Kartice za gorivo vozačima omogućuju plaćanje odobrenih kupnji putem poslovnog računa. Poslovanje postavlja karticu i pravila potrošnje. Na postaji vozač plaća karticom i čuva dokaz o kupnji. Financije zatim povezuju plaćanje s računom ili fakturom te evidentiraju trošak.
Novac dolazi ili iz unaprijed uplaćenog salda ili iz modela naplate dogovorenog s pružateljem usluge. Rallyjevi standardni javno objavljeni planovi unaprijed su plaćeni, pa tvrtka dodaje sredstva prije trošenja.
Kako koristiti karticu za gorivo u četiri koraka
- Provjerite prije punjenja. Potvrdite da postaja i terminal prihvaćaju karticu, da je kartica aktivna te da imate dovoljno raspoloživog salda i dopuštenog iznosa za potrošnju.
- Plaćajte karticom. Slijedite upute terminala i unesite PIN ako je potrebno. Neki aranžmani s karticama za gorivo također traže registraciju vozila ili očitanje kilometraže.
- Čuvajte i predajte račun. Nabavite dokument s pojedinačnim stavkama kupnje. Uz Rally ga pošaljite agentu na WhatsAppu i u chatu navedite sve poslovne podatke koji nedostaju.
- Dovršite evidenciju troška. Rallyjev AutoMatch povezuje dokument s plaćanjem na temelju njihova konteksta. Financijski tim pregledava otvorene stavke i šalje pregledanu evidenciju podržanoj računovodstvenoj integraciji ili izvozu.
Ta četvrta faza pretvara kupnju karticom u dovršeni poslovni trošak. Pogledajte: Rallyjev tijek obrade troškova u kojem WhatsApp i agenti platforme rade zajedno.
Što tvrtka treba urediti prije prvog putovanja
Administrator izrađuje ili dodjeljuje karticu, postavlja relevantni budžet i kontrole te objašnjava koje su kupnje odobrene. Za prepaid kartice tvrtka također uplaćuje sredstva na račun.
Svakoj osobi dajte jasne upute za predaju računa i kontakt za probleme s plaćanjem. Potvrdite uobičajene postaje i sve terminale za plaćanje na crpki prije nego što se vozač osloni na karticu tijekom putovanja. Prihvat kartice i odobrenje kupnje odvojene su provjere: trgovac može prihvaćati Visa kartice, dok pojedinačna transakcija može premašiti limit kartice tvrtke.
Ako tim dijeli vozila, odredite kako će se kupnja u vašem procesu obračuna troškova povezati s odgovarajućim vozačem, projektom ili vozilom. Učinite to prije putovanja, dok je odgovornost jasna.
Prepaid i postpaid: kada tvrtka plaća
| Način ugovaranja | Kako se kupnje financiraju | Što provjeriti |
|---|
| Plaćanje unaprijed | Tvrtka uplaćuje sredstva prije upotrebe kartice | Postupak nadoplate, raspoloživo stanje, rezervacije sredstava i naknade za karticu |
| Naknadno plaćanje | Tvrtka plaća prema dogovorenom rasporedu naplate | Zahtjevi za odobrenje, datumi plaćanja, uvjeti kredita i svi zahtjevi za osiguranje |
Rallyjeva prepaid ruta zahtijeva provjeru poslovnog subjekta i predstavnika, ali ne i provjeru osobne kreditne sposobnosti ili povratni sigurnosni polog. Prepaid ne znači da nema početnog financiranja: i dalje morate imati sredstva na saldu za odobrene kupnje. Uvjeti naknadnog plaćanja, ako su dostupni, zahtijevaju zasebno odobrenje i mogu uključivati kreditne ili sigurnosne zahtjeve.
Sredstva na računu služe za plaćanje kupnji. Povratni polog zadržava se kao osiguranje. Naknada za karticu plaća se za uslugu. Pri usporedbi troškova ta tri iznosa držite odvojenima.
Koliko košta kartica za gorivo?
Samo gorivo i kartična usluga zasebni su troškovi. Provjerite važeću cijenu goriva, mjesečne naknade za karticu i račun, naknade za transakcije, naknade za konverziju valuta i eventualne uvjete minimalnog korištenja.
