Tankkarten ermöglichen es Fahrern, genehmigte Käufe über ein Geschäftskonto zu bezahlen. Das Unternehmen richtet die Karte und deren Ausgabenregeln ein. An der Tankstelle bezahlt der Fahrer mit der Karte und bewahrt den Kaufbeleg auf. Anschließend ordnet die Finanzabteilung die Zahlung dem Beleg oder der Rechnung zu und erfasst die Ausgabe.
Das Geld stammt entweder aus einem im Voraus aufgeladenen Guthaben oder aus einer mit dem Anbieter vereinbarten Abrechnungsregelung. Die regulären, veröffentlichten Tarife von Rally sind Prepaid-Tarife. Das Unternehmen zahlt daher Geld ein, bevor es Ausgaben tätigt.
So nutzen Sie eine Tankkarte in vier Schritten
- Prüfen Sie dies vor dem Tanken. Bestätigen Sie, dass die Tankstelle und das Terminal die Karte akzeptieren, dass die Karte aktiv ist und dass Sie über ein ausreichendes verfügbares Guthaben und Ausgabenlimit verfügen.
- Zahlen Sie mit der Karte. Folgen Sie den Anweisungen am Terminal und geben Sie bei Bedarf die PIN ein. Bei einigen Tankkartenregelungen werden außerdem das Kennzeichen oder der Kilometerstand abgefragt.
- Bewahren Sie den Beleg auf und reichen Sie ihn ein. Fordern Sie den detaillierten Kaufbeleg an. Senden Sie ihn mit Rally an den WhatsApp-Agenten und geben Sie im Chat alle fehlenden Unternehmensdaten an.
- Schließen Sie den Ausgabenbeleg ab. Rally AutoMatch verknüpft Beleg und Zahlung anhand ihres Kontexts. Das Finanzteam prüft offene Details und sendet den geprüften Beleg an eine unterstützte Buchhaltungsintegration oder exportiert ihn.
Dieser vierte Schritt macht aus einem Karteneinkauf eine abgeschlossene Geschäftsausgabe. Siehe den Rally-Ausgabenworkflow für die gemeinsame Nutzung durch WhatsApp- und Plattform-Agenten.
Was das Unternehmen vor der ersten Fahrt einrichtet
Der Administrator erstellt die Karte oder weist sie zu, legt das entsprechende Budget und die Kontrollen fest und erklärt, welche Einkäufe genehmigt sind. Bei Prepaid-Karten lädt das Unternehmen außerdem das Konto auf.
Geben Sie jeder Person klare Anweisungen zum Einreichen von Belegen sowie eine Kontaktperson für Zahlungsprobleme. Bestätigen Sie die üblichen Tankstellen und alle Zapfsäulen mit Kartenzahlung, bevor sich ein Fahrer für eine Fahrt auf die Karte verlässt. Kartenakzeptanz und Kaufgenehmigung sind separate Prüfungen: Ein Händler kann Visa akzeptieren, während eine bestimmte Transaktion das Kartenlimit des Unternehmens überschreitet.
Wenn ein Team Fahrzeuge gemeinsam nutzt, legen Sie fest, wie ein Einkauf in Ihrem Spesenprozess dem richtigen Fahrer, Projekt oder Fahrzeug zugeordnet wird. Tun Sie dies vor der Fahrt, solange die Zuständigkeit eindeutig ist.
Prepaid und Postpaid: Wann das Unternehmen zahlt
| Vereinbarung | Finanzierung von Einkäufen | Zu prüfen |
|---|
| Prepaid | Das Unternehmen lädt die Karte vor ihrer Nutzung auf | Aufladevorgang, verfügbares Guthaben, Zahlungssperren und Kartengebühren |
| Postpaid | Das Unternehmen zahlt gemäß einem vereinbarten Abrechnungsplan | Genehmigungsanforderungen, Zahlungstermine, Kreditbedingungen und etwaige Sicherheitsanforderungen |
Die Prepaid-Route von Rally erfordert die Verifizierung des Unternehmens und des Vertreters, jedoch keine persönliche Bonitätsprüfung und keine erstattungsfähige Sicherheitsleistung. Prepaid bedeutet nicht, dass keine Vorabfinanzierung erforderlich ist: Sie benötigen weiterhin ein Guthaben für genehmigte Käufe. Postpaid-Konditionen erfordern, sofern angeboten, eine separate Genehmigung und können Bonitäts- oder Sicherheitsanforderungen beinhalten.
Ein aufgeladenes Guthaben bezahlt Einkäufe. Eine erstattungsfähige Kaution wird als Sicherheit hinterlegt. Eine Kartengebühr wird für den Service erhoben. Halten Sie diese drei Beträge beim Kostenvergleich getrennt.
Was kostet eine Tankkarte?
Der Kraftstoff selbst und der Kartenservice sind getrennte Kosten. Prüfen Sie den jeweils geltenden Kraftstoffpreis, die monatlichen Karten- und Kontogebühren, Transaktionsgebühren, Währungsgebühren sowie etwaige Bedingungen für die Mindestnutzung.
Der UK-Solo-Tarif von Rally kostet £10 pro Monat für eine Karte. Der Business-Tarif kostet £5 pro Karte und Monat für 2 bis 49 Karten, ohne MwSt. und Einkäufe. Tarife für 50 oder mehr Karten nutzen individuelle Preise. Siehe aktuelle Preise und verwenden Sie den Tankkarten-Angebotsrechner für Ihre eigenen monatlichen Zahlen.
