Kartice za gorivo voznikom omogočajo plačevanje odobrenih nakupov prek poslovnega računa. Podjetje nastavi kartico in pravila porabe. Na bencinskem servisu voznik plača s kartico in shrani dokazilo o nakupu. Finančna služba nato poveže plačilo s pripadajočim računom ali fakturo ter evidentira strošek.
Sredstva izvirajo bodisi iz vnaprej financiranega stanja bodisi iz obračunskega dogovora, sklenjenega s ponudnikom. Rallyjevi standardni objavljeni paketi so predplačniški, zato podjetje doda sredstva pred porabo.
Kako uporabljati kartico za gorivo v štirih korakih
- Preverite pred točenjem. Potrdite, da postaja in terminal sprejemata kartico, da je kartica aktivna ter da imate dovolj razpoložljivega dobroimetja in limita porabe.
- Plačajte s kartico. Sledite navodilom na terminalu in po potrebi vnesite PIN. Pri nekaterih ureditvah s karticami za gorivo je treba vnesti tudi registrsko oznako vozila ali stanje števca prevoženih kilometrov.
- Račun shranite in ga predložite. Pridobite razčlenjen dokument o nakupu. Z Rally ga pošljite agentu WhatsApp in v klepetu navedite morebitne manjkajoče poslovne podatke.
- Dokončajte evidenco stroška. Rallyjev AutoMatch poveže dokument in plačilo na podlagi njunega konteksta. Finance pregledajo še neobdelane podrobnosti in pregledano evidenco pošljejo v podprto računovodsko integracijo ali izvoz.
Ta četrti korak nakup s kartico spremeni v zaključen poslovni strošek. Več o tem najdete v: Rallyjevem poteku obdelave stroškov Agenta WhatsApp in platforme pri tem delujeta skupaj.
Kaj podjetje uredi pred prvo potjo
Skrbnik ustvari ali dodeli kartico, nastavi ustrezen proračun in nadzorne mehanizme ter pojasni, kateri nakupi so odobreni. Pri predplačniških karticah podjetje na račun nakaže tudi sredstva.
Vsaki osebi posredujte jasna navodila za oddajo računov in kontakt za težave s plačili. Preden se voznik na poti zanese na kartico, preverite običajne bencinske servise in morebitne terminale za plačilo na črpalki. Sprejem kartice in odobritev nakupa sta ločeni preverjanji: trgovec lahko sprejema Visa, medtem ko posamezna transakcija presega limit kartice podjetja.
Če si ekipa deli vozila, določite, kako bo nakup v vašem procesu obravnave stroškov povezan z ustreznim voznikom, projektom ali vozilom. To storite pred potovanjem, ko je odgovornost še jasno določena.
Predplačilo in plačilo po porabi: kdaj plača podjetje
| Ureditev | Kako se financirajo nakupi | Kaj preveriti |
|---|
| Predplačniško | Podjetje doda sredstva, preden se kartica uporabi | Postopek polnjenja, razpoložljivo stanje, zadržana plačila in stroški kartice |
| Poplačniško | Podjetje plačuje v skladu z dogovorjenim obračunskim urnikom | Zahteve za odobritev, datumi plačil, kreditni pogoji in morebitne zahteve glede zavarovanja |
Predplačniška možnost Rally zahteva preverjanje podjetja in njegovega zastopnika, vendar ne preverjanja osebne kreditne sposobnosti ali vračljive varščine. Predplačilo ne pomeni, da vnaprejšnje financiranje ni potrebno: še vedno potrebujete sredstva na računu za odobrene nakupe. Pogoji plačila po porabi, kjer so na voljo, zahtevajo ločeno odobritev in lahko vključujejo kreditne zahteve ali zahteve glede zavarovanja.
Dobroimetje se uporablja za plačevanje nakupov. Vračljiva varščina se zadrži kot jamstvo. Pristojbina za kartico je plačilo za storitev. Pri primerjavi stroškov te tri zneske obravnavajte ločeno.
Koliko stane kartica za gorivo?
Gorivo in kartična storitev sta ločena stroška. Preverite veljavno ceno goriva, mesečne stroške kartice in računa, stroške transakcij, stroške menjave valute ter morebitne pogoje glede minimalne uporabe.