Rallyjev UK Solo plan stoji £10 mjesečno za jednu karticu. Poslovni plan stoji £5 po kartici mjesečno za 2–49 kartica, bez PDV-a i kupnji. Planovi za 50 ili više kartica koriste prilagođene cijene. Pogledajte trenutačne cijene i upotrijebite kalkulator ponude za gorivnu karticu kako biste radili s vlastitim mjesečnim iznosima.
Kartica sama po sebi ne čini gorivo jeftinijim. Usporedite cijene na postajama koje koristite, kao i primjenjive naknade i eventualnu dodatnu udaljenost potrebnu za dolazak do prihvatljive postaje.
Što se događa s računom nakon plaćanja?
Plaćanjem nastaje zapis o transakciji. Na računu ili fakturi navedeno je što je kupljeno. Financijama su također potrebne poslovna svrha i ispravna raspodjela na konta.
Uz Rally zaposlenik može poslati dokument putem aplikacije WhatsApp bez preuzimanja zasebne aplikacije za troškove ili upotrebe dodatne prijave u Rally za osnovno slanje. Agent pomaže prikupiti podatke koji nedostaju u istom razgovoru.
AutoMatch koristi dokument i kontekst plaćanja kako bi ih povezao; ne radi samo s ispisanim tekstom. Na platformi financijski tim može pregledati otvorene stavke i pripremiti sljedeći korak. Računovodstvene integracije i izvozi prenose pregledane podatke u podržani računovodstveni tijek rada.
Sačuvajte izvornu dokumentaciju koja je potrebna vašem poslovanju. Izvod računa nije automatski odgovarajući porezni račun za svaku kupnju, a uspješno plaćanje karticom ne utvrđuje kako taj trošak treba porezno tretirati.
Što ako je plaćanje odbijeno?
| Što provjeriti | Što učiniti |
|---|
| Status kartice | Potvrdite da je kartica aktivna i da nije blokirana |
| Dostupno stanje | Provjerite je li preostalo dovoljno sredstava, uključujući privremenu autorizaciju na benzinskoj postaji |
| Kontrole potrošnje | Pitajte administratora računa jesu li iznos ili kategorija kupnje dopušteni |
| Trgovac i terminal | Potvrdite da ova lokacija i način plaćanja podržavaju karticu |
| Pogreška PIN-a ili terminala | Slijedite upute na terminalu i zatražite pomoć administratora računa ili podrške |
Nadzorna pumpa može prije točenja zatražiti autorizaciju za iznos veći od konačne kupnje goriva. To može privremeno utjecati na raspoloživo stanje. Osigurajte odobreni rezervni postupak plaćanja za situacije u kojima vozač problem ne može riješiti na postaji.
Ako se kartica izgubi, odmah je zamrznite i prijavite gubitak putem postupka svoje tvrtke. Zamrzavanje sprječava daljnju autoriziranu upotrebu te kartice, ali tvrtka bi ipak trebala pregledati nedavne aktivnosti.
Što se može platiti poslovnom karticom za gorivo?
Dopuštene kupnje ovise o proizvodu i kontrolama koje primjenjuje tvrtka. Rally kartice mogu podržavati odobrene troškove goriva i druge poslovne troškove, uključujući parkiranje, cestarine i potrepštine. Javno punjenje također ovisi o načinu plaćanja koji je dostupan na punjaču.
Politika tvrtke određuje jesu li osobne kupnje dopuštene i kako se s njima postupa. Nemojte pretpostaviti da kartica može prepoznati svaku stavku unutar kupnje ili onemogućiti svaku zlouporabu. Jasna pravila, odgovarajuće kontrole i provjera neuobičajenih transakcija od ključne su važnosti.
Može li isti postupak funkcionirati preko granica?
Prije putovanja provjerite podržane zemlje i naknade za konverziju valuta. Uz dokaz o plaćanju sačuvajte izvorni dokument dobavljača, čak i kada se iznos podmiruje u drugoj valuti. Tvrtka bi s računovođom trebala potvrditi računovodstveni i porezni tretman kupnji u inozemstvu.
Rally podržava kvalificirane tvrtke koje posluju diljem Ujedinjene Kraljevine i EU-a. Za planiranje ruta i prihvata pročitajte međunarodni vodič za kartice za gorivo.
Ako birate svoju prvu karticu, upotrijebite vodič za kupnju namijenjen malim poduzećima. Da biste vidjeli kako Rally povezuje plaćanje, WhatsApp i računovodstvo, istražite poslovne kartice za gorivo i upravljanje troškovima uz AI.
