Nickas Telecki yra Rally generalinis direktorius ir rašo apie išlaidų valdymą naudojant dirbtinį intelektą, verslo korteles, išlaidas degalams ir tarpvalstybinę verslo veiklą.
Degalų kortelė – tai verslui skirta atsiskaitymo priemonė, kuria galima apmokėti leidžiamus degalų pirkimus. Ji padeda įmonei nustatyti, kas gali atsiskaityti kortele, kur priimami mokėjimai ir kaip pirkimų duomenys pasiekia finansų skyrių. Kai kurios kortelių programos taip pat leidžia apmokėti elektromobilių įkrovimą, kelių rinkliavas, stovėjimą ir kitas verslo išlaidas.
Vien iš pavadinimo negalima spręsti apie lėšų įnešimo modelį, kainą ar tai, kur kortelė priimama. Prieš lygindami papildomas funkcijas, pirmiausia išsiaiškinkite šias praktines detales. Kaip vyksta pirkimas žingsnis po žingsnio, sužinosite straipsnyje kaip degalų kortelė veikia praktiškai.
Įmonė atidaro reikalavimus atitinkančią sąskaitą, priskiria korteles arba prieigos duomenis ir nustato leidžiamus naudojimo būdus. Vietoje, kurioje priimama ši mokėjimo priemonė, vairuotojas vadovaujasi mokėjimo terminalo instrukcijomis. Kortelės išdavėjas patikrina, ar operacijai pakanka turimų lėšų arba sutarto kredito ir ar ji atitinka taikomus kontrolės reikalavimus.
Atlikę mokėjimą, išsaugokite tiekėjo kvitą arba sąskaitą faktūrą kartu su operacijos duomenimis ir nurodykite, kokiu verslo tikslu patirtos išlaidos. Finansų komanda patikrina pagrindžiančius dokumentus ir patikslina trūkstamą informaciją prieš parengdama apskaitos įrašą. Sėkmingas mokėjimas savaime nesuteikia teisės į PVM atskaitą ir nereiškia, kad asmeninės išlaidos yra leidžiamos.
Kai kurie savitarnos terminalai rezervuoja sumą, kol dar nežinoma galutinė degalų kaina. Laukiančių operacijų vadove paaiškinama, kaip autorizuojant mokėjimą rezervuota suma gali paveikti turimų lėšų likutį.
Konkretaus tinklo programoje nurodomos joje dalyvaujančios aptarnavimo vietos. Mokėjimo sistemos kortele galima atsiskaityti pas prekybininkus, kurie priima tos sistemos korteles, jei operacija atitinka taikomas sąlygas. Abiem atvejais vis tiek reikia patikrinti, ar sprendimas tinka konkrečiam maršrutui, transporto priemonei ir pirkiniui.
Kai aktualu, pasiteiraukite apie savitarnos terminalus, darbo laiką ir sunkiasvorių transporto priemonių privažiavimą. Dėl įkrovimo išsiaiškinkite, ar stotelėje galima atsiskaityti mokėjimo kortele, ar reikia atskiros identifikavimo priemonės arba programėlės. Dėl kelių mokesčių išsiaiškinkite, ar reikalingas ženklelis arba borto įrenginys. Šalių ar stotelių skaičiaus nelaikykite įrodymu, kad paslauga bus prieinama konkrečiame maršrute.
Priimdami sprendimą dėl pirkimo, remkitės jūsų veiklai tinkamu JK degalų kortelių gidu arba Prancūzijos degalų kortelių gidu.
| Susitarimas | Ką išsiaiškinti prieš teikiant paraišką |
|---|---|
| Išankstinio mokėjimo | Kaip papildyti sąskaitą, kada lėšas galima naudoti ir kas stebi, kiek dar galima išleisti |
| Atidėto mokėjimo | Galimybė gauti kreditą, atsiskaitymo datos, limitai ir užstatas ar garantija, jei reikalaujama |
| Bet kuris modelis | Mėnesiniai mokesčiai, operacijų mokesčiai, pakeitimo mokesčiai, valiutos keitimo išlaidos ir sutarties nutraukimo sąlygos |
Iš anksto papildyto likučio lėšomis apmokami būsimi pirkiniai. Grąžinamas garantinis užstatas yra atskira užtikrinimo priemonė. Mėnesinis paslaugos mokestis yra išlaidos. Lygindami lėšų poreikį ir bendras mokėtinas sumas, šias sumas vertinkite atskirai.
