Kuro kortelės leidžia vairuotojams už patvirtintus pirkinius mokėti per verslo sąskaitą. Įmonė išduoda kortelę ir nustato jos išlaidų taisykles. Degalinėje vairuotojas kortele apmoka pirkinius ir išsaugo pirkimo dokumentą. Tuomet finansų skyrius susieja mokėjimą su jo kvitu arba sąskaita faktūra ir užregistruoja išlaidas.
Lėšos gaunamos arba iš iš anksto papildyto likučio, arba pagal su paslaugų teikėju suderintą atsiskaitymo susitarimą. Standartiniai viešai skelbiami Rally planai yra išankstinio apmokėjimo, todėl įmonė papildo lėšas prieš jas išleisdama.
Kaip naudoti degalų kortelę atliekant keturis veiksmus
- Prieš pildami patikrinkite. Įsitikinkite, kad stotelė ir terminalas priima kortelę, kad kortelė aktyvi ir kad turite pakankamą laisvą likutį bei išlaidų limitą.
- Mokėkite kortele. Vadovaukitės terminalo nurodymais ir, jei reikia, įveskite PIN kodą. Kai kuriuose degalų kortelių susitarimuose taip pat prašoma nurodyti transporto priemonės registracijos numerį arba ridą.
- Išsaugokite ir pateikite kvitą. Gaukite išsamų pirkimo dokumentą. Naudodami „Rally“, nusiųskite jį WhatsApp agentui ir pokalbyje pateikite trūkstamą verslo informaciją.
- Užbaikite išlaidų įrašą. Rally AutoMatch susieja dokumentą ir mokėjimą pagal jų kontekstą. Finansų komanda peržiūri trūkstamą informaciją ir siunčia peržiūrėtą įrašą į palaikomą apskaitos integraciją arba eksportuoja.
Būtent šis ketvirtasis žingsnis paverčia pirkimą kortele užbaigtomis verslo išlaidomis. Peržiūrėkite čia: Rally išlaidų procesą – jame kartu veikia WhatsApp ir platformos agentai.
Ką įmonė nustato prieš pirmąją kelionę
Administratorius sukuria arba priskiria kortelę, nustato atitinkamą biudžetą ir kontrolės priemones bei paaiškina, kurie pirkimai yra patvirtinti. Naudojant išankstinio mokėjimo korteles, įmonė taip pat papildo sąskaitą.
Pateikite kiekvienam asmeniui aiškias instrukcijas, kaip pateikti kvitus, ir kontaktą mokėjimo problemoms spręsti. Prieš vairuotojui pasikliaujant kortele kelionėje, patvirtinkite įprastas degalines ir visus terminalus, kuriuose galima sumokėti prie kolonėlės. Kortelės priėmimas ir pirkimo patvirtinimas yra atskiros patikros: prekybininkas gali priimti Visa, nors konkreti operacija viršija įmonės kortelės limitą.
Komandai dalijantis transporto priemonėmis, nuspręskite, kaip išlaidų apskaitos procese pirkinys bus priskiriamas tinkamam vairuotojui, projektui ar transporto priemonei. Padarykite tai prieš kelionę, kol atsakomybė aiški.
Išankstinis ir atidėtas apmokėjimas: kada moka įmonė
| Susitarimas | Kaip finansuojami pirkimai | Ką patikrinti |
|---|
| Išankstinis mokėjimas | Įmonė įneša pinigų prieš naudojant kortelę | Sąskaitos papildymo procesas, turimas likutis, mokėjimų rezervacijos ir kortelės mokesčiai |
| Mokėjimas po naudojimo | Įmonė moka pagal suderintą atsiskaitymo grafiką | Patvirtinimo reikalavimai, mokėjimo datos, kredito sąlygos ir bet koks užstato reikalavimas |
Rally išankstinio apmokėjimo maršrutui reikalinga įmonės ir atstovo patikra, tačiau netikrinamas asmeninis kreditingumas ir nereikalaujama grąžinamo užstato. Išankstinis apmokėjimas nereiškia, kad nereikia pradinių lėšų: vis tiek reikia lėšų likutyje patvirtintiems pirkiniams. Atidėto mokėjimo sąlygos, jei siūlomos, reikalauja atskiro patvirtinimo ir gali būti taikomi kredito ar užstato reikalavimai.
Finansuojamas likutis naudojamas pirkiniams apmokėti. Grąžinamasis užstatas laikomas kaip garantija. Kortelės mokestis mokamas už paslaugą. Lygindami išlaidas šias tris sumas laikykite atskirai.
Kiek kainuoja degalų kortelė?
Pats kuras ir kortelės paslauga yra atskiros išlaidos. Pasitikrinkite taikomą kuro kainą, mėnesinius kortelės ir sąskaitos mokesčius, operacijų mokesčius, valiutos keitimo mokesčius ir visas minimalaus naudojimo sąlygas.
Rally JK „Solo“ planas kainuoja £10 per mėnesį už vieną kortelę. „Business“ planas kainuoja £5 už kortelę per mėnesį, jei turite 2–49 korteles, neįskaitant PVM ir pirkinių. Planams, skirtiems 50 ar daugiau kortelių taikoma individuali kaina. dabartines kainas ir naudokite degalų kortelės pasiūlymo skaičiuoklę kad galėtumėte dirbti su savo mėnesio duomenimis.
