skontrolovať spárovaný záznam o výdavku v platforme.
Je určený pre oprávnené podniky rôznych veľkostí v Spojenom kráľovstve a EÚ. Najlepšie sa hodí vtedy, keď chcete mať kontrolu nad kartami a pomoc s dokončením evidencie výdavkov naprieč ľuďmi a miestami, kde vaše podnikanie pôsobí.
Pozrite si palivové karty Rally, vypočítajte poplatky za kartu, alebo použite vlastné údaje v porovnávacej tabuľke.