Rallyjev paket Solo za Združeno kraljestvo stane £10 na mesec za eno kartico. Paket Business stane £5 na kartico na mesec za 2–49 kartic. Brez DDV in nakupov. Za 50 ali več kartic veljajo cene po meri. Oglejte si trenutne cene in uporabite kalkulator ponudbe za kartico za gorivo za izračun lastnih mesečnih zneskov.
Kartica goriva ne poceni samodejno. Primerjajte ceno na bencinskih servisih, ki jih uporabljate, ter veljavne pristojbine in morebitno dodatno razdaljo do sprejetega servisa.
Kaj se zgodi z računom po plačilu?
Plačilo ustvari zapis o transakciji. Potrdilo ali račun pojasnjuje, kaj je bilo kupljeno. Finance potrebujejo tudi poslovni namen in pravilno razporeditev po kontih.
Z Rally lahko zaposleni pošlje dokument prek WhatsAppa, ne da bi moral prenesti ločeno aplikacijo za stroške ali za osnovno oddajo uporabiti dodaten prijavni račun Rally. Agent pomaga zbrati manjkajoče podatke v istem pogovoru.
AutoMatch uporablja kontekst dokumenta in plačila, da ju poveže; ne omejuje se na branje natisnjenega besedila. V platformi lahko finančna ekipa pregleda odprte postavke in pripravi naslednji korak. Računovodske integracije in izvozi prenašajo pregledane podatke v podprti računovodski potek dela.
Shranite dokazila, ki jih vaše podjetje potrebuje. Izpisek računa ni samodejno ustrezen davčni račun za vsak nakup, uspešno plačilo s kartico pa ne določa, kako je treba ta strošek obravnavati za davčne namene.
Kaj če je plačilo zavrnjeno?
| Kaj preveriti | Kaj storiti |
|---|
| Status kartice | Potrdite, da je kartica aktivna in ni zamrznjena |
| Razpoložljivo stanje | Preverite, ali je na voljo dovolj sredstev, vključno z morebitno začasno avtorizacijo na črpalki |
| Nadzor porabe | Vprašajte skrbnika računa, ali je znesek oziroma kategorija nakupa dovoljena |
| Trgovec in terminal | Preverite, ali ta lokacija in način plačila podpirata kartico |
| Napaka PIN-a ali terminala | Upoštevajte navodila na terminalu in za pomoč vprašajte skrbnika računa ali podporo |
Samopostrežna črpalka brez osebja lahko pred točenjem goriva zahteva avtorizacijo za znesek, višji od končnega nakupa goriva. To lahko začasno vpliva na razpoložljivo stanje. Za primere, ko voznik težave na črpalki ne more rešiti, imejte pripravljen odobren rezervni plačilni postopek.
Če je kartica izgubljena, jo nemudoma zamrznite in izgubo prijavite po postopku podjetja. Zamrznitev prepreči nadaljnjo avtorizirano uporabo te kartice, vendar mora podjetje še vedno pregledati nedavno dejavnost.
Kaj lahko plačate s službeno kartico za gorivo?
Dovoljeni nakupi so odvisni od izdelka in kontrol podjetja. Kartice Rally lahko podpirajo odobrene nakupe goriva in druge poslovne stroške, vključno s parkiranjem, cestninami in potrebščinami. Tudi javno polnjenje je odvisno od plačilnega načina, ki je na voljo na polnilnici.
Politika podjetja določa, ali so osebni nakupi dovoljeni in kako se obravnavajo. Ne predpostavljajte, da lahko kartica prepozna vsak posamezen artikel v nakupu ali popolnoma prepreči zlorabo. Pomembni so jasna pravila, ustrezni nadzorni mehanizmi in pregled nenavadnih transakcij.
Ali je mogoče isti postopek uporabljati čez meje?
Pred potovanjem preverite podporo za posamezne države in valutne stroške. Izvirni dokument dobavitelja hranite skupaj z dokazilom o plačilu, tudi kadar je znesek obračunan v drugi valuti. Podjetje naj pri svojem računovodji preveri računovodsko in davčno obravnavo nakupov v tujini.
Rally podpira upravičena podjetja, ki poslujejo v Združenem kraljestvu in EU. Za načrtovanje poti in sprejemljivosti preberite mednarodni vodnik po karticah za gorivo.
Če izbirate svojo prvo kartico, uporabite vodnik za nabavo za mala podjetja. Če želite izvedeti, kako Rally povezuje plačila, WhatsApp in računovodstvo, raziščite naslednje: poslovne kartice za gorivo in upravljanje stroškov z umetno inteligenco.