Eine Karte macht Kraftstoff nicht automatisch günstiger. Vergleichen Sie die Preise an den Tankstellen, die Sie nutzen, sowie die anfallenden Gebühren und zusätzliche Fahrtstrecken, die erforderlich sind, um eine akzeptierte Tankstelle zu erreichen.
Was passiert nach der Zahlung mit dem Beleg?
Durch die Zahlung wird ein Transaktionsdatensatz erstellt. Der Beleg oder die Rechnung gibt Aufschluss darüber, was gekauft wurde. Die Finanzabteilung benötigt außerdem den geschäftlichen Zweck und die richtige Zuordnung zu den entsprechenden Konten.
Mit Rally kann der Mitarbeiter das Dokument über WhatsApp senden, ohne eine separate Ausgaben-App herunterzuladen oder für die grundlegende Übermittlung einen zusätzlichen Rally-Login zu verwenden. Der Agent hilft dabei, die fehlenden Angaben im selben Gespräch zu erfassen.
AutoMatch nutzt das Dokument und den Zahlungskontext, um sie miteinander zu verknüpfen; dabei liest die Funktion nicht nur den aufgedruckten Text. Auf der Plattform kann das Finanzteam offene Posten prüfen und den nächsten Schritt vorbereiten. Buchhaltungsintegrationen und Exporte übertragen die geprüften Daten in den unterstützten Buchhaltungsworkflow.
Bewahren Sie die Belege auf, die Ihr Unternehmen benötigt. Ein Kontoauszug ist nicht automatisch für jeden Einkauf eine geeignete Rechnung für Steuerzwecke, und eine erfolgreiche Kartenzahlung belegt nicht, wie diese Ausgabe steuerlich zu behandeln ist.
Was tun, wenn die Zahlung abgelehnt wird?
| Zu prüfen | Vorgehensweise |
|---|
| Kartensstatus | Bestätigen Sie, dass die Karte aktiv und nicht gesperrt ist |
| Verfügbares Guthaben | Prüfen, ob genügend Guthaben verbleibt, einschließlich einer vorübergehenden Vorautorisierung an der Zapfsäule |
| Ausgabenlimits | Beim Kontoadministrator erfragen, ob der Betrag oder die Einkaufskategorie zulässig ist |
| Händler und Terminal | Bestätigen Sie, dass dieser Standort und diese Zahlungsmethode die Karte unterstützen |
| PIN- oder Terminalfehler | Den Anweisungen am Terminal folgen und den Kontoadministrator oder Support um Hilfe bitten |
Eine unbesetzte Zapfsäule kann vor der Ausgabe des Kraftstoffs eine Autorisierung für einen höheren Betrag als den endgültigen Kraftstoffkauf anfordern. Das kann sich vorübergehend auf das verfügbare Guthaben auswirken. Halten Sie einen genehmigten alternativen Zahlungsprozess für Situationen bereit, in denen der Fahrer das Problem an der Tankstelle nicht selbst lösen kann.
Wenn eine Karte verloren geht, sollte sie umgehend gesperrt und der Verlust über den vorgesehenen Prozess des Unternehmens gemeldet werden. Die Sperrung verhindert eine weitere autorisierte Nutzung dieser Karte. Das Unternehmen sollte die letzten Aktivitäten dennoch überprüfen.
Wofür kann eine Tankkarte für Unternehmen bezahlt werden?
Welche Einkäufe zulässig sind, hängt vom Produkt und den Kontrollen des Unternehmens ab. Rally-Karten können genehmigte Kraftstoff- und andere geschäftliche Ausgaben unterstützen, darunter Parkgebühren, Mautgebühren und Betriebsmittel. Das öffentliche Laden hängt ebenfalls von der an der Ladestation verfügbaren Zahlungsmethode ab.
Die Unternehmensrichtlinie legt fest, ob private Käufe zulässig sind und wie mit ihnen umgegangen wird. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Karte jeden einzelnen Artikel eines Einkaufs erkennen oder eine missbräuchliche Nutzung unmöglich machen kann. Klare Regeln, angemessene Kontrollen und die Prüfung ungewöhnlicher Transaktionen sind gleichermaßen wichtig.
Kann derselbe Prozess grenzüberschreitend funktionieren?
Prüfen Sie vor der Reise die Länderunterstützung und Gebühren für Währungsumrechnungen. Bewahren Sie das Originaldokument des Lieferanten zusammen mit dem Zahlungsbeleg auf, auch wenn der Betrag in einer anderen Währung abgerechnet wird. Das Unternehmen sollte die buchhalterische und steuerliche Behandlung von Käufen im Ausland mit seiner Steuerberatung klären.
Rally unterstützt berechtigte Unternehmen, die im Vereinigten Königreich und in der EU tätig sind. Für die Planung von Routen und Akzeptanz lesen Sie den Leitfaden zu internationalen Tankkarten.
Wenn Sie Ihre erste Karte auswählen, nutzen Sie den Leitfaden für den Einkauf kleiner Unternehmen. Um zu sehen, wie Rally Zahlungen, WhatsApp und die Buchhaltung verbindet, sehen Sie sich Tankkarten für Unternehmen und KI-Ausgabenmanagementan.
