Mit Tankkarten können Fahrer freigegebene Einkäufe über ein Geschäftskonto bezahlen. Das Unternehmen richtet die Karte ein und legt die Ausgabenregeln fest. An der Tankstelle bezahlt der Fahrer mit der Karte und bewahrt den Kaufnachweis auf. Die Buchhaltung ordnet der Zahlung anschließend den passenden Beleg oder die Rechnung zu und verbucht die Ausgabe.
Die Zahlungen werden entweder aus vorab aufgeladenem Guthaben oder über eine mit dem Anbieter vereinbarte Abrechnung gedeckt. Die veröffentlichten Standardtarife von Rally sind Prepaid-Tarife. Das Unternehmen lädt also Guthaben auf, bevor es Geld ausgibt.
In vier Schritten mit der Tankkarte bezahlen
- Vor dem Tanken prüfen. Prüfe, ob die Tankstelle und das Terminal die Karte akzeptieren, die Karte aktiv ist, genügend Guthaben verfügbar ist und dein verbleibendes Ausgabenlimit ausreicht.
- Mit der Karte bezahlen. Folge den Anweisungen am Terminal und gib die PIN ein, falls du dazu aufgefordert wirst. Bei manchen Tankkarten wird auch das Fahrzeugkennzeichen oder der Kilometerstand abgefragt.
- Beleg aufbewahren und einreichen. Lass dir einen Beleg mit einzeln aufgeführten Positionen geben. Mit Rally schickst du ihn an den KI-Assistenten in WhatsApp und ergänzt fehlende geschäftliche Angaben im Chat.
- Den Ausgabeneintrag vervollständigen. AutoMatch von Rally verknüpft Beleg und Zahlung anhand ihres Kontexts. Das Finanzteam prüft offene Details und lädt den geprüften Eintrag in einem unterstützten Exportformat für die Buchhaltung herunter.
Mit diesem vierten Schritt wird aus einem Kartenkauf eine vollständig bearbeitete Geschäftsausgabe. Wie die Assistenten in WhatsApp und auf der Plattform zusammenarbeiten, zeigt der Ausgabenprozess in Rally.
Was das Unternehmen vor der ersten Fahrt einrichtet
Der Administrator erstellt die Karte oder weist sie zu, legt das passende Budget und die Ausgabenkontrollen fest und erklärt, welche Käufe erlaubt sind. Bei Prepaid-Karten lädt das Unternehmen außerdem Guthaben auf.
Gib allen klare Anweisungen zum Einreichen von Belegen und eine Ansprechperson für Zahlungsprobleme. Prüfe die Kartenakzeptanz an den üblichen Tankstellen und gegebenenfalls an Tankautomaten, bevor sich ein Fahrer unterwegs auf die Karte verlässt. Kartenakzeptanz und Zahlungsfreigabe sind zwei getrennte Prüfungen: Ein Händler kann Visa akzeptieren, während eine einzelne Zahlung das vom Unternehmen festgelegte Kartenlimit überschreitet.
Wenn sich ein Team Fahrzeuge teilt, lege fest, wie ein Kauf in eurem Ausgabenprozess dem richtigen Fahrer, Projekt oder Fahrzeug zugeordnet wird. Kläre das vor der Fahrt, solange die Verantwortung klar ist.
Prepaid und nachträgliche Zahlung: Wann zahlt das Unternehmen?
| Vereinbarung | Wie Käufe finanziert werden | Was du prüfen solltest |
|---|
| Prepaid | Das Unternehmen lädt Guthaben auf, bevor die Karte genutzt wird | Guthaben aufladen, verfügbares Guthaben, reservierte Beträge und Kartengebühren |
| Nachträgliche Zahlung | Das Unternehmen zahlt nach einem vereinbarten Abrechnungsplan | Genehmigungsvoraussetzungen, Zahlungstermine, Kreditbedingungen und gegebenenfalls verlangte Sicherheiten |
Für das Prepaid-Modell von Rally prüfen wir das Unternehmen und seine vertretungsberechtigte Person. Eine persönliche Bonitätsprüfung oder eine rückzahlbare Kaution brauchst du nicht. Prepaid heißt nicht, dass du ohne Guthaben bezahlen kannst: Für genehmigte Käufe musst du weiterhin Guthaben aufladen.
Mit aufgeladenem Guthaben werden Einkäufe bezahlt. Eine rückerstattbare Kaution wird als Sicherheit einbehalten. Eine Kartengebühr deckt die Nutzung des Dienstes ab. Betrachte diese drei Beträge beim Kostenvergleich getrennt.
Was kostet eine Tankkarte?
Für den Kraftstoff selbst und den Kartenservice fallen separate Kosten an. Prüfe den geltenden Kraftstoffpreis, die monatlichen Karten- und Kontogebühren, Transaktionsgebühren, Währungsgebühren und mögliche Bedingungen zur Mindestnutzung.
Für die Prepaid-Tarife von Rally gilt eine feste Monatsgebühr für die enthaltenen Karten, zzgl. MwSt. und getätigter Käufe. Jeder Tarif enthält dieselben Grundfunktionen für Karten, Ausgaben und Buchhaltung. Enterprise-Tarife bieten zusätzlich Kundenbetreuung und Unterstützung bei der Einführung. Unter aktuelle Preise findest du den Tarif für die Anzahl der Karten, die du brauchst. Mit dem Tankkarten-Angebotsrechner kannst du mit deinen eigenen Monatswerten rechnen.
