Brændstofkort giver førere mulighed for at betale for godkendte køb via en virksomhedskonto. Virksomheden opretter kortet og fastsætter dets regler for forbrug. På tankstationen betaler føreren med kortet og gemmer dokumentationen for købet. Økonomiafdelingen knytter derefter betalingen til kvitteringen eller fakturaen og bogfører udgiften.
Pengene kommer enten fra en saldo, der er finansieret på forhånd, eller fra en betalingsordning, der er aftalt med udbyderen. Rallys offentligt tilgængelige standardplaner er forudbetalte, så virksomheden indsætter midler, før der bruges penge.
Sådan bruger du et brændstofkort i fire trin
- Kontrollér før tankning. Bekræft, at stationen og terminalen accepterer kortet, at kortet er aktivt, og at du har tilstrækkelig disponibel saldo og forbrugsramme.
- Betal med kortet. Følg instruktionerne på terminalen, og indtast pinkoden, hvis det kræves. Nogle brændstofkortordninger beder også om bilens registreringsnummer eller kilometertal.
- Gem og indsend kvitteringen. Hent det specificerede købsdokument. Med Rally kan du sende det til WhatsApp-agenten og angive eventuelle manglende virksomhedsoplysninger i chatten.
- Færdiggør udgiftsregistreringen. Rallys AutoMatch forbinder dokumentet og betalingen ud fra deres kontekst. Økonomiafdelingen gennemgår de manglende oplysninger og sender den gennemgåede registrering til en understøttet regnskabsintegration eller eksport.
Det fjerde trin er det, der omdanner et kortkøb til en afsluttet virksomhedsudgift. Se Rallys udgiftsproces for WhatsApp- og platformagenterne samlet.
Det, virksomheden opretter før den første tur
Administratoren opretter eller tildeler kortet, fastsætter det relevante budget og de relevante kontrolforanstaltninger og forklarer, hvilke køb der er godkendt. For forudbetalte kort finansierer virksomheden også kontoen.
Giv hver person klare instruktioner om indsendelse af kvitteringer samt en kontaktperson ved betalingsproblemer. Bekræft de sædvanlige stationer og eventuelle betalingsautomater ved tankstanderen, før en chauffør stoler på kortet til en tur. Kortaccept og godkendelse af køb er separate kontroller: En forhandler kan acceptere Visa, mens en bestemt transaktion overstiger virksomhedens kortgrænse.
Hvis et team deler køretøjer, skal I beslutte, hvordan et køb knyttes til den rigtige fører, det rigtige projekt eller det rigtige køretøj i jeres udgiftsproces. Gør det før turen, mens ansvaret er klart.
Forudbetalt og efterbetalt: Hvornår betaler virksomheden
| Ordning | Sådan finansieres køb | Hvad skal kontrolleres |
|---|
| Forudbetalt | Virksomheden indsætter penge, før kortet bruges | Opfyldningsproces, tilgængelig saldo, betalingsreservationer og kortgebyrer |
| Efterbetalt | Virksomheden betaler i henhold til en aftalt faktureringsplan | Krav til godkendelse, betalingsdatoer, kreditvilkår og eventuelle krav om sikkerhed |
Rallys forudbetalte betalingsløsning kræver verificering af virksomheden og repræsentanten, men ingen personlig kreditvurdering eller refunderbart sikkerhedsdepositum. Forudbetaling betyder ikke, at der ikke skal indsættes penge på forhånd: du skal stadig have penge på saldoen til godkendte køb. Betalingsbetingelser med efterfølgende betaling, hvor det tilbydes, kræver separat godkendelse og kan indebære kredit- eller sikkerhedskrav.
En finansieret saldo betaler for køb. Et refunderbart depositum tilbageholdes som sikkerhed. Et kortgebyr betaler for tjenesten. Hold disse tre beløb adskilt, når du sammenligner omkostninger.
Hvad koster et brændstofkort?
Selve brændstoffet og korttjenesten er separate omkostninger. Tjek den gældende brændstofpris, månedlige kort- og kontogebyrer, transaktionsgebyrer, valutagebyrer og eventuelle betingelser for minimumsforbrug.