Kortelė automatiškai nepadaro degalų pigesnių. Palyginkite kainas jūsų naudojamose degalinėse, taip pat taikomus mokesčius ir papildomą atstumą, kurį reikia nuvažiuoti, kad pasiektumėte kortelę priimančią degalinę.
Kas nutinka kvitui atlikus mokėjimą?
Mokėjimas sukuria operacijos įrašą. Kvite arba sąskaitoje faktūroje paaiškinama, kas buvo nupirkta. Finansų skyriui taip pat reikia žinoti verslo tikslą ir tinkamą priskyrimą apskaitos sąskaitoms.
Naudodamasis Rally, darbuotojas gali išsiųsti dokumentą per WhatsApp, neatsisiųsdamas atskiros išlaidų programėlės ir nesinaudodamas papildomu Rally prisijungimu pagrindiniam pateikimui. Agentas padeda surinkti trūkstamą informaciją tame pačiame pokalbyje.
AutoMatch naudoja dokumentą ir mokėjimo kontekstą, kad juos susietų; jis daro daugiau nei tik perskaito atspausdintą tekstą. Platformoje finansų komanda gali peržiūrėti neapmokėtus įrašus ir pasiruošti kitam veiksmui. Apskaitos integracijos ir eksportai perkelia peržiūrėtus duomenis į palaikomą apskaitos procesą.
Išsaugokite jūsų verslui reikalingus pirminius įrodymus. Sąskaitos išrašas ne visada yra tinkama mokestinė sąskaita faktūra kiekvienam pirkiniui, o sėkmingas mokėjimas kortele neparodo, kaip šios išlaidos turėtų būti traktuojamos mokesčių tikslais.
Ką daryti, jei mokėjimas atmetamas?
| Ką patikrinti | Ką daryti |
|---|
| Kortelės būsena | Patvirtinkite, kad kortelė aktyvi ir neįšaldyta |
| Galimas likutis | Patikrinkite, ar liko pakankamai lėšų, įskaitant laikiną autorizaciją prie degalų kolonėlės |
| Išlaidų kontrolė | Paklauskite paskyros administratoriaus, ar leidžiama tokia suma arba pirkimo kategorija |
| Prekybininkas ir terminalas | Patvirtinkite, kad ši vieta ir mokėjimo būdas priima kortelę |
| PIN arba terminalo klaida | Laikykitės terminalo nurodymų ir kreipkitės pagalbos į paskyros administratorių arba palaikymo tarnybą |
Savitarnos degalinės kolonėlė prieš pradedant pilti degalus gali paprašyti autorizuoti didesnę sumą nei galutinė kuro pirkimo suma. Tai gali laikinai paveikti laisvą likutį. Turėkite patvirtintą atsarginį atsiskaitymo procesą atvejams, kai vairuotojas negali išspręsti situacijos degalinėje.
Jei kortelė pamesta, nedelsdami ją užšaldykite ir praneškite apie praradimą pagal įmonėje nustatytą tvarką. Užšaldžius kortelę neleidžiama toliau ja naudotis, tačiau įmonė vis tiek turėtų peržiūrėti pastarojo laikotarpio operacijas.
Ką galima apmokėti įmonės degalų kortele?
Leidžiami pirkiniai priklauso nuo produkto ir įmonės taikomų kontrolės priemonių. „Rally“ kortelės gali būti naudojamos patvirtintoms degalų ir kitoms su darbu susijusioms išlaidoms, įskaitant automobilių stovėjimą, kelių rinkliavas ir reikmenis. Viešojo įkrovimo galimybės taip pat priklauso nuo įkrovimo vietoje prieinamo mokėjimo būdo.
Įmonės politika nustato, ar asmeniniai pirkiniai yra leidžiami ir kaip jie tvarkomi. Nemanykite, kad kortelė gali identifikuoti kiekvieną pirkinių krepšelio prekę ar visiškai užkirsti kelią netinkamam naudojimui. Svarbios aiškios taisyklės, tinkamos kontrolės priemonės ir neįprastų operacijų peržiūra.
Ar ta pati tvarka gali būti taikoma keliose šalyse?
Prieš kelionę patikrinkite, ar šalis palaikoma, ir kokie taikomi valiutos keitimo mokesčiai. Originalų tiekėjo dokumentą laikykite kartu su mokėjimo dokumentu, net jei suma nurašoma kita valiuta. Įmonė turėtų su buhalteriu patvirtinti užsienyje įsigytų prekių ir paslaugų apskaitos bei apmokestinimo tvarką.
Rally padeda reikalavimus atitinkančioms įmonėms, veikiančioms JK ir ES. Planuodami maršrutus ir kortelių priėmimą, perskaitykite tarptautinių degalų kortelių vadovą.
Jei renkatės pirmąją savo kortelę, pasinaudokite smulkiajam verslui skirtu pirkimo vadovuNorėdami sužinoti, kaip Rally sujungia mokėjimus, WhatsApp ir apskaitą, peržiūrėkite peržiūrėkite。 verslo degalų korteles ir AI išlaidų valdymą.