Mit einer Karte tankst du nicht automatisch günstiger. Vergleiche die Preise an den Tankstellen, die du nutzt, und berücksichtige dabei anfallende Gebühren und mögliche Umwege zu einer Tankstelle, die deine Karte akzeptiert.
Was passiert nach der Zahlung mit dem Beleg?
Bei der Zahlung wird eine Transaktion erfasst. Der Beleg oder die Rechnung zeigt, was gekauft wurde. Das Finanzteam braucht außerdem den geschäftlichen Zweck und die richtige Zuordnung für die Buchhaltung.
Mit Rally können Mitarbeitende das Dokument per WhatsApp schicken, ohne dafür eine separate Ausgaben-App herunterzuladen oder sich für das einfache Einreichen zusätzlich bei Rally anzumelden. Der KI-Assistent in WhatsApp hilft, fehlende Angaben im selben Chat zu erfassen.
AutoMatch nutzt den Kontext von Beleg und Zahlung, um beide einander zuzuordnen. Es liest also nicht nur den gedruckten Text. In der Plattform kann das Finanzteam offene Posten prüfen und den nächsten Schritt vorbereiten. Buchhaltungsexporte zum Herunterladen liefern geprüfte Daten für die Übergabe an die Buchhaltung. Teste Format, Felder und Belegzugriff gemeinsam mit deiner Buchhaltung.
Bewahre die Originalbelege auf, die dein Unternehmen braucht. Ein Kontoauszug gilt nicht automatisch für jeden Kauf als steuerlich anerkannte Rechnung. Auch eine erfolgreiche Kartenzahlung sagt nichts darüber aus, wie die Ausgabe steuerlich zu behandeln ist.
Was passiert, wenn die Zahlung abgelehnt wird?
| Was du prüfen solltest | Was zu tun ist |
|---|
| Kartenstatus | Prüfen, ob die Karte aktiv und nicht gesperrt ist |
| Verfügbares Guthaben | Prüfen, ob genug Guthaben vorhanden ist, auch für vorübergehend reservierte Beträge an der Zapfsäule |
| Ausgabenkontrollen | Beim Kontoadministrator nachfragen, ob der Betrag oder die Einkaufskategorie erlaubt ist |
| Händler und Terminal | Prüfe, ob die Karte an diesem Standort mit dieser Zahlungsmethode akzeptiert wird |
| PIN- oder Terminalfehler | Folge den Anweisungen am Terminal und bitte den Kontoadministrator oder den Support um Hilfe |
Eine unbediente Zapfsäule kann vor dem Tanken eine Autorisierung für einen höheren Betrag als den späteren Tankbetrag anfordern. Das kann das verfügbare Guthaben vorübergehend verringern. Halte einen freigegebenen Ablauf für eine alternative Zahlung bereit, falls der Fahrer das Problem an der Tankstelle nicht lösen kann.
Wenn eine Karte verloren geht, sperre sie umgehend und melde den Verlust nach dem vorgesehenen Ablauf in deinem Unternehmen. Die Sperrung verhindert, dass weitere Zahlungen mit dieser Karte autorisiert werden. Das Unternehmen sollte trotzdem die letzten Transaktionen prüfen.
Was kannst du mit einer Tankkarte fürs Unternehmen bezahlen?
Welche Käufe erlaubt sind, hängt vom Produkt und den Ausgabenkontrollen des Unternehmens ab. Rally-Karten lassen sich für freigegebene Tankausgaben und andere betriebliche Ausgaben nutzen, etwa für Parkgebühren, Maut und Arbeitsmaterial. Beim Laden an öffentlichen Ladesäulen kommt es auch darauf an, welche Zahlungsmethode dort verfügbar ist.
Die Unternehmensrichtlinie legt fest, ob private Einkäufe erlaubt sind und wie damit umgegangen wird. Geh nicht davon aus, dass die Karte jeden einzelnen Artikel eines Einkaufs erkennen oder Missbrauch unmöglich machen kann. Klare Regeln, passende Kontrollen und die Prüfung ungewöhnlicher Transaktionen sind gleichermaßen wichtig.
Funktioniert derselbe Ablauf auch über Ländergrenzen hinweg?
Prüfe vor der Reise, in welchen Ländern die Karte funktioniert und welche Währungsgebühren anfallen. Bewahre den Originalbeleg des Lieferanten zusammen mit der Zahlung auf, auch wenn der Betrag in einer anderen Währung abgerechnet wird. Dein Unternehmen sollte mit seiner Steuerberatung klären, wie Einkäufe im Ausland buchhalterisch und steuerlich zu behandeln sind.
Rally unterstützt Unternehmen, die die Voraussetzungen erfüllen und im Vereinigten Königreich und in der EU tätig sind. Informationen zur Routenplanung und Kartenakzeptanz findest du im Ratgeber zu internationalen Tankkarten.
Wenn du deine erste Karte auswählst, hilft dir der Kartenratgeber für kleine Unternehmen. Wie Rally Zahlungen, WhatsApp und Buchhaltung verbindet, erfährst du auf unseren Seiten zu Tankkarten für Unternehmen und Ausgabenmanagement mit AI.