Pasirinkus „Rally“ išankstinio mokėjimo modelį, būtina įmonės ir jos atstovo patikra, tačiau asmens kreditingumas netikrinamas ir grąžinamo užstato nereikia. Įmonė papildo sąskaitos likutį prieš išleisdama lėšas. Kaip tai veikia, skaitykite išankstinio mokėjimo degalų kortelės puslapyje, o dabartinius planus rasite kainodaros puslapyje.
Nuspręskite, kas gali turėti kortelę, kokie pirkiniai leidžiami ir kas gali keisti limitus. Atskirai nustatykite vienos operacijos limitą ir savaitės ar mėnesio biudžetą. Paskirkite asmenį, kuris komandos darbo valandomis spręstų su atmestais mokėjimais susijusius klausimus.
Galimos kontrolės priemonės priklauso nuo programos ir nustatymų. Išbandykite jums reikalingas priemones, užuot manę, kad kiekviena kortelė leidžia nustatyti degalų kiekio litrais ar naudojimo laiko apribojimus arba prašo įvesti konkrečios transporto priemonės duomenis. Vairuotojo ir transporto priemonės duomenis registruokite atskirai, jei apskaitai ar patikrai reikia abiejų.
Naudokite transporto parko kortelių naudojimo taisykles ir registrą, kad dokumentuotumėte kortelių priskyrimą, limitus, kvitus, išimtis ir kortelių galiojimo nutraukimą.
Naudodamiesi „Rally“, darbuotojai siunčia tiekėjų kvitus ir sąskaitas faktūras per „WhatsApp“. Agentas padeda surinkti duomenis, „AutoMatch“ susieja įrašus pagal dokumentų ir mokėjimų kontekstą, o finansų komanda platformoje peržiūri dar nesutvarkytus įrašus.
Atsisiunčiami apskaitos duomenų failai leidžia perduoti duomenis buhalteriui. Patikrinkite formatą, privalomus laukus ir prieigą prie pirminių dokumentų naudodami realių pirkimų duomenis. Abejotinus susiejimus ir mokestinius sprendimus vis tiek reikia peržiūrėti. Eksportuotas failas neatstoja tiekėjo PVM sąskaitos faktūros.
Platesnis išlaidų valdymo procesas gali apimti tiek vairuotojus, tiek biuro komandas. Ar jis gali pakeisti kitą sistemą, priklauso nuo jos atliekamų užduočių, pavyzdžiui, kelionių užsakymo, techninės priežiūros ar prašymų kompensuoti nuvažiuotus kilometrus kartu su darbo užmokesčiu tvarkymo. Prieš atsisakydami įrankio, patikrinkite šiuos reikalavimus.
Palyginkite bendrą periodinį mokestį su faktiniu kortelių skaičiumi ir pirkiniais. Tada įvertinkite administracinį darbą: kvitų pateikimą, trūkstamų dokumentų surinkimą, išlaidų priskyrimo tikrinimą ir apskaitai skirtų duomenų paruošimą. Nedarykite prielaidos, kad nuolaida degalams taikoma visais atvejais ar kad sutaupomas fiksuotas valandų skaičius.
Smulkiojo verslo vadovas paaiškina, kaip kortelių skaičius veikia sąnaudas, o sąnaudų skaičiuoklė leidžia įvesti maršruto kainas ir mokesčius bei atsisiųsti rezultatą.
Prieš pradėdami naudoti kortelę visoje įmonėje, išbandykite įprastą degalų pylimą, mokėjimą savitarnos terminale, jei aktualu, situaciją, kai trūksta kvito, ir duomenų eksportą į apskaitos sistemą. Jei įmonei to reikia, išbandykite ir pirkimą užsienyje arba elektromobilio įkrovimą. Šių bandymų rezultatai suteiks konkretų pagrindą nuspręsti, ar kortelė ir išlaidų valdymo procesas tinka jūsų komandai.
Kaip 2 mln. ir daugiau kasdienių degalų kainų duomenų taškų lygina laisvosios rinkos degalinių kainas su nuolaidų ir fiksuotų kainų degalų kortelių tarifais.
Parenkite autoparko kortelių taisykles: leidžiami pirkiniai, limitai, lėšų papildymas, kvitai ir prarastos kortelės. Yra kopijuojamas kortelių registras.
Kada Vokietijoje degalai pigiausi, kodėl prie magistralių brangiau ir kaip autoparkai kainų tendencijas paverčia litro kainą mažinančia politika.