Rallys britiske Solo-plan koster £10 pr. måned for ét kort. Business-planen koster £5 pr. kort pr. måned for 2–49 kort, ekskl. moms og køb. Planer for 50 eller flere kort prissættes individuelt. Se aktuelle priser og brug beregneren til tilbud på brændstofkort for at arbejde med dine egne månedlige tal.
Et kort gør ikke automatisk brændstof billigere. Sammenlign priserne på de stationer, du bruger, samt eventuelle gebyrer og den ekstra afstand, der skal til for at nå frem til en accepteret station.
Hvad sker der med kvitteringen efter betalingen?
En betaling opretter en transaktionspost. Kvitteringen eller fakturaen forklarer, hvad der blev købt. Økonomiafdelingen har også brug for forretningsformålet og den korrekte kontering på virksomhedens konti.
Med Rally kan medarbejderen sende dokumentet via WhatsApp uden at downloade en separat udgiftsapp eller bruge et ekstra Rally-login til den grundlæggende indsendelse. Agenten hjælper med at indsamle de manglende oplysninger i den samme samtale.
AutoMatch bruger dokumentet og betalingskonteksten til at koble dem sammen – den gør mere end blot at læse den trykte tekst. På platformen kan økonomiafdelingen gennemgå udestående poster og forberede det næste trin. Regnskabsintegrationer og eksporter fører de gennemgåede data ind i den understøttede regnskabsarbejdsgang.
Gem den dokumentation, din virksomhed har brug for. Et kontoudtog er ikke automatisk en egnet skattefaktura for alle køb, og en gennemført kortbetaling fastslår ikke, hvordan udgiften skal behandles skattemæssigt.
Hvad hvis betalingen afvises?
| Hvad skal kontrolleres | Hvad skal der gøres |
|---|
| Kortstatus | Bekræft, at kortet er aktivt og ikke er blevet spærret |
| Tilgængelig saldo | Kontrollér, at der er tilstrækkelige midler tilbage, inklusive en eventuel midlertidig reservation ved pumpen |
| Forbrugsstyring | Spørg kontoadministratoren, om beløbet eller købskategorien er tilladt |
| Forhandler og terminal | Bekræft, at dette sted og denne betalingsmetode understøtter kortet |
| PIN- eller terminalfejl | Følg vejledningen på terminalen, og bed kontoadministratoren eller supporten om hjælp |
En ubemandet tankstander kan anmode om en autorisation på et større beløb end det endelige brændstofkøb, før udleveringen påbegyndes. Det kan midlertidigt påvirke den disponible saldo. Sørg for at have en godkendt alternativ betalingsproces til situationer, hvor føreren ikke kan løse problemet på stationen.
Hvis et kort bliver væk, skal det straks fryses, og tabet skal indberettes via virksomhedens procedure. Frysning forhindrer yderligere autoriseret brug af kortet, men virksomheden bør stadig gennemgå den seneste aktivitet.
Hvad kan virksomhedens brændstofkort bruges til?
Tilladte køb afhænger af produktet og virksomhedens kontrolforanstaltninger. Rally-kort kan understøtte godkendte brændstofkøb og andre arbejdsrelaterede udgifter, herunder parkering, vejafgifter og forbrugsvarer. Opladning på offentlige ladestandere afhænger også af den betalingsmetode, der er tilgængelig ved ladestanderen.
Virksomhedens politik afgør, om private køb er tilladt, og hvordan de håndteres. Gå ikke ud fra, at kortet kan identificere alle varer i et køb eller gøre misbrug umuligt. Tydelige regler, passende kontrolforanstaltninger og gennemgang af usædvanlige transaktioner spiller alle en vigtig rolle.
Kan den samme proces bruges på tværs af grænser?
Tjek understøttelse af landet og valutaomkostningerne før turen. Opbevar det originale leverandørdokument sammen med betalingsdokumentationen, også når beløbet afregnes i en anden valuta. Virksomheden bør få sin revisor til at bekræfte den regnskabs- og skattemæssige behandling af køb i udlandet.
Rally understøtter kvalificerede virksomheder, der opererer i Storbritannien og EU. Til planlægning af ruter og accept kan du læse den guide til internationale brændstofkort.
Hvis du skal vælge dit første kort, kan du bruge vores guide til indkøb for små virksomheder. Se, hvordan Rally forbinder betaling, WhatsApp og regnskab, ved at udforske brændstofkort til virksomheder og AI-udgiftsstyring.
